近年、大企業はもちろん、中小企業でもIT化は積極的に進められています。しかしながら、どのような観点からシステム導入を検討すべきかわからないといった相談を受ける機会が多くあります。
私は自らシステム開発・テストの経験があること、またシステム導入のプロジェクトマネージャーとして全体のリソース、費用などの調整をおこなった経験から、これらのナレッジをどの会社でも転用できるようにしたいと考えるようになりました。
今回、ご紹介する内容は一度システム導入を経験したことがある方であればご存じかもしれませんが、初めてシステム導入検討の担当者になった方のお力になれば幸いです。
1. 達成したいゴールを明確に
システム導入といっても、さまざまな種類のシステムがあります。以下は私がシステムの種類を定義付けたものです。
- 商用システム
- 業務用システム
- 勘定系システム
これらのうち、どのシステムが自社に必要で、どうやって導入するのかを検討することになるわけですが、一番大事なポイントは、システムを導入する目的が明確になっていることです。明確になっていればいるほど、正しい判断ができるようになります。
私は営業支援システムの導入検討に携わったことがあります。そのときには、既存システムのシステムパフォーマンス（主に操作速度）が遅かったため、事業部の営業活動に支障が出ていたことが問題点でした。
それを解決するために、まず既存システムの改良では解決できないことを確認し、どのシステムが最も効果的かを検討しました。
この際、システム導入をする前に、実は業務整理が必要であることはあまり理解されていません。逆に言えば、業務課題が整理されていなければシステム導入しても解決されないリスクが考えられます。
システム導入で費用対効果が出ていないプロジェクトの多くは、システムと業務の課題が整理されていないまま、単純にシステムを導入することで解決を図ろうとしているケースが多くあります。
そのため、システムを導入すればすべてが解決される、という安直な考えには警鐘を鳴らしたいと思っています。
重要なのはまずは自分たちが何を実現したいのかを明確にするため、現システム面と業務面のそれぞれにどんな課題があるのかを調査し、整理することだと考えています。
2. 評価観点を明確に
自社で開発しない限り、システム開発はベンダー(販売会社)から調達することになります。その際に、確認しておくべきことはいくつかあります。
以下は私がシステム導入を検討するときに注意した点です。
各システムの機能比較
「A社のシステムではこれができる」「B社のシステムではできない」といった整理をきちんとしておくことが重要です。
特にA社の商品は開発が不要で、パッケージ機能として使えると言っていたものが、実は自分達の業務内容にマッチせず、個別開発をするために追加料金が必要になった、というのはよく聞く話です。
ベンダーが提供するパンフレットの機能紹介を参考にするのではなく、実際にデモを見せてもらうようにしましょう。
ライセンス費
ライセンス費とはシステムの利用料のことです。多くのシステムはユーザー数によって金額が加算される仕組みになっています。
システムを選ぶときには、途中で利用するユーザーが増えたり、減ったりした場合は流動的にライセンス費を変更できるかどうかを確認しておきましょう。
ちなみに、何ヶ月前かに連絡しなければユーザー数を変更できないシステムもあるようです。また、ライセンス費用が複雑な形態になっているものは、どのようなライセンス費用になるのかを自分たちが理解できるするヒアリングするようにしましょう。よくわからないライセンス費を払っていたということがないように注意してください。
初期費用（イニシャルコスト）と年間費用（ランニングコスト）の算出は的確に
ここからは会計的な話になりますが、システム導入費用は一般的にソフトウェア資産として計上されます。そうなると減価償却費が発生するため、1年間のP/Lにどのような影響が出てくるのか、経理部や専門家に問い合わせるようにしましょう。
また、場合によってはソフトウェア資産にならない費用もベンダーの見積もりに含まれていることがあります。こちらもあわせて注意するようにしましょう。
運用&保守サービス内容を確認
システム導入した後のベンダーのサポート内容や体制、金額はどのようになっているか、事前に確認しましょう。
特にシステムがカットオーバーした直後は、トラブル対応などで忙しくなることが多いので、どういったサポートを受けられるのかを必ず把握してください。
1年間の保守内容をきちんと提示できるベンダーはおおむね、安心感があると言えます。
セキュリティ対策の内容を確認
顧客情報を扱っているシステムが外部からのアタックを受けることを想定し、新しいシステムがどのようなセキュリティ対応をとっているのか、必ず確認しましょう。
昨今、セキュリティに対する企業の関心は高まっています。もし、顧客情報が漏れるような重大な問題が発生すると、経営活動に致命的な支障を及ぼしかねません。どんな対策を取っているのか、また実績の有無はリサーチするようにしましょう。
ベンダー開発責任者と会っておく
導入検討時の提案は通常、ベンダーの営業担当が担うことが多いです。しかしながら、実際に個別開発をするのは、ベンダーの開発担当です。システム導入をすることになれば、その方とコミュニケーションを取る機会が増えるはずなので、開発担当者の人柄や能力を知るために、積極的に質問をするようにしましょう。
3. 社内体制を整える
1と2を実行することで、おおむねベンダーの分析レポートは完成できますが、実は大切なことがひとつ残っています。それは社内のプロジェクト体制の整備です。
プロジェクトマネージャーはシステム導入にかかる品質・コスト・工期を常に頭に入れながら、プロジェクト全体を舵取りする役割を担います。
また、プロジェクトマネージャーは誰をプロジェクトメンバーとして参画してもらうかを考える必要があります。
基本的には各部署から専門知識を持っているメンバーを募ることが多いです。その場合はそのメンバーの上長とメンバーがプロジェクトで担当してもらう役割や工数の合意形成を取る必要があります。
最終的には各メンバーの役割を明確にしたプロジェクト体制図を作りシステム導入プロジェクトのスタートする準備を整えていきます。
まとめ
いかがでしたか？ システム導入には技術的・業務的な知見があるほど、検討内容のクオリティはアップします。すべてを一人で決めるのは難しいので、多くの人の力を借りてリサーチするようにしましょう。
