人事担当者が実際に見た、評価面談で「評価があがる人」「評価がさがる人」

「評価面談があるけど、評価があがる人・さがる人ってどんな特徴があるんだろう? 評価面談で良い評価を得て、今後のキャリア形成に役立つアドバイスを知りたい。」と悩んでいませんか?

給与や待遇決定、キャリア形成など、重要ポイントが複数ある評価面談。この評価面談では、今までの業績と行動をもとに評価されるため、変えようがない部分も存在します。

しかし、評価面談時での振舞い方によって、評価者の視点が変わり「評価があがる」「評価がさがる」も珍しくありません。

現役人事部であり、評価面談の担当者でもある私が、「評価があげる人」「評価がさがる人」の特徴と、評価面談にするべき対策を紹介します。

評価面談の目的

そもそも「評価面談の目的」は知っていますか? 基本的に以下の目的をもって実施されます。

  • 目的①:業務と評価の適正化
  • 目的②:社員スタッフの成長
  • 目的③:会社の成長

大きく分けて上記3つの目的があります。つまり、評価面談を通じ、公正な評価を行うことで

  • 評価の見える化(日々の頑張りと評価が一体となる会社)
  • 目標の明確化(社員スタッフが自身の役割を認識し、実行できる会社)

を明らかにします。このように、評価面談は、社員スタッフと会社の成長促進を目的とします。

評価面談で評価があがる人 

ここからは、私が担当した評価面談において、「この社員スタッフの評価をあげよう」と感じた行動と特徴を紹介します。

できた事・できなかった事を客観視できる

評価面談前には、「自己評価」を社員スタッフ自らしてもらった後に始めます。その「社員スタッフの自己評価」をもとに、「自ら客観的に分析できるかどうか」をチェックするためです。

自分を客観的に分析できる社員スタッフは、以下の共通点があります。

  • 業務上でのトラブルに冷静に対処ができる
  • ハングリー精神があり、勉強を怠らない
  • 社内外でも良好な人間関係を築ける

どれも、業務遂行やキャリア形成において、重要な事ですよね。私は、このように評価面談を通じて、社員スタッフの長所を改めて再発見するケースを何度も見てきました。

そして、業績と行動結果の裏付けに、「偶然ではなく、客観的な視点があった為」だと初めて気が付き、評価を上げるのも珍しくありません。

改善案を提出する

実施される評価期間中に、残念ながら実績と行動評価がイマイチな場合も。その際、評価面談では、特に以下を注目します。

  • 失敗から何を学んだか
  • 問題本質を見抜き、解決へ導く力があるか
  • 何に努力をすれば良いか、考える努力をしているか

つまり、評価期間中の結果に対し、新しい挑戦・改善案を考えたかどうか。それ自体に、以下のような印象を受けるためです。

  • トライ&エラーを恐れない気持ち
  • 仕事に対するモチベーションの高さ
  • 仕事への責任感、計画性がある

このような印象を受けます。今期の評価期間において、実質的な評価アップはできませんが(評価対象はあくまで、実施期間中のみの為)、来期の評価時に「評価があがる対象」としました。

ちなみに、過去に担当した評価面談では、「100%完璧な改善案が出来てから上司へチェックをあおぐ」を心掛けた社員スタッフがいました。100%の改善案を求めた結果、その改善案は主観的で、穴が多い粗末なものでした。その社員スタッフは、ほかの要因もあり「評価がさがる」という結果に。

評価面談者は、改善案に完璧を求めていません。例えそれが、100%完成された改善案ではなく、60%でも構いません。大事なのは、60%の完成度でも早く考案し、上司や周りの社員スタッフとの連携を通して、改善案をブラッシュアップすることです。この手順のほうが、はるかに、スピーディーで完成度が高い改善案ができ、評価があがります。

目標が明確化

今期の評価結果に対して、「目標が明確に意識して出た結果」もしくは「目標意識が薄い上に、偶然に出た結果」なのか、どちらが、普段から高い目標意識で取り組んでいるかは、自明ですよね。評価期間中は、仕事への目標意識として以下を評価します。

  • 適切な情報を社内に共有をしているか
  • 目標達成に、合理的な判断ができているか

なので、私は評価をする際、「目標が明確化された結果なのか」をチェックします。具体的に、以下の項目

  • 評価期間中に与えられた目標数字
  • 目標数字に対する結果(達成率)

上記項目は、最低限聞いているものです。営業・事務など、どんな職種であっても、仕事結果は「数字」で表せます。明確に目標意識を常にもち、業務に取り組んでいるならば、当然答えられるはず。

今期に加え、来期の目標を自分の中で明確化し、目標意識を強く持つ社員スタッフに対しては「評価があがる」対象となります。

評価面談で評価がさがる人

逆に、「評価面談を通じて、評価がさがる」人の行動と特徴を、実体験をもとに紹介します。

評価結果に対して消極的

評価面談をする際、「評価は既に決定されているから、しょうがない」と、評価に対して「言われるがまま状態」な社員スタッフも存在します。

評価面談の目的に「社員スタッフ・企業との目線合わせ」があります。消極的な状態は、思考停止をし、自分の成長を止めてしまうでしょう。

私も過去に担当した社員スタッフで、「はい、はい」とひたすら聞く社員スタッフがいました。これでは、「評価」を伝えるだけで、社員スタッフの潜在的な能力を引き出す面談にはならず、社員スタッフにとっても、今後のキャリアを考えても、大きな機会損失に繋がります。

  • どうして自分はこの「評価」なのか
  • 課題へのアプローチは他にないだろうか

など、評価面談を受ける社員スタッフは、やるべきタスクが山積みです。自分の評価に対して、疑問・ハングリー精神を持つと、良い評価面談ができるでしょう。

冷静に話せない 

評価面談は、客観的事実に基づき、公正な評価をするのが大前提。しかし、一方的で主観に話す社員スタッフもいます。

私が担当した評価面談でも、「私が○○を頑張ったから、この結果を出せた。自分の功績だ。」と主張する面談者がいました。

もちろん、面談者の言う「頑張り」は事実です。しかし、業務実績は、自分一人だけの功績ではありません。例えば、

  • 見積書や契約書の作成
  • お客様への資料作り
  • 経費申請処理
  • オフィスの備品調達
  • 関係部署への根回し
  • 上司の確認

‥‥、すべて周りの協力があってこそ達成できた功績。評価面談は、自分の功績をアピールする場所ではなく、公正な評価と今後の成長促進が目的です。「自分が! 自分が!」という、一方的で強い主観を持つ社員スタッフに、マイナスな評価は避けられません。

当事者意識がない  

当事者意識がない社員スタッフは、仕事に対する本気度も低く、切れ味がある実績は残せません。ここで言う、「当事者意識」とは

  • 社会人としての責任感
  • 「自分が結果を出す」という強い意志
  • 適切に報連相を行い、業務遂行を進める熱意
  • 模範となる社会人を目指す事

上記を意識して行います。しかし、この「当事者意識」を「会社へ心身共に捧げなさい」だと間違う社員スタッフもいます。正しくは、「法令遵守した労働環境の中、いかに効率よく結果を出す意識があるか」というものです。

もちろん、社員スタッフそれぞれに、当事者意識に差があります。しかし、企業に属する以上、当事者意識を持ち、常に会社と個人の成長追求する社員スタッフが評価されるのは、当然です。

評価面談前にできる評価エラー対策 

ごくまれに、評価エラーは発生します。

  • 適切な情報共有ミス
  • 面談者のコミュニケーション能力不足
  • 評価者の実力不足

上記のような、様々な要因がきっかけで発生します。公正な評価をするために、面談者を受ける社員スタッフには、以下に注意しましょう。

業務内容を書き出す 

評価面談時には、限られた時間内で、端的に面談を行う必要があります。例えば、私は、評価面談をする際、60分間と決めています。効率的で、かつ端的な時間をもって、クオリティが高い面談をしなければなりません。

自分の業務内容をより明確に面談者と共有すると、スムーズで余裕を持った評価面談が可能になるでしょう。

具体的に、自分が担当している業務内容を書き出しましょう。

  • どんな業務に
  • どれほどの時間を
  • どこの部署と連携して
  • いくらの費用が必要なのか

最低限、この4項目を評価面談者や上司と共有してください。

私が担当した中で、緊張してうまく話すのが難しい、または、頭の中で整理不足だと感じる社員スタッフも、ごくまれにいます。緊張や整理不足な為に、評価エラーが起きるのは、今後のキャリアにおいても大きな機会損失です。

あらかじめ自分の業務整理をすれば、余裕が生まれ、リラックスして面談に臨めるでしょう。また、事前に冷静に見直すことで、効率化ができる業務・改善案の発見にも繋がります。

業務結果の事実を書き出す

自分が担当した仕事結果の事実を書き出してください。客観的な事実を、冷静に受け止めることが重要です。実績結果によって、過剰な「驕り・へりくだり」など、評価面談に必要ない感情が先行します。

評価はあくまで、実績と行動に対しての評価です。以下の業務結果の事実を明確にしましょう。

  •  目標との達成率
  • いままでに達成できたか
  • 時間&コストはどれほどか

少なくても上記を明らかにしましょう。上記事実の客観的根拠があれば、詳しい問題解決までのアプローチ方法や今後の改善点など明確に分かり、面談に深みが出ます。

希望するキャリアを伝える 

自分が希望するキャリアを考えましょう。 

  • 1年の短期
  • 2年~5年の中長期

このように、短期~中長期のスパンで、より詳細に書き出してください。

評価面談の結果では、「今後のキャリア形成として、○○分野に取り組んでもらいたい」と、上長や各部署に連絡があることもあります。

評価面談は、現状の業務結果をもとに「業務内容は適性か?」も判断されます。もし、あなたが「希望しない部署・職種にいる状況」なら、ミスマッチが生じ、十分な能力も発揮されにくいかも知れません。

自分の希望するキャリア・挑戦したい職種があれば必ず、理由も一緒に伝えておきましょう。

まとめ

人事部&評価面談の担当者である私が「評価があがる人」「評価がさがる人」の特徴と、評価エラーを防ぐ方法を紹介しました。

以下、今回の話の内容をまとめました。

「評価があがる人」

  • 常に客観的で冷静な判断ができる
  • 業務の課題を知りつつ、改善案を提出できる
  • 高い目標意識を持っている

 「評価がさがる人」

  • 面談にも消極的な姿勢
  • 冷静さを欠いて自己中心的
  • 責任感が薄く、当事者意識がない

「評価エラーを防ぐ方法」

  • 事前に業務内容を書き出し
  • 業務結果の数字、根拠を面談担当者や上長と共有する
  • 希望があれば短中長期のキャリアを伝える

もちろん、企業方針・所属部署によって評価基準は異なります。もし、自社に評価制度が明確化されている場合、評価基準を人事部に問い合わせてみるのをオススメします。

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