タスク管理ツールを比較・再評価する〜2018年最新版

近年、自分の頭の中を整理するためや、仕事の効率化を図るためのタスク管理やプロジェクト管理・スケジュール管理などがますます重要なものになっています。現在では、タスク管理を行なえるツールが増え、どのツールが自分たちのチームにとって使いやすく、管理しやすいものなのか不明瞭になってきたので、その打開策としてのヒントを与えられるように今回はタスク管理ツールやアプリの再評価を行なっていきます。また簡単にタスク管理についての確認をしていきます。新年度を迎えるにあたって、情報を更新しました。ぜひ参考にしてみてください。

▼目次

  1. タスク管理の意味とは?
  2. ツールに必要な要素とは?
  3. タスク管理のための便利なツール
  4. これからのツールに期待すること
  5. タスク管理についてのまとめ

タスク管理とは?

一言でタスク管理といっても、様々な手法や考え方が存在します。タスク管理を理解するために、まずその意味について確認していきましょう。

そもそもタスクという言葉には、コンピューター用語で「パソコンが処理する作業の最小単位」という意味があります。そこから派生してビジネスの現場においても、個別に割り振られる仕事や作業のことをタスクと呼ぶようになりました。
つまりタスク管理とは、仕事や作業を整理し自分で管理することと言い表すことができます。

普段、仕事では複数のタスクに追われるという状況になることも少なくないと思います。そうした状況で仕事を続けていると「タスクが多すぎて何からやればいいかわからない」という状態に陥ってしまうこともよくあるのではないでしょうか。こうした場合に効果絶大なのがタスク管理のスキルです。

例えば、出社後すぐに今日のタスクをすべて書き出すという方法を使えば、自分が1日で行うべき仕事の全体像を把握し、作業の抜け漏れの発生を防ぐことができます。また、書き出したタスクに優先順位をつけることで、どの仕事から手を付ければいいのかを整理することができるので、効率よく作業を進めることができます。
タスクの優先順位のつけ方については「作業効率が3倍上がる、質を落とさず早く仕上げるタスク管理・時短編」で具体的な方法を紹介しています。

このように、1日の仕事を整理して効率よく仕事を行うためのタスク管理は、多くのビジネスパーソンにとって必須のスキルであるといえます。

タスク管理には、様々な方法がありますが、今回は”お手軽さ”と”便利さ”という点に着目して、ツールやアプリを用いたタスク管理の仕方についてご紹介したいと思います。

ツールに必要な要素とは?

具体的なツールやアプリを紹介する前に、ツールを使う際にここだけは押さえておきたいというポイントを簡単にいくつかまとめてみました。

誰にでも使いやすくシンプルである

まず、使う人が使いやすいか、これが一番重要です。
使い方を覚えるためにマニュアルを熟読しなければならないような、複雑なツールはかえって業務が非効率化されてしまう危険性があります。加えてチームでタスク管理をする場合も多いと思います。
なので誰にでも簡単に使えるような、シンプルでわかりやすいツールが望ましいですね。

複数人で共有することができる

アナログな手帳などでは、情報をチーム全体で共有することができません。コミュニケーションツールなどを使って、関係者へ逐一報告する手間などに余計な時間を使ってしまいます。その点、Web上で管理できるツールなら、作業内容や進捗状況をWeb上で共有できるため、わざわざ関係者に細かい報告するなどの手間もなく、いつでも確認することが出来るため、業務の効率化を図ることができます。

モバイルデバイスに対応している

スマートフォンやタブレットなど、モバイルデバイスからも管理できることは業務効率化においてたいへん重要です。いつでも、どこにいても確認・登録ができるツールやアプリは、もはや今の時代には必須アイテムです。モバイルデバイスよってプライベートも充実し、気持ちに余裕も生まれ、より効率的に業務ができるかもしれません。

セキュリティや保護機能が万全である

組織やチームで共有するのなら、セキュリティ面やデータ保護の配慮は必須です。大事な情報が外に漏れるのは会社にとって痛手になりますよね。通信がSSLなどで暗号化されているか、不正なアクセスから守られる構造になっているか、データのバックアップは定期的に行なわれているかなども必ずチェックしましょう。

無料でのお試しが出来るか

やはりツールやアプリは試してみないと自分やチームに合うのか、合わないのかは判断することが簡単ではありません。もちろん筆者もタスク管理ツールを探すのにかなりの時間を要しました。そのため無料でのお試しを1週間ずつ一通り試してみました。なのでツールやアプリを導入する際には、必ず無料やトライアルのプランを試してみてからツールの導入を検討してください。

タスク管理のための便利なツール

タスク管理ツールに必要なポイントを確認し終えたので、ここからは実際に多くの企業で使われ、高評価を得ている使いやすいツールやアプリ、新たに公開したもの、またその特徴や注目点をご紹介していきたいと思います。特徴を比較して、自分やチームのニーズに合ったツール選びの参考にしてください。

コミュニケーション促進と進捗度の見える化なら「Teamhack(チームハック)」


Teamhackではタスクやドキュメントごとにチャット機能がついており、プロジェクト内に入っているメンバーであればだれでも簡単にコメントすることが可能です。またメンバー1人ひとりやチームでの進捗度をタイムトラッキングで時間を管理したり、グラフで簡単に見ることができるので、プロジェクト管理としても使うことが可能です。
価格に関しては、無料でのお試し版を体験することができ、容量10GBのビジネスプランでは、1ユーザーあたり、月額1200円、年間契約割引で月額1000円です。
メモや会議の議事録もタスクやドキュメントでプロジェクトごとに管理ができるので、タスク管理に加えて、プロジェクト管理・コミュニケーションを活性化させるツールとしてもうってつけではないでしょうか。

≪特徴≫

  • タスク・ドキュメント毎にチャット機能を搭載
  • タイムトラッキング(時間管理)機能で進捗度の確認が簡単にできる
  • メンバーごとに納期やスピードなどの分析ができる
  • タスクの達成率によってランキングがつけられる
  • タスク管理だけではなくプロジェクト管理などすべてが1つになっている
  • 無料でのお試しができる(フリープランあり)

≪ここに注目!!≫
プロジェクトやタスクを新しく作ることが簡単にでき、タイムトラッキング機能でタスクの進捗度を図ることもできます。タスク・ドキュメント毎にチャット機能がついているので、探したいコメントや案件も瞬時に見つけやすいのが強みだといえます。1つで全てのツールの機能を果たすことが出来ます。

詳細はこちら
株式会社カタリストシステム: TeamHack

完全フリー・オープンソース「Redmine(レッドマイン)」


インストールすることによって、無料で自由にカスタマイズできる進捗管理・情報共有のためのソフトウェア「Redmine」。
やるべき課題の内容や担当者、期限などを「チケット」として登録し、進捗状況を管理します。
インストール型で、自社サーバーでの運用になるため、セキュリティ面で安心できることが大きなメリットといえるでしょう。モバイル専用アプリ「RedminePM」を端末にインストールすることによって、無料でありながら、スマホやタブレットでも使用できるという優れものです。

≪特徴≫

  • インストール型、オープンソースの無料ソフトウェア
  • 各課題を「チケット」登録して管理できる
  • 登録したチケットは、一覧・ガントチャート・カレンダー・ロードマップなどさまざまな形式で表示できる
  • ニュース画面で、メンバー全員へ一斉通知できる
  • Wiki画面で、手順やメモなどを共有できる
  • 無料でのお試しができる

≪ここに注目!!≫
チケットを追加するのに少し手間がかかるものの、優先度や進捗度をすぐに確認できる。追加したチケットは色々な形式で表示できるので、自分のお気に入りの形式で管理可能なのでおススメです。

またサーバー不要、維持管理不要のクラウド型「MyRedmine(マイレッドマイン)」もあり、こちらは有料ですが、オープンソースで利用できます。解約後もデータが活用できる環境を構築できます。

詳細はこちら
ファーエンドテクノロジー株式会社: Redmine

初心者にも分かりやすく使いやすい「Jooto(ジョートー)」


課題ごとにプロジェクトボードというメインとなる管理画面を作成し、細かいタスク管理やメンバーとの情報共有ができる「Jooto」は、ダウンロードやインストール不要のクラウド型ツールです。
操作が直感型で分かりやすく、ITに不慣れな人でも簡単に使えるのがおススメポイント。
プランは、プロジェクトボード2個、ユーザー2名までなら無料、15個のボードとユーザー15名までのベーシックプランで月額1,780円となっています。
Windows・Mac・iPadなどのメジャーな端末にも対応可能になりました。

≪特徴≫

  • 各課題をカード形式で管理
  • ドラック・ドロップなどの簡単な操作でファイルをアップロードしたり並べ替えしたりできる
  • メモや付箋感覚で、把握しやすく見やすいユーザーインターフェース
  • プロジェクトボードをcsvファイルにエクスポートできる
  • EvernoteやSlack、Chatworkへのエクスポート機能も備わっている
  • 無料でのお試しができる(フリープランあり)

≪ここに注目!!≫
プロジェクトごとにボードを作ることが可能で、優先度やメンバーの指定など誰でも簡単に扱えることが強みです。タスクごとにコメントができますが、コメント数が多くなると少し見えづらい印象を受けました。

詳細はこちら
株式会社 PR TIMES: Jooto

コミュニケーション機能が充実「backlog(バックログ)」


絵文字やスターを使った「いいね」機能、キャラクターアイコンなど、ビジネスの場でも楽しくコミュニケーションをはかれる「backlog」。
ストレージ30GB・プロジェクト数100・ユーザー無制限で月額9,800円のスタンダードプラン以上であれば、ガントチャートの作成や、期限までの作業量をグラフで把握できるバーンダウンチャートで、進捗状況の視覚化がはかれます。
またメモや会議の議事録を共有できるWiki画面なども完備、まさに課題管理に必要な機能が集約されているうえに、チームのコミュニケーションも促進させる万能ツールだといえるでしょう。

≪特徴≫

  • 絵文字や「いいね」などのコミュニケーション機能が充実
  • 開始日・期限・マイルストーン(節目)などを入力することで作業計画や進捗状況が一目瞭然
  • 議事録やメモを共有できるWiki画面あり
  • 30日間無料のお試し期間あり

≪ここに注目!!≫
フリープランを利用してみましたが、慣れるまでに少し時間がかかりました。慣れてさえしまえばWikiやガントチャートも使用できるので非常に万能なツールだと言えます。

詳細はこちら
株式会社ヌーラボ: backlog

Excelの使い勝手で管理したいなら「GSuite(ジースイート 旧GoogleApps)」


アカウントがあれば無料で使えるGoogleのツールを利用している人は多いと思います。
Gmailや文書作成のドキュメント、表計算のスプレッドシート、ファイルを保存・共有できるドライブ、カレンダーから音声ビデオ通話、サイト作成に至るまで、ありとあらゆるビジネスに役立つツールがあり、無料版でも十分な機能を備えています。

有料版である「Gsuite」では、さらに独自ドメインのビジネスメールを使うことができます。
また、電話やメールによる24時間365日サポートがあり、専用画面でユーザー管理やセキュリティ管理を行うこともできるため、組織で使うのであれば有料版の「GSuite」がおススメ。
容量30GBのベーシックプランなら1ユーザーあたり、月額600円、年額6,000円。容量無制限のビジネスプランなら月額1,200円、年額14,400円です。
Googleカレンダー内にタスク機能もあるようですが、どちらかというと、使い慣れたExcelで課題管理したいため、スプレッドシートを共有して課題管理に利用している人が多いようです。

≪特徴≫

  • ExcelタイプのGoogleスプレッドシートで管理・共有できるため、利用法をイチから覚えなくてよい
  • Googleドライブでフォルダも共有できる
  • Googleサイトで簡単にチームのサイトを作成し共有できる
  • 社名などの入った独自ドメインをGmailで使える
  • 24時間365日サポートあり
  • 14日間の無料お試し期間あり

≪ここに注目!!≫
独自ドメインを使えるのもすごく魅力的で、2018年1月より、HTMLやJavascriptも埋め込めるようになったため、使える幅が広くなりました。

詳細はこちら
Google Inc.: GSuite

これからのツールに期待すること

TeamHackersでは、さまざまなシステム開発企業やWeb制作会社を訪ね、主にアジャイルやスクラム開発などチーム体制の開発スタイルについてのインタビューを行なっていますが、どの会社も複数のツールを組み合わせて自分たちにとっての最適化を図っていることがわかります。したがって、タスク管理やコミュニケーションなど1つのツールでまとまったものが理想形であるとも言えます。さらに、エンジニア系ではない人も対応できるようにシンプルであることが望まれます。

ツールを使ったタスク管理の具体的な方法については「あなたが、まだエクセルでタスク管理をする理由はなんですか?」でご紹介しています。


タスク管理についてのまとめ

期限内に仕事を終わらせるためには、タスク管理によって1日の仕事の全体像や優先順位などを「見える化」する必要があります。またタスク管理によって業務効率化を図ることは、会社の利益につながるだけではなく、無駄な残業や長時間労働をなくして自分のプライベートな時間を確保することにもつながります。上手にタスク管理を行なうことで、日々のストレスを軽減して、自由に自分の時間を使ってみてはいかかでしょうか。

【PR】エクセルよりもシンプルってどういうこと?

TeamHackなら、プロジェクトの管理から情報共有まで、これ1つで全てが完結します。ソート機能で誰が何をやっているか明確に。タスクごとにチャットができるから、情報の錯綜もありません。プロジェクト管理者も作業者も、驚くほどタスク管理が楽になります。

この記事が気に入ったら
いいね!しよう

最新情報をお届けします

同じタグのついた記事

同じカテゴリの記事