みなさんの社内はコミュニケーションが活発に行なわれていますか。昨年のHR総研によるアンケート調査(回答企業:229社)によると、8割近い企業が社内コミュニケーションに課題を感じているということが分かりました。現在、社内コミュニケーションを活性化させるために、各企業でさまざまな取り組みが行なわれています。今回は、その具体的な事例を参照しながら、社内コミュニケーションを活性化させるための方法についてご紹介します。
「社内コミュニケーション活性化」のメリットを理解する
HR総研のアンケート調査では、ほぼ全企業が「コミュニケーション不足が業務の障害となる」と回答しています。
社内コミュニケーションが業務において重要であるという理解は一般的なようですが、具体的に社内コミュニケーションが活性化するとどのようなメリットがあるのでしょうか。
コミュニケーション能力についてもっと詳しく知りたい方は、「コミュニケーション能力が大事っていうけど、実際それって何なの？」を参考にしてみてください。
社内コミュニケーションのメリット
- チームワークが生まれ、お互いに助け合う社風が生まれる
- 仕事が効率的にまわり、成果を生み出すことができる
- 社員同士のつながりから、仕事に対するモチベーションが高まる
- 違う視点から、新しいアイデアが生まれる
- 企業のビジョンや他部署の情報が共有され、キャリアプランの形成につながる
このように社内コミュニケーションを活性化させるメリットは、業務に関することだけではなく、社員のモチベーションやキャリアプランの形成にもつながっていると考えられます。
社内でメリットの共有をしよう
このメリットの共有は、企業として社内コミュニケーションの活性化を図るために重要なポイントです。社員一人ひとりがこのメリットを理解したうえで、コミュニケーションを活性化するための活動に取り組むかどうかが、その効果に現れるからです。例えば、この理解がない状態で全社的な取り組みを行なったとしても、「やらされ感」が生まれてしまいます。
社内コミュニケーションを活性化する際に大切なのは、社員がこのメリットを感じて、自発的に取り組む姿勢です。
「社内コミュニケーション」の事例研究
次に実際に企業で行なわれている活動をみていきましょう。
社内コミュニケーションの活性化方法といってもいろいろありますので、ここでは対象別に分けてご紹介します。
部署内のコミュニケーションを活性化させる活動
同じ部署内ではあっても、担当業務が異なる場合、お互いの状況が共有されないといったことがあるのではないでしょうか。
そこである企業では、チームの朝礼を毎朝実施し、それぞれの状況をアップデートする場を設けているそうです。また、個人プレーヤーの集まりで、なかなかチームワークが生まれないといったケースの場合、研修というかたちでメンバーそれぞれのコミュニケーションを図る機会を設け、チームワークの重要性を体感するといった方法を実施している企業もあります。
部署内でのコミュニケーションは、人数が比較的限られるので、もっとカジュアルにランチミーティングや飲み会を設定して、懇親を深めるというのも効果的です。
部門間のコミュニケーションを活性化させる活動
業務上関連する部署同士の場合、仕事の上でコミュニケーションが発生することはありますが、そうではない場合、その部署の人と一度も話したことがないなんてこともあるのではないでしょうか。自分の担当業務で忙しい状態だと、他部署への関心も薄れ、必要性がないと積極的にコミュニケーションをとろうとしないのが、この部門間のコミュニケーションです。
しかし、新しいビジネスのアイデアを生み出すには多角的な視点が必要ですので、部門どうしのコミュニケーションを活性化させることは重要です。したがって、ある企業ではこの横のつながりを強化するために、部門を超えたチームを形成しています。
例えば会社全体のイベントを実施するために、各部署からメンバーを選抜し、そのチームが企画から運営を行なうといった取り組みです。すると1つの担当部署だけで企画するよりも、さまざまなアイデアが生まれ、より参加者にも好評なイベントを実施することができるそうです。
またある企業では、クラブ活動の運営費をサポートし、同じ趣味を持つもの同士が集まるといった活動を実施しています。この活動も部署という枠を超えた活動の1つです。
経営者と社員のコミュニケーションを活性化させる活動
大企業になればなるほど、実際に経営者と社員がコミュニケーションをとることが難しくなります。しかし、コミュニケーションが低下すると、会社全体のビジョンが共有されず、愛社精神の低下にもつながりかねません。
具体的な対策として多く見られるのは、社内報やイントラネットでのコミュニケーションです。社長自ら定期的にメッセージを発信し、ビジネスや社員に対する思いを共有することができます。
また、社員全員が参加対象のイベントを開催することも経営者と社員のコミュニケーション方法です。経営者を交えて年1回のディナー＆ダンスイベントを開催したり屋外のスポーツイベントを開催したり、などといった活動がみられます。
またある企業では、社員に対する表彰式を開催することによって、コミュニケーションの施策としているそうです。なぜなら表彰式は受賞者というロールモデルを通じて、経営のメッセージを伝えることができるからです。勤続表彰や業績表彰は一般的ですが、企業のビジョンに基づいたユニークな表彰を行なう企業もあります。
どのように成果を測る？
このようにさまざまな活動がありますが、その方法が果たして効果的だったのかどうか成果をはかることも重要です。
「なんとなく社員どうしのコミュニケーションが活発になった」、「会議での発言が増えてきた」といったような雰囲気から感じられることもありますが、この方法だと主観的で活動の効果がはっきりとはわかりません。社内コミュニケーションが活性化されたかどうか「見える化」させる方法として、社員満足度調査を実施することをおすすめします。
この調査は社員が本音で回答できるように匿名で行なう必要があります。また社内コミュニケーションの活性化に関連する活動をPDCA化して、よりよい活動につなげるために、定期的に調査を実施することが大切です。その他、精神的病気による休業者数、退職率といった数値からも活動の効果をモニターすることが重要です。
「社内コミュニケーション活性化」に関するまとめ
社内コミュニケーションを活性化させる活動は1回で効果の出るものではありません。定期的に実施し、時間をかけて少しずつ効果があらわれてくるものです。日々の業務に追われてしまうとその活動は後回しにされがちですが、企業風土をつくる重要なものなので、継続して行わなければなりません。そのためにも、効果を見える化し、定期的な活動につなげることが重要です。もしあなたの企業でコミュニケーションが不足しているのであれば、ぜひこの機会に活性化のための活動をスタートしてみてはいかがでしょうか。
もしあなたの企業でコミュニケーションが不足しているのであれば、ぜひこの機会に活性化のための活動をスタートしてみてはいかがでしょうか。
またコミュニケーションをさらに活性化させたいのなら「最高のチームを作るためのアクティビティ集 チームビルディングと言えばコレ！」にて詳細がかかれているのでこちらを参考にしてみてください。
