プロジェクトの成功を担う課題管理とは? 課題管理表の作り方も解説

課題管理はプロジェクト成功のカギを握るばかりか、プロジェクトマネージャーをはじめメンバーのスキルアップにもつながるかもしれないということを、本稿ではお話したいと思います。

プロジェクトの進行に追われていると、課題を放置してしまうことも少なくありません。また課題によっては、残ったままでもなんとなくやり過ごせてしまいます。ただし、その時はやり過ごすことができたとしても、その課題は今後大きな課題に発展するかもしれません。

逆に課題を放置せずに解決することは、短期的には余計なタスクや作業時間が増えたとしても、長い目で見ると効率アップに大きく貢献することさえあるのです。

そんな「課題を発見し解決する」課題管理について、詳しく解説します。

課題管理とは?

課題管理とは、プロジェクトを滞りなく達成するために解決すべき課題を洗い出し、具体的な改善策を体系的に管理することをいいます。課題管理で重要なのは、課題を漏らさず拾い上げること、そして的確な対策をとり課題を解決することです。

リスク管理とよく似ていますが、この2つは判別して管理をします。プロジェクトの進行を妨げるような要因を持ち、今後起こりうる可能性のある潜在的な事象がリスクであり、防止策や軽減策を考え監視することが「リスク管理」です。一方、すでに起きてしまっている顕在的な事象が課題であり、本来の計画通り進むように対策を考え実行することが「課題管理」です。

また、課題と問題も言葉の定義が異なります。原因が不明であれば「問題」。原因が分かっているのであれば「課題」となります。課題管理においては、「問題」を分析し原因を紐解いた「課題」を管理することになります。

これらの言葉の違いを理解していないと、課題管理に混乱が起こる可能性があるので注意しましょう。

課題管理を行う必要性

ほとんどのプロジェクトは進行の過程で発生した課題を解決しながら、ゴールに向かいます。着実な達成を目指すためにも、大きな課題から小さな課題まで適切に見える化し管理する必要があります。

個人で解決できるような小さな課題であれば、課題の発見から解決までのプロセスはシンプルかもしれませんが、通常プロジェクトに起こる課題はひとつではありません。さらに相互に関係していることが多く、ひとりで解決することは困難な課題がほとんどです。

たくさんの課題を効率よく解決するには、メンバー間で協力や連携のできる体制を整えてコントロールする必要があります。それができるのが課題管理なのです。

課題管理表の作成方法

的確でスムーズな課題管理のために、課題管理表は欠かすことができません。チームで共有することで、現在プロジェクトが抱える課題を認識できるのはもちろん、改善しようという意識を持って業務に向き合うことができます。

この章では課題管理表の作成方法をまとめてみました。

1.項目を書き出す

課題管理は課題を羅列して終わりではありません。課題管理表に必要とされる主な項目は以下となります。

  • 課題番号・・・通し番号
  • 課題のタイトル・・・課題内容の要約
  • 課題発生日・・・課題が発生した日
  • 担当者・・・課題解決を担当する人の名前
  • 課題の内容・・・課題の詳細をまとめる
  • 課題の対応方針・・・解決に向けての対応策
  • 対応期限・・・解決すべき期限
  • 対応完了日・・・課題が解決した日
  • 課題に対する結論・・・課題がどのように解決したか
  • ステータス・・・未着手・対応中・完了などの対応状況
  • 緊急度と重要度・・・数字や記号を用いて表記

しかし、これらの項目はあくまで一例であり必須ではありません。プロジェクトの内容や体制、進捗状況に応じて項目を追加したり削ったりし、必要な項目だけを書き出します。例えば、課題の提起者を加えることで、担当者は課題を発見した背景や状況を確認しやすくなります。また、解決して終わりではなく、課題に対応した後の結論やその過程で気付いたことも記入しておくと、今後のノウハウとして役立てることができます。さらに、関連資料やURLを紐づけておくと、後から見返した時に情報が取り出しやすくなるでしょう。

ただし項目が増えたり細かくなったりすることで、管理表に記入をする手間になることを忘れてはなりません。

影響値の大きな課題から埋める

課題の中には、プロジェクトの進行や品質に影響を及ぼす恐れがあり、早急な対応が求められる課題や、すぐに着手しなくても支障のない課題が混在します。課題管理表にリストアップする際は緊急度や重要度の高さを明確に示し、優先度の高い課題はどれか、一目で分かるようにしましょう。

課題の記入と更新

課題管理表に項目と課題を記入したら、実際に管理を行います。プロジェクトのメンバーは課題が生まれるたびに課題管理表に書き入れ、ステータスが変わったら随時更新を行います。メンバー間で常に最新の課題管理表を共有し、進捗状況を把握しておきましょう。

また、書いた人にしか分からないような書き方では理解ができず、課題を正確に把握することができません。伝わりやすい書き方を心がけましょう。

課題管理をする上でのポイント

課題管理表の準備ができたら、課題管理がスタートします。課題管理を行う際に気をつけたいポイントをまとめました。

課題への対策は明確に

課題への対策を考える時は、課題をひとりで対応が可能な単位まで細分化しタスクを明確にします。

各タスク、担当者を明確に設定することでメンバーが課題を自分ごととして考えるようになり、責任の所在もはっきりします。さらに、連携がとりやすいというメリットもあります。

また細分化すると同時に、期限も設定しましょう。いつまでに解決すべきかが明確になることで、課題解決のための行動に移しやすくなるのです。

対応完了の基準を決める

課題管理は管理表の「ステータス」で進捗状況を管理することがほとんどですが、何をもって課題が解決したと判断するのかを決める必要があります。基準がメンバーによって異なると、課題の解決度合いにバラつきが生じます。

課題管理表にはっきりとした完了条件を記載すると、どの程度対応したのかが把握しやすくなります。例えば、「過去資料の見直し」ではなく、「いつからいつまでの資料の見直し」という具体性を持たせましょう。

定期的に更新する習慣

課題管理表を作っても、チームの中に浸透しなければ課題は宙に浮いた状態となり、スムーズなプロジェクト管理は困難です。「ミーティングで必ず見直しを行うのでそれまでに各々更新をする」など、課題管理表の更新をルーティン化し業務の一部として定着させましょう。

日々進行するプロジェクトの中で新たな課題は発生し続け、それに対処するためにスケジュールや作業分担が随時更新されます。進捗状況を把握するためにも、常に最新の状態にアップデートされた課題管理表をメンバー間で共有しておくことをおすすめします。

優先順位ははっきりと

プロジェクトに挙げられる課題には、迅速に対応が求められるものから要望のようなものまで様々な度合いの課題が入り混じります。緊急度や重要度の高いものから順に優先順位をつけて対応します。

しかし、プロジェクトには期限や予算も存在します。挙げられた課題全てを解決できたほうが好ましいものの、対応を見送ったり一時的な解決方法で済ませたりすることも選択肢のひとつです。

課題管理を効率的に行うには?

課題管理表が浸透せず課題が解決しないまま放置になることのないように、プロジェクトマネージャーは見える化した課題をメンバー間で共有でき、なおかつ更新する手間を最小限に抑えられる課題管理システムを導入する必要があります。今回はメンバーの誰もが見やすく操作しやすい課題管理のシステムを3つ紹介します。

Excel

メンバーのほとんどが触れたことがあるであろうExcelは、操作性の観点ではなじみやすいと考えられます。また、コストをかけずに課題管理ができます。Excelで課題を管理する場合は優先度に合わせて数字を振って、最も優先したい課題が最上部になるように更新のたびに並び替えるようにします。

課題への認識を揃えるためにも常に最新の課題管理表をメンバー間で共有する必要がありますが、その際はファイルサーバーを利用せねばなりません。複数のメンバーが同時に管理表を編集できないことや更新作業に時間がかかること、リアルタイムでの共有が難しいというデメリットがあり、プロジェクトが大規模になると運用が困難になるかもしれません。

スプレッドシート

スプレッドシートであれば、Excel同様操作に慣れているというメリットがあります。複数のメンバーが同時に編集でき、リアルタイムでの共有も可能です。

ただしExcelやスプレッドシートの場合、ゼロから課題管理表を作成せねばならず手間がかかります。

プロジェクト管理ツール

課題管理を効率化するために開発されたのがプロジェクト管理ツールです。リアルタイムでプロジェクト全体の進捗状況を把握することができるのはもちろん、スケジュール管理やタスク管理、進捗管理など、便利な機能を複数備えています。

例えば、課題に関するコメントやチャットを残すことができるので、メンバー間の情報共有もスマートになります。また、迫っている対応期限をリマインダー機能が自動で知らせることで対応漏れを防ぐこともできます。ただし、ツールの利用コストや、慣れない操作を覚える教育コストがかかることがあります。

プロジェクト管理ツールを選ぶ時のポイントやツールの比較はTeamHackersでも紹介しています。

プロジェクト管理ツールおすすめ比較14選まとめ【2021年版】

まとめ

課題管理とは課題の洗い出しからスタートし、どのような対策で解決に導くかを考え、課題を解決して完了します。最初は課題に向き合うことや管理表の記入を負担に感じることもあるかもしれませんが、大きなトラブルを防げたり今後のノウハウになったりするので、結果的にプロジェクトの効率アップにつながります。また個人にとっても、課題を解決した経験がスキルとして蓄積されるでしょう。

まずはチームにあった管理表を見つけ、運用してみてはいかがでしょうか。

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