課題管理はプロジェクト成功のカギを握るばかりか、プロジェクトマネージャーをはじめメンバーのスキルアップにもつながるかもしれないということを、本稿ではお話ししたいと思います。
プロジェクトの進行に追われていると、課題を放置してしまうことも少なくありません。また課題によっては、残ったままでもなんとなくやり過ごせてしまいます。
ただし、その時はやり過ごすことができたとしても、その課題は今後大きな課題に発展するかもしれません。
逆に課題を放置せず解決することは、短期的には余計なタスクや作業時間が増えたとしても、長い目で見ると効率アップに大きく貢献することさえあるのです。
そんな「課題を発見し解決する」課題管理について、詳しく解説します。
課題管理とは？
課題管理とは、プロジェクトを滞りなく達成するために解決すべき課題を洗い出し、具体的な改善策を体系的に管理することをいいます。課題管理で重要なのは、課題を漏らさず拾い上げること、そして的確な対策をとり課題を解決することです。
そもそも「課題」とは？
対処や解決が必要な事象のことを「課題」といいます。プロジェクトマネジメントにおいての課題とは、プロジェクトを進める中で起こる未解決の事象を指します。
また、課題に似た言葉で「問題」という言葉がよく使われていますが、「課題」と「問題」は言葉の定義が異なります。原因が不明であれば「問題」、原因が分かっているのであれば「課題」と使い分けられる傾向にあります。
課題管理においては、「問題」を分析し原因を紐解いた「課題」の管理を行います。
そのほかに、「課題管理」と「リスク管理」もよく似ていますが、この2つも違いを判別して管理をします。プロジェクトの進行を妨げるような要因を持ち、今後起こりうる可能性のある潜在的な事象がリスクであり、防止策や軽減策を考え監視することが「リスク管理」です。
一方、すでに起きてしまっている顕在的な事象が課題であり、本来の計画通り進むように対策を考え実行することが「課題管理」です。
これらの言葉の違いを理解していないと、課題管理に混乱が起こる可能性があるので注意しましょう。
課題管理はなぜ必要？
プロジェクトのスムーズな進行には、課題管理が欠かせません。多くのプロジェクトは進行の過程で発生した課題を解決しながら、ゴールに向かいます。着実な達成を目指すためにも、大きな課題から小さな課題まで適切に見える化し管理する必要があります。
個人で解決できるような小さな課題であれば、課題の発見から解決までのプロセスはシンプルかもしれませんが、通常プロジェクトに起こる課題はひとつではありません。さらに相互に関係していることが多く、ひとりで解決することは困難な課題がほとんどです。
課題が大きなトラブルに発展することを防止し、発生した課題を迅速に解決するには、メンバー間での協力や連携ができる体制を整えてコントロールする必要があります。それができるのが課題管理なのです。
課題管理表の作成方法
課題はさまざまな部門で発生し、解決する過程では別の分野と複雑に絡みあうこともあります。その都度柔軟な対応が求められるので、横断的な管理が必要です。それには、課題管理表が重要な役割を果たします。
課題の見える化や対応状況の共有、解決方法の蓄積などができ、課題を一元管理できる課題管理表は、管理するメリットが多い非常に重要な表となります。
近年のビジネスシーンでは、ExcelやGoogleスプレッドシートのような表計算ソフトや専用のツールを使用し、課題管理表を作成します。
今回は、無料で導入でき操作に慣れているExcelを用いて課題管理表を作る方法を説明します。
課題管理表に項目を作る
まず、課題管理表に書き込む項目を決め、表の最上段の行に書き出します。一例として、上記の表には12の項目を挙げています。
・課題番号
Excelで課題管理表を作成する場合、関数を用いて番号を自動採番することもできますが、行の追加や削除、並び替えを行う際に不便です。
例えば上記の表の場合、課題番号4で課題番号3について言及していますが、自動採番の設定をしていて行の追加などを行うと番号が変わってしまい、課題の内容にズレが出て混乱を招きかねません。
・課題発覚日
課題発覚日を記入することで、どのタイミングで発覚し、どの程度の期間抱え続けているのかが分かります。
・記入者
課題が起こった背景や経緯などをさらに詳しく知りたい時に、誰に問い合わせればよいのかを分かるようにします。
・カテゴリー
カテゴリーをいれるソートして自分に必要な課題だけを表示させることができます。
・課題内容
できる限り分かりやすく、スマートに書くことを心がけましょう。プロジェクトに及ぼす影響が分かれば、合わせて記載します。
・対応担当者
担当者を明確にすることで、責任感を持って取り組めるようにします。また、進捗状況を誰に問い合わせればいいかも明確になります。対応担当者は、ステータスや対応状況・解決策、解決日を課題管理表に記入する責任があります。
・優先順位
優先順位に関しては次の章でお話しします。
・期限
課題が解決されなければプロジェクトの進行や品質に影響が出る日を設定します。
・ステータス
未着手・対応中・完了などの課題対応状況を記入します。保留や完了確認中など、プロジェクトの状況や性質に応じ、適宜変更します。
・対応方法・状況
現在どのような状況か、どのように解決したかを書きます。今後同様の課題が発生した時の参考資料になるため、具体的に分かりやすくまとめましょう。
・解決日
課題への対応が完了した日を書き込みます。
・備考
付随する情報があれば書き込める欄を入れておくと、見返した時に便利です。
チームで話し合い、プロジェクトにとってどの項目が必要か、しっかり精査しましょう。課題の解決状況を適切に管理するためにも、課題・ステータス・解決策の項目は必須です。
優先順位をつける
高・中・低などで課題の優先順位を明確にします。優先順位をつけることで、着手する順番や対応担当者を決める参考になります。
万が一、全て対応できるリソースが見込めない場合、「対応しない」「運用で対処」を選択するケースもあるでしょう。
タスク化する
課題が見つかり次第、課題管理表に書き込みます。課題に対する具体的な対応方法を決め、担当者の割り振り、対応期限を設定しタスク化します。
チームで共有する
メンバーの目線を揃えるために課題管理表を共有し、誰もが見られるようにします。リモートワークやオフィスを外しているメンバーがいるのであれば、どこからでもアクセス可能なクラウド上での共有が有効です。
Excelは複数名での共同操作ができないので、共有サーバーに入れたり定期的な更新を行い共有したりするなどの運用ルールが必要です。
課題管理表活用のポイント
課題管理表の作りは非常にシンプルで、作成方法は非常に簡単です。ここで重要なのはいかに活用するか。課題管理表を活用するために、押さえておきたいポイントをまとめてみましょう。
漏れなく登録・更新する
何より大切なのは、発生した課題は規模や影響度に関わらず全てを課題管理表に書き出すこと、適宜更新を行うことです。課題が書き込まれずお蔵入りすることのないよう、課題管理表に書き込む運用ルールを定めましょう。
また、チームの誰が見ても課題の内容をイメージできるように、内容を整理して書きましょう。
課題への対応方法を明確にする
書き出した課題に対する解決方法を導き出し、解決することが課題管理をする目的です。課題に対し、どのような方法で解決したかを明確にします。対応方法を考える時は、課題を最小単位まで細分化しましょう。
課題を解決に導いた方法は、後々重要なナレッジになる可能性があります。
課題の完了条件を明確にする
「何を持って課題を解決とするか」「どのような状態をもって解決と判断できるか」の判断軸はあらかじめ決めておきましょう。
完了条件が定まっていないと、メンバー間の認識にズレが生じ、トラブルの元になります。
あるメンバーは「動作確認をする」ことで完了と認識していても、別のメンバーは「1週間の動作確認」を経て完了と認識していたら、認識齟齬となり課題が解決しないまま残留したり、さらに大きな課題になってしまったりし、非常に危険です。
課題を書き込んだ時や対応方法を決める時には、同時に完了条件も決めておきましょう。
日々更新する
課題の対応内容や検討内容を日々更新しましょう。そのためには、プロジェクトメンバーがいつでも自由に追加・更新できるようにしておく必要があります。
毎回ミーティングや朝礼の場で更新を行うことや、規定の更新日にリマインドを流すなどし、課題管理表を常に最新化する習慣が身に付くよう促しましょう。
課題管理に有効なタスク管理ツール
本稿では課題管理表をExcelで作成する方法を紹介しましたが、タスク管理ツールを利用して課題管理を行うこともできます。
タスク管理ツールであれば、複数名が同時に課題管理表の閲覧や更新ができることはもちろん、リアルタイムに情報が更新されます。常に最新の進捗情報を共有できないというExcelのデメリットをカバーし、課題管理の精度を上げることができるのです。
例えばTeamHackの場合、課題ごとにチャットを交わせる機能を持ちます。課題ごとにチャットを管理すると、必要な連絡の見落としを防ぐだけでなく、あとから見直しをする時にも便利です。課題に対し、どのような対処をしたのか、どのくらいの期間を要したかなどのプロセスまで具体的に残せることは、今後の課題管理における大切な資料となるでしょう。
課題管理に役立つタスク管理ツールは、【2021年版】タスク管理ツールおすすめ・Todo管理ツール34選を徹底比較（無料プラン有り）でも紹介しています。
上記の記事では、34種類のタスク管理ツールの特徴やメリットを比較しています。タスク管理ツールは表を作成する手間がなく、チームへの共有も容易です。導入を検討される際は参考にご覧ください。
まとめ
大きなトラブルを防げたり今後のノウハウを蓄積できたりする課題管理は、プロジェクトの効率アップにつながります。また個人にとっても、課題を解決した経験がスキルとして身に付くでしょう。
今回は課題管理表の一例として、Excelを使って作る方法を紹介していますが、課題管理表に正解はありません。まずはチームにあった管理表を見つけ、運用してみてはいかがでしょう。
