社内の情報共有でお困りの方へ 社内のナレッジを蓄積・共有できるツールを5つ比較してみた!

「自分だったらこのように進めるのになぁ」「あの人の知識があればなぁ」と日々の仕事の中で人と情報共有をしたいと思うことはありませんか? 見えない知識を可視化することで、自分の生産性だけではなく、会社全体の生産性向上につながります。共有するのは難しい、どうすればいいかわからないという人に向けて、今回は、ナレッジを蓄積できる人気のツールについて比較を行なっていきます。ぜひこの記事を参考にしてください。

>>「ナレッジマネジメント」記事まとめ

ナレッジマネジメントについて


一般的に企業の経営資源は「ヒト・モノ・カネ・情報」と分かれています。その中でも最近は、情報に注目が集まっていて、知的資産(ナレッジ)である知恵や技術も管理(マネジメント)して利用しようという動きが高まっています。つまり企業や個人が蓄積した知識、経験を企業内に共有をすることで、さらなる競争や生産性向上などの、企業の資源として活用をするということが「ナレッジマネジメント」です。

加えてナレッジマネジメントには、言語されていてわかりやすい「形式知」と感覚的に得られ言語化しにくい「暗黙知」に分かれています。「形式知」は言語化しやすいので共有しやすいです。
一方「暗黙知」は、感覚なので共有がしにくいです。ナレッジマネジメントでは、いかに「暗黙知」を言語化して共有できるかがポイントになっていると覚えておいてください。また「暗黙知」について詳しく知りたい方は下記のリンクを参考にしてください。
プロジェクト成功のために必要な「暗黙知」と「形式知」

失敗事例から学ぼう

次に失敗事例からナレッジマネジメントを成功させるためのポイントについて確認をします。
失敗談で特に多い事例としては、ただツールを導入しただけになってしまうことで本来の役割を果たすことが出来ていないことです。いざ、企業で導入しようとしても社員全員がナレッジマネジメントについての理解がないまま、「上から使え」と言われても活用しようとも思いませんよね? 加えて、操作が難しい、会社外で使えないとなるとますます使う気力がなくなります。なので導入する際には、

  • ナレッジマネジメントの意味を理解させる
  • 簡単で使いやすいものにする
  • 外部からでもナレッジを見れるようにする
  • 小さな規模から導入する

大きく分けてこの4つのポイントを意識することが必要になると言えますね。

ナレッジマネジメントツール比較

ナレッジマネジメントについて簡単に説明したので、ここからは、ナレッジマネジメントを促進するツールについてご紹介をしていきます。

TeamHack

Teamhackではタスクやドキュメントごとにチャット機能がついており、メンバー一人ひとりやチームでの進捗度をグラフで簡単に見ることができます。また無料でのお試し版を体験することができ、容量10GBのビジネスプランでは、1ユーザーあたり、月額1200円、年間契約割引で月額1000円です。ナレッジマネジメントの観点からみると、プロジェクトごとにドキュメントやタスクを分けることが出来るので、プロジェクトのタイトルだけで簡単に自分が欲しい情報にたどり着くことが出来ます。操作も簡単でどこからでも質問できる上、情報として残るのでナレッジマネジメントにおススメのツールではないでしょうか?

  • タスク、ドキュメント毎にチャット機能を搭載
  • 簡単な操作とシンプルなデザイン
  • タスクをナレッジの質問として使うこともできる
  • プロジェクト管理も情報共有も全部1つで完結できる

TeamHackについてもっと詳しく知りたい方はこちら

Yammer


YammerはMicrosoft社が提供しているサービスです。主な機能としては、投稿・返信・いいねなどのコミュニケーションを行ない、企業内でのコミュニケーションを促進するとともに、部署を超えて質問をすることが出来るので、専門的ではないことも質問でき、ナレッジの共有も図ることが出来ます。価格は、無料のBasicプランの他に、1ユーザーあたり330円のEnterpriseプランやOffice365の機能をフルに利用できるプランの3種類あります。

  • コミュニケーションを促進化する
  • 質問を行ないナレッジを簡単に共有できる
  • ファイルを全体で共有が可能
  • モバイル版があるので外部での利用も可能

Yammerについてもっと詳しく知りたい方はこちら

iTutor


iTutorの一番の特徴は、マニュアル作成が簡単にできます。Powerpointの様な感覚的な操作が可能なので時間の短縮にもつながります。またeラーニングといった教材も自分で作れるようになるので、外注する手間が省けるため、コストの節約にもなります。ナレッジマネジメントの観点から見ると、一度やった作業をマニュアル化して共有を行なえば、簡単にナレッジを共有できる他、マニュアルを改良していけば、良質なナレッジが貯まること間違いありません。
価格に関しては、無料で21日のトライアルがあり、その後はオープン価格になっています。

  • 直感的にツールを利用できる
  • マニュアルを簡単に作って共有できる
  • 改良により良質なナレッジが貯まっていく
  • モバイルからでも利用が可能

iTutorについてもっと詳しく知りたい方はこちら

G Suite


G SuiteはGoogleのサービスで、TeamHackと同様に様々な機能が一括に入っています。主なものとしては、リアルタイムで共同編集できるドキュメント機能や表計算のスプレッドシート、カレンダーから音声ビデオ通話といった機能がそろっています。ナレッジマネジメントの観点からみると、ドキュメントなどに書き留めておくことが可能な上、メールなどにも保存が可能なので、色々な場所からナレッジを探すことが出来ます。
価格としては、容量30GBのベーシックプランなら1ユーザーあたり、月額600円、年額6,000円になっています。

  • リアルタイムで共同編集できるドキュメント
  • ファイルを保管しておける
  • 見やすいデザインと操作性が良い
  • 色々な場所からナレッジを探せる

G Suiteについてもっと詳しく知りたい方はこちら

Data Knowledge

Data Knowledgeは国産のツールとして30年以上継続して活用されてきました。主な特徴としては、データを分析して多様なグラフや表として出力が出来たり、ナレッジを組み合わせてグラフを作ることができるので新たな観点から物事が見えます。また操作が簡単なため初心者でも使いこなすことが容易です。Data Knowledgeを活用することでナレッジの見える化を図ることが出来るので、ナレッジを見やすくしたいという人にはおススメなツールです。
価格は、標準のプランで1ユーザーあたり12000円となっています。少し値段が高いですがとても高品質です。

  • 見やすいグラフや表を簡単に作れる
  • ナレッジを検索して利用可能
  • ナレッジの見える化が図れる
  • 30年以上の長い実績がある

Data Knowledgeについてもっと詳しく知りたい方はこちら

まとめ

いかがでしたでしょうか。
ナレッジマネジメントはゴールではありません。そこから得たナレッジで自分や企業を成長させることが目的です。ツールを上手に活用して、ナレッジマネジメントを上手く進めましょう。最後に、チームハッカーズでは今後ともナレッジマネジメントについて紹介を続けていきます。次回もどうぞご期待ください。

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