チーム作業のためのファイル管理をどうすべきか？

あなたのパソコンのデスクトップはファイルに埋め尽くされていませんか？ 「あのファイルどこにしまったっけ」「ファイルがありすぎて分からない」という状況になったビジネスマンは少なくないはずです。個人でその状況に陥っている人が、チームでファイルの管理をしようとするとどうなるでしょうか。

「ファイル管理がしっかりしているチームは、成果を出すことができる」

という考え方に基づいて、あなたのチームのファイル管理ルールを見直してみませんか？
今回は、チーム作業のためのファイル管理ルールを見直していきたいと思います。

あなたのチームのファイル管理ルールは大丈夫ですか？

チームで仕事をしていれば必ず、毎日多くのファイルが作られチャットツールなどで共有されているでしょう。そして、ファイルを作ったら、それをどこかのフォルダに格納しますよね。個人的なファイルにしまうのならば、名前や管理法についても個人の自由なので関係はありませんが、これが共有フォルダの場合になると一人ひとりのメンバーが自分の好きなようにファイルやフォルダを作成していたら、あっという間に共有フォルダは混沌としてしまいます。

そのため、どのチームでも共有フォルダを利用する時のルールが作成されているはずです。ただ、そのルールが適切かどうか、改めて考えてみたことはありますか？ 仕事ができる人のデスクトップはそれぞれ階層ごとにきれいにまとまっていたり、あのデータが欲しいと言っても瞬時に送ってくれる方が多いですよね。仕事ができる人は、ファイル管理も上手です。つまり今回はファイル管理について要点を絞っているので、仕事ができる人＝ファイル管理が上手という式が成り立ちます。ということは、仕事ができるチーム＝ファイル管理が上手とも言えるのではないでしょうか。つまりファイル管理がしっかりしているチームは、成果を出すことができます。

ここからはチームのファイル管理のルールがそもそも適切なのかということについて、5つのポイントから探っていきたいと思います。

ファイル名の付け方に一貫性はあるか？

もし、ファイル名の付け方に一貫性がなく、メンバーの裁量に任せてしまっている場合は、注意が必要です。なぜなら、ファイルの名前を見てもどのような内容が入っているか判断できないため、メンバーが混乱してしまう可能性が高いからです。そのため、ファイル名の付け方にもルールが必要です。

過度にフォルダを細分化していないか？

ファイルを管理するためにフォルダを作成することは正しいことです。しかし、そのフォルダが細分化されすぎている場合は気をつけましょう。フォルダの数が多すぎて、ファイルがどこに入っているのかわからなくなってしまうからです。フォルダ分けは、容易に覚えていられる範囲で行うようにしましょう。

階層を深くしすぎていないか？

フォルダの階層を深くしすぎている場合も、探しているファイルにたどり着くことが難しくなってしまうため、問題です。目安として、4クリックでたどり着けるくらいの階層が適切であると言われています。もし、あなたのフォルダの階層が深すぎるなら、見直してみましょう。

ダブりのあるフォルダ階層にしていないか？

例えば、フォルダの同じ階層に「会議資料」と「プロジェクトA」というフォルダが存在する場合を考えて見てください。この場合、「プロジェクトAの会議資料」はどちらのフォルダに入っているでしょうか？ どちらも見てみないとわかりませんよね。このように、フォルダ階層にダブりを持たせると、ファイルを探しにくくなってしまいます。

ファイルごとの保存期間は決めているか？

ファイルの保存期間が決められていないと、古いファイルがいつまでもフォルダ上に存在してしまい、管理しづらくなるだけではなく、データ容量も圧迫してしまいます。ファイルの保存期間に関しても、ルール作りが必要です。

あなたのチームのファイル管理ルールは適切でしたか？ もし、問題を見つけた方もご安心ください。適切なファイル管理ルールの作り方3選をご紹介します。

3つのファイル管理のルール

ファイル管理は、チームが成果を上げるためにも、しっかりと行われなければなりません。ここでは、ファイル管理ルール作りを3つに分けて説明します。これを参考に、あなたのチームのファイル管理ルールを見直して見ましょう。

ファイル名のルールを作る

1. ファイル名を「日付・種類」で付ける
2. ファイルの種類を、日本語、英語、アルファベットのどれでつけるか決める
3. つなぎの記号を決める → -（ハイフン）か_（アンダーバー）か
4. 日付の書き方を8ケタ（西暦/月/日）に統一する
5. 数字2ケタでバージョン管理をする（例：日付-種類-01 など）

用件ごと、繰り返しごとにフォルダを分ける

1. 用件ごとにフォルダを分け、関連するファイルをまとめる
2. 通し番号を付ける（例：01_会議資料 など）
3. 繰り返す用件は、期間ごとのフォルダを作る
4. ファイルが多い時（1フォルダ20ファイルが目安）は、細かい用件のフォルダを作る

バックアップのルールを作る

1. 年に一回（状況に応じて変更）、バックアップするタイミングを決める
2. 過去のどれだけの期間のファイルを残して、削除するか決める

以上、ファイル管理ルールを3つ紹介しました。「意外と簡単で当たり前ではないか？」と思った方も多いと思いますが、チームのファイル管理はシンプルです。ただ記載のマニュアルを覚えていなかったり、誰かがそのルールを破ることで秩序が崩壊していってしまいます。なので「記載のマニュアルをしっかりと記述しておいたものを作る」「自分たちで作ったルールは徹底する」。この2つも同様にチェックしておいてください。

「共有フォルダの中がカオス……」という方は、ぜひぜひ実践してみてください。

クラウドツールは本当に安全？

さてここからはファイルをストレージする場所についての話をしていきたいと思います。

少し前までは、ファイルをストレージする方法として、外付けハードディスクやUSBメモリ、CD-Rなどが用いられていました。

今日では、時代の変化やテクノロジーの発展によりクラウドツールが台頭して、それらのストレージ方法の代替手段となっています。クラウドストレージツールで有名なものとしては、Dropbox、Google Drive、GigaCCなどがあります。クラウドツールは、デバイスに依存せず、いつどこであってもファイルを参照することができる、とても便利なツールです。そのため、クラウドツールを採用する企業も年々増えてきています。ただ、クラウドツールの問題点として上げられるのが、セキュリティリスクです。もし、顧客情報などが漏洩してしまえば、その企業の信用はガタ落ちです。それを理由として、クラウドツールの導入に足踏みする企業も多いかと思います。

そこで、この章では、クラウドツールが抱えるセキュリティリスクとそれらの対策について説明したいと思います。クラウドツールのセキュリティリスクは3つあります。

サーバダウンとデータ消失

クラウドツールのサーバがダウンしてしまうと、「緊急で必要なファイルにアクセスできない！」という事態が起こります。それだけでなく、データ消失が起こった場合、最悪すべてのファイルが消え去ってしまいます。これは取り返しがつかないですよね。それらが起こる原因は、ヒューマンエラーがほとんどですので、防ぐ方法はありません。ただ、対策は考えることができます。それは、データのバックアップをとることです。その都度、手動でバックアップをするのはコストですので、システム化してしまえば、安心・安全にサービスを利用することができます。

サイバー攻撃

近年、サイバー攻撃によって多くの企業が被害を受けています。例えば、顧客情報流失などの事態に陥ってしまう場合もあります。サイバー攻撃から100%身を守る手段はありません。考えられる対策としては、パスワードを難解なものにして、使い回さないようにするといった方法が考えられます。

機密情報へのアクセス

アメリカやヨーロッパでは、捜査機関がテロ対策のため、企業の機密情報に無断アクセスすることができます。そして、場合によっては、サーバの押収やサービスの停止指示につながります。日本ではこのような処置がとられる可能性が低いため、対策としては、国産のクラウドツールを使用することが挙げられます。

クラウドツールのセキュリティリスクをゼロにすることはできませんが、しっかりと対策を行うことで、その可能性をグッと下げることができます。クラウドツールの導入を検討している方は、参考にしてみてください。

おすすめのクラウドツール

ここからは個人的におすすめのファイル管理のできるクラウドツールをご紹介していきたいと思います。

今回紹介するのは「TeamHack」というツールです。

簡単にTeamHackについて紹介をすると、タスク管理やプロジェクト管理ができるだけではなく、タイムトラッキング機能が入っていたりと、このツール1つで全ての管理が出来てしまうツールです。おそらくTeamHackを使ってる方はタスクやプロジェクト管理をしている人が多いですが、自分はファイル管理に用いています。ファイル管理の方法は非常にシンプルな方法です。下記の図のように

プロジェクト名は自由に設定して、日にちとどこと取引をしたのか、また今日使った資料などをチャットで送ることで簡単にファイル管理が出来ます。ただそれだとタスクがいっぱいになってしまったときに探しづらいのではないかという意見もありますが、そこは検索機能が備わっているので、企業名や日にちを検索するだけで簡単に資料までたどりつくことが出来ます。このようにファイル管理をすることで業務の効率化にもつながり、またファイル管理以外にも多機能揃っているので、そちらも使ってみてはいかがでしょうか。

「チーム作業のためのファイル管理をどうすべきか？」についてのまとめ

本稿では、チームにおけるファイル管理ルールについて、解説しました。もし、既存のやり方に違和感を覚えるのであれば、ここで述べた内容を基に、ルールを見直してみることをおススメします。「ファイル管理がしっかりしているチームは、成果を出すことができる」。あなたもできるチームをつくるためにファイル管理のルールを徹底させましょう。