リモートワークのコミュニケーション!7つのチェック項目

  • 2020年11月17日
  • 2020年10月29日
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コロナウイルスによる緊急事態宣言の影響を受けて、リモートワークを導入する企業が少しずつ増えてきました。事態が収拾するにつれ、オフィスワークへの回帰も進むでしょうが、これからの働き方を考える上で「リモートワーク」を避けることはできません。

本記事は「突然リモートワークになって、どうやって部下とコミュニケーションをとればいいのか」と悩んでいる方を対象に、これだけは守りたい7つのチェック項目を解説します。

①上司は部下が「サボる」ことよりも「働きすぎ」じゃないか疑う

リモートワークだと、部下が目に届くところにいないから、仕事をサボってしまうんじゃないかと心配する人は多いと思います。しかし実は、本当に上司が不安視すべき点は「部下が働きすぎてしまうこと」です。

まずリモートワークでは、消灯や終電がないため仕事を切り上げる「きっかけ」がありません。したがって、深夜になっても仕事を続けてしまう恐れがあります。また、オン・オフの切り替えに慣れていないと、休息や休日をとらずに働き続けてしまうことはよくあることです。

部下が仕事をサボる場合は、仕事の進み具合で判断できます。一方、働きすぎていることはなかなか表には現れません。そのため、上司がきちんと部下とコミュニケーションをとって、働きすぎていないかを確認することで、部下の心身の不調を未然に防ぐことが必要です。

②緊急度によって「電話」「チャット」「メール」を使い分ける

リモートワーク下における部下とのコミュニケーション手段は、

  • 電話(Web通話)
  • チャット
  • メール

が中心になります。リモートワークでは、これら三つの方法を上手に使い分けて、部下とコミュニケーションをとることが大切です。ここでは「重要度」と「緊急度」を基準に利用シーンを分けてみます。次の図をご覧ください。

このように考えれば、今どのような手段を使って部下に連絡すればいいのか一目瞭然です。メールやチャットと違って、電話は部下の仕事を強制的にストップさせてしまうので、あまり頻繁に利用しないようにしましょう。基本的には、メールかチャットを使ってコミュニケーションをとるのが賢明です。

③上司の仕事は「子守」ではなくチームを正しく前進させること

リモートワーク下において、Webカメラで部下が仕事をきちんとしているか監視する上司は、少なくないようです。今まで目の前で仕事をしていた部下たちの姿を目にすることができずに不安になる気持ちもわかります。

しかし上司の本当の役割は、チームが進む方向性を示して部下たちを導くことにあります。それに真摯に向き合えば、部下の監視をしている暇などないはずです。もし会社の方針として、部下を監視することが決まっているならば、経営陣と話して直ちに方針を変えるように訴えることを強く勧めます。

④不必要なミーティングの回数を減らして部下の負担を軽減する

マネジメントの父と称されるピーター・ドラッカーの名言に「理想的な組織とは会議のない組織である」という言葉があります。もし上司がさまざまな調整や指示に時間を使いすぎている(勤務時間の一割以上)なら、それは人員過剰あるいは組織構造の欠陥によるものだと、ドラッカーは説いています。

ミーティングは、部下が仕事をする時間を奪います。上司は今まで部下の席に行って様子を聞くことで仕事の進捗をおおよそ把握できました。ところが、リモートワークではそれが難しくなるため、ミーティングを開くという結論に至る人が多いようです。

大切なことは、オンラインでも部下が抱えている仕事の進捗を正確に把握できる枠組みを作ることです。一番手っ取り早い方法は、タスク管理ツールを使うことです。タスク管理ツールを使えば、仕事の進捗を可視化するだけではなく、ドキュメントの共有やタスクにコメントを残すなど、便利な機能がたくさんあります。

タスク管理ツールの選び方は、以下の記事が参考になるでしょう。

関連記事:タスク管理・ToDo管理ツール比較まとめ【2019年版】〜デジタル管理で仕事をスムーズに進めよう

⑤定期的に部下と1on1で話す機会を設けて順調か確認する

部下と離れて仕事をしていると、昼休みや飲み会などで雑談をすることができなくなるため、部下が思っていることを把握しづらくなります。それは部下も同じで、上司の考えについてよく理解していないまま仕事をしているかもしれません。

よって、月に一回くらいの頻度で部下と一対一で話す機会を公式に設けるべきです。そこで、部下の悩みや不安を解消したり、部下の提案をチームに反映するなど、意思疎通をはかってチームの潜在的な課題を解決しましょう。

⑥働く時間の長さじゃなくて成果で部下を評価する

今まで日本企業の多くは、働く時間で部下を評価する傾向がありました。例えば、たくさん残業をしていれば少し成績が悪くても努力が評価に反映されることなどです。しかし、リモートワークでは成果(アウトプット)で部下を評価することが重要です。そうすることで、

  • 仕事に対するモチベーションがアップする
  • QOLが向上して組織に対する忠誠心が強くなる

ことが期待できます。そのためにも今までの評価制度をきちんと見直して、成果主義を取り入れた評価の仕組みをきちんと設計して、活用することが求められます。

⑦「リモートハラスメント」は絶対にNG!!

みなさんは「リモートハラスメント」という言葉を聞いたことがあるでしょうか?実は徐々にリモートハラスメントを訴える声が、SNSなどで顕在化してきています。リモートハラスメントの具体例をいくつか挙げます。

  • 業務に関係のない説教をする
  • オンライン飲み会を強要する
  • 化粧や服装について言及する
  • 家庭の事情について指摘する
  • 室内の様子を映すことを求める

このように、リモートワークにおける「セクハラ」や「パワハラ」などを、リモートハラスメントと呼んでいます。常識的に考えて、このような行動や言動をする人はあまり多くないでしょう。

しかし、もし無意識にでもこれらに該当するようなことをしているのであれば、部下の信頼は即座に失われます。「自分は絶対大丈夫」という方でも、一度自分の行動を振り返ってみて、リモートハラスメントをしていないか確認することをおすすめします。

まとめ

本記事では、リモートワークにおける上司・部下のコミュニケーションについて、守るべき7つのチェック項目を紹介してきました。

ウィズコロナやアフターコロナという言葉があるように、リモートワークは決して一時的なものではなく、次世代の働き方として主流になっていく可能性があります。それに適応するためにはさまざまなノウハウやナレッジが必要ですが、まだまだそのようなコンテンツは少ないのが現状です。

本記事が、みなさんの不安を少しでも解消することができれば幸いです。

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