タスク管理アプリを再評価する〜2018年最新版

仕事の効率化を図るためのタスク管理がますます重要になっています。現在、タスク管理を行なえるツールが増え、どのツールが企業にとって管理しやすいものなのか不明瞭なので、その打開策としてのヒントを与えられるようにタスク管理アプリの再評価を行なっていきましょう。新年度を迎えるにあたって、情報を更新しました。

そもそもどんなツールがいいのだろうか?

具体的なツールを紹介する前に、押さえておきたいポイントをいくつかまとめてみました。

使いやすくシンプルである

まず、使う人が使いやすいか、これが一番重要です。
使い方を覚えるのにマニュアルを熟読しなければならないような、複雑なツールはかえって業務が非効率化されてしまう危険があります。
誰にでも簡単に使えるような、シンプルでわかりやすいツールが望ましいですね。

複数人で共有できる

アナログ手帳などでは、情報をチーム全体で共有できません。関係者へ逐一報告する手間なども増えてきます。
その点、Web上で管理できるツールなら、作業内容や進捗状況を共有できるため、細かい報告などの手間もなく、業務の効率化がはかれます。

モバイルデバイスに対応している

スマートフォンやタブレットなど、モバイル端末からも管理できることは業務効率化においてたいへん重要です。いつでも、どこにいても確認・登録ができるツールはもはや必須アイテムです。プライベートも充実し、気持ちに余裕も生まれ、より効率的に業務ができるかもしれません。

セキュリティや保護機能が万全である

組織で共有するのなら、セキュリティ面やデータ保護の配慮は必須です。通信がSSLなどで暗号化されているか、不正なアクセスから守られる構造になっているか、データのバックアップは定期的に行なわれているかなども必ずチェックしましょう。

タスク管理のための便利なツール

実際に多くの企業で使われ高評価を得ている使いやすいツールや新たに公開したツール、またその特徴をご紹介します。特徴を比較して、ニーズに合ったツール選びの参考にしてください。

コミュニケーション促進と進捗度の見える化なら「Teamhack(チームハック)」


Teamhackではタスクやドキュメントごとにチャット機能がついており、メンバー一人ひとりやチームでの進捗度をグラフで簡単に見ることができます。
また無料でのお試し版を体験することができ、容量10GBのビジネスプランでは、1ユーザーあたり、月額1200円、年間契約割引で月額1000円です。
メモや会議の議事録もタスクやドキュメントでプロジェクトごとに管理ができるので、タスク管理に加えて、コミュニケーションを活性化させるツールとしてうってつけではないでしょうか。

≪特徴≫

  • タスク・ドキュメント毎にチャット機能を搭載
  • タイムトラッキング機能で進捗度の確認が簡単にできる
  • メンバーごとに納期やスピードなどの分析ができる
  • タスクの達成率によってランキングがつけられる
  • 無料でのお試しができる

≪ここに注目!!≫
プロジェクトやタスクを新しく作ることが簡単にできます。タイムトラッキング機能で進捗度を図れます。タスク・ドキュメント毎にチャット機能がついていて、コメントも見やすいのが強みだといえます。

株式会社カタリストシステム:TeamHack

完全フリー・オープンソース「Redmine(レッドマイン)」


インストールすることによって、無料で自由にカスタマイズできる進捗管理・情報共有のためのソフトウェア「Redmine」。
やるべき課題の内容や担当者、期限などを「チケット」として登録し、進捗状況を管理します。
インストール型で、自社サーバーでの運用になるため、セキュリティ面で安心できることが大きなメリットといえるでしょう。モバイル専用アプリ「RedminePM」を端末にインストールすることによって、無料でありながら、スマホやタブレットでも使用できるという優れものです。

≪特徴≫

  • インストール型、オープンソースの無料ソフトウェア
  • 各課題を「チケット」登録して管理できる
  • 登録したチケットは、一覧・ガントチャート・カレンダー・ロードマップなどさまざまな形式で表示できる
  • ニュース画面で、メンバー全員へ一斉通知できる
  • Wiki画面で、手順やメモなどを共有できる

≪ここに注目!!≫
チケットを追加するのに少し手間がかかるものの、優先度や進捗度をすぐに確認できる。追加したチケットは色々な形式で表示できるので、自分のお気に入りの形式で管理可能なのでおススメです。

またサーバー不要、維持管理不要のクラウド型「MyRedmine(マイレッドマイン)」もあり、こちらは有料ですが、オープンソースで利用できます。解約後もデータが活用できる環境を構築できます。

ファーエンドテクノロジー株式会社:Redmine

初心者にも分かりやすく使いやすい「Jooto(ジョートー)」


課題ごとにプロジェクトボードというメインとなる管理画面を作成し、細かいタスク管理やメンバーとの情報共有ができる「Jooto」は、ダウンロードやインストール不要のクラウド型ツールです。
操作が直感型で分かりやすく、ITに不慣れな人でも簡単に使えるのがおススメポイント。
プランは、プロジェクトボード2個、ユーザー2名までなら無料、15個のボードとユーザー15名までのベーシックプランで月額1,780円となっています。
Windows・Mac・iPadなどのメジャーな端末にも対応可能になりました。

≪特徴≫

  • 各課題をカード形式で管理
  • ドラック・ドロップなどの簡単な操作でファイルをアップロードしたり並べ替えしたりできる
  • メモや付箋感覚で、把握しやすく見やすいユーザーインターフェース
  • プロジェクトボードをcsvファイルにエクスポートできる
  • EvernoteやSlack、Chatworkへのエクスポート機能も備わっている

≪ここに注目!!≫
プロジェクトごとにボードを作ることが可能で、優先度やメンバーの指定など誰でも簡単に扱えることが強みです。タスクごとにコメントができますが、コメント数が多くなると少し見えづらい印象を受けました。

株式会社 PR TIMES:Jooto

コミュニケーション機能が充実「backlog(バックログ)」


絵文字やスターを使った「いいね」機能、キャラクターアイコンなど、ビジネスの場でも楽しくコミュニケーションをはかれる「backlog」。
ストレージ30GB・プロジェクト数100・ユーザー無制限で月額9,800円のスタンダードプラン以上であれば、ガントチャートの作成や、期限までの作業量をグラフで把握できるバーンダウンチャートで、進捗状況の視覚化がはかれます。
またメモや会議の議事録を共有できるWiki画面なども完備、まさに課題管理に必要な機能が集約されているうえに、チームのコミュニケーションも促進させる万能ツールだといえるでしょう。

≪特徴≫

  • 絵文字や「いいね」などのコミュニケーション機能が充実
  • 開始日・期限・マイルストーン(節目)などを入力することで作業計画や進捗状況が一目瞭然
  • 議事録やメモを共有できるWiki画面あり
  • 30日間無料のお試し期間あり

≪ここに注目!!≫
フリープランを利用してみましたが、慣れるまでに少し時間がかかりました。慣れてさえしまえばWikiやガントチャートも使用できるので非常に万能なツールだと言えます。

株式会社ヌーラボ:backlog

Excelの使い勝手で管理したいなら「GSuite(ジースイート 旧GoogleApps)」


アカウントがあれば無料で使えるGoogleのツールを利用している人は多いと思います。
Gmailや文書作成のドキュメント、表計算のスプレッドシート、ファイルを保存・共有できるドライブ、カレンダーから音声ビデオ通話、サイト作成に至るまで、ありとあらゆるビジネスに役立つツールがあり、無料版でも十分な機能を備えています。

有料版である「Gsuite」では、さらに独自ドメインのビジネスメールを使うことができます。
また、電話やメールによる24時間365日サポートがあり、専用画面でユーザー管理やセキュリティ管理を行うこともできるため、組織で使うのであれば有料版の「GSuite」がおススメ。
容量30GBのベーシックプランなら1ユーザーあたり、月額600円、年額6,000円。容量無制限のビジネスプランなら月額1,200円、年額14,400円です。
Googleカレンダー内にタスク機能もあるようですが、どちらかというと、使い慣れたExcelで課題管理したいため、スプレッドシートを共有して課題管理に利用している人が多いようです。

≪特徴≫

  • ExcelタイプのGoogleスプレッドシートで管理・共有できるため、利用法をイチから覚えなくてよい
  • Googleドライブでフォルダも共有できる
  • Googleサイトで簡単にチームのサイトを作成し共有できる
  • 社名などの入った独自ドメインをGmailで使える
  • 24時間365日サポートあり
  • 14日間の無料お試し期間あり

≪ここに注目!!≫
独自ドメインを使えるのもすごく魅力的で、2018年1月より、HTMLやJavascriptも埋め込めるようになったため、使える幅が広くなりました。

Google Inc.:GSuite

これからのツールに期待すること

TeamHackersでは、さまざまなシステム開発企業やWeb制作会社を訪ね、主にアジャイルやスクラム開発などチーム体制の開発スタイルについてのインタビューを行なっていますが、どの会社も複数のツールを組み合わせて自分たちにとっての最適化を図っていることがわかります。したがって、タスク管理やコミュニケーションなど1つのツールでまとまったものが理想形であるとも言えます。
さらに、エンジニア系ではない人も対応できるようにシンプルであることが望まれます。

2017年度版、過去の記事を見たい方はこちら:https://teamhackers.io/issues-management-tools

タスク管理についてのまとめ

期限内に仕事を終わらせるためには、仕事がどれくらいあるのか、どれを優先すればいいかなど図る必要があります。業務を効率化することは、会社の利益につながるだけではなく、自分の時間をうまく使うことや、さらに言えば残業をへらすことまでも可能となってくるのではないかと思います。うまくタスク管理を行い、日々のストレスを解放して、自由に時間を使ってみてはいかかでしょうか。

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