会社の規模が大きくなったり、業務形態が替わったりなど、ビジネス環境は日々は変化していきます。そんな中、仕事に追われるばかりで社内でのコミュニケーション不足に悩んでいる企業は少なくありません。その結果、生産性が低下してしまったり、会社での人間関係に悩まされてしまう人も増えてきています。ここでは、社内コミュニケーションの目的や重要性、大切な3つの流れ、そしてその改善方法について紹介します。
社内コミュニケーションの重要性
社内でのコミュニケーションがうまくとれていない場合、よく生じるのが目的や目標のズレです。コミュニケーション不足の場合、経営者やチームリーダーなど指示を出す側が目指す方向をうまく伝えられないため、社員やチームの向かう方向がズレてしまいます。
その結果、組織内での一体感が失われてしまいます。また、円滑な社内コミュニケーションがとれていないと、居心地が悪く働きにくいと感じる社員が増え、離職率も高くなる可能性もあります。
コミュニケーションが円滑ではない場合のデメリットは他にもあります。それは、人間関係が希薄になることです。誰かに話せばすぐに解決するような悩みも、ひとりで抱えることにより作業が滞り、精神的な疲労も蓄積されてしまいます。
また、誰が何をしているのかを情報共有できていない場合には、軽微だった問題がいつの間にか大きな問題になっている場合もあります。何かトラブルが発生しても、誰も気づくことができないためです。さらに、誰がどの情報を持っているか分からない状況だと、自分が必要とする情報を持っている人を探すまでに無駄な時間がかかり、作業効率の低下につながります。
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社内コミュニケーションの流れ
社内コミュニケーションには縦、横、全体の3つの流れがあります。大きな企業ではとくにコミュニケーションがおろそかになりがちなため、この3つの流れそれぞれの対策を考えることが大切です。
縦のコミュニケーション
経営陣などの会社の上層部と社員、上司と部下など、立場の上下間、言い換えると縦の関係でおこなうコミュニケーションのことを言います。この、縦のコミュニケーションが不十分になると、上に立つ人間は社員が何を考えているのかわからなくなったり、社員が上に立つ人間の意図がわからなかったりと考え方や捉え方にもズレが生じてきます。
また、縦のコミュニケーションで重要なポジションとなるのが上と下をつなぐパイプの役割を果たす、中間管理職です。中間管理職が上下の立場とのコミュニケーションをとることができていない場合、縦のコミュニケーション不足が発生する可能性が高まります。現場で発生している大きなトラブルや今後の課題点などが中間管理職でとまってしまうからです。そのため、経営陣が問題を察知できず、重大なトラブルに発展する場合もあります。
横のコミュニケーション
縦のコミュニケーションが立場の上下間のコミュニケーションであるのに対し、横のコミュニケーションは事業同士や部門同士、同僚や同期同士など、業務内容が似ていたり連携していたりする職場内でおこなわれるコミュニケーションです。パートナー企業との連携も、この横のコミュニケーションと考えて良いでしょう。この横のコミュニケーションが十分にとれていないと、日常の業務に直結するため、業務効率が落ちたり、トラブルに発展したりする可能性があります。
また、同僚や同期同士でのコミュニケーションは、上下間のコミュニケーションよりも気軽におこないやすい傾向があります。しかし、ここが不十分になると同じものを目指して仕事をすることが難しくなり、仲間どうし高め合うことができず、組織内や職場での一体感が薄くなってしまいます。
全体のコミュニケーション
社員個人同士はもちろんですが、事業や部門、上司や部下、世代などの壁を乗り越え、企業全体でおこなうコミュニケーションのことを言います。全体的なコミュニケーションがおろそかになると、情報共有がうまくできず企業内での意識のずれが生じ、目的意識の共有が難しくなります。問題などに対しての意識が薄くなるため、経営に大きな影響をおよぼす可能性もあります。会社全体の大きな問題に発展することも考えられるので、特に気をつける必要があるでしょう。
コミュニケーションを改善するための対策
大切なのは、大きな問題に発展する前に解決することです。コミュニケーション不足を改善するためのポイントをいくつか見てみましょう。
ビジネスチャットを活用する
縦、横、全体の3つのコミュニケーションの流れをスムーズにおこなうためのひとつの手段として、ツールを活用する方法があります。コミュニケーションツールのひとつとして、最近注目を浴びているのが「ビジネスチャット」です。
ビジネスチャットについての比較をしたいという方は下記の記事を参考にしてください。
上司や同僚とのコミュニケーションがうまくいかない...。こんな風に、社内でのコミュニケーションに課題を抱えている人も多くいると思います。本記事では、社内コミュニケーションを活性化させる５つのツールをご紹介をします。どのツー[…]
対面での会話だと緊張してしまう、かといってメールだと形式も意識して時間がかかってしまう、という場合に特に有効です。ツールによってはスタンプ機能がついていたり、ビジネスに特化した絵文字が入っていたりするため、気軽にコミュニケーションをとることができます。コミュニケーションツールのなかでも、特にリアルタイム性が高いため、効率よく改善することが可能です。ファイルの共有やタスク管理などもできるので、情報共有をするにも便利です。
また、グループチャットを活用すれば一度にたくさんの人にメッセージが送ることができます。一方で、個別チャットで相手を指定して話すこともできるので、他の人にはあまり知られたくない話や、悩みなども解決することができます。
使い方次第で、全方向のコミュニケーションをフォローすることができます。
雑談混じりのミーティング
よくある重い雰囲気の堅い「会議」ではなく、雑談混じりの気軽に自分の意見や考えを話せるようなミーティングをすることで普段のコミュニケーションもとりやすくなります。その場で上司の考えや、部下の本音、実際現場で起こっているトラブルなどの情報共有をすることにより、「これは、現場にいる社員に報告しておいたほうがいいな」「上司にはこの情報を伝達しておいたほうがいいな」など、ひとりひとりの意識も変わってきます。
アウトプットするには、個人の意識が大切になってくるので、社内全体で雑談混じりのミーティングなどをして意見交換しやすい環境を整えておくことも大切です。
飲み会をする
職場にいるとなかなか本音が話せない、ということはありませんか？ 職場では仕事に追われていてついついコミュニケーション不足になりがちです。特に、上司、部下の関係であると、仕事の内容や取り組みだけで信頼関係を深める、というのは難しいかと思います。
そのため、少し仕事から離れ、飲み会という場で日頃の悩みや何気ない会話をしてきっかけをつかむのも有効です。「仕事の時にも話を聞いてあげたい」、「この人になら仕事の相談もしたいな」と思えるような信頼関係を築くことで、普段からコミュニケーションを取りやすくなります。なかなか時間がとれない企業などは、4半期に1回、月に1回、など決まった日にちに飲み会を開催しているようです。なるべくみんなが飲み会に間に合うように作業を終わらせ、参加できるように工夫することで、連帯感も生まれるでしょう。
社内コミュニケーションの重要性とその対策をどう進めるべきかのまとめ
仕事が忙しいと、どうしても自分の仕事で手いっぱいになり、同期や同僚のような近い存在の人とのコミュニケーションでさえ少なくなってしまいがちです。また、「現場で起こっているトラブルや自分の考えを言って上司を怒らせてしまうのではないだろうか？」「こんなこと言ったら口うるさく思われるのではないだろうか……」など立場ならではの悩みがあっても、普段からコミュニケーションが取れていない場合、なかなか相手に相談しづらく感じてしまいます。しかし、相談をしなかったために大きなミスにつながったり、経営に影響を及ぼしたりする可能性があるのです。
社内コミュニケーションは、「会社全体の仕事の目的」をみんなで達成するためには欠かせないものです。いまいち、コミュニケーションがとれていないと感じるのであれば、対策を考え、見直してみる必要があるのではないでしょうか？
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