「評価面談があるけど、評価があがる人・さがる人ってどんな特徴があるんだろう？ 評価面談で良い評価を得て、今後のキャリア形成に役立つアドバイスを知りたい。」と悩んでいませんか？
給与や待遇決定、キャリア形成など、重要ポイントが複数ある評価面談。この評価面談では、今までの業績と行動をもとに評価されるため、変えようがない部分も存在します。
しかし、評価面談時での振舞い方によって、評価者の視点が変わり「評価があがる」「評価がさがる」も珍しくありません。
現役人事部であり、評価面談の担当者でもある私が、「評価があげる人」「評価がさがる人」の特徴と、評価面談にするべき対策を紹介します。
評価面談の目的
そもそも「評価面談の目的」は知っていますか？ 基本的に以下の目的をもって実施されます。
- 目的①：業務と評価の適正化
- 目的②：社員スタッフの成長
- 目的③：会社の成長
大きく分けて上記3つの目的があります。つまり、評価面談を通じ、公正な評価を行うことで
- 評価の見える化(日々の頑張りと評価が一体となる会社)
- 目標の明確化(社員スタッフが自身の役割を認識し、実行できる会社)
を明らかにします。このように、評価面談は、社員スタッフと会社の成長促進を目的とします。
評価面談で評価があがる人
ここからは、私が担当した評価面談において、「この社員スタッフの評価をあげよう」と感じた行動と特徴を紹介します。
できた事・できなかった事を客観視できる
評価面談前には、「自己評価」を社員スタッフ自らしてもらった後に始めます。その「社員スタッフの自己評価」をもとに、「自ら客観的に分析できるかどうか」をチェックするためです。
自分を客観的に分析できる社員スタッフは、以下の共通点があります。
- 業務上でのトラブルに冷静に対処ができる
- ハングリー精神があり、勉強を怠らない
- 社内外でも良好な人間関係を築ける
どれも、業務遂行やキャリア形成において、重要な事ですよね。私は、このように評価面談を通じて、社員スタッフの長所を改めて再発見するケースを何度も見てきました。
そして、業績と行動結果の裏付けに、「偶然ではなく、客観的な視点があった為」だと初めて気が付き、評価を上げるのも珍しくありません。
改善案を提出する
実施される評価期間中に、残念ながら実績と行動評価がイマイチな場合も。その際、評価面談では、特に以下を注目します。
- 失敗から何を学んだか
- 問題本質を見抜き、解決へ導く力があるか
- 何に努力をすれば良いか、考える努力をしているか
つまり、評価期間中の結果に対し、新しい挑戦・改善案を考えたかどうか。それ自体に、以下のような印象を受けるためです。
- トライ＆エラーを恐れない気持ち
- 仕事に対するモチベーションの高さ
- 仕事への責任感、計画性がある
このような印象を受けます。今期の評価期間において、実質的な評価アップはできませんが(評価対象はあくまで、実施期間中のみの為)、来期の評価時に「評価があがる対象」としました。
ちなみに、過去に担当した評価面談では、「100％完璧な改善案が出来てから上司へチェックをあおぐ」を心掛けた社員スタッフがいました。100％の改善案を求めた結果、その改善案は主観的で、穴が多い粗末なものでした。その社員スタッフは、ほかの要因もあり「評価がさがる」という結果に。
評価面談者は、改善案に完璧を求めていません。例えそれが、100％完成された改善案ではなく、60％でも構いません。大事なのは、60％の完成度でも早く考案し、上司や周りの社員スタッフとの連携を通して、改善案をブラッシュアップすることです。この手順のほうが、はるかに、スピーディーで完成度が高い改善案ができ、評価があがります。
目標が明確化
今期の評価結果に対して、「目標が明確に意識して出た結果」もしくは「目標意識が薄い上に、偶然に出た結果」なのか、どちらが、普段から高い目標意識で取り組んでいるかは、自明ですよね。評価期間中は、仕事への目標意識として以下を評価します。
- 適切な情報を社内に共有をしているか
- 目標達成に、合理的な判断ができているか
なので、私は評価をする際、「目標が明確化された結果なのか」をチェックします。具体的に、以下の項目
- 評価期間中に与えられた目標数字
- 目標数字に対する結果（達成率）
上記項目は、最低限聞いているものです。営業・事務など、どんな職種であっても、仕事結果は「数字」で表せます。明確に目標意識を常にもち、業務に取り組んでいるならば、当然答えられるはず。
今期に加え、来期の目標を自分の中で明確化し、目標意識を強く持つ社員スタッフに対しては「評価があがる」対象となります。
評価面談で評価がさがる人
逆に、「評価面談を通じて、評価がさがる」人の行動と特徴を、実体験をもとに紹介します。
評価結果に対して消極的
評価面談をする際、「評価は既に決定されているから、しょうがない」と、評価に対して「言われるがまま状態」な社員スタッフも存在します。
評価面談の目的に「社員スタッフ・企業との目線合わせ」があります。消極的な状態は、思考停止をし、自分の成長を止めてしまうでしょう。
私も過去に担当した社員スタッフで、「はい、はい」とひたすら聞く社員スタッフがいました。これでは、「評価」を伝えるだけで、社員スタッフの潜在的な能力を引き出す面談にはならず、社員スタッフにとっても、今後のキャリアを考えても、大きな機会損失に繋がります。
- どうして自分はこの「評価」なのか
- 課題へのアプローチは他にないだろうか
など、評価面談を受ける社員スタッフは、やるべきタスクが山積みです。自分の評価に対して、疑問・ハングリー精神を持つと、良い評価面談ができるでしょう。
冷静に話せない
評価面談は、客観的事実に基づき、公正な評価をするのが大前提。しかし、一方的で主観に話す社員スタッフもいます。
私が担当した評価面談でも、「私が○○を頑張ったから、この結果を出せた。自分の功績だ。」と主張する面談者がいました。
もちろん、面談者の言う「頑張り」は事実です。しかし、業務実績は、自分一人だけの功績ではありません。例えば、
- 見積書や契約書の作成
- お客様への資料作り
- 経費申請処理
- オフィスの備品調達
- 関係部署への根回し
- 上司の確認
‥‥、すべて周りの協力があってこそ達成できた功績。評価面談は、自分の功績をアピールする場所ではなく、公正な評価と今後の成長促進が目的です。「自分が！ 自分が！」という、一方的で強い主観を持つ社員スタッフに、マイナスな評価は避けられません。
当事者意識がない
当事者意識がない社員スタッフは、仕事に対する本気度も低く、切れ味がある実績は残せません。ここで言う、「当事者意識」とは
- 社会人としての責任感
- 「自分が結果を出す」という強い意志
- 適切に報連相を行い、業務遂行を進める熱意
- 模範となる社会人を目指す事
上記を意識して行います。しかし、この「当事者意識」を「会社へ心身共に捧げなさい」だと間違う社員スタッフもいます。正しくは、「法令遵守した労働環境の中、いかに効率よく結果を出す意識があるか」というものです。
もちろん、社員スタッフそれぞれに、当事者意識に差があります。しかし、企業に属する以上、当事者意識を持ち、常に会社と個人の成長追求する社員スタッフが評価されるのは、当然です。
評価面談前にできる評価エラー対策
ごくまれに、評価エラーは発生します。
- 適切な情報共有ミス
- 面談者のコミュニケーション能力不足
- 評価者の実力不足
上記のような、様々な要因がきっかけで発生します。公正な評価をするために、面談者を受ける社員スタッフには、以下に注意しましょう。
業務内容を書き出す
評価面談時には、限られた時間内で、端的に面談を行う必要があります。例えば、私は、評価面談をする際、60分間と決めています。効率的で、かつ端的な時間をもって、クオリティが高い面談をしなければなりません。
自分の業務内容をより明確に面談者と共有すると、スムーズで余裕を持った評価面談が可能になるでしょう。
具体的に、自分が担当している業務内容を書き出しましょう。
- どんな業務に
- どれほどの時間を
- どこの部署と連携して
- いくらの費用が必要なのか
最低限、この4項目を評価面談者や上司と共有してください。
私が担当した中で、緊張してうまく話すのが難しい、または、頭の中で整理不足だと感じる社員スタッフも、ごくまれにいます。緊張や整理不足な為に、評価エラーが起きるのは、今後のキャリアにおいても大きな機会損失です。
あらかじめ自分の業務整理をすれば、余裕が生まれ、リラックスして面談に臨めるでしょう。また、事前に冷静に見直すことで、効率化ができる業務・改善案の発見にも繋がります。
業務結果の事実を書き出す
自分が担当した仕事結果の事実を書き出してください。客観的な事実を、冷静に受け止めることが重要です。実績結果によって、過剰な「驕り・へりくだり」など、評価面談に必要ない感情が先行します。
評価はあくまで、実績と行動に対しての評価です。以下の業務結果の事実を明確にしましょう。
- 目標との達成率
- いままでに達成できたか
- 時間&コストはどれほどか
少なくても上記を明らかにしましょう。上記事実の客観的根拠があれば、詳しい問題解決までのアプローチ方法や今後の改善点など明確に分かり、面談に深みが出ます。
希望するキャリアを伝える
自分が希望するキャリアを考えましょう。
- 1年の短期
- 2年～5年の中長期
このように、短期～中長期のスパンで、より詳細に書き出してください。
評価面談の結果では、「今後のキャリア形成として、○○分野に取り組んでもらいたい」と、上長や各部署に連絡があることもあります。
評価面談は、現状の業務結果をもとに「業務内容は適性か？」も判断されます。もし、あなたが「希望しない部署・職種にいる状況」なら、ミスマッチが生じ、十分な能力も発揮されにくいかも知れません。
自分の希望するキャリア・挑戦したい職種があれば必ず、理由も一緒に伝えておきましょう。
まとめ
人事部＆評価面談の担当者である私が「評価があがる人」「評価がさがる人」の特徴と、評価エラーを防ぐ方法を紹介しました。
以下、今回の話の内容をまとめました。
「評価があがる人」
- 常に客観的で冷静な判断ができる
- 業務の課題を知りつつ、改善案を提出できる
- 高い目標意識を持っている
「評価がさがる人」
- 面談にも消極的な姿勢
- 冷静さを欠いて自己中心的
- 責任感が薄く、当事者意識がない
「評価エラーを防ぐ方法」
- 事前に業務内容を書き出し
- 業務結果の数字、根拠を面談担当者や上長と共有する
- 希望があれば短中長期のキャリアを伝える
もちろん、企業方針・所属部署によって評価基準は異なります。もし、自社に評価制度が明確化されている場合、評価基準を人事部に問い合わせてみるのをオススメします。
