チャットで管理は、もう限界?テレワークで「見落とし」を防ぐコツ

テレワーク中に送られてくる大量のチャット。メッセージが次々と流れ、大事な情報を見落としてしまったという経験はないでしょうか?

あるいは「あの資料どこにあったっけ?」とスマホを延々とスクロールしたり、メッセージを返すのがめんどうに感じたり。

新型コロナの影響で多くの企業がテレワークの導入を始め、チャットでのやりとりも増えています。今後、この流れはよりいっそう強まっていくでしょう。

そこで今回は、テレワークにおけるやりとりをスムーズに行ない、業務を劇的に効率化するツールをいくつかご紹介します。無料ですぐに使えるツールもありますので、ぜひチェックしてみてください。

チャットの「非効率」はこれで解消!ツール選びで意識したい3つのポイント

ツールをご紹介する前に、まずは業務効率をグンとUPさせるために知っておきたい「ツール選びのポイント」についてみていきましょう。

大事な情報を「ストック」できる

チャットツールの悩みのタネは、会話が次々と流れること。テンポよくやりとりができる反面、重要な情報や残しておきたい情報も、どんどん流れていってしまいます。

「あの資料どこにあったけ?」「ん?ここにあると思ってたのにないぞ」みたいに、作業のたびに何度も検索したり、チャットを探しまわったりするのは、かなり非効率。

このような手間を減らすためには、情報の保存に特化した「ストック型」の業務管理ツールを選ぶことを意識すると良いでしょう。小さな非効率の削減にこだわり、業務をできるかぎり効率的に進められる環境を構築することは、テレワークの基本とも言えます。

チャットや指示の「見落とし」をゼロに

チャットツールで起きがちなもう1つのトラブルが「指示の見落とし」です。「え、そんな指示ありましたか?」「〜〜で送ってるよ」みたいなやりとりを何度も行なうのは、正直めんどくさいですよね。

社内で指示の見落としがあっても「ちゃんと見ておいてね」で済むかもしれませんが、クライアントとのやりとりで起きてしまうと最悪です。トラブルにつながったり、会社の信用が下がってしまったりする可能性も。

そうならないためにも「見落とし」や「抜け漏れ」が発生しづらいツールを選ぶようにしましょう。

業務を「見える化」できると、さらに良し

いま誰が、何をしているのか、が見えづらいのもチャットツールのはがゆいところ。テレワークになって、社員の様子を気にする回数が増えた、という方も多いのではないでしょうか?

そんな不安をお持ちなら、ツールを選ぶ際に「業務の見える化」を意識するようにしましょう。メンバーの動きやタスクの進捗状況がひと目でわかれば、社員のマネジメントにいちいち気をとられることもありません。

チャットでよくある課題を解決する「ストック型」の業務管理ツール

前述したツール選びのポイントを頭の片隅におきながら、テレワークの業務効率を劇的にアップさせる業務管理ツールについてみていきましょう。無料で利用できるツールもありますので、比較しながらじっくり確認して見てください。

チャットの抜け漏れや見落としを防ぐ「TeamHack(チームハック)」


TeamHackって?「タスクチャット」にも注目

TeamHackを一言で表すなら、「業務コミュニケーションに特化した」タスク管理ツールです。チャットツールとの違いは「タスクごとにチャットができる」という点。「〜〜さん、〜〜の件なんですけど、〜〜までに、〜〜してください」みたいな前置きを書かなくていい上に、タスクごとのやりとりを「ストック」しておけます。チャットツールで起こりがちな「指示の見逃し」や「情報が流れてしまう」という課題をTeamHack1つで一挙に解決してくれます。

業務の「見える化」で仕事を効率化

UIも優れていて、プロジェクトに参加しているメンバーが「いま何をしているか」が一目でわかるようになっています。タスクがなくなって暇そうなメンバーがいれば、タスクをふることができますし、ワンクリックで作業をチェックすることも可能。

タイムトラッキング機能で「勤怠管理」や「サボり防止」に

また、タイムトラッキング機能を活用することで、誰がどんな作業を、どのくらいしたか、をデータとして蓄積しておくことができます。テレワークの場合、勤怠管理や社員のサボり防止としても活用できるでしょう。

もっと詳しく知りたいという方は、TeamHackの活用方法やメリットをわかりやすく解説した「突然のリモートワーク、社員のタスク見える化に便利な最強ツール「TeamHack」とは?」を読んでみてください。

TeamHack:https://cp.teamhack.io/tc0001/

チームの情報を最も簡単に残せる情報共有ツール「Stock(ストック)」

Stockとは?

先述したとおり、チャットツールは会話流れてしまうため、後から情報を見返したい時に非常に苦労します。「Stock」は、まさにこの課題を解決するために生まれた情報共有ツールです。

タスク管理と情報ストックに最適

主な機能は、タスク管理と、チームの情報ストックの2つ。まず、ミーティングの議事録など、テーマごとにフォルダを作成し、フォルダ内に関連するトピックの「ノート」を作成。そこにメンバーで情報をどんどん書き足していきます。もちろん、ファイルや画像も追加可能です。

ノートごとに、タスク管理やチャットの機能がついているので、情報が次々に流れていく心配もありません。必要に応じて、後から確認したり、会議の内容について質問を送ったり、フィードバックをしたりすることもできるでしょう。

UIがシンプルで使いやすい

一般のタスク管理・情報共有ツールは、機能が多く操作が複雑で初心者は使いづらいというデメリットがありますが、「Stock」なら安心。「とにかくUIがシンプル」なので、ITやシステムに詳しくない人でも気軽に利用できます。直感的に使いやすいツールをお探しの方は、ぜひ「Stock」の導入を検討してみてください。

Stock:https://www.stock-app.info/

必要な業務システムをまるっと導入できる「kintone(キントーン)」


kintoneって?機能の豊富さと使いやすさが評判

kintoneは、大手ソフトウェア開発会社の「サイボウズ」が提供するクラウド型のグループウェア。業務に必要なシステムを、kintoneだけでまるっと導入でき、その機能の豊富さと使いやすさが評判を呼び、累計1万社以上のクライアントに利用されてきた人気ツールです。

必要なシステムを簡単に作成できる

kintoneの最大の特徴は、自社オリジナルのアプリを手軽に作成できること。プログラミングなしで、勤怠管理、交通費精算、業務の工程管理などあらゆるシステムをサクッと作ることができます。業務システム(アプリ)にたまったデータには、指示やアドバイス、コメントなどを紐づけられるので、きちんと情報を「ストック」「管理」できます。

経緯やメンバー同士のやりとりをストック可能

これまでの経緯や社員同士のやりとりも蓄積されるので、「〜〜の件ですが」「〜〜の概要についてですが」みたいに、会話ごとにいちいち前置きしたり、「え、そんな指示ありました?」「〜〜までに仕上げてって伝えたよね?」みたいなミスコミュニケーションも起きづらくなります。

テレワークで「どんなシステムを導入すればいいかわからない」とお悩みの方は、「kintone」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

kintone:https://kintone.cybozu.co.jp/what_is_kintone/beginners/

まとめ:チャットで管理は、もう限界?テレワークで「見落とし」を防ぐコツ

新型コロナの影響で急遽テレワークに切り替わり、環境の変化に気持ちや身体が追いつかない、という人も多いでしょう。そんな方々が、日々感じているストレスを少しでも減らせるようにという想いで、本記事を執筆しています。

Withコロナ時代とも言われ、新型コロナとの長期的な戦いが見込まれるいまだからこそ、今後を見据えた行動の重要性が高まっています。非常に厳しい状況にあるかとは思いますが、今後の変化に柔軟に適応できるように、この機会に効率的な業務システムの構築へ、「一歩」踏み出してみてはいかがでしょうか?

本記事が読者の皆様の一助となれば幸いです。

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