それで本当に正しいの？ チームメンバーの管理方法

「日々の業務に忙殺されて、メンバー管理まで手が回らないよ……」と嘆いている人は、注目してください。明日から実行でき、すぐに結果がでるメンバー管理方法について解説をしています。

まず、目標を共有しよう

タスクを行なうインセンティブを考えてみる

一般的なチームにおける役割分担は、「やるべき事を分解→タスクを作成→メンバーへ割り振り」という流れだと思います。この際、割り振るメンバーを決める判断軸は、メンバーの手が空いているかどうかです。メンバー側の作業は、お願いされたタスクを引き受け、それを完了して、リーダーに報告することです。

このやり方は、一見何の問題もないように見えますが、少し素っ気ない印象を受けませんか？ その原因を解明するために、この場合における、メンバーがタスクを行なうインセンティブについて考えてみましょう。メンバーのインセンティブは２つあって、それは、お給料がもらえることと、与えられた職務を全うする責任感です。これは一見まっとうに見えますが、ここには大きな問題が一つあります。それは、これらがすべて外的な動機付けであることです。

メンバーを内的に動機付ける

人間が最も良いパフォーマンスを出せるのは、外的に動機付けられた時ではなく内的に動機付けられた時であるといわれています。つまり、上述した役割分担は間違ってはいないのですが、最適ではないのです。それでは、どのようにすればメンバーの内的な動機付けを引き出すことができるでしょうか？ それは、チームが達成すべき大きな目標をメンバー全員が共通して理解・共感することです。なぜなら、それによって、メンバーが行うタスクは、単なる一つの作業ではなく、全体の大きな目標に向かうためのステップと考えることができるからです。

要するに、「自分の仕事が目標の達成に貢献している」と実感できれば、タスクに取り組むメンバーのモチベーションが上がり、高いパフォーマンスを発揮してくれます。そのため、メンバーにタスクを割り振る時には、必ず事前にチームの目標について共感・理解させてからにしてください。そして、その目標のために、メンバーが行う仕事がどのような位置付けにあるかについて、納得させた上で役割分担を行いましょう。そのことで、チームに活力が生まれます。ただ、それだけでは、役割分担を完全に上手くいかせることはできません。

次に、完全な役割分担を目指して、適材適所のチーム作りをする具体的な方法について、説明します。

適材適所のチーム作り

「自分よりうまくできる人がいるのなら、その人に頼めばいい。全部自分一人でやろうなんて思わない事だ」これは、ヘンリー・フォードの言葉です。要するに、適材適所の重要性を説いているわけですね。

一般的に役割分担は一方向性を持っています。つまり、「リーダーからメンバーへ」命ずる、ということです。前章で説明したように、メンバーがチームの目標を理解・共感していたとしても、「やりたい仕事をなかなか任せてもらえない」と感じていれば、役割分担は上手くいっているとは言えないですよね。

そこで、ボトムアップの考え方が必要になります。つまり、メンバーの意見を聞いて、彼らが希望するタスクをなるべく任せていくということです。ただ現実的には、彼らの願いを100%叶えることは不可能でしょう。なぜなら、実際にやらなくてはならないタスクと彼らの希望するタスクの需要と供給は釣り合わないからです。それでは、リーダーはどうすればよいのでしょうか？ ここで、このような状況を打破する二つの方法について解説したいと思います。

一段掘り下げたヒアリング

「一段掘り下げたヒアリング」とは、どういう意味でしょうか？ それは、メンバーの希望するタスクについて把握するだけではなく、もっと長期的で根本的な部分（例えば、将来のキャリアプランや身に付けたいスキルなど）を聞き出すことです。

この方法のメリットは、メンバーに割り当てるタスクの選択肢を増やす事ができる点です。例えば、IT業界において、将来はプレイングマネージャーになりたいというのであれば、要件定義など上流工程を任すことも重要である一方、開発など下流工程に関する知見も引き続き深めなければなりません。このような視点から、上流・下流のどちらのタスクも任せることが必要であり、これはタスクの選択肢を増やすことに繋がります。

メンバーの能力を具体的に知る

メンバーの能力を具体的に知るためには、常日頃から、メンバーの仕事を注意深く観察していなければいけません。自分の仕事をこなすだけではなく、例えば、メンバーに日報を書かせて1日の仕事を具体的に報告させたり、ちょっとしたスキマ時間にメンバーのタスク状況について会話することなどが考えられます。そうやって、メンバーを観察してその能力を具体的に知ることによって、メンバー自身も気付いていないような長所を発見できるでしょう。そして、その長所を活かすようなタスクを任せることで、メンバーの能力の最大化を図ると同時に、彼らも納得感を持ってタスクに取り組んでくれるようになります。

適材適所のチーム作りを実現するために重要な二つの方法について説明しました。次は、メンバーの権限管理手法について解説したいと思います。

RACIで権限管理

適材適所のチーム作りを行なうことができても、メンバーの権限について管理されていないと、責任の所在が不明確になることもあります。そうすると、予期せぬトラブルが起こりうるので、権限管理をしっかり行なうことが非常に大切になります。ここでは「RACI」というチャートを用いて、権限管理手法について、説明します。

RACIの「R」、「A」、「C」、「I」は、それぞれに次のような意味があります。

これらは、利害関係者のそれぞれのプロセスや活動への関わり方を表現するために利用されます。

ただ、そう言われてもいまひとつ実感が湧かないですよね？ 私も最初は混乱しました。そこでオススメすることは、具体例を参考にしてみることです。ここでは、レストラン経営を例にして、RACIをわかりやすく解説します。

この例では、レストランの業務を縦軸に、運営する人たちを横軸にしました。すべての業務に「R」がつけられている点に注目してください。これによって、レストランを運営するために必要な業務が網羅されて、責任の所在が明確になります。あらゆる業務に「A」がついている支配人は、すべての活動の結果に責任を持ちます。そのため、料理長・ウェイター・ウェイトレスに業務を遂行できる環境を整備するだけではなく、指導や指示を行なって、適切に業務を遂行させる義務と権限を持たなければなりません。RACIの注意点は、「A」はただ１人に割り当てるということです。最終的な説明責任者がいないことも、複数いることも、組織に混乱を招くからです。

RACIは、汎用性の高い、役割分担を明確にするツールです。あなたのチームにも取り入れてみてはいかがですか？

まとめ

本稿では、チームメンバーを管理するために必要な要素について、わかりやすく説明しました。最後に紹介した「RACI」は利便性の高いツールですので、ぜひ参考にしてみてください。