手軽にタスク管理をしたいなら、スマホアプリがおすすめ！
- 実はタスク管理の必要性がわからない
- タスクを管理する手間を負担に感じている
- 頭の中で整理していればタスク管理はどうにかなる
そんな人でも無理なく使えるように、 「面倒くさがりが選ぶ、省エネで使えるタスク管理アプリ」を紹介します。
「タスク管理は面倒だ」と思っている人におすすめしたい！ タスク管理初心者にもぴったりの「ひとふんばりで始められるタスク管理」について、考えてみませんか？
タスクの「見える化」ってそんなに大事？
タスク管理が負担と感じていたとしたら、ちょっと飽き飽きしているかもしれない「見える化」や「可視化」。タスク管理においても、頻繁に出てくる言葉です。
まずは、その意図を理解するところからスタートしましょう。
タスクを「見える化・可視化」する意義とは
見える化や可視化はビジネスにおいてそれぞれ異なる意味を持っていますが、ここではその詳細は追求せず、「タスク管理において、頭の中にあるタスクを書き出し、目で見てわかるようにすること」と定義します。
タスク管理をするにあたり、タスクの見える化、つまり洗い出しを行うことで、混み合った頭の中からタスクを一度外に出すことができます。
それは、データでいっぱいの重いスマホからクラウドにデータを移行することで、動きを軽くする行為に似ています。また、洗い出すことで「絶対に忘れてはいけないタスクの記憶」から解放されます。
それにより、一つひとつのタスクに集中して向き合うことができる安心感を得ることができます。
頭の中のタスクリストを1日中反芻するストレスは思っている以上に負担であり、「見える化」は自分自身を楽にするための手段なのです。
タスク管理をなぜ面倒だと感じてしまうのか？
タスクを「見える化」する意図に納得できたでしょうか？
今回は、タスク管理を面倒に感じてしまう人が無理なく使えるように、スマホアプリをおすすめしていますが、その理由についても触れてみたいと思います。
そもそも、なぜタスク管理を面倒だと感じてしまうのでしょう。面倒に感じてしまう理由を考えることが次の課題です。
理由1.タスクを書き出したり確認したりするのが面倒
まず考えられるのが、「タスクを書き出したり確認したりする手間と時間」に対し、面倒くささを感じてしまう点。
確かにこの作業は慣れるまでに時間がかかります。
ですが、スマホアプリを使用することで、タスクの書き出しや確認の時間を敢えて取らずにタスク管理ができます。
例えば、電車やバスの移動中や約束より早く着いてしまった時の待ち時間、または、フリーズしたパソコンを再起動する時間などを、タスク管理に当ててみてはいかがでしょう。
面倒くさがりの人ほど「一石二鳥」や「時短」を好む傾向にあるかと思いますので、「隙間時間を使ったタスク管理で効率アップ」というと、途端に心に刺さるのではないでしょうか。
手持ち無沙汰な時間をタスク管理に使うことで、敢えて取り組むという手間を払拭します。
理由2.タスク管理ツールの使い方を覚えるのが面倒
ITツールが苦手な人は、「ツールの使い方が複雑でそれに慣れる手間」を面倒に感じてしまうでしょう。
せっかく慣れてもアップデートするたびに仕様が大きく変わると、またしても操作が面倒で挫折してしまいます。
そこで、操作が複雑ではなく直感的に使用ができるタスク管理アプリを選べば、面倒だと思うことなくタスク管理の操作をマスターできます。
「覚える」という行動を伴わずに使用できるシンプルさが、面倒に感じないタスク管理アプリ操作のポイントとなります。
タスク管理をスマホで行うメリット・デメリット
タスク管理ができるアプリには、パソコンで使用するもの、スマホやタブレットで使用するもの、双方に対応しているものがあります。
ここではスマホで使用できるタスク管理アプリをおすすめするにあたり、スマホ管理アプリにはどのようなメリット・デメリットがあるか、挙げてみました。
スマホアプリのメリット
まず、スマホアプリでタスクを管理する4つのメリットについて触れてみたいと思います。
1.外出先、特にパソコンを開きオンラインにできない環境でも操作が可能
小型で起動の早いスマホだからこそ、操作の手軽さが大きなメリットです。
パソコンを開くほどのスペースがない場所でも、タスク管理の画面を開くことができるので、タスクの追加や確認が簡単にできます。
タスク管理のためにパソコンを起動するのは面倒ですが、スマホであれば起動の時間はかかりません。
また、インターネット接続のない環境でもスマホの回線でタスク管理アプリにアクセスができるため、場所を選びません。
2.移動時間などの空いた時間に気軽に見直しができる
スマホアプリであれば、手持ち無沙汰な空き時間をタスク管理の時間として活用することができます。
電車が到着前のホームやカフェでコーヒーを買う列に並んでいる時には、人間観察や考え事も良いですが、スマホアプリをダウンロードしておき、短時間でもタスクに目を向けてはいかがでしょうか。
3.簡単に操作できるアプリが多い
タスク管理アプリは比較的簡単に操作できるものが多く、難しいチュートリアルを読まずともタスク管理のための操作ができるようになります。
操作が簡単であれば、タスクの追加や変更、見直しも簡単なので、タスク管理が継続しやすくなります。
4.リマインダの通知を目にしやすい
ついうっかりタスクを忘れてしまうことを避けるためには、リマインダを設定します。そのリマインダが最も目につきやすいのがスマホです。
せっかく通知をしても、目にすることがなければ意味がありませんし、スマホアプリであれば、リマインダをオンタイムで受け取ることができるのです。
スマホアプリのデメリット
メリットの裏にはデメリットも存在します。それを踏まえてタスク管理ができるよう、4つのデメリットとその解決策を挙げてみました。
1.小さくて見づらい
タスク管理アプリの画面はスマホで見ると小さくて見づらいというデメリットがあります。
文字のサイズが変更できるようなら見やすいサイズに変更し、色付けや太文字などを活用し、見易くする必要があります。
2.スマホを失くした時や壊れた時にタスクがわからなくなる
スマホを失くした経験がある人は、このデメリットをより実感することでしょう。
まず、バックアップが取れる機能のあるアプリを選ぶことでカバーすることができます。
また、日常的に目を通していれば、直近のタスク程度なら記憶に残るので、入力して終わりにせず、見直しの習慣をつけ目にする機会を増やすようにしましょう。
3.こまめに使用するとスマホのバッテリーに影響する
2 と同様に、バッテリーが切れてしまったらタスクの管理ができなくなりますが、デメリットはそれだけではありません。
使用頻度が高すぎて、万が一スマホの電源が切れてしまったら、電話を受けることもできず、急ぎのメールなどに目を通すことができません。
かと言って、使用頻度を下げる必要はないので、モバイルバッテリーを携帯するなどの対策をとりましょう。
4.通知が多いと集中できない
リマインダのおかげで助かることがある反面、通知が集中の妨げになることも。またルーティンになったタスクの通知は、慣れと油断から見落としやすくなります。
そのため、何から何までリマインダの設定はせず必要なものだけを選んで設定した方が、デメリットを最小限にし、メリットを最大限に生かせるでしょう。
おすすめのタスク管理アプリ６選
これでタスク管理アプリを使用する準備はバッチリです。実際に使用するタスク管理アプリを選んでみましょう。
アプリ内課金のあるアプリもありますが、どれも無料の範囲内で十分活用できるアプリです。
重い腰を上げてタスク管理を始める人に、おすすめのアプリとその機能をまとめてみました。
ToDoリスト 1画面のシンプルチェックリスト
http://simpletodolist.mystrikingly.com/
敢えてリスト1枚だけでできたシンプルなタスク管理アプリです。複数のリストや多様な機能がない分、複雑な動作がありません。
- 主な機能：タスクリスト
- 連携ツール：なし
- デバイス：iPhone、Android、PC
- プラン：無料
こんな人におすすめ
- タスクの書き出し以上の機能は求めていない
- 難しい操作は苦手
- 追加料金なしで利用したい
Focus To-Do ポモドーロ技術＆タスク管理
タスク管理にポモドーロ・テクニックを組み合わせたアプリです。集中力を持続する科学的な根拠に基づいたポモドーロタイマーで、時間の管理をすることができます。
ポモドーロ・テクニックについてはTeamHackersの「キッチンタイマー１つで生産性向上。ポモドーロ・テクニック活用法」で詳しく説明されているのでここでは触れませんが、スマホアプリ「Focus To-Do ポモドーロ技術＆タスク管理」では、リマインダの設定やタスクの色分けにより視覚的にタスクを把握することができます。
- 主な機能：タスクリスト、ポモドーロタイマー、進捗管理、リマインダ
- 連携ツール：なし
- デバイス：iPhone、Android、PC
- プラン：アプリ内課金あり（プロジェクトの上限解除、全デバイス間の共有、バックアップなど）
こんな人におすすめ
- ポモドーロタイマーを楽しく使うことができる
- タスク管理と並行して、集中できるリズムを身に付けたい
- 複数のデバイスで使用したい
付箋todoメモ帳 QuickMemo+
http://flickfrog.com/quickmemo/
付箋でタスク管理ができるアプリです。
カラフルな付箋だけでなく、貼り付ける背景も自由に設定できるので、目標とする画像を背景にその過程となるタスクを重ねていくことで、ビジュアル的にタスク管理を楽しむことができます。
- 主な機能：タスクリスト、メールでのシェア可能、リマインダ
- 連携ツール：なし
- デバイス：iPhone、Android
- プラン：アプリ内課金あり（ページ数上限の解除、広告の非表示など）
こんな人におすすめ
- アナログのタスク管理ならこれまでもやっていた
- ビジュアルも楽しみたい
- リマインダを活用したい
DotHabit
https://www.shutoo.jp/dothabit/
タスク管理をミッション感覚で行うことができるので、達成感やコレクター魂をくすぐります。
タスク管理に特化したアプリではないため、複雑なタスク管理はできないものの、タスク管理が継続できていることが一目でわかるので、モチベーションアップにつながります。
- 主な機能：タスクリスト、リマインダ
- 連携ツール：なし
- デバイス：iPhone、Android
- プラン：無料
こんな人におすすめ
- タスクを管理する習慣を身に付けたい
- コレクションが好き
- 達成感を感じたい
Habitica
https://habitica.com/static/home
タスク管理をゲーム化した、一風変わったアプリです。
ビジュアルもまさにゲーム！アバターを作ることから始まり、タスクを消化することでレベルが上がります。
単純にタスク管理をするよりは余計な時間がかかりますが、レベルに応じ防具やペット、スキルを手に入れたり、クエストなどの機能が開放されたりと、まるでRPGのようなタスク管理アプリです。
- 主な機能：タスクリスト
- 連携ツール：なし
- デバイス：iPhone、Android、PC
- プラン：無料（ゲームに対する課金あり）
こんな人におすすめ
- タスク管理は面倒でもゲームは好き
- タスク管理にご褒美が欲しい
- 日課や習慣も管理したい
Todoist
こちらもシンプルに操作のできるアプリであり、2019年にはエディターズ・チョイスにも選ばれています。
プロジェクトごとの管理や優先度の登録、繰り返し発生するタスクの登録、予定日や優先順位順での並び替えも可能です。
- 主な機能：タスクリスト、タスクの共有
- 連携ツール：Gmail、Googleカレンダー、Googlrドライブ、Slack、Amazon Alexa、Dropboxなど
- デバイス：iPhone、Android、PC
- プラン：アプリ内課金あり（リマインダ、自動バックアップ、生産性の可視化など）
こんな人におすすめ
- 難しい操作は苦手
- シンプルながらも多機能を求めたい
- タスク管理アプリに慣れたら他の管理ツールも使ってみたい
タスク管理アプリを選ぶ４つのポイント
「これなら使えそう！ 」というアプリは見つかりましたか？ 操作が非常にシンプルで
前章で挙げたタスク管理アプリはほんの一部です。最後に、たくさんあるアプリから自分に合ったアプリを選ぶための、4つのポイントを紹介します。
シンプルか多機能か
シンプルであればあるほど操作は簡単ですが、多機能になると少しずつ操作が複雑になっていきます。
「タスク管理で使いたい機能があるか？ 」はアプリを選ぶ上で重要です。
タスク管理に慣れるにつれ、シンプルでは物足りなくなる人が出てくるのも事実なので、最もバランスのよい機能を備えたものを選びましょう。
面倒かどうかはさておき、複数のプロジェクトを管理する場合、シンプルなタスク管理アプリでは十分な管理ができないかもしれませんし、単純な仕事の繰り返しが主であれば多機能である必要はありません。
操作しやすいか
タスク管理はあくまでも、やるべき仕事の管理において発生するアクションのため、タスク管理アプリの操作自体に時間がかかってしまっては意味がありません。
インターフェースの操作性や見やすさは使ってみないとわからないので、ダウンロードして試しに使ってみると良いでしょう。
共有が必要か
チームでタスクの共有が必要であれば、複数で共有のできるアプリを選ぶ必要があります。
無料のアプリでも、複数人での共有は有料プランへの課金が必要になる場合もありますし、そもそも共有ができないアプリもあります。
今は自分自身のタスク管理のみでも、後々誰かと共有する可能性があるのであれば、共有の可否は把握しておく必要があります。
有料か無料か
無料だからといってタスク管理アプリとして物足りないかと言えば、そうではありません。
無料でどれだけの機能が使えるか、有料であれば、月単位での支払いか、買い切りか、調べてみましょう。
タスク管理を行うことで、仕事のパフォーマンスが上がるのなら、有料アプリを使っても損はありません。
タスク管理初心者が有料アプリを使うのはハードルが高いですが、もしタスク管理に効果を感じたら検討してみても良いかもしれません。
まとめ
気軽にタスク管理を始める方法として、スマホアプリを紹介しました。
タスク管理ができるようになると、圧倒的に仕事の効率が上がると言われています。
一見面倒に思えるタスク管理も、『やりたいことをやるために「やるべきこと」を管理する』手段であり、やりたいことをやる時間を確保するために有効な管理術なのです。
そしてタスク管理アプリで管理をすることに慣れたら、もしくは物足りなさを感じ始めたら、タスク管理と並行して運用できる様々なツールの世界にも目を向けてみてはいかがでしょうか。
実は、面倒くさがりな人こそタスク管理アプリやツールを活用し、効率の良い働き方を見つけて欲しいのです。
