プロジェクトを円滑に進めるために~プロジェクトマネジメントコミュニケーションを意識し成果をUP!

「プロジェクトマネジメント」と聞いて、まずあなたは何を思い浮かべますか? また、それに必要なことは何だと思いますか?
プロジェクトマネジメントを行なうためには、交渉力や統括力、柔軟性など様々な素養が求められます。なかでも、マネジメントを円滑に行ない、プロジェクトを成功へ導くためには、コミュニケーションスキルが必須となります。
今回はプロジェクトマネジメントを行なう上で必要なコミュニケーションスキルについてご紹介したいと思います。

プロジェクトマネジメントとは

そもそも、「プロジェクトマネジメント」という概念を提唱し始めたのは誰なのでしょうか。
それは、1969年に設立されたPMI(Project Management Institute)という団体です。PMIは、プロジェクトマネジメントの知識をまとめたテキストとして、「プロジェクトマネジメント知識体系ガイド」、通称「PMBOK(ピンボック)」を発行しています。最新版は第6版で、日本語版は2017年の11月頃に流通し始めるようです。
PMIがプロジェクトマネジメントをPMBOKで体系化し、プロジェクトマネジメントの概念と重要性を広く世にうたったことで、人々の働き方は大きく変わったと言われています。

ちなみに、PMBOKではプロジェクトを「有期性の業務」の業務として定義しているので、日々繰り返されるルーチンワークはプロジェクトとは呼びません。プロジェクトとは、新たなモノやコトを締め切りに合わせて創り出す活動のことを言うのです。

プロジェクトマネジメントに必要な3つのこと

プロジェクトマネジメントと聞くと難しそうに聞こえますが、コツさえ押さえておけば経験が少ない人でも不可能ではありません。特に次の3つのことを意識して管理することで、どのようなプロジェクトにも対応することができます。

課題管理

ひとつのプロジェクトを動かすためには、必ず課題を洗い出さなければなりません。例えばシステム開発プロジェクトが始まる場合には、「誰のための、何のためのシステムか」、「どういう機能があった方が良いか」、「操作方法はシンプルの方が良いか、それとも多機能な方が良いか」など、目的に合わせた課題が出てきます。課題となる部分をしっかりと見極め、資料を作成しまとめます。

スケジュール管理

最終的なプロジェクト完了期日はもちろん、どの工程をいつまでに行うのか、という明確なスケジュールをたてます。この際、ポイントになるのはタスクの優先順位付けです。1つの課題に対し、複数のタスクが発生しているはずなので、しっかりと優先順位を付けてスケジュールが組み立てるようにしましょう。

あわせて読みたい…「効率アップ!仕事がデキる人のスケジュール管理術」はこちら

成果物管理

課題を解決するために、細かなタスクを実行していくと、次第に成果物が出来上がってきます。

  • 顧客に向けた使いやすいシステムか
  • 必要な項目が入っているか
  • 機能が充実しているか

などというように、アウトプットされた成果物がクライアントに満足してもらえるものなのかどうかを管理する必要があります。

これらの3つの管理を徹底し、プロジェクトを円滑に進めていくために、プロジェクトメンバーには高いコミュニケーションスキルが求められることになります。そのため、PMBOKでは、コミュニケーションをメンバーの性格や技能の問題とするのではなく、コミュニケーションそれ自体をプロジェクトの遂行のために管理する必要のある要素としてみなしています。それでは、どのようにコミュニケーションを管理していけばよいのでしょうか。

コミュニケーション管理で成果をUP!

プロジェクトでのコミュニケーションをマネジメント(管理)するための手順として、PMBOKでは「コミュニケーション計画」「情報の配布」「実績報告」「ステークホルダー管理」の4つのプロセスを提示しています。特に、プロジェクトを円滑に進めるためには、「コミュニケーション計画」がすべての根幹になるため、綿密に計画する必要があります。

コミュニケーション計画とは

コミュニケーション計画は、そのプロジェクトにおいて、いつ、誰が、何を、どのように(何のツールを使うか)などを整理したものです。
たとえば、

  • クライアントとは営業担当者が契約時からメールでやり取りする
  • 社内のプロジェクトメンバーおよびパートナー企業Aはプロジェクトスタート時からチャットツールでコミュニケーションを取り、週1回対面ミーティングを行う
  • パートナー企業Aと業種が異なるパートナー企業Bとは同じチャットツールでもグループを変えて随時ファイルをやり取りするとともに、隔週でオンラインミーティングを行なう

などという形でステークホルダーごとに、どのようにコミュニケーションを取るのかを計画するのです。

コミュニケーション計画をしっかりと立てる1番のメリットは、コミュニケーションミスによる手戻りを回避できることです。コミュニケーション計画をおろそかにしたまま、忙しい中で口頭のやり取りを続けてしまうと、行き違いが出たり、責任の所在がわからなくなったりするほか、「言った・言わない」の論争が起こることになります。

プロジェクトマネジメントコミュニケーションの基礎として、コミュニケーション計画をしっかりと立てることで、無駄なコミュニケーションミスを減らし、より成果につながりやすいプロジェクトの体制を築くことができるのではないでしょうか。

「プロジェクトを円滑に進めるために~プロジェクトマネジメントコミュニケーションを意識し成果をUP!」についてのまとめ

クライアントやパートナー企業、社内でのチームなどとのコミュニケーションがうまくとれなければ、プロジェクトを成功させるのが途端に難しくなります。費用的な問題や技術的な問題ではなく、コミュニケーション不足でプロジェクトが頓挫する、などという事態は避けたいですよね。プロジェクトマネジメントには必ず「人」が関わってきます。「コミュニケーション計画」をしっかり立て、円滑にプロジェクトを進めていきましょう。

効果的なマネジメントの処方箋

組織の潜在能力を引き出してビジネスを成功に導くためには、タスクや時間、そして人に対して、適切なマネジメント(管理)を実践することが必要不可欠です。
しっかりとした方法論に則って、効果的なマネジメントを実現させましょう。

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