さまざまなマネジメントについて解説しているTeamHackersが今回紹介するのは、目標設定や目標管理のシーンでよく使われる「KPIマネジメント」です。
混同しがちなKPIとKGIの違いやKPIの設定方法、マネジメントのコツや失敗例を通し、「KPIマネジメント」について考えてみましょう。
KPIマネジメントとは
KPIは、読んで字のごとく「ケーピーアイ」と呼びます。KPIマネジメントについて、まずは基本的な話から始めましょう。
そもそもKPIとは
重要業績評価指標や重要達成度指標を意味する「KPI」は、「Key Performance Indicator」の頭文字をとった言葉です。目標に向かうプロセスの中で、達成度合いを測ったり評価したりする時に用いられています。
ビジネスシーンでは設定したKPIを管理し、目標達成まで導くマネジメントのことを「KPIマネジメント」と呼びます。KPIを導入すると目標達成までのタスクが明確になり、目標の達成可能性が上がるといわれているのです。
KGI・KSFとの違い
KPIに似た言葉に、KGIやKSFがあります。KPIは目標を達成する過程のひとつの指標です。目標達成のプロセスをさらに可視化し、目標達成可能性を上げるためには、KGIやKSF（CSF）を用いて順序立てたプロセスを設定する必要があります。
KGIとは「Key Goal Indicator」の頭文字をとった言葉で、「重要目標達成指標」を意味します。KGIは最終的な目標であり、達成度を計測するための指標です。KGIを設定すると目標が明確になり、クライアントやメンバーの理解や認識が統一されるのです。
KSFは「Key Success Factor」の頭文字をとった言葉で、CSF（Critical Success Factor）といわれることもあります。「重要成功要因」を意味し、KGIを達成するための必要条件を示す指標です。
KPIは目標達成の過程の指標であり、それを積み重ねることで、最終的な指標のKGIを達成できます。対するKSF（CSF）は目標達成に向けて必要な要素を表します。KFS（CSF）を数値化した指標がKPIになるのです。
KPIを設定する目的
ではなぜKGIのみでなく、KPIが必要なのでしょう。KPIを設定する目的について考えてみましょう。
目標達成率や生産性アップにつながる
KPIを設定すると、チームのメンバーやステークホルダーが現状や評価基準を同じ目線で把握できるようになります。目標に向かうためのベクトルや目指すべき数字が明確になるので、チーム内のコミュニケーションがスムーズになり、モチベーションを維持しながらKGIの達成を目指せるでしょう。
そんなチームが作れると、自ずと目標達成率や生産性がアップするといえます。
目標達成に必要な指標が明確になる
目標を達成するために必要な条件はわかっていても、それが数値化できていないと正しく目指すことができません。目標達成までにやるべきタスクやその程度をイメージし、的確に目指すためには、具体的な数字をKPIとして設定する必要があるのです。
KPIマネジメントのやり方
KPIは設定することはもちろん、マネジメントが必要不可欠です。KPIマネジメントでは、KGIやKSF（CSF）を設定して、最短で質の高い目標達成を目指します。
具体的にどのようなことをするのか、詳しくみていきましょう。
KGIを決める
KPIマネジメントでは、最終的な目標であるKGIを設定することから始めます。KPIはあくまで過程なので、目指すべきゴールであるKGIが明確である必要があります。
KGIは具体的な数値にすることが重要です。「チャンネル登録者数を増やす」「売上アップ」のようなKGIでは、曖昧で達成するためのプロセスや条件がわからず、KPIの設定も困難になります。
「なにを」「どうするのか」と細分化し、売上高・利益率・顧客人数のように客観的な数値を伴うように設定しましょう。
・人気YouTuberになる→1年以内にチャンネル登録者数を10万人にする
・売上アップ→今年度の売上を前年度に比べて20%増やす
期限や客観的な数字を伴うようにKGIを設定することで、適切な進捗状況や評価を得られるようになります。
KGIと現状のギャップの確認
次に、KGIに設定した数値と現在置かれている状況にどの程度のギャップがあるのかを確認し、ギャップを埋めるために必要なプロセスを具体化します。
KGIと現状のギャップが大きすぎる場合は、KGIが実現可能かを改めて検討する必要があるかもしれません。一方、ギャップがあまりない場合も目標として適切ではない場合があります。KPIマネジメントをするのであれば、達成する意義のあるKGIを設定しましょう。
KGIが適切であるかを見極めるためにも、現状とのギャップを確認する必要があるのです。
KSF・CSFを洗い出す
適切なKGIを設定できたら、どうすればKGIと現状のギャップを埋められるかを考えます。ギャップを埋めるための戦略を全て洗い出して、KGIの達成に必要な重要成功要因、KFS（CSF）を見つけ出しましょう。
ここで設定したKFS（CSF）がKGIを達成するための具体的なアクションになります。現状を分析した上で多角的に検討しましょう。
KPIを設定する
設定したKFS（CSF）を数値化し、KPIを設定します。
前述したKGI「1年以内にチャンネル登録者数を10万人にする」の場合、以下のようなKPIを定量的に指標として設定するといいでしょう。
・高評価の数
・再生時間
・視聴完了数
・再生時間
・インプレッション数
・クリック数
ここで重要なのが、数値を用いた指標にすることです。具体的かつ実行可能であるかをしっかり考えましょう。また、誰が見てもわかるようなシンプルな数字を設計する必要があります。
KPIマネジメントのコツ
前章ではKPIマネジメントのやり方を解説しましたが、いうほど簡単ではないのがKPIマネジメントです。KPIマネジメントを成功させる5つのコツをまとめてみました。
「SMARTの法則」を取り入れる
適切なKPIであるかを精査するには、ピーター・ドラッカーが提唱したフレームワークである「SMARTの法則」が効果的です。
「SMARTの法則」のSMARTは、以下の頭文字をとった言葉です。
Specific 具体的で明確か
Measurable 達成度合いを定量的に測れるか
Achievable 達成可能か
Realistic 現実的か
Time-bound 期限が明確か
この5つの要素を満たしているかを検証した上で設定したKPIであれば、目標は達成しやすくなると考えられています。
▶︎SMARTの法則をもっと詳しく！
SMARTの法則とは？目標設定の方法を具体例付きで紹介
KPIとその他の指標の関連性を確認する
KPIとその他の指標との関連性を確認することも、KPIマネジメントのコツのひとつです。関連性とは、KPIの数値が上下した際に、各指標の数字にも影響を及ぼすか、ということです。
KPIの数値に変化があるのに、KGIが全く変化しない場合、両者の間に関連性がないことが考えられ、KPIの見直しが必要かもしれません。数値の変化を観察するようにしましょう。
KPIに優先順位をつける
どんなマネジメントでも優先順位は重要ですが、KPIマネジメントも例外ではありません。KPIが複数ある場合、優先順位をつけましょう。
KPIの優先度は数値を調整することで見えてくるはずです。KPIの数値を変えながらKGIへの影響度を検証しましょう。その結果をもとに、どのKPIから取り組むべきかを決めます。
また、重要度と実現度のマトリクスをもとに優先順位をつけることもKPIマネジメントのコツです。実現性・重要度ともに高いものを優先することで、KGIとのギャップが早く埋まるでしょう。
関係者が納得のいく内容にする
KPIやKGIの数値に関して、チームのメンバーやステークホルダーなどの関係者が納得していることが大切です。
KGIを設定した背景はもちろん、KPIの必要性やKGIに与える影響を周知したうえで、達成度の評価基準やリスクヘッジまで共有し、合意を取りましょう。関係者の納得を得ていれば、同じ温度で同じ方向を見ることができるはずです。
例えば、経営層が決めたKPIやKGIを現場が納得していないケースがよくあります。実際に施策に取り組む人が、「そんなKGIは達成できるわけがない」、「KPIに無理がある」などと思うことのないようコミュニケーションを取り、意見に耳を傾けるようにしましょう。
振り返りを定期的に行う
定期的な振り返りもマネジメントになくてはならないものです。KPIの達成度合いや進捗状況をPDCAサイクルを回して検証し、適宜改善を行いましょう。
数字が改善されていてもいなくても、その理由を分析し、より良くする手段を考えます。この検証と改善がKGIの達成を確実なものにします。
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上手に目標設定を行う5つのコツ。フレームワークもあわせて紹介
KPIマネジメントの失敗例
良いKPIマネジメントをするためには、コツだけでなく失敗例から学びを得ることも大切です。よくある3つの失敗例を挙げてみましょう。
従業員のモチベーションの低下を招いている
KPIを設定することが従業員のモチベーションの低下を招いているケースがあります。
KPI設定は関係者全員が理解できるようなシンプルな指標にします。複雑な数値や曖昧な数値では、メンバーごとの目標達成の基準にズレが生じてしまいます。KPIの設定によって混乱を招き、モチベーションを下げることになるでしょう。
また、実現が困難なKPIもモチベーションの低下を招きます。目標値が高すぎるKPIではメンバーに不満を与え、やる前に諦めてしまったり本気で取り組めなかったりします。
特にKPIやKGIが、売上や利益、顧客数などの営業成績に直結する場合、数字に追われてしまい、モチベーション低下につながりかねません。目標達成に執着しすぎると、無理な営業やカスタマーの意思を無視した提案をしてしまうこともあるでしょう。
数字を追うことだけがKPIの本質ではありません。KPIやKGIをトップダウンで設定しないことや、設定した過程や背景を共有すること、適宜見直しをする意思があることなどを丁寧に伝え、モチベーションを低下させないようなマネジメントを心がけましょう。
KPIが複数設定されている
会社内やチーム内でKPIを複数設定してしまうことも失敗につながることがあります。
KPIを設定する時にKSF（CSF）を絞りきれず、それらを盛り込みすぎると、どの指標を優先するかわからず混乱を招きかねません。
KPIは最も効果のありそうな指標に絞って有効性を確かめるもので、複数設定し、実行するものではありません。複数ある場合は優先順位をつけ、ひとつずつ取り組むようにしましょう。
ビジネスの環境にKPIが対応できていない
KPIがビジネスの環境に対応できていないことも失敗につながります。KPIマネジメントには振り返りが大切であることはお伝えした通りですが、環境の変化に対応できているかも、KPIを見直す時に重要なポイントになります。
外的要因で予定がズレた、トラブルが起きた、期限の見立てが違っていたなど、環境が変化した時には、フレキシブルにKPIの見直しをしましょう。
まとめ
目標を達成するためのカギを握っているのが、KPIマネジメントです。目標達成度が数値で可視化できるため、さまざまなビジネスシーンで導入され、業務改善に一役買っているといってもいいでしょう。
チームの強化やメンバーのモチベーションを高めるためにKPIマネジメントを行い、目標を達成できるチームを作っていきましょう。
