仕事の優先順位を確実に決める3つのステップ

仕事で結果を出すためには、優先順位を明確にして取り組むことが大切である。というのは、方々で言われており、誰しも「そうだろう」と納得できることだと思います。しかし、いざ取り組もうとすると難しい。

日々、状況が変わり続ける中、その指針となる考えを持たなければ、誤った方針を立ててしまうなんていうことにもなりかねません。

経営に関わる内容であれば、ビジネスの存続に関わり、個人であれば仕事への評価としてダイレクトに跳ね返ってきます。

今回は、そんな「仕事の優先順位」に悩む方へ向けて、本質的な優先順位を決める考え方について3つのステップに分けてお話ししていきます。


ステップ1. 優先順位をつける第一歩は「仕事の断捨離」

まず初めに行うことは、仕事を「実施すること」「実施しないこと」の2つの項目に振り分けることです。

そんなこと当たり前ではないか…という声も聞こえてきそうですが、意外とできていない方が多いのがこのステップ。

仕事の優先順位をつける作業を、部屋の片付けに喩えて考えると、このステップの大切さがよくわかります。

部屋を片付けられない人の原因のほとんどが「モノを捨てられない」ことに起因していると言われてます。

なんとなく後で使えそうだから、思い入れがあるから、捨てるのが面倒だから…そうした理由で、自分の手に負えない分量のモノで溢れてしまい、どれだけ片付けてもすぐに散らかる、片付けてもどこかスッキリしない暮らしにくい部屋になってしまうのです。

同様に、仕事においても「実施しないことを決める」というのは、心の痛みやめんどくささを伴います。

つい後回しにしてしまうと、手に負えない分量の仕事で溢れてしまい、仕事の優先順位をつけようにも、自分が整理できる限界を超えてしまうのです。

まずは冷静に、整理できる量まで「実施すること」を減らしましょう。ゴミになるものは捨て、本当に筋のいいモノ、必要なものを残す。

「実施すること」「実施しないこと」を、早い段階で明確にしておく…一言で言うなら「仕事の断捨離」を行うことは「優先順位をつける」という整理の第一歩なのです。


ステップ2. 仕事の「重要度」と「緊急度」から、優先順位をつける

「実施すること」が決まったら、ようやく優先順位をつけることができます。

優先順位のつけ方にはいくつか方法がありますが、ここでは、英国『エコノミスト』誌で、世界で最も大きな影響力を持つ経営コンサルタントに評された、スティーブン・R・コヴィー氏の名著『7つの習慣』から「重要度」と「緊急度」の2軸からなるマトリクスを紹介したいと思います。

このマトリクスで仕事を分類すると、

  • A「緊急」かつ「重要」
  • B「緊急」ではないが「重要」
  • C「緊急」だが「重要」ではない
  • D「緊急」でも「重要」でもない

という4つのパターンに分けることができます。

ステップ1で決めた「実施すること」が、この中でどのパターンに属するかを振り分けたら、もう、仕事の優先順位は決まったも同然です。

まずは、緊急度と重要度の高い(A)が属する仕事が、最優先で終わらせるべき仕事です。短期的には、このタスクに取り組んで、なるべく早く、他の仕事に取り組める時間やリソースに余裕をつくりましょう。

それが完了したら、次は、緊急度は低いが重要度の高い(B)の仕事に取り組みます。ここに属する仕事は、長期的な視点で、ビジネスや今後の計画に大きな影響を与えるものが含まれていると思います。いかにしてBの仕事に取り組める時間を作るかが、結果に大きく関わると言われているため、つい緊急度の高いCに気を取られてしまいがちですが、意識的にBの仕事に取り組みましょう。

緊急度が高いが重要度が低い(C)に属する仕事は、チームやビジネスにとって価値があるわけでないが、やらなければならないといったタスク系の仕事が多く含まれます。本当に実施する必要があるのか?もっと効率的に行うことはできないかなど、見直しをして極力この仕事にかけるリソースを減らす工夫をし、AまたはBにかける時間が奪われないように意識すると良いでしょう。

緊急でも重要でもない(D)の仕事に関しては、優先的に今やるべき仕事ではありません。「実施しない」リストに含めてしまって良いでしょう。


ステップ.3 仕事の優先順位が決まったらどんどん終わらせる

ステップ2まで完了したら、あとは、決まった優先順位にしたがって、どんどん終わらせていきましょう。チームなら、仕事の分担を決めて、いつまでに何をやるという計画を立てます。

ここからは、いかにタスクを正確にこなしていけるかというところが重要になっていきます。タスク管理ツールなどを活用して、目標に沿って計画が遂行されているか把握しやすくすると良いでしょう。

タスク管理ツールを利用していない、しっくりくるものがないという方は、弊社で活用しているTeamHack(チームハック)というタスク管理ツールがかなり使いやすいので、ぜひチェックしてみてください。

▶︎ チーム向けタスク管理ツール「TeamHack(チームハック)」

優先順位が低いがやらければならない事の解決法

ここまで、優先順位の付け方についてご紹介してきましたが「優先順位低いけどやらなければいけないことがある」というタスクが生まれることがあります。

そんな時は、できるだけ他の手が空いているメンバーに任せる、アウトソーシングする、根本的に解決できるソリューションを探すなど、上流工程に位置する仕事の優先度を高めてみてください。

定期的に、そのようなタスクに対する案を拾い上げたり、解決策を考えるミーティングを設けてみるのも良いでしょう。こういった時間に投資することが習慣化すれば、チーム全体として費用対効果が高くなります。


仕事の優先順位の付け方 まとめ

本稿では、仕事における優先順位はどうやってつけるのか、具体的なステップごとにご紹介していきました。

まずは、仕事の断捨離をし、チームまたは個人が整理できる分量まで「実施すること」を減らし、明確化することが大切です。それが終わってからはじめて、優先順位をつけることができます。

緊急度と重要度のマトリクスを活用することで、比較的容易に、優先順位はつけられるため、ぜひ活用してみてください。そこまでできれば、あとは実施するだけです。

タスク管理ツールなどを活用することで、より効率的位に実行することができるため、活用の検討をお勧めします。それでは、仕事の優先順位に問題意識のある方すべてに参考になれば幸いです。

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