社内コミュニケーションを活性化させて最高のチームを作るための5つのポイント

誰もが、最高のチームに所属し、仕事上の成功を収めたいと願っています。最高のチームをつくるためにはよいチームコミュニケーションが不可欠です。コミュニケーションは、仕事のパフォーマンスに大きな影響を与えることができる、大事な要素なのです。企業が、コミュニケーションに効果的な活動や行動を採用して、強いチームをつくることができれば、チーム作りを通して企業の競争力を向上させることもできます。
この記事では、コミュニケーション戦略を改善し、チームを結びつけ、意欲を高める新しい戦術を紹介していきます。この記事で紹介した内容を、最高のチームを作るためにぜひ実践してみてください。

最高のチームを作るためには?

企業が従業員を管理する上で、不足していると問題なこととはなんでしょうか? 以下の5項目が欠けていると、企業と従業員との間にエンゲージメントが得られず、よい仕事やチーム作りに支障がでるといいます。

  1. 職員と管理職とのコミュニケーション
  2. 承認と賞賛
  3. トレーニングや教育機会
  4. スケジュールの柔軟性
  5. 従業員が持つ権限

逆を言えば、上記の5項目の不足を解決できれば、よいコミュニケーションとチーム作りをすすめられると考えられます。従業員が不足を感じがちなことを、解消できるようにするためにはどうすべきでしょうか?

1. 「職員と管理職とのコミュニケーション不足」を解消するには?

仕事に取りかかる前に、まず初めに計画や立案を行おう

「良いアイディアには、それらが持つ潜在的な可能性を実現するための良い戦略が必要です」- Reid Hoffman、LinkedIn創設者

社内コミュニケーションを使ってチームとあなたの会社のために何をしたいですか? どのようにその目標に到達しますか? 今は目標に対して、どこに立っていると思いますか? 改善が必要な点がありますか? あなたは目標をどれくらい達成したいですか?

とりあえず目の前の仕事を片付けようと手を付ける前に、上記のような質問をしてみて、社内のコミュニケーション戦略や計画を作成してください。どのようにレイアウトするかは、あなた次第です。あなたが望むように、それをシンプルで、かつ精密で具体的にしてください。適切に策定された戦略を立てることができれば、あなたは戦略に必要な人材となり、社内のコミュニケーションの成功に効果的です。少なくとも、仕事を何から始めるべきかも分かります。

行動につながるコミュニケーションを心がけよう

「競争力を維持し、ビジネスを成功させ続けようと思う企業は、同僚を関与させ、動機付け、そして鼓舞する必要があります」 – Viktoria Tegard、Virgin Atlantic Airways社内コミュニケーション担当責任者

社内のコミュニケーション活動が最終的に行動に繋がるようにしましょう。ヴァージン・アトランティックのヴィクトリア・テガードが、上記の引用文で言及しているように、社内のコミュニケーションはあなたのチームを関与させ、動機付けて、鼓舞するものであるべきです。伝えるメッセージに行動を促す言葉を含めたり、モチベーションを高めるような言葉や会社のミッションを共有しましょう。そして、特定の業績に対しては個人またはチームに報酬を与えることをはっきりと伝えましょう。

2. 「承認と賞賛の不足」を解消するには?

目的と目標を公開しよう

会社、チーム、個人の目標をオンラインで公開し、目視できるようにしましょう。コミュニケーションがうまく機能していない企業の経営陣の多くは、ビジネス戦略を効果的に従業員に伝えられていません。コミュニケーション不全は、生産性を低くし、また社員に望まない動きをさせることに繋がります。目的や目標を明確にし、自分の立ち位置ややりがい、仕事の達成度を認識させやすくしましょう。チームマネジメントのための目標の定め方については、よいチームマネジメントのための目標の定め方。常に「チーム全体」で目標を達成するためににまとめています。

フィードバックとアイデアのためのチャネルを提供しよう

a-b-c-d-e-fという文字を含む最も短い英単語が「feedback」であることを知っていましたか? それはさておき、フィードバックは企業の存続と成功にとって不可欠です。これには、顧客からのフィードバックだけでなく、従業員からのフィードバックも含まれます。

思考やアイデアの表現が足りないところがありませんか? チームが現場、製品、将来の潜在的な製品、または会社全体についてのフィードバックを提供し、アイデアを共有するためのチャネルを提供できるようにしてください。チャネルはオフィス内のホワイトボードでも、社内の掲示板やチャットあってもかまいません。これらのチャネルを持つことで、素晴らしいアイデアや有益な批判を知ることが可能になるのです。フィードバックのためのポイントは、現代のチームに「刺さる」フィードバックをするための3つのポイントとはに詳しく書いてあります。

内部コミュニケーションを使用して、成功を認識し、賞賛する

ごくわずかでも賞賛でも、社員に対して長期にわたる効果を持ちます。米国心理学会の2012年の調査によると、自らの価値が高いと感じている従業員は、関与、満足度、動機づけのレベルが高いことが分かりました。社内ニュースレターやチャットアプリケーションなどを通じて、個人やチーム、部門の成功を発表し、表彰を行いましょう。従業員の士気をあげることは、企業の生産性や成長にとって有益なことになります。

3. 「トレーニングや教育機会の不足」を解消するには?

従業員のトレーニングを促進しよう

会社は、社員に対してどのような福利厚生や社内資源を利用できるかを伝える必要があります。これには、基本的な健康保険や企業が主催するセミナー、社外で受けるトレーニングの機会、およびキャリア構築のワークショップまでのすべてを含めます。メールやチャット、社内ブログ、または個人のチームミーティングを組み合わせて情報を伝えて、これらの利用を促しましょう。社員が会社を通じて、個人的な教育、専門的分野でトレーニングを行うことによって、長期的には誰もが利益を得ることができます。

ビジュアル化した情報でトレーニングをしてみよう

「ビジュアルはアイデアをかみ砕いて表現してくれる」- Kim Garst、Boom SocialのCEO

よく引用されている統計によると、人口の65%が一般的な学習よりも視覚のほうがより深い理解をすると考えられています。そのため、ビジュアル化された情報や教育は、テキストよりも情報を強い印象で与えることができます。伝えたい内容やトレーニング内容を印刷するのではなく、デジタル化しましょう。テレビをオフィスに設置し、ビジュアルメッセージを表示してもよいでしょう。ビジュアルで行うトレーニングや教育は、きっと強い効果を与えてくれるはずです。

4. 「スケジュールの柔軟性の欠如」を解消するには?

適切なツールを使用しよう

「私はコミュニケーションを促すためのどんなツールも、どのように人々がお互いから学びあうのかという点で大きな影響力を持っていると信じています」- Bill Gates

チームはいつも忙しいので、無駄な摩擦をたくさんひき起こす内部通信システムに煩わされたくはないでしょう。大きな会社ほど、ログインに時間をかけすぎさせられたり、イントラネットに侵入するのに手間取ったりすることもあるでしょう。

そのため、使いやすいチャット専用のアプリケーションを使用したり、可能な限りGoogleドライブなどのクラウドを使用したり、メールやカレンダー、ドキュメントを1つのプラットフォームに統合するなどして、イントラネットに時間をかけすぎないですむように簡潔化をすすめましょう。そのようなツールを使い、時間の使いかたを有効にし、効率化と生産性を向上させていけば、スケジュール調整もうまく機能するようになり、柔軟性も生まれることでしょう。

会議の代わりにオンラインツールを使用しよう

不必要なミーティングは、時間のロスを引き起こす犯人の一つです。不必要なミーティングを減らすために、オンラインチャットを使用したり、クラウドデータ共有などでチーム内の情報伝達や更新、レポートを確認しあいましょう。

働き方の多様性が叫ばれている今日、リモートワーカー、在宅勤務者とも円滑なコミュニケーションを保つ努力が必要です。チーム内にリモート勤務者がいれば、なおいっそうオンラインツールを駆使して、会議を減らし、情報共有を心がけましょう。コミュニケーションを改善していく努力は、リモートワーカーの生産性を向上させることにもつながります。

定期的なプロセスを確立しよう

ひと月に一度、大きな会議で情報共有することが望まれる時代は過ぎ去りつつあります。社員は、一昔よりも時間が早く過ぎていくと感じており、そのため、仕事内容に必要な情報は常にリアルタイムでアップデートしたいと望んでいます。
リモートワークの制度があるなど働き方に多様性のある職場では特に、コミュニケーションをしやすい方法で毎週行うべきでしょう。

可能な限り進捗状況を把握し共有しよう

「計測し、監視しているものはすべて成長する」- Bob Parsons、GoDaddy創設者

企業の業績を定量化し、どのように評価しているかを知ることができれば、社員にも役立ちます。従業員に現在や過去の業績、業績動向、達成目標、およびその目標達成の進捗状況を伝えましょう。企業、異なる部門、さらには個人の目標までの道程を提示することによって、異なるレベルでチームを動機づけすることができます。

5. 「従業員が持つ権限の不足」を解消するには?

部門間のコミュニケーションとコラボレーションを促進しよう

「個人間、グループ間、グループ内、組織内、あるいは組織外のレベルのいずれにおいても、効果的なコミュニケーションはビジネスの成功に欠かせない要素です」- Mike Myatt、N2Growth創設者兼会長

異なる部署間のQ&Aセッションや特別なミーティングを開催し、コミュニケーション、コラボレーション、洞察力の共有を実現しましょう。そうすれば、学んだ内容に加えて、部門が互いに孤立していると感じることを防いでくれます。ほか、他部門を知ればその分、大きな視点を得ることにもなり、権限不足などを感じる前に問題解決できるような助けにもなることでしょう。

また社内コミュニケーションを促進化するヒントが欲しいと思っている人は、あわせてこちらも読んでみて下さい。
よいチームマネジメントのための目標の定め方。常に「チーム全体」で目標を達成するために

ソーシャルメディアの企業関連利用を奨励しよう

私たちは、もうソーシャルメディアの存在を無視することはできません。FacebookやTwitter、Instagramなどで、社員が仕事をしたり楽しんだりしている様子を公式ページに投稿してみましょう。それによって従業員のエンゲージメントや士気を高めることに繋がります。

まとめ

社内コミュニケーションが不足して、社員のモチベーションがさがったり、チーム内でのコミュニケーション不全に陥りそうな問題に直面したら、上記のことをためしてみてください。そしてそのあとで、下記のふたつの考えを理解し、試してみることをおすすめします。

仕事自体も、仕事周辺のことも楽しむ

「楽しみは私がビジネスをしたいと思うことの中核であり、やってきたすべてのことにとって当初から重要だった」- Richard Branson

仕事は楽しいものではないと考えられています。2013年の調査によれば、ミレニアルズの88%が「楽しい職場環境」で仕事をしたいと考えています。仕事は楽しいものであるべきなのです。そのために、仕事内容にも、コミュニケーションにも楽しみを感じられたらよいでしょう。

例えば、チャットアプリケーション内に、特定のチャンネルをつくり、チームメンバーが不気味なニュース記事、面白いYouTubeビデオ、面白いと感じるものを共有したりして親睦を深めている会社もあります。働きながら、仲間意識を築き、楽しみや息抜きをできる新しい方法です。

大義を見失わないようにしよう

「より高い目的に訴えれば、皆が一体感をもって働くことができる」- Fran Maier、Match.com創設者

具体的な目標を共有し、それを伝えることは素晴らしいことですが、それはあなたの会社の重要な目標、使命、その他の文化要素を忘れさせてしまう可能性も有しています。従業員に日々のことに加えて、忘れてほしくない大義やスローガンを積極的につたえましょう。電子メール、デジタルディスプレイ、または社内ニュースレターにそれらを示し、会社が持っている本来の目的や夢、大義を社員に浸透させましょう。

この記事は下記2記事を翻訳、加筆したものです。
https://blog.enplug.com/internal-communications-best-practices-2017
https://www.inc.com/graham-winfrey/10-ways-to-improve-internal-communication.html

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