コミュニケーションとは、お互いの考えや気持ち、感情を伝え合うことです。挨拶を交わしたり世間話をしたり、コミュニケーションを取る方法は多岐にわたります。
プライベートはもちろん、ビジネスでもコミュニケーションを取ることは大切と考えられています。ビジネスでは、コミュニケーション能力は評価の対象となることも少なくありません。
この記事では、コミュニケーションの大切さやメリット、円滑なコミュニケーションのポイントを紹介します。
コミュニケーションの大切さ・重要性
ビジネスにおいてコミュニケーションが大切であることはご存じの方も多いでしょう。では、なぜコミュニケーションが大切と言われているのでしょうか。ここでは、コミュニケーションの大切さや重要性について解説します。
人間関係を良好にする
社会生活を送る上で、重要となるのが人間関係です。良好な人間関係を構築するためには、円滑なコミュニケーションが欠かせません。コミュニケーションを取ることで、お互いのことを知ることができ、自然と信頼し合えるようになります。無理することなく関われる人間関係は、自身の安心感や満足感にもつながり、精神的にも健康な生活が送れるようになるでしょう。
自分の気持ちを伝えやすくなる
コミュニケーションを取っていない相手に対し、自分の感情や気持ちを伝えることは難しいものです。「言いづらい」「理解してもらえないだろう」という考えから、自分の気持ちに蓋をしてしまう方も多いでしょう。
自分の気持ちや感情は、言葉にしなければ相手には伝わりません。日頃からコミュニケーションを取り、信頼関係を築き上げておくことで、自分の気持ちを伝えやすくなります。
相手への理解が深まる
たった1回のコミュニケーションでは、相手のすべてを理解することは難しいでしょう。相手への理解を深めるためには、コミュニケーションの積み重ねが重要です。相手のことを深く知れば知るほど、強い信頼関係が生まれ、自分の気持ちも伝えやすくなります。また、異なる価値観を持つ相手を理解することは、自身の視野を広げるきっかけにもなるでしょう。
ビジネスシーンにおけるコミュニケーションを取ることの5つのメリット
近年、テレワークやリモート会議などのオンライン化が進み、対面する機会が減少したことから、ビジネスシーンではコミュニケーション不足になりつつあります。しかし、コミュニケーションを取ることで得られるメリットがあることをご存じでしょうか。ここでは、5つのメリットを紹介します。
業務の効率化
チームや組織に所属している場合、社内・社外問わず、さまざまな関係者との意思疎通が欠かせません。いかにスムーズに意思疎通ができるかどうかは、コミュニケーションの有無が大きく影響します。円滑なコミュニケーションが取れていれば、意思疎通や情報共有がスムーズになり、業務の効率化が向上するでしょう。
また相互理解ができていれば、誤解やすれ違いが起こる可能性が低くなります。ミスやトラブルを減らすためにも、コミュニケーションが必要なのです。
生産性の向上
コミュニケーションの有無は、生産性にも影響を与えます。例えば、コミュニケーションが取れていないチームは、「誰かがやってくれるだろう」と他人任せになってしまったり、作業が重複してしまったりと、生産性が停滞しがちです。
一方で、コミュニケーションが取れているチームは情報共有ができているため、協力し合いながら効率よく物事が進められます。業務において無駄を生まないことは、生産性の向上につながります。
従業員満足度の向上
「従業員満足度」とは、従業員が職場にどれくらい満足しているかを表す指標です。少子高齢化や人材の流動化が進む今、企業でも従業員満足度の向上が重要視されています。
従業員満足度を左右するのは、仕事内容だけでなく、職場での人間関係も大きく影響します。コミュニケーションが取れた職場は、お互いに協力し合える良好な人間関係が築けているため、従業員満足度の向上も期待できるでしょう。
離職率の低下
コミュニケーションのとれた職場は、長く働きたいと感じる人が増え、人材が定着しやすい傾向にあります。つまり、コミュニケーションを活性化することは、離職率の低下につながるでしょう。
日頃からコミュニケーションを取り、信頼関係を構築できていれば、不安や悩みの相談がしやすくなります。また、同僚や部下のいつもとは違う様子から、悩みにいち早く気づけるかもしれません。悩みを1人で抱えるのではなく、誰かに相談することで問題を解決できれば、業務にも集中しやすくなるでしょう。
顧客満足度の向上
コミュニケーションの活性化により、生産性の向上や離職率の低下などが実現すれば、従業員の満足度は向上します。業務にも意欲的に取り組むことができるため、サービスや質も向上するでしょう。サービスや質の向上は、結果的に顧客満足度の向上につながります。
社内で円滑なコミュニケーションが取れていれば、社外とのやりとりもスムーズです。取引先との商談でスムーズな交渉ができたり、潜在ニーズを引き出したりといったやりとりも、顧客満足度の向上につながります。
コミュニケーションに必要な3つの能力
ビジネスシーンでは、営業力や企画力なども大切ですが、コミュニケーション力も重要視されています。コミュニケーションには、「傾聴力」「伝える力」「質問力」の3つの能力が必要です。それぞれどのような能力なのかを解説します。
傾聴力
円滑なコミュニケーションを取るために身につけておきたいのが「傾聴力」です。傾聴力とは、相手の話に耳を傾け、考えや本心を的確に理解する能力です。
傾聴力は、ただ話を聞くのではなく、「相手を理解すること」が重要です。相手の話を聞き流しているだけでは、相手の本心を的確に理解することはできません。話している内容に加え、その背景や感情を深く理解できるよう、積極的な姿勢で聴くことが傾聴力の向上に効果的です。
傾聴力を活かしたコミュニケーションを取ることで、より深い信頼関係や良好な人間関係の構築ができるでしょう。
伝える力
「伝える力」とは、自分の意見や気持ちを相手に伝える能力です。伝える力が弱い場合、「伝えたつもりだが、伝わっていない」「誤解を招いてしまった」という結果になります。場合によっては、トラブルの元になり、信頼関係が揺らぐ恐れもあるでしょう。コミュニケーションでは、自分の意見を正確に相手に伝えられるかが重要です。
ビジネスでは、取引先との商談や上司への報告など、伝える力が必要となるシーンが幾度とあります。いかに相手を説得させるか、いかに相手の感情に訴えかけるかなど、伝える相手や内容などに応じて、適切な手段を選択できる伝えられる力が求められます。
質問力
「質問力」とは、疑問点や不明点などを相手に問う能力です。質問力はコミュニケーションを円滑にするだけでなく、仕事のパフォーマンス向上にも有効です。
コミュニケーションでは、相手の意図を正確に理解することが大切です。不明点や疑問点が生まれた際には、質問し、解決しなければ、正確に理解することはできないでしょう。とはいえ、何でも質問をすれば良いというわけではありません。相手に「何を知りたいのか」を的確に質問する必要があります。
質問することは、相手への理解が深まるだけでなく、相手の視野を広げるきっかけにもなり得ます。質問によって新たな課題やニーズを引き出せれば、仕事のパフォーマンスが上がり、信頼し合える人間関係も構築できるでしょう。
コミュニケーションの7つのポイント
ビジネスにおけるコミュニケーションの大切さを理解した上で、実践へと移りましょう。コミュニケーションを上達させるためには、おさえるべきポイントがあります。ここでは、コミュニケーションの7つのポイントを紹介します。
元気な挨拶
コミュニケーションの基本でもあり、最も大切なのが挨拶です。ビジネスでは、「おはようございます」「おつかれさまです」など、一日に何度も挨拶をする機会があります。しかし、流れ作業のような挨拶では、相手に届きません。元気な挨拶をして不快に感じる方はいません。相手の目をみて、元気な挨拶を心がけましょう。
相手のいいところを探す
コミュニケーションでは、相手のいいところを探すことも大切です。特に、苦手な相手の場合は、嫌なところに目がつきがちなので、意識的に相手のいいところを探しましょう。いいところを見つければ、苦手な相手にも敬意をもてるようになります。
また、今まで知らなかった相手と自分との共通点や、意外な一面を発見できるかも知れません。相手のいいところを探すことで、苦手意識が和らぎ、コミュニケーションも円滑になるでしょう。
話すと聞くのバランスは3:7
円滑なコミュニケーションを目指すなら、会話のバランスも意識しましょう。会話の理想的な割合は、「話す」が3割、「聞く」が7割です。相手の話をじっくり聞くことは大切ですが、聞くだけではコミュニケーションは成り立ちません。
自分の話は3割程度に抑え、7割は聞き役になることで、会話が弾みやすくなり、円滑なコミュニケーションが成立します。
ミラーリングを行う
コミュニケーションでは、「ミラーリング」も効果的です。ミラーリングとは、相手の言動や仕草を真似することで、相手が自分に対して親近感を覚える心理的効果のことです。
初対面の相手と、急に親密になることは難しいでしょう。ミラーリングを活用し、相手に親近感を覚えてもらうことで、初対面の相手ともスムーズなコミュニケーションが取れるようになります。
相手の言うことをまずは受け入れる
自分と相手との意見が、必ずしも同じとは限りません。コミュニケーションでは、相手の言うことをまずは受け入れる姿勢が大切です。
相手の意見をすぐに否定してしまったり自分の意見を押し付けたりしては、相手が嫌悪感を抱いてしまいます。場合によっては、今後のコミュニケーションが取れなくなる可能性もあるでしょう。
一旦相手の言うことを受け入れた後に自分の意見を伝える、「会話のキャッチボール」を心がけると良いでしょう。
相手の目線に立ってわかりやすく伝える
意見や気持ちを伝える際には、自分目線で考えることが多いでしょう。しかし、円滑なコミュニケーションには、相手の目線に立つことが大切です。
例えば、専門用語を簡単な言葉に言い換える、わかりやすい具体的な例を出すなどが有効です。相手の目線に立ち、どうしたら伝わるのかを考え、言葉選びや伝え方を工夫しましょう。
結論から話す
ビジネスシーンでは、限られた時間の中で、効率の良いコミュニケーションが求められます。結論が見えない状況で、ダラダラと話しているだけでは、時間ばかりが過ぎてしまい、何が言いたいのかが相手には伝わりません。効率の良いコミュニケーションを取るためには、結論や伝えたいメッセージから話しましょう。
一方で、話題によっては、結論を最後に伝えた方が良い場合もあります。シチュエーションや話す内容によって、結論を伝えるタイミングを見極めましょう。
まとめ
社会生活を送る上で欠かせないコミュニケーションは、良好な人間関係を構築するだけでなく、ビジネスでの業務の効率化や生産性の向上にも効果的です。
一方的に話すだけでは、コミュニケーションは成立しません。相手の意見に耳を傾けながら、自分の意見も伝え、お互いの理解を深めることが、円滑なコミュニケーションにつながります。コミュニケーションの大切さを理解し、仕事のパフォーマンス向上を目指しましょう。
