マネジメント
2018.08.07

社内や仕事でのコミュニケーションが苦手な人がたった3つのポイントで改善することが出来る方法とは?

「この上司と話すのはちょっと」「なんでこの部下は話が通じないんだ」などと感じたことはありませんか? 仕事や職場でのコミュニケーションが取れていないがためにミスを犯してしまう。そのような経験もありますよね。
今回は、会社や職場、仕事でのコミュニケーションが苦手だから改善したいと思っている人に対してコミュニケーションについての説明を行なっていきたいと思います。

▼目次

  1. コミュニケーション能力ってなに?
  2. 社内でコミュニケーションをとる
  3. まとめ

コミュニケーション能力ってなに?


そもそもコミュニケーション能力とは何なのか。

若者は、自分の意見を言えない人に対してコミュニケーションが取れないので「コミュ障」という言葉を多く使っていることを最近よく耳にします。「おれはコミュ障だから、あんまり人と関わりたくない」とか「自分の意見も言えないなんて、コミュ障だね」などと言った使われ方があると思いますが、本当に自分の意見が言えない、話せない人のみがコミュニケーション能力がないと言えるでしょうか。

自分が考えるコミュニケーション能力とは、

  • 自分の意見を思った通り伝えることができる
  • 相手の話を正しく聞くことが出来る
  • 相手の話をより引き出すことが出来る

この3つこそが本当のコミュニケーション能力ではないでしょうか。
では、それぞれ詳しく見ていきたいと思います。

自分の意見を思った通り伝えることができる

まずは当たり前じゃんと思うかもしれませんが、自分の意見を思った通りに伝えるということについてですが、案外これが出来ない人が多いです。というのも、意見を相手に伝えるのは正直誰でもできます。

ただ、相手が何を知りたいのか、自分の言っていることが伝わっているのかなどを意識してコミュニケーションをとったことがありますか? 営業に行っても「自社の製品の魅力は速さで、またその速さが…」などと言って、自分の言いたいことだけを相手に伝えようとしていませんか? もしくは専門用語だけで説明をしようとしていませんか? もし相手がそのように話してくるとしたら、あなたは相手の話を聞きたいと思いますか? もちろん思いませんよね。

なので、まずは相手が何を求めているのかを探り、相手に伝わりやすいように難しい言葉をかみ砕いてコミュニケーションをとることが必要だと言えます。

相手の話を正しく聞くことが出来る

これはコミュニケーションには入らないよと思った人はいませんか? むしろ相手の話を聞くことが出来るという能力こそが、真のコミュニケーション能力ではないでしょうか?

あなたも体験した事があるはずです。自分が一生懸命話している最中に、「あぁ、それはこういうことだから」などと茶々をいれられるなんてことはよくありますよね。そのように茶々を入れるような相手と話したいと思いますか? もちろん誰しも思わないはずです。聞く能力がないということは、コミュニケーションをとろうとしないという行動につながります。という理由で「聞く力」というものがコミュニケーション能力の本質なのではないかと考えています。

なので、人と話す際には何か言いたいことがあったとしても、必ず相手の話を最後まで聞苦ように心がけましょう。そうすることで、気持ちの良いコミュニケーションがとれるようになります。

相手の話をより引き出すことが出来る

最後に相手の話をより引き出すことと書きましたが、会話は1人では成り立ちません。1人だけで成り立つのは、独り言です。

また会話は言葉のキャッチボールと言われますが、キャッチボールも相手がいないと成立しません。加えて、キャッチボールをするときは、相手のことを考えて、とりやすいとこに投げようとしませんか? 例えば、「今日の調子はどう?」という質問に対して、「今日はとても元気で調子いいです」などと答えるところを、「そういえばあの企画はどうなりましたか?」などと返事をされた場合、投げやすいようにボールを投げているのにキャッチをしようともせずに、いきなり変なところに投げる人と同じですよね。

なので、自分の意見を思った通り伝えるというのは大前提の下に、相手の話を正しく聞き、相手の話も引き出しながらコミュニケーションをとることが出来たらとてもいいですね。

また、相手の話を引き出すポイントとしては、相手の言ったことを復唱したり、疑問形で返してあげることが出来れば、会話を続かせることが出来るので、ぜひ試してみてください。ただ、不自然にすべての言葉をオウム返しするのは不信感を与えてしまうので、頻度は考えるようにしてください。

社内でコミュニケーションをとる


さてここまでは、コミュニケーション能力とコミュニケーションを円滑に進めるための3つのポイントについて確認をしました。
次に社内でのコミュニケーションをとる意味と取りづらいという人に対してのアドバイスをしていきたいと思います。

社内でコミュニケーションをとる意味

一般的に社内でのコミュニケーションをとることはと大事だと言われますが、一体どのような目的で大事なのかということを確認してきたいと思います。

コミュニケーションが不足すると何が起こるのかというと、

  • 情報の共有が上手くできなくなる
  • 営業のチャンスを逃してしまう
  • サボる人が増える温床になる
  • 独創的なアイデアが生まれなくなる

まずはコミュニケーション不足のため、情報の共有がうまくできなくなります。もちろん話さなくてもツールなどを使って共有している企業もあるので、ある程度の情報は共有することが出来ますが、深い部分での共有をすることができません。そうすることで、仕事でのチャンスを逃してしまう確率が高まります。
まただれが何をしているのか把握することができないので、サボる人が増える温床になります。仕事をサボる社員への効果的な対策7つの事例という記事にもかいてありますが、コミュニケーションをとると自ずと解消されます。最後に、独創的なアイデアが生まれないと書きましたが、いいアイデア、デザインというのは何か人の刺激を受けて生まれるものが多くないですか? 人と話すことで違った刺激をええることができます。

このように社内でのコミュニケーション不足は、様々な問題を引き起こすことが分かりました。

コミュニケーションをとりづらい人向け

社内でのコミュニケーションをとらないと様々な不利益を被ることは理解していただけたと思います。とは言っても、いきなりコミュニケーションをとれと言われても無理があります。確かに同期などは年齢も同じや近い人が多く話すことが出来ますが、年齢がひと回り、ふた回り離れている上司やまたはその反対の後輩に対してはどうでしょう。そこで今回は、そのような人に対してのアドバイスを行ないます。

  • 上司から部下へのコミュニケーションの仕方

上司から部下へのコミュニケーションの仕方についてですが、相当気さくな上司ではない限りは、怖いなどと言った感情を抱いていることを意識してください。もちろん上司は立場も上なので高圧的に接することが出来ますが、それこそがコミュニケーションをとりたくないという思いを高めています。なので話しかけやすいような雰囲気づくりを行なってあげることや、部下の意見をしっかり聞いてあげることから始めてみてはいかがでしょうか。なお、部下はあなたのように理解力が優れていないので、わかりやすく話してあげることも必要だと言えます。

  • 部下から上司のコミュニケーションの仕方

上司から部下へのコミュニケーションの仕方についてですが、上司と話すときに小さい声で話していませんか? 小さい声で話されると聞き返しが必要になって手間になります。なので、ごもごもとしゃべらずにはっきりと話す心がけと、上司に報告などを行なう際にも、話す内容と順番を整理することで齟齬が少なくなります。また円滑にコミュニケーションを進めるためにも、相手の話を相づちなどをして聞くことも大事です。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
今回紹介した方法をやコツを使ったからと言って、自分にコミュニケーション能力がついたということはありません。ただ、意識をすることで前よりも円滑に進めることが出来るでしょう。最後にもう一度確認しますが、

  • 自分の意見を思った通り伝えることができる
  • 相手の話を正しく聞くことが出来る
  • 相手の話をより引き出すことが出来る

この3点を忘れないようにしてください。

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