皆さんは「タイムトラッキング（時間管理）ツール」を利用されたことがありますか？タイムトラッキングツールとは作業にかかった時間を計測し、より時間を有効に使う「タイムマネジメント力」を高めてくれるツールです。最近ではスマホから簡単に操作でき、手間なく簡単に時間を計測できるものが増えてきています。今回は、そのような時間管理に役立つツール・アプリについてご紹介していきます。
タイムトラッキングツールとは
タイムトラッキング（時間管理）ツールとは、作業時間を計測することによって「各タスクにどれくらいの時間がかかっているのか」をグラフに起こし、可視化するITツール・アプリのことです。タイムトラッキングツールを使うと、客観的な立場から時間の使い方を見直すことができ、無駄な時間の削減や生産性向上につながります。
タイムトラッキングツールを使うことには様々なメリットがあります。ここでは「(1)集中力が高まる (2)時間の使い方の見直しになる (3)モチベーションの向上になる」の３点をご紹介します。
(1)集中力が高まる
まず、毎回作業の時間を計測することにより、集中しなくてはならないという緊張感が生まれます。これは、だらけてしまっている時間が計測時間に含まれてしまうと、わざわざ計測してチャートにまとめる意味がないと意識するからです。
また「タスクごと」に時間を計測するので、タスクの切れ目を意識して仕事を進めるようになり、同時並行で違う作業を行わない（マルチタスクをしない）習慣も生まれます。その結果、「1つの作業を行っている最中に、他のタスクが気になって手を出してしまう」といったことが少なくなり、目の前の作業に集中して取り組めます。タイマー機能のあるツールを選べば、最初に必要な時間を決めてから作業に取り掛かることができるので、さらに効果的でしょう。
(2)時間の使い方の見直しになる
作業時間をグラフにすることで、不必要なことに時間を使いすぎてはいないかを客観的に把握できます。その結果、より時間を有効に使い本当に必要なことに時間を使うためにはどうすればいいか、具体的なアクションを考える手助けになります。またツールによっては休憩時間を自動で計測する機能を持っており、休憩時間のとりすぎなど、怠けてしまう原因の予防にも役立ちます。
(3)モチベーションの向上になる
筋トレや読書など、持続したいことの習慣化にも時間計測は効果的です。タイムトラッキングツールでは使った時間をチャートにして視覚的に確認できるので、前週との比較が簡単にできます。日々費やした時間がグラフになって表示されるので、モチベーションの維持・向上にもつながります。
目的別！タイムトラッキングツールの選び方
では、数あるタイムトラッキングツールの中から、どのように自分に合ったものを選べばよいのでしょうか？ここでは、「タイプA：ビジネス中心に使いたい場合」「タイプB：読書やジムなど、プライベートでも使いたい」の二つの目的別でお勧めのツールを紹介します。
タイプA：ビジネス中心に使いたい
職場で作業時間を計測したいという方には、PC対応またはWEBブラウザから開けるツールを選ぶことをおすすめします。特にChrome拡張機能に対応しているツールでは、ワンクリックで簡単に記録を始めることができるのでおすすめです。またプロジェクト単位・チーム単位で使いたい場合は、複数人で共有可能なものを使うとよいでしょう。この場合、在宅勤務制度を採用しておりチームが集まって作業できない場合でも、各自が今何の仕事をしているのかをツール上で確認することができます。
タイプB：ビジネスとプライベートの両方で使いたい
「毎朝のジョギングの時間を計測したい」「スマホを使う時間を減らして読書に充てたい」など、自己管理や生活習慣の改善のためにタイムトラッキングツールを使いたいという方も多いと思います。そんな方は、どこにいても記録できるようにスマホアプリで利用可能なものを選ぶとよいでしょう。またモチベーション向上につながるので、記録した時間をグラフ化する機能や色などをカスタマイズできる機能があるものを推奨します。
タイプA：ビジネス専門・おすすめタイムトラッキングツール3選
1．「Team Hack」－チームでのタスク管理・時間管理はこれ1つでOK
Team Hack：https://teamhack.io
《特徴》
- タスクごとに担当者を設定して時間を計測できる
- 担当者が作業にどのくらいの時間がかかっているのか一目瞭然
- チャット機能もついているので進捗を確認しやすい
《ユニークポイント》
タスクごとに担当者を設定でき、各自が時間を計測できるシステムになっています。そのため、各メンバーが今どの作業を行っているのかをすぐに確認できます。チャットやファイル添付など、チーム単位のプロジェクト管理に必要な機能をすべて備えたビジネスツールです。
《チェック項目》
- 機能：担当者設定・締切日設定・ファイル添付・チャット
- 対応デバイス:PC（WEB）、〈スマホ版は4月以降配信予定〉
- 日本語対応：〇
- 費用：無料版あり。ビジネスプラン（容量無制限）は月額1200円。
2．「TRACKING TIME」－サクサクと時間計測！無駄のないUIが心地よい
TRACKING TIME：https://trackingtime.co/
《特徴》
- 直感的に使える、すっきりとしたデザイン
- 音楽アプリにも似た使い心地で、サクサクと時間計測できる
- チャート機能の付いたPCでの利用がお勧め
《ユニークポイント》
タイムトラッキングツールやITに慣れていない人にもおすすめしたい、シンプルで無駄のないUIが特徴的。チャートも「プロジェクト別」「タスク別」「時間別」などのように表示方法を変更できるので、より詳細な時間管理が可能です。
《チェック項目》
- 機能：チャート機能・締切日設定
- 対応デバイス:iPhone, Android, PC（WEB・インストール）, Chrome拡張機能
- 日本語対応：✕
- 費用：無料版あり。PRO版（4人以上のチーム利用）は月額$4.99．
3．「Time Crowd」－チーム員の稼働状況をリアルタイムで把握できる
Time Crowd：https://timecrowd.net/
《特徴》
- タイムトラッキングの面倒さを排除！最短１ステップで計測可能
- SlackやGoogle Calenderと連携可能
- リアルタイムでチームのメンバーの稼働状況が分かる
《ユニークポイント》
他ツールとの連携・スマホ対応などユーザビリティにこだわったアプリです。チームのメンバーが今何の作業を行っているのかがわかるので、リモートワーク導入企業でも活用されています。日本語対応なのも嬉しいポイントです。
《チェック項目》
- 機能：担当者設定・チャート機能
- 対応デバイス:iPhone, Android, PC（WEB・インストール）, Chrome拡張機能
- 日本語対応：〇
- 費用：個人利用なら無料、通常プラン（チーム利用）は月額500円。
タイプB：自己管理・生活管理に役立つタイムトラッキングツール４選
4．「toggl」－シンプルだから続けやすい、時間管理ツールの王道
Toggl：https://toggl.com/
《特徴》
- タグ付やプロジェクト設定などでタスクをわかりやすく整理
- カレンダーと連携して、その日の予定を作業記録として登録できる
- スマホ・PC・タブレットなど様々なデバイスで同期が可能
《ユニークポイント》
「Tracking Time」同様、シンプルで操作方法が分かりやすいUIになっています。一度登録したタスクであれば、スタート・ストップボタンを押すだけで、手間なく時間の計測が可能です。スマホ・パソコンどちらからでも使いやすいデザインです。
《チェック項目》
- 機能：タグ付・チャート機能
- 対応デバイス:iPhone, Android, PC（WEB・インストール）, Chrome拡張機能
- 日本語対応：✕
- 費用：無料
5．「Focus-to-do」－集中力を向上したい人におすすめ
Focus-to-do：http://www.focustodo.cn/
《特徴》
- 【25分作業＋5分休憩】を1サイクルとして時間を計測
- 目の前の作業に集中して取り組むことを促進
- 集中時他のアプリを使用禁止にする、アプリホワイトリスト機能
《ユニークポイント》
「25分の作業＋5分の休憩」を1セットとして繰り返す、ポモドーロ・テクニックを活用できるアプリです。（ポモドーロ・テクニックについて詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。）短時間で区切って作業をするので、集中力やモチベーションの向上が見込まれます。
《チェック項目》
- 機能：チャート機能・通知・優先度設定
- 対応デバイス:iPhone, Android, PC（インストール）
- 日本語対応：〇
- 費用：無料
6．「ATracker」－「あったらいいな」を全て備えた時間管理ツール
Toggl：http://www.wonderapps.se/atracker/
《特徴》
- ロック画面からでも計測スタート／ストップボタンが押せる（iOS限定）
- アイコンや色を自由にカスタマイズできる
- 集中力を高めるタイマー機能
《ユニークポイント》
数百種類のアイコンや好きな背景が設定できるなど、毎日開きたくなる楽しさにこだわったデザインです。アプリが起動していないときやiPhoneがスリープモードの時でも時間の計測が可能です。
《チェック項目》
- 機能：チャート機能・通知・アイコン設定・背景画像設定
- 対応デバイス:iPhone, Android, PC（WEB）
- 日本語対応：〇
- 費用：無料版あり（登録できるタスクは５つまで）。WEB版は$2.99、PRO版は$4.99（AndroidのPRO版は$2.99）。
7．「CotoGoto」－AIと会話しながら自然にライフログを記録
Toggl：https://www.cotogoto.ai/
《特徴》
- 人工知能と会話しながら作業記録を残せる
- Facebook MessengerやLINEと連携可能
- 作業場所や感情の変化を加味した分析機能
《ユニークポイント》
毎日の会話を人工知能と楽しみながら、作業内容を記録できるユニークなアプリとなっています。LINEやSlackなどお使いのチャットツールと連携することができます。
《チェック項目》
- 機能：会話機能・チャート・分析機能
- 対応デバイス:iPhone, Android
- 日本語対応：〇
- 費用：無料
まとめ
ここまで、タイムトラッキングツールを使うメリットと選び方のポイント・おすすめのツール７選をお伝えしてきましたが、いかがだったでしょうか。作業時間を計測することで、時間の使い方を見直すことができ、優先度の高い作業に時間を回せるようになります。タイムトラッキングツールを使うことを習慣化して、時間の有効活用・生産性向上を目指しましょう。
【PR】TeamHackで、タスク管理を驚くほどラクに。
TeamHackは、「業務コミュニケーションのしやすさ」に特化したオンラインワークスペースです。従来のタスク管理ツールにはなかった「タスク管理とチャットが同時にできる機能」を実装したことで、複数のツールを行ったり来たりする無駄な時間を大幅に減らすことができました。TeamHackを使って、チームの生産性向上を目指してみませんか？
