世界中で感染が広がる「新型コロナウイルス」。緊急事態宣言が解除されたとはいえ、外出自粛や相次ぐイベントの中止、テレビやTwitterの暗いニュースを見て、気が滅入っているという方も多いのではないでしょうか。
こと仕事においては、テレワークにおける課題も浮き彫りになり、withコロナの働き方に注目が集まっています。
そこで今回は、「従業員の作業状況を見える化するための方法」や「コミュニケーション不足を解消するためのコツ」など、テレワークの課題を解決するための3つのアイデアをご紹介します。
テレワークをしている従業員の「気になるホンネ」もまとめていますので、役員や管理職の方もぜひチェックしてみてください。
突然のテレワーク！従業員はぶっちゃけどう思ってる？
テレワークを効率化するアイデアをご紹介する前に、「従業員はぶっちゃけどう思っているのか？」テレワークにおける従業員のリアリティを調査してみました。
出社しなくていいなら、ギリギリまで寝ていたい
テレワークになると、どうしてもオンオフの切り替えが難しくなります。
従業員からすれば、
- 出社しなくていいなら、ギリギリまで寝ていたい
- ここらで、ちょっと休もうかな（頻繁に）
- YouTubeかテレビでも観ながら仕事するかー
なんて思いがち。上司や周りの社員の目がないと、ついだらだらしちゃうのが人間です。
1人で作業するのが、さみしい
ちょっとした立ち話、他愛もない雑談など、オフィスでは日常的だったコミュニケーションも、テレワークになったとたん、極端に減ってしまいます。
人によっては、
- ビデオ会議があるときしか人と話さないので、孤独を感じる
- 1人でもくもくと作業をするのがストレス
- 周りの目がないので、集中力が切れがち
みたいに、孤独な作業でストレスが溜まり、結果的に仕事のモチベーションが低下につながってしまうことも。テレワークでは、コミュニケーションや社員のモチベーションにも注意しておきたいところです。
文章だと「上司の言いたいこと」がよくわからない
テレワークだと、オフィスで仕事をするときよりも、文章でのやりとりが多くなります。面と向かって話せば伝わることも、メールやチャットだとうまく伝わらないことも。
正直なところ、
- 上司の伝えたいことがよくわからない
- え、あれってそういう意味だったの…。
- もう一回確認するの、めっちゃめんどくさいんだけど。
というのが従業員のホンネ。上司の方々は、いろいろと思う部分があるでしょう。しかし、従業員のリアリティを把握しておくことは、今後テレワークでうまく業務を進めていくために欠かせないポイントです。
>> 社員の業務を見える化するツール「TeamHack（チームハック）」はこちら
そんな悩みを「すっきり解決」するための3つのアイデアをご紹介！
早くからテレワークを導入していたチームほど、前述したような様々な課題に悩まされていることでしょう。しかし「どうやって解決すればいいかわからない」と頭を抱えている人も多いのではないでしょうか。
そこで、テレワークにありがちな悩みを「すっきり解決」するための3つのアイデアをご紹介します。どんなチームでもすぐに導入できるアイデアなので、ぜひチェックしてみてください。
アイデア01．業務管理ツールの活用で「サボり」や「抜け漏れ」をなくす
テレワークの場合「チームメンバーが何をしているか」が見えづらくなります。また、文章で伝えることも多くなるので、「え、その連絡どこで来てたの？」「あれ？それいつ送ってくれた？」みたいな「見落とし」や「抜け漏れ」が多くなりがち。
これらには、業務管理ツールの活用がおすすめです。例えば、タスク管理ツールなら、従業員の作業状況を「見える化」できます。そのほか、クラウド型の業務管理ツールやグループウェアを使って、社内の情報共有をスムーズにするなど、やり方はさまざま。
弊社では「TeamHack」というタスク管理ツールを使って、テレワークにありがちな悩みをまるっと解決しています。
TeamHackは、もともとエンジニアの会社で「メンバー同士のコミュニケーションを効率化する」ことを目的に作られたツール。「指示の見逃し」や「作業状況の把握」など、テレワークでありがちなコミュニケーションの課題をすっきり解決してくれます。
TeamHackについてもっと詳しく知りたい！という方は、ぜひ以下の記事もチェックしてみてください。
参考：突然のリモートワーク、社員のタスク見える化に便利な最強ツール「TeamHack」とは？
アイデア02．コミュニケーション不足の解消には「雑談チャット」がカギ！
テレワークだと、
- 人と話すことが減るので、ストレスがたまる
- みんなが「今どんな状況なのか」把握できず、なんとなく居心地がわるい
- ビデオ会議がない日は、マジで孤独…。
みたいになりがち。そんな課題に効果的なのが、雑談チャット。実際に導入した企業様にお話を聞いたところによると、かなり成果を上げているそうです。
- テレワークをする前よりも、発言しやすい雰囲気になった
- 対面ほどではないけれど、孤独感が和らいだ
- チームでの会話も活発になったし、周りの状況もわかるようになった
もし、リモートでのコミュニケーションに課題を抱えているという方は、ぜひ「雑談チャット」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
アイデア03．「リモートランチ」で社員のメンタルをケア？
テレワークで見落としがちなのが、社員のメンタル状況の把握。オフィスであれば、表情や様子から「あ、今日は調子良さそうだな」とか「仕事で詰まってそうだな」など、社員の調子や仕事ぶりを把握できていたかもしれません。しかし、テレワークではそれが難しくなります。
ほとんどの社員はビデオ会議などがない限り、誰とも合わず、誰とも話さないで、ひとり家で1日を過ごします。これが何日も続くと、気持ちがネガティブになって調子を崩してしまう人も出てくるでしょう。
そこで、おすすめなのが「リモートランチ」。リモートランチを導入している某中小企業のWEBチームに話を聞いたところ、下記のようなプラスの効果が得られたそうです。
- 他愛もない話をしていると、気分がリフレッシュできる
- リラックスできて、ふとしたアイデアが浮かぶことも
- リモートでもチームで仕事をしているという「所属意識」を感じられるようになった
1人でランチをしているときよりも楽しく、テレワークでも「チームへの所属意識」をもって過ごせるようになることがわかりました。リモートランチは導入も簡単で、お昼に社内のメンバーとビデオ会議をつなぐだけ。明日からでも実施できます。
この機会に、ぜひリモートランチを試してみてはいかがでしょうか。
まとめ
新型コロナウイルスの影響でネガティブな報道やニュースが多く、不安やストレスを感じている人も多いと思いますが、少し工夫するだけで、気持ちを前向きにすることだって、できるはず。
読者の皆様が、新型コロナウイルスに負けず、気持ちと行動をポジティブに切り替えられるきっかけとなれば幸いです。
