ウィークリーミーティングを、意義のある時間にするための仕組み

あなたの会社では「会議(ミーティング)」を行なっていますか?

仕事を任せる時、受ける時、きちんと皆の集まる場所で意思や方向性の確認はできていますか?また、ミーティングを行っている場合、その頻度はどれくらいですか?

チームをマネジメントする上で、チームに習慣付けたいことが、「週会議(ウィークリーミーティング)を開くこと」

今日はその理由についてお話ししていきたいと思います。

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週会議が必要な理由

1.チームの仕事を見える化できる

普段、同じ目標に向かって働いているチームのメンバーですが、個々の業務内容は見えづらいものです。基本的には皆、個人の抱える仕事だけで手一杯なので、自分に関係のないメールは、CCで送られてきていたとしても、内容を細かく確認することは少ないと思います。

「チームの○○さんは、○○の予定があり、だからこの作業を今週のいつまでに終わらせなければいけないのだ」ということが分かると、自分のことだけでなく、チームの分担化された業務を全体像で捉えることができ、大きな会社で起こりがちな「自分が属する部署や立場の利益を追求し、他の人の業務を邪魔する」という現象を減らすことができると感じています。

2.業務の目的を再確認できる

会社という組織が大きければ大きい程、業務が細分化され、自身が任されている仕事に対する目的やゴールが見えづらくなります。

会社として達成したい目標(ゴール)

→目標に達成するために何をすれば良いのか

→ex1)営業部署は売り上げを伸ばす
→ex2)購買部はコストを抑える
→ex3)管理部は従業員が働きやすい環境を作る

目的(ゴール)を明らかにすることで仕事に対する意識や情熱は必ず変わります。

3. 頻度がちょうど良い

1週間に1度という頻度も重要は重要です。毎朝「朝礼会」があるような会社であれば、週会議自体は必要ないかもしれません。

私の勤める会社では、「朝礼会」を設けていないため、週に一度各自のスケジュールや業務内容、目的を確認するための「週会議」が必要だと感じてます。

「週に数回」など会議を頻繁に設けすぎると、作業時間が取れず業務に支障をきたしますし、「会議の重要度」が下がり、会議中に集中しない人が出てきます。

聞いていない人が1人でもいれば、会議を開く必要はありません。通常業務に支障がなく、部署として最低限のコミュニケーションが取れ、問題があった場合すぐに対応もできる時間として最適な頻度は、「週に一度」であると考えています。

週会議オススメの曜日と時間帯

週会議を開くのに時間としてオススメするのは、火曜日の午前中。

週会議といえば、週の始まりである「月曜の午前中」に開く会社が多いかもしれませんが、個人的には月曜日の午前中に週会議を開くのはオススメできません。

月曜日の朝は、個々の業務に集中するのが良いと考えています。週末に残した仕事や今週やるべき業務、報告が必要な出来事などを思い出し、まとめ、ある程度実行させてから「週会議」に臨まないと、ただ「受動的」な会議になってしまうからです。

週会議のための準備や週会議の前にすること

週会議を有意義なものにするためには、会議で人の話を聞き、積極的に意見を出し、学びを得る必要があります。

会議で主体的になるには、それなりに準備をする必要があります。具体的には、

  • 自分やCCで入っているメールを確認し、不明点があればプリントしておく
  • 先週起こった出来事に対して問題点と、自分なりの解決策を書き出す

などが挙げられます。

そして週会議の内容は、テンプレート化すべきです。「週会議」での確認事項は、テンプレート化しておくと、「会議の必要性」や「会議にかかる時間」が明確になります。

私の管理するチームでは、週会議の内容を下記のようにテンプレート化しています。

①スケジュール管理

普段は、グーグルスケジュールとマイクロソフトオフィスのメールを連動させておきます。チーム全員のスケジュールが一目でわかるように管理しているのですが、特別な予定がない内勤者などは、積極的に他人の予定を確認することがありません。

なので、週会議で皆に共有できるように、全員にスケジュールが飛ぶように設定を促します。

②締め切りの近い業務の確認

恐らくほとんどの職種には業務に対する「締め切り」があるのではないでしょうか?

私の働くメーカーにも「納期」があり、顧客から受けた発注に対して、決められた時間内に商品を製造し、出荷する必要があります。

製造業の場合は、工場ありきになってくるので、余裕を持ってスケジュールを立てておかないと、納期に間に合うように商品を収めることはできません。

また、自分1人の力では「物作り」を完成させることはできないため

  • 受注をもらってくる人(営業)
  • 発注を工場に出す人(購買)
  • 受けたオーダーを管理する人(生産管理)
  • 出来た商品を出荷する人(物流)

と、役割を分けており、全てのスケジュールが正しく動いているか?を毎週確認する必要があります。

受注が思ったより早く出たのならば、早めに工場へ発注を入れることができますし、工場で納期遅れが発生したのであれば、出荷は船積みではなく飛行機での発送に切り替える必要などがあります。

このように、全ての業務が滞りなく進行されているか?を週会議では確認します。

③質疑応答

最後に、これまで会議で確認した業務内容を経て困った事、判断が必要な事など質問がないかを聞きます。

週会議後の大切なこと「議事録を付ける」

会議が始まる前に、毎週「議事録をつける担当社者」を決めます。議事録(ぎじろく)とは、会議の内容の文字による記録のことで、

  • 会議出席者にとっての備忘録
  • 会議出席者以外との情報共有
  • 会議で決定した事項の明確化・証明。適正な手続を経て議決したことの証明

など主に3つの目的があります。

議事録に記載する内容は、

  • 会議の開催日時
  • 会議の開催場所
  • 会議の出席者
  • 議事の内容

などが基本的な記録内容となります。

ここで私が普段週会議で使用している議事録のフォーマットを少しお見せします。

エクセルで作成した、かなり簡易的なものですが、フォーマットには、会議の日付、内容、担当者、進捗情報、追加事項を記載しています。

議事録は、参加メンバーがルーティーンで取るようにし、会議終了後、チーム全員にメールで共有、データはDropboxに保存します。

議事録があれば、問題が出た際に遡って事実関係を確認できる上に、「言った言わない」の水掛け論による衝突を防ぐこともできます。

まとめ

いかがでしたでしょうか?

今回は「ウィークリーミーティングのすすめ」とし、

  • 週会議が必要な理由
  • 週会議にオススメの曜日と時間帯
  • 週会議の前、中、後で大切なこと

についてまとめてみました。

「チーム内でのコミュニケーションがどうもスムーズにいかない」「何故か分からないが、いつも問題が起きる」と悩んでいる方は、上で記したような週会議をまずは試してみてください。

そして、1番大切なのは、「継続すること」

週会議を習慣づけるためにも「毎週決めた時間に会議をすること」を続けてください。

継続することで、週会議がチームにとって当たり前の共有時間となり、仕事の効率が更にアップするはずです。

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