残業を減らして生産性を上げることは魔法でしかないというあなたに伝えたい、すぐにできる7つのこと

働き方改革は、いまや社会の台風の目とも言える

「残業を減らして生産性を上げる!」という働き方改革は、中小企業にとって死活問題になっているようです。 「現場も知らねぇくせに! 残業せずにどうやって仕事を終わらせるんだよ!」 という社員の声と、 「余計なことするなよ、いままでどおり残業して売上あげてればよかったじゃねぇか!」 という経営者の声、 そして 「なんだかラクに働けることになりそうだ!」 という勘違いの声が入り乱れて、なかなか落ちつきどころを見いだせません。 これまでの進捗を見てわかったことは、たくさん働けば売上は足し算で増えていき短い時間しか働かなければ引き算で売上は減る、という昭和的時給的発想は想像以上に日本社会に根付いていたということではないでしょうか。 私たちはどこかで、残業を減らして生産性を上げることは、魔法でしかないと思っているのかもしれません。

専門家が再三指摘しているとおり、このあたりが日本が世界的に遅れていた部分なのではないでしょうか。実際、労働生産性の国際比較2016年版によると、日本の労働生産性はG7においていまだ最下位だと言います。

成功事例がまだ多くない中で、リクルートの事例は眩しく見える

さて、残業を減らして生産性を上げる、ということを、魔法ではなく具体的に実現するには、どうすればいいのでしょうか。 調べてみると、リクルートグループの事例がどうにも眩しい。 2014年に上場し、indeedの買収なども手掛け、いまや世界的な企業に進化しているリクルートグループ。そんなリクルートグループは幾つもの働き方改革に取り組んでいる。 そのうちの一つが「テレワーク」です。 グループ会社によって運用に違いはあるようですが、事前申請をすれば自宅やカフェやワーキングスペースなどどこで働いてもよく、事業会社によっては回数の上限を設けていないそうです。 その際に希薄となる社員同士のコミュニケーションはチャットツールで解決。個人の評価は従来通り成果に紐づいていたカタチを継続しているので、仕事をサボるリスクは最小限、モチベーションは最大限、ということらしい。 実際、筆者にはリクルートグループ内で働く知人がいますが、生産性が良いと言います。グループ会社のひとつ、リクルートマーケティングパートナーズの記事を読むと、働き方改革が進んでいくにつれ現場に新規事業を考える余裕が生まれ、新規事業コンテストの提案件数が2年で10倍近くまで増加したと書いてあります。 他にも、男性社員の育児休暇取得を必須化、キッズスペース付きサテライトオフィス、社員の育児体験プログラム『育ボスブートキャンプ』導入など、その取り組みは現在進行系。 リクルートグループを見ていると、働き方改革に従業員こそ前向きに取り組んでいるように見えます。この能動的スタンスが成功の一つの要因と言えるかもしれません。

ポイントは、「メリハリを創る仕組み」×「従業員のモチベーション」×「経営の本気度」

以下、事例を見てわかる共通項を3つ並べてみましょう。

1. メリハリを創る仕組み

大切な要素の一つはメリハリです。この場合のメリハリとは、主に時間と業務内容になります。 時間であれば、ダラダラとした時間を排除し、勤務時間中はすこぶる集中する。その分残業をせずに帰って身体を休め、翌日また最高の集中力で働く。業務であれば、対人間のコミュニケーションをスリム化し、注力すべきことに自分のパワーを注力するということ。 このメリハリ創出を「やれ!」と言うだけでは、実現は絶対に不可能です。 実現しやすくするための仕組みを用意してあげるのです。プロジェクト管理ツール(個人的には、プロジェクト推進ツール、と名付けてもらった方が前向きになれるのだが……)かもしれないし、オンラインコミュニケーションかもしれません。 会社の事業と職種によって、マッチングするシステムは違うので、しっかりと検討することが必要になるでしょう。

2.従業員のモチベーション

モチベーションは、仕事に対するモチベーションというよりは、生産性向上に対する個人個人のモチベーションを指します。 言い方を変えると、充実した人生に対するモチベーションとも言えるのではないでしょうか。 「残業を減らして生産性を上げる」ことが上手くいっている企業は、おおむね従業員が当事者意識を持ち、積極的に働き方改革に取り組んでいます。 結局、残業を減らすのも、生産性を向上させるのも、現場の従業員だからです。 モチベーションを無視して仕組みだけを整えると、命令されただけの状態になるので不満しか残りません。極論、不信感と離職者を増やして、企業は逆に危機に陥る可能性があるということです。 残業時間を減らして生産性を向上させるためには、従業員の強い動機がとても大切だと言えます。

3.経営の本気度

成功事例の核は、間違いなく経営の本気度でしょう。 働き方改革に取り組むことは、率直に言うと、経営にとってリスクが大きいこと。 成功させている経営者は、おそらく新規事業を始めるくらい、いやむしろそれ以上の覚悟と決意を持って取り組んでいるのではないでしょうか。 つまり、この働き方改革の成功組こそが、未来の勝者になるのだから。

いますぐできる7つのこと

とはいえ、現場で働く従業員が、経営者に本気度を求めることは難しい。 ここでは、これならすぐにできそうだ、という簡単なポイントを挙げてみました。

1.「会議はスタンディング形式」

以前からある定番の生産性アップ手法だが、確かに効果があります。 「どっこいしょ」と腰を落ち着かせて会議をするより、立ったまま会議をした方が「疲れるから早く終わらせたい」という意識が働き、余計な話を省いてポイントだけを会話することになるのから。 職場に大層なミーティングスペースを3つ作るくらいなら、5つのスタンディングスペースを作った方がいい。3つのミーティングスペースが1時間埋まっている状態より、歯抜けでも5つのスタンディングスペースが15分埋まっている方が、確実に生産性が高いはずです。

2.「前日までにアジェンダとゴールが提示できない会議は強制消滅するルールを作る」

これくらいなら、少人数のチーム単位で運用できるはず。 そもそも目的もなく集まる者は、実質的に働いていないか、もしくは優先度が分からないのだから仕事ができるとは言い難い。 仕事とは、緊急度と重要度の組み合わせで進んでいるものです。さらに働き方改革では、すべての人間が決められた短時間の中で、集中して働くことが求められるわけです。 そんな状況下で、アジェンダもゴールもない会議は、自然消滅していい会議で間違いないでしょう。 「オレは管理職で偉いんだから、オレの召集は優先度ナンバー1。アジェンダなんてなくてもメンバーは集まるべき」という考えは、もちろん論外です。

3.「テレワークを導入する」

ちょっと話が大きくなったが、生産性向上においてとても大きな効果を出しているのが、これ。 テレワークが実現すれば通勤時間が省ける。 自分が一番集中できる環境で仕事をすることができる。 その日に自分が行なうべき業務は明確になっているのだから、自分が集中できる環境に身を置いたら、あとは早く終わらせることを考えて仕事をするのが人間というもの。事実、総務省はテレワークの導入は生産性を1.6倍上げているというデータを発表しています。 極論、従業員全員をノマド化してもいいくらい。

4.「朝一番に、今日の残業時間を宣言する」

朝一番に残業時間を宣言できるということは、一日の仕事の全体像が見えているということです。全体像が見えているかどうかは生産性に大きく影響しています。 もしも朝一番の残業時間宣言を上司と一緒にできるならば、なお良いでしょう。できる上司なら、あなたが「今日の残業は2時間」と宣言したときに、「1時間でここまでやったら、今日はもう帰りなさい、残りは他人でもできる仕事だから、私からアシスタントに頼んでおくよ」なんて言ってくれるはず。

5.「オンラインコミュニケーションを導入する」

これもやや話が大きくなってしまったが、生産性向上のために必要なツールはやはり、オンラインコミュニケーションでしょう。 オンラインであれば、外出先と本社で会話ができるわけで、テレワークという観点で見れば、自宅のトイレと会議室とでだってコミュニケーションがとれてしまうのです。生産性が高くなることは疑いようがありません。 ただし、一つだけ気をつけなくてはいけないことがあります。 ときどき聞く失敗ケースは、オンラインコミュニケーションを導入したにもかかわらず、会議の数を減らしていないケース。それでは本末転倒です。 会議は大胆に減らすべきです。そもそも顔を合わせなくては成立しないコミュニケーションは、感情や情緒的な面でのコミュニケーションのみ。世界中の企業とオンラインでコミュニケーションをとりながらプロジェクトを推進している有名企業の話を聞くと、基本はオンラインコミュニケーションで各国とプロジェクトを進めていて、モチベーションアップが必要なときにわざわざコストをかけて海外に出向き(例えばインドのエンジニアのもとに出向いて)、しっかりと顔を合わせて語り合い、熱い思いを伝えて帰ってくると言います。 もう一つの失敗例は、上司がどんな会話も目を凝らして読み、何でもかんでも反応してしまうケース。それではただ従業員への管理が強くなっているだけ。むしろ管理を越えて、監視になってしまっていると言えます。これも本末転倒であり、従業員のモチベーションは下がる一方になるのは当然です。むしろ、上司がすべての会話を見られるようにする必要はありません。

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6.「有給取得は遠慮なく好きなだけ」

これもチーム単位、部署単位で運営できるのではないでしょうか。 仕事は、常に集中と解放の連続。働き方においても、いかに大胆にリフレッシュしてもらい、身心共にリセットして新たな気持ちで取り組んでもらうかが大切です。 有給取得をしたら上司が渋るような会社文化を一掃し、従業員から有給取得の申請が出たら、喜ぶ文化に変えるべきです。せめて、あなたのチーム内だけでも。

7.「上記全てを上司が一番に実行し、誰よりも早く上司が帰る」

これこそが働き方改革実現の最短距離で間違いないのではないでしょうか。

「残業を減らして生産性を上げる」についてのまとめ

「残業を減らして生産性を上げる」ために、会社全体を動かしたり、経営者の本気度を問うということは難しいかもしれません。が、目の前のできることから始めていけば、あなたの働き方改革は進んでいくはず。 まず一歩踏み出してみませんか。「残業を減らして生産性を上げる」ことは魔法ではありません。 できることからやっていきましょう。

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