忙しくても、自分の時間を確保するための11の提案

忙しい毎日、自分の時間がないと頭を悩ませてはいませんか?
忙しいときこそ、どのようにタスクを進行していくか(やるべきことを効率化したり、やるべきことを手放す、あるいは外注するなど)を考えるために自分の状態を俯瞰的に確認することが大事です。そうすることで自分の時間を作っていくことができます。ライター個人の経験では、自分の時間がない時期は、子供が小さいときがピークでした。自宅で仕事をしているので、子供に手がかからないときは仕事、あとは必要な家事、子供の世話、などを延々と行なっていたので、自分の時間はまったくありませんでした。ほんの30分、外にでて意味もなく散歩をしたり、コーヒーを飲む、ということがどれだけ貴重なことであったか、それは自分の時間がない! という経験をしなければ、わからかったことです。

ビジネスパーソン、主婦、そして小学生、幼稚園のママとして、(もちろん妻としても!)毎日を送っていくなか、いまも自分の時間は少ないですが、何年もかけて習得できた、自分の時間をつくるための工夫をご紹介します。

①いましていることを紙に書く


忙しくしていると、頭のなかに、「これとこれとこれをしなくちゃ! そういえばあれはどうしたっけ?」などと、ごちゃごちゃとタスクが浮かんできませんか?

その状態を続けていると、頭が混乱してしまい、すぐにすべきことはどれなのか、判断に時間がかかってしまいます。まず頭のなかに浮かんでいる注意信号の案件やタスクを、手帳でもメモでもよいので紙に羅列しましょう。そうすると、しなくてはいけないことを頭が連呼し続ける状態から抜け出せます。

仕事のものだけでなく、プライベートで気になっているやるべきことも書き出すのを忘れないで下さい。仕事とプライベートをわける必要はありません。仕事中にランチにいくとき、ついでにプライベートで必要なものを買ったりもできるのですから。

②行なうべきことの優先順位をつける

すべきことを列挙できたら、次は優先順位をつけましょう。
自分がしていること・すること・すべきことのタイムスケジュールを作りましょう。
それができれば、断るべき案件、ランチの誘いなど、迷いなく断ることができます。

>>「ToDo管理ツールがあなたの人生をかえるかもしれない意外な理由」を読む

③断ることを恐れない

断りづらい仕事やランチ、ついつい引き受けてしまって時間をかけたかった仕事が後回しになった経験はだれしもあることでしょう。

何でも屋になってはいけません。できることと・できないことの線引きをしっかり行ない、断るべきことは断って下さい。ただし断る際には相手に対して冷たくせず、次は手伝える、次の誘いを楽しみにしている、などと関係をつなげる気遣いを忘れないようにしてください。

断ることで、本来あなたが行なうべき仕事を周囲に明らかにでき、集中できる環境をつくることができるのです。断ることで嫌われるような関係はそれまで、です。何でも屋ではなく、スペシャリストとして行動するようにしましょう。

④手帳やメモを必ずいつも携行する

ランチのときやオフの時間に、ふと重要なことを思いついたり、書き留めたいことが浮かぶことはよくあります。そんなとき「メモがなかったせいで大事なアイデアを忘れてしまった」ということのないように、どんなときであろうと、必ず手帳かメモを持っていきましょう。やり残したことや、忘れていたことを思い出そうとする無駄を省くことができます。

>>「タスク管理は、やっぱり手帳が一番いい!」を読む

⑤すきま時間を有効につかう

銀行の窓口の順番を待っている間、通勤通学の間など、何かを待っていたり、手があいたときの時間をカウントすると、意外と長い時間をそれらに使っていることがわかります。なので、このようなときにさっとできるようなことを用意しておきましょう。

例えば、お礼状や、送り状の記入、SNSの更新、目を通さなくてはならない資料や本を読むなどなど、すきま時間でできることは意外と多いものです。今あれがあればあのタスクができたのに……などと後悔しないですむように、すきま時間にできることリストや材料を把握して、準備して持ち歩くようにしておきましょう。

⑥タスク変更が気分転換になる場合、それを行なう

家で仕事をしていると、部屋のちらかりが気になって集中できず、カフェに行って作業をすることになる、という人もいることでしょう。

ですが、部屋の掃除をタスクのひとつと考えると、掃除が気分転換になり、仕事が捗るようになる場合もあります。そんな相乗効果が望める場合はタスク変換を積極的に行ないましょう。ライター自身の場合、パソコンでライティング作業を行なっていて書くことに疲れてしまったら、文章を書くことと真逆の作業(たとえば画像の加工作業など)を行なって脳を使う部分を変えて仕事を進めるときがあります。やると決めた仕事を中断して別の仕事をすることに抵抗がある人もいるでしょうが、疲れがでてきたときには別の作業をすることもお勧めです。

⑦いましていることだけに集中する

タスク変換と相反するようですが、何かをしているときに、違うことが頭に浮かんできてしまい、それに気をとられて先に行なっていたことが進まないことはありませんか?

同時進行が得意な人はかまいませんが、そうではない人は、どんなに気になる案件があってそのことで頭がいっぱいだとしても、優先順位づけをして、いまするべきことでないと確かにわかっていることであれば、まず優先させている、そのとき行なっていることだけに集中するようにしてください。そうすることが、すべてのToDoを終了させる近道です。どうしても集中できないときは、気になってしまう内容を紙に書いたり、PCのメモに落としたりしてよけいな考えが浮かばないようにしましょう。

⑧仕事を内容、場所、時間でグルーピングして行なう

メールチェックばかりしていると、他の仕事に手がまわらなくなってしまいます。

メールの時間を始業時と午後の決まった時間に行なうなど、自分と周囲のバランスよい時間帯にまとめて実施しましょう。ほか、コピーや画像のとりこみなど、機器につきっきりになる業務などがあれば、場所しばりで仕事を行ない、デスクと機器をいったりきたりする時間を節約します。決まった時間に業務を行なう必要があれば、その仕事に集中できるよう、他の件が入らないようにブロックしましょう。

仕事を脈絡なくひとつひとつ行うのではなく、グルーピングすることで効率化をはかり、自分の時間をとれるようにしましょう。

⑨SNSを使う時間を決める・コントロールする

毎日何気なくみているSNS。以前はFacebookだけだったはずなのに、気づけばLINE、Twitter、Instagram、TumblrやSnapchatなどと、利用サービスが増えてきたという人も多いことでしょう。

2016年8月の日本経済新聞の記事で、日本人のSNS平均利用時間は一日19分というICT総研による調査結果が紹介されています。この時間を短いと思うかもしれませんが、上位5カ国では毎日3時間を超えて使用しているという結果があり、日本人の利用時間もますます増えていく傾向にあるでしょう。
参考:https://www.nikkei.com/article/DGXLASDZ08H2I_V10C16A8TJC000/

SNSにフォローしたい人物が何人もいれば、それぞれのSNSをチェックするだけでもかなりの時間を要してしまいます。自分の時間をSNSに費やすことが気分転換や癒しになる人はかまいませんが、自分の時間を少しでも増やしたい人は、利用する時間を必要最低限にしていくべきでしょう。

あなたがフォローしている相手についてよく考えてみてください。その相手は、あなたがアカウントを開設したときにはフォローしたい内容をそなえていたかもしれませんが、現在もなお、フォローしたい相手なのでしょうか? SNS使い始めてから時間がたつなかで、もう自分に必要のないフォロー先はないか、フォロー先の整理を行なってみましょう。そして、フォローしたい相手は、友達なのか、憧れの存在なのか、仕事上で役立つことなのか、もう一度吟味して自分がフォロー先に求める条件をしっかり固めておきましょう。

要は、SNSを使用する時間を、必要な人やアイデアに使うことであればOKです。ただ、漫然とフィードを眺めて時間を浪費するのはやめましょう。

もしフォローをやめられない相手がいたら(遠い親戚や、縁遠くなった友達などでしょうか?)どのサービスにも、フォローをやめずに非表示することができる機能があります。それを使用して、見る必要のないような、自分から遠い存在の人のプライベートについて思いをはせてしまう時間を減らしましょう。整理に時間がかかるかもしれませんが、一度敢行してしまえば、SNSを使うときに、以前よりも時間を効率的に、楽しみと満足を感じられるようになることでしょう。

⑩仕事に感情を入れない

何か仕事をしたり、電話にでたりするときに、常に感情移入をしていませんか? 自分の意にそう行動はめったにあるものではありません。現在行なっていることと、本当にやりたいこととの乖離がある場合、ジレンマでストレスがたまってしまいます。そんなときにいちいち感情をいれて仕事をしていたら疲れが増えてしまいます。

嫌な仕事があれば、ルーティン的な要素を入れて行なう、他の人になったつもりで仕事をするなどして、立場を変えて仕事に取り組んでみましょう。しかし、感情は入れないようにしてください。嫌だな、とか、面倒だな、などといった感情を呼び起こすのはやめましょう。

嫌だと思っていたせいでなかなか着手できない案件も、実際は「嫌」という感情を排除すれば、すぐに片付く案件なのかもしれません。

⑪余裕をもつ

いくら効率化をして自分の時間をつくっても、それ以外の時間すべてぎゅうぎゅうに仕事をしていたら、疲労がたまってミスをしたり、問題が起きるかもしれません。

ランチの後、3分でも余裕を持って、何もしない時間を持ってみてください。その時間が、忘れていたことを思い出させてくれたり、新しいひらめきをもたらしてくれるかもしれません。

「自分の時間を確保する」ことについてのまとめ

上記の提案を、毎日の仕事に取り入れて、自分の時間をつくることができたら、いったい何をしますか? 自分の時間は本当に貴重なもの。毎日作ることができれば、豊穣な人生の助けをもたらしてくれるかもしれません。ぜひみなさんもこの提案を試してみてくださいね。

効果的なマネジメントの処方箋

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