タイムトラッキング(時間管理)ツールを使って効率よく仕事をしよう【2018年度新版】

皆さんはタスクを処理する際、タイムトラッキング(時間管理)を行なっていますか? 時間は全員に平等に与えられているもので、「Time is money」と言われるように時間が重要なものであることは明白です。時間管理を上手に行なえば、タスクを効率よく処理したり、自分の自由な時間も作り出すことも可能になります。
今回は時間をうまく利用することができるツールについていくつかご紹介します。

タイムトラッキング(時間管理)とは

 そもそもタイムトラッキングとは何なのか。簡単にまとめてしまうと、作業の時間を記録することで、どのタスクにどれくらい時間を使ったのかを把握し、結果的に効率化を図ることができる手段のことです。感覚としては時間の家計簿をつけるようなイメージですね。

タイムトラッキングを継続するための3つのポイント

シンプルで使いやすいデザイン

大前提としてシンプルで簡単ではないと、長続きせず飽きてしまいます。仮に操作が複雑であれば、開くのも面倒だと感じるようになるでしょう。そのため万人がつかいやすいようなモノがおススメです。

スマホを利用する

パソコンを開いて毎度管理するのはとても手間がかかります。いまの時代スマホを持っていない人はいないといってもいいほどスマホは普及しています。スマホさえあればいつでもどこでも時間管理が可能になるので、手軽に利用できます。

細かくつけすぎない

時間管理だからと言って、これは1時間、これは30分と、最初から細かく予定を立ててしまうと達成できず嫌になってしまいます。慣れるまでは大まかにつけて、自分の処理スピードを知ってから、細かく管理しましょう。

人気のタイムトラッキングツール

実際の企業で使われているツール、人気なツール、またその特徴についてご紹介します。

Teamhack(チームハック)


≪特徴≫

  • タスクやプロジェクトごとにチャット機能を搭載
  • タイムトラッキング機能がある
  • メンバーごとに納期やスピードなどの分析ができる
  • 無料でのお試しができる
  • タスク管理・プロジェクト管理も可能

Teamhackは1つのツールでプロジェクト管理から情報共有まで全て可能です。もちろんタイムトラッキング機能もついているので、簡単に時間の管理ができます。またメンバーのタスク処理のスピードや納期についても確認が可能です。また無料でのお試し版を体験することができ、容量10GBのビジネスプランでは、1ユーザーあたり、月額1200円、年間契約割引で月額1000円です。1つのツールで全てを管理したい人にはおススメなツールです。

株式会社カタリストシステム https://teamhack.io/

Timecrowd(タイムクラウド)


≪特徴≫

  • シンプルで使いやすい
  • 無料でのお試しができる
  • リアルタイムでチームの活動を把握できる
  • ほかのツールとも連携可能
  • スマホとの対応可能

シンプルで使いやすい「Timecrowd」は個人での利用も可能ですが、チームでの利用が念頭にあるそうです。スマホとも連動をしているので、手軽にタイムトラッキングが可能になっています。個人利用は完全無料となっていて、チームでの利用は2週間お試し無料、540円 ✕ チームの所属人数が利用料金(月額・税込)となっています。チーム全員で一体となり、その上個人の時間もうまく利用したい人におススメです。

タイムクラウド株式会社 https://timecrowd.net/

Wrike(ライク)

≪特徴≫

  • 機能がとにかく豊富
  • タスクの操作が簡単
  • タスクだけではなくプロジェクトにかかった時間も計測可能
  • チャットでは絵文字も使用可
  • 無料のプランがある

「Wrike」は機能がとても豊富で使いやすいツールです。指標の管理にはボード・タイムライン・リストといったように様々な形式で表示が可能です。タイムトラッキングを利用するには有料版が必要です。50GBのBusinessプランでは一ユーザー当たり$24.80となっています。Teamhackと同様に一度で全てを管理したい人におススメです。

Wrike https://www.wrike.com/ja/

Everhour

≪特徴≫

  • 幅広い外部ツールとの連携
  • タスクの時間をチームでトラッキング可能
  • 14日間のトライアル期間あり
  • リアルタイムで進捗を確認可能

「Everhour」はチームでのトラッキングが可能で、リアルタイムで進捗が可能なため、だれが仕事をしていて、していないのかもすぐに確認可能です。加えて、AsanaやSlackなど多くのツールとの連携が可能なのがとても強みだといえます。無料版はありませんが14日間のトライアル期間を設けていて、ソロで使う場合には8ドル、チームでは最低5人で35ドルとなっています。

Weavora https://everhour.com/

Clock It!(クロックイット!)

≪特徴≫

  • ストップウォッチでの時間管理
  • 作業時間の見積もりを自動計算
  • 無料プランがあり
  • わかりやすくてとてもシンプル

Clock It!https://clock-it.com/

無料で利用が可能な「Clock It!」はシンプルなため人気があるといえます。作業時間を現在のタスクの進行から見積もりを自動的に出してくれるのもとても魅力的だといえます。無料のbasicプランでも十分だが、一月あたり980円のteamプランでは人件費の分析やカレンダー機能、最近では看板ボードが加わりました。

まとめ

いかがでしたか?自分にぴったりなツールは見つかったでしょうか。上手に時間を管理できるようになり、効率よく仕事をこなせるようになれば、会社の業績にもつながり、働き方改革の面からみると自分の時間をうまく利用できるようになる「ワークライフバランス」の充実にもつながってくるのではないでしょうか。メリハリよく物事を進めていき、自分の時間を支配しましょう。

事例に学ぶ

愚者は経験に学び、賢者は歴史に学ぶと言います。ビジネスについても同じことが言えるでしょう。
他の企業の戦略や取り組みを分析し、そこから抽出した要素を組織に取り入れてみることで、あなたのビジネスを成功に導く鍵が見つかるかもしれません。

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