タスクが増えてスケジュール管理が複雑になると、うっかり予定を見落としてしまったり、納期前に焦ってしまい作業にミスが生じたりといった問題が起きやすくなります。そのようなトラブルを防ぎビジネスを円滑に進めるために、スケジュール管理に最適なツールを導入するのはいかがでしょうか？
そこで今回はスケジュール管理ツールの選び方と、おすすめのツールをご紹介します。
スケジュール管理ツールを利用するメリット
手帳やスケジュール帳、エクセルを使ってスケジュール管理をしている人も多いでしょう。しかし、スケジュールの書き込みや管理表の作成に余計な時間を取られてしまっては、本末転倒といえるでしょう。ここでは、スケジュール管理ツール・アプリを利用するメリットについてお伝えします。
スケジュール管理にかかるリソースを削減できる
ツール・アプリを使ったスケジュール管理は、わざわざスケジュール帳や筆記用具を取り出して書き込む必要がないので、簡単な操作で素早くスケジュールを組むことができます。スケジュール管理にかかる時間を減らし、コア業務に集中する時間を増やすことができるため、仕事の効率化に繋がります。また、通知機能が搭載されているツールでは、リマインドを設定することもできるので「予定を忘れていた！」という事態を減らすことができます。
複数人のメンバーで共有することで労働生産性の向上に繋げる
共有機能がついているスケジュール管理ツールは、チームメンバーのスケジュールをすぐに把握することができます。例えば会議の日時を決める際、スケジュールをあらかじめ共有していることで、相手の予定を聞く必要がなくなり、メンバー間の予定調整がしやすくなります。普段スケジュール調整に使っていた時間を他の仕事に有効活用することができ、労働生産性の向上に繋がるでしょう。
ツールを選ぶ際の注意点
無料ツールと有料ツールのどちらが良い？
スケジュール管理ツールには、無料で使えるフリーソフトやアプリが数多くリリースされています。コストや手軽さを考えると、無料のツールの方が導入しやすいかもしれません。一方で有料ツールには、高度なセキュリティやサポート対応のきめ細かさ、機能の豊富さなど、無料ツールにはないメリットもあります。
ここで優先すべきは、実際に使う個人やチームのニーズに合った使い方ができるツールか、という点でしょう。有料ツールでも一定期間無料などお試し使用ができるものがほとんどなので、とりあえず使ってみて吟味するのがベターではないでしょうか。
できれば国産のツールを
ツールを選択する際に見落としがちなのが、海外製か日本製かという部分です。普通に使っていれば意識することはありませんが、万が一何らかの不具合が起きたときに、海外製のツールでは問い合わせ窓口が日本語に対応していないというケースがあります。また国産のツールの方が日本人のワークスタイルに合わせて作られていたり、機能の要望を直接伝えやすかったりといったメリットがあります。そのため、仕事上で使用するなら国産のツールを選びたいところです。
スケジュール管理ツール比較一覧
それでは、スケジュール管理に便利なツールを見てみましょう。それぞれの特徴を比較してみましたので、ツールを選ぶ際の参考にしてください。
【無料版】スケジュール管理ツール紹介
以下の2つのスケジュール管理ツールは、すべての機能を無料で使うことができます。
Googleカレンダー
Googleカレンダーは、Googleアカウントがあれば、誰でもすぐに利用することができます。UI・UXもシンプルなので、使いやすくておすすめ。また、複数人とスケジュール共有ができたり、Gmailに送られてきた予定を自動的に追加できたりと、便利な機能がそろっています。PCでは、天気予報の表示やスポーツチームの試合予定を入れることもでき、仕事でもプライベートでも使いたいスケジュール管理ツールです。詳しい使い方は、こちら（https://teamhackers.io/task-and-schedule-share-for-google-calendar/）の記事に書いています。
料金：無料
機能：カレンダーの共有や一般公開。
サポート：ヘルプページのみ。フォーラムで質問ができる。
モバイル対応：アプリを使用。ブラウザはマルチブラウザ対応。
公式サイト：https://calendar.google.com/calendar/
Time Tree
TimeTreeは、スケジュール共有に特化した無料ツールです。最大200人のメンバーと予定を共有することができます。入力された予定ごとにチャットを行なえるスペースがあり、予定についての細かい連絡を気軽に行なうことができます。仕事仲間とのスケジュール共有に加え、最近では家族や恋人とのスケジュール共有をTimeTreeで行なっている人も増えてきています。仕事でもプライベートでも活用したいスケジュール管理ツールです。
料金：無料
機能：カレンダー内にチャットルームがある
サポート：問い合わせフォームのみ。
モバイル対応：アプリでの利用が想定されており、ブラウザはβ版。
公式サイト：https://timetreeapp.com/
【有料版】スケジュール管理ツール紹介
サイボウズOffice
サイボウズOfficeが持つ機能は、スケジュール管理やスケジュール共有だけではありません。グループに所属している全員が閲覧できる掲示板機能や、文書やファイルを仲間と共有できるファイル管理機能、他にも様々な機能が搭載されています。詳しい機能一覧が知りたい方は、サイボウズOfficeのホームページ（https://products.cybozu.co.jp/office/）をご覧ください。
料金（月額）：クラウド版500円/1ユーザー、パッケージ版63,800円/10ユーザー。無料試用期間あり。
機能：掲示板やToDoリスト、ファイル管理など
サポート：導入前でも電話サポートに相談可能。セミナーなども実施。
モバイル対応：アプリが用意されており、ブラウザ版はマルチブラウザ対応。
公式サイト：https://products.cybozu.co.jp/office/
チームオン
チームオンは、中小企業向けに特化したスケジュール管理ツールです。利用人数に合わせて料金プランが異なるため、スモールビジネスから法人や団体まで、あらゆるタイプの方が利用することができます。チームオンの機能はスケジュール管理・共有だけではなく、タスク管理も合わせて行なうことができ、お仕事、ビジネスの効率化に役立たせることができます。
料金（月額）：ライト980円/5ユーザー、ベーシック1,800円/10ユーザー、プロ3,000円/20ユーザー。無料試用期間あり。
機能：タスク管理、グループチャット、ビデオチャット、ファイル共有など
サポート：メールでの問い合わせ窓口のみ。
モバイル対応：アプリを使用。
公式サイト：http://www.teamoncloud.com/ja/
ジョルテクラウド
ジョルテクラウドは、システム手帳アプリで有名なジョルテのスケジュール管理ツールです。従来はアプリでしか利用できなかったスケジュール管理を、クラウド上で行なうことにより、PCとスマートフォンとの同期やグループでの利用がしやすくなりました。見やすさを優先に設計されており、紙の手帳のような感覚で使うことができます。
料金：ジョルテプレミアム アンドロイド月額300円または 年額3,000円/iOS月額360円または 年額3,600円 基本機能のみの無料コースあり
機能：カレンダーのパスワードロック、Office365やEvernoteとの連携。
サポート：メールサポート。
モバイル対応：アプリを使用。ブラウザはマルチブラウザ対応。
公式サイト：http://www.jorte.com/jp/cloud/
【タスク管理も一緒に】 TeamHack
TeamHackでは、タスクごとにスケジュールを管理することができます。また、ドキュメントやタスクごとにチャット機能がついているため、突然のリスケが必要なときも、チャットツールを開くことなくスムーズに対応できます。
また、プロジェクト全体のスケジュールを一括で管理することができるので、プロジェクトのリーダーにもおすすめ。
料金：無料、有料あり
機能：タスクごとスケジュール管理、情報共有
サポート：ヘルプページ
モバイル対応：なし <現在、実装準備中>
公式サイト ： https://teamhack.io
「おすすめスケジュール管理ツール5選！チームにぴったりなツールを探そう〜」についてのまとめ
スケジュール管理ツールといっても、タスク管理やチャットなど機能の豊富なものから、シンプルにスケジュールの管理に集中できるものなどさまざまです。今回はカレンダーベースでスケジュール管理ができるツールを中心にご紹介しましたが、プロジェクトで利用するならガントチャートツールもおすすめです。ツールをうまく使いこなして、日々の業務を効率的にこなしましょう。
