日本人は長年にわたって、正解が一つしかないことを前提とした教育を受けてきました。そのため、仕事で問題に直面した時も、正しい答えが一つであると考えてしまいがちです。しかし、本当にそうでしょうか？ 仕事の本質は、答えが一つではないことにあるかもしれません。
その仕事の「最適解」を導きだすまでのプロセスについて
仕事とはある意味、「問題解決」と同義です。具体的には、理想としている目的があり、現状とのギャップを生み出している問題を日々、試行錯誤しながら解決して前進していくことが仕事であるといえます。それでは、それらの問題を解決していくための「最適解」はどのようなプロセスを経て導き出していけばよいのでしょうか？ ここでは、最適解へ至る過程を5つのステップに分けて説明していきます。
① 仕事の目的を明確にする
まず必要なことは、その仕事のあるべき姿を明確にすること。つまり、仕事の目的を明らかにすることです。そのためには、既存のやり方や手続きに固執することなく、柔軟に思考することが大切です。また、できるかぎり作業は一人で行うのではなく、複数人の知見を集めて行うようにしましょう。そうすることで、より多角的な視点で目的を定義することができます。
② 現状を把握する
目的を明確にすることができたら、次にやることは、現状を把握することです。現状を把握することで、目的（理想）とのギャップを考えることができるようになります。つまり、「問題 = 目的（理想） – 現状」という構造です。現状を把握するためには、まず、あらゆる事実を集めることが重要です。その際には、データや資料集めをするだけではなく、他者の意見を求めるなど、あらゆる角度から現状を見つめて分析しましょう。分析をする際には、SWOT分析などの分析手法を用いることで、ヌケ・モレを防ぐことができます。積極的に活用していきましょう。
③ ボトルネックを考える
目的と現状がはっきりしたら、それらの差異（ギャップ）を考えることで、問題点を浮き彫りにします。その中でも、特にクリティカルな問題は何かについて考えていきます。つまり、目的を達成するためのボトルネックとなっている点を明らかにします。ボトルネックを明らかにする方法としては、「ロジックツリー」や「なぜなぜ分析」などを用いると良いでしょう。ポイントは、具体的にどこを改善するのかについて、よく考えることです。
④ 解決案をまとめる
ここから、解決案の作成にうつっていきます。ボトルネックを具体化にすることができたら、それらを解決するためのアイディアを、「ブレインストーミング」などを用いてどんどん出していきましょう。そして、それらをグルーピングして、解決案をまとめていきます。後で内容を吟味するために、解決案は必ず文書化するようにしてください。
⑤ 解決案をテストする
解決案がまとまれば、それらについて検討を重ねて、採用する案を絞っていきます。その際に、不採用となった案に関しても必ず記録しておきましょう。その理由に関しては後述します。選んだ解決策が目的を達成するために十分だと判断することができれば、その解決策をテストします。テストの結果がねらい通りの効果を得られなかった場合は、再び解決案のアイディア出しの工程に戻り、効果的な解決案が出るまでプロセスを繰り返します。
以上、上述した5つのプロセスを経ることで、仕事の「最適解」を導き出すことができます。もちろんこれは一例に過ぎないので、他にもやり方は考えられます。自分にとって最もしっくりくる方法を選んで実行しましょう。
なぜその答えを選んだのかを立ち止まって考えてみる
仕事に対する解決案を考える時に、なぜその答えを選んだのか考える習慣はありますか？ よくあるケースとして、解決するべき問題が既知のものであった場合、条件反射的に従来と同じ対応をとってしまうことがあります。なぜなら、そうした方が、過去の事例を踏まえることができ、上司の指導も受けやすく、参考となるデータや資料も手に入れやすいからです。そのため、深く考えることもなく、その選択肢を選び、OKとしている方は多いでしょう。
しかし、そこで立ち止まって、従来のやり方が本当に問題に対して最適なやり方なのか考えてみる必要があります。問題解決のあるべき姿としては、「問題 → 原因 → 真因 → 解決策」というプロセスを経ることが好ましいです。一方、慣習的なやり方は、「問題 → 解決策」という短絡的なプロセスになってしまうことが多いです。これでは、問題の根本的な要因にアプローチしているといえるでしょうか？
確かに、条件反射で解決策を考えることは、既存の方法をなぞるだけなので、頭をあまり使わず、それなりの効果が得られる楽な方法です。しかし、すぐにそのやり方に飛びつくのではなく、一度立ち止まって、「本当にこのやり方が正しいのだろうか？」と考えてみることで、従来のやり方よりもっと効果的な解決策を考えることができるかもしれません。
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改善方法は、捨てられた「解」の中にあるかもしれない
問題に対処するために特定の解決策を候補の中から選ぶことになりますが、その選択が必ずしも正しいとは限りません。もしかしたら、候補には上がったけれど選ばれなかった解決策のほうが適切である場合もあるかもしれないですよね。ただ、それがわかるためには、解決策を実施してみて、効果を測定してみる必要があります。そして、一応目的は達成できているけれど、なんだかイマイチ……というパターンもあるかと思います。そのような場合、どのように対応すれば良いのでしょうか？
答えとしては、不十分ながらも一旦はそれを現状の解決策としつつ、もう一度、最初の章で述べた「最適解」を導き出すプロセスに立ち戻ってみると良いかもしれません。その時には、実際に実施してみて初めてわかった課題や知見を利用することができるので、前回よりも精度の高い解決策の選び方ができるでしょう。解決案は必ず文書化するべきと前述しましたが、これには前回候補になった解決策をもう一度検討のテーブルにあげるため、という目的もあります。
「最適解」は捨てられた「解」の中にあるかもしれない。そのため、解決策を絞って、選択する時にも、「もしかしたら、この捨てるアイディアが将来的に役に立つかもしれない」という気持ちを持って、記録しておくべきでしょう。本稿のタイトルにある通り、正解は必ずしも一つではないので、幅広い選択肢を普段からストックしておき、いつでも引き出せるようにしておく習慣をつけると、より効率的に仕事の「最適解」を見つけることができるでしょう。
「正解が一つだけと思っていませんか？ 仕事の本質は、答えがひとつではないこと」についてのまとめ
本稿では、仕事の正解は一つではないという立場に立って、どのように「最適解」を導きだせばいいかについて、考察してきました。仕事の本質を考えるヒントのため、「最適解」を導き出すプロセスを５つのステップに分けて考え、「なぜその答えを選んだか？」 を問い詰めることの意義、さらに、「捨てられた解決策の中に、正解があったのではないか？」 と疑って記録しておくことの重要性について述べました。ぜひ問題解決のための答えを探し求める時に、本稿で触れた内容を参考にしてみてください。
