※2020/6/10 更新
経営者や管理職など、社員のマネジメントをしている方であれば、
- もっとメンバー同士の会話を増やしたい
- どうすれば社内コミュニケーションを活発にできるだろうか
- テレワークや在宅勤務のメンバーとの情報共有をスムーズにしたい
といった悩みや願望をお持ちではないでしょうか。
最近では、メールだけでなく、チャット形式の社内コミュニケーションツールを導入する企業も増え、メンバー同士のコミュニケーションが非常に取りやすくなってきています。
そこで今回は、社内メンバーのコミュニケーションを活発にしたいというマネジメント層の方々に向けて、業務効率UPにもつながる社内コミュニケーションツールを4つご紹介します。
社内コミュニケーションの重要性
社内コミュニケーションツールをご紹介する前に、世の中において社内コミュニケーションがどれほど重要視されているのか、についてアンケート結果を元に確認しておきましょう。
9割の企業が社内コミュニケーションの重要性を認識
HR総研が2020年1月31日~2月7日に行なった「社内コミュニケーション」に関するアンケート調査によると、約95%の人が「社員間のコミュニケーション不足は業務の障害になる」と回答。
業種問わず、様々な企業において社内コミュニケーションが重視されていることがわかります。特に部門間や事業所間などで業務連携が必要な際に、「社内コミュニケーションが上手く取れているか」がキーファクターとなるようです。
【HR総研】「社内コミュニケーション」に関するアンケート調査 / 2020年1月31日～2月7日
社内コミュニケーションの現状に課題をもつ企業は「8割」いる
また「自社において社内のコミュニケーションに課題がある」と認識している割合は全体の76%を占めており、想定よりも社内コミュニケーションに課題を感じている人が多いようです。
特に部門間での対立や、管理職とメンバーの間でのコミュニケーション不足が目立ち、それぞれの内情や立場ごとに抱えている課題や不満があると考えられます。
逆に考えると、もし社内コミュニケーションの課題が解決でき、部門間やメンバー間でのシナジーが生まれる状況を作ることができれば、業務効率は大幅にUPするはず。社内コミュニケーションの課題の解決は、企業においても優先度の高いタスクといえるでしょう。
ビジネスのためのコミュニケーションツールとは
ビジネスの場でチャットツールを利用するということに違和感を持たれる方もいるかもしれません。伊藤忠テクノソリューソンズの調査結果によると、チャットツールを導入している大手企業は全体の3割に満たないそうです。
主な調査結果
•チャットツール、ビジネスチャットツールを導入している企業は28.1％
•導入している企業の内、主にPCで業務を行う企業が利用するサービスは「Skype」が30.5％、主に携帯電話／タブレットで業務を行う企業は「LINE」が24.0％、「Facebook」が19.8％
•導入企業のツール選択の基準は「使いやすさ」が21.6％、「セキュリティ」が20.6％。導入理由は「スピーディなコミュニケーション」が23.6％、「会議時間の短縮への期待」が15.7％。
•導入していない企業の42.4％が「業務に必要ない」、22.6％が「セキュリティが心配」と回答
•導入していない企業の52.4％は「社内で利用されているかわからない」と回答
http://www.ctc-g.co.jp/news/press/20170413a.html
それでも、プライベートのやり取りでチャットツールがこれほど普及したという現状を考慮すると、ビジネスの場でもこれらのツールを取り入れていく積極的な理由があるように思われます。実際、主流のビジネスコミュニケーションツールであるメールと比べると、チャットツールには以下のようなメリットがあります。
チャットツールを利用する10のメリット
①開封の手間がなくシンプル
件名をつける必要がなく、用件のみが書かれていることがほとんどなので、わかりやすく効率的です。
②返信が簡潔にできる
挨拶などが不要である、「了解です」といったひと言の返事でもOKという場合が多いため、業務時間が短縮できます。
③グループチャットで情報やファイルを共有できる
メールではCCやBCCなどで重要度が低いものが送られてくることもありますが、チャットツールを用いると、グループごとに分かれたチャットを作成し、その中でやり取りを行うので、自分に関係のないメッセージに煩わされることはありません。また、大容量のファイルも一度に共有することができるので効率的です。
④過去のやりとりが振り返りやすい
グループチャット内のやりとりをたどれば、経緯がすぐに振り返れるので、メールのように過去のやりとりを探すという手間もありません。
⑤必要なやりとりやファイルを検索できる
必要な情報がどこにあるか分からない場合も、検索機能を使って、全体、あるいは特定のグループチャットを指定して簡単に情報を探すことができます。
⑥タスク管理ができる
連絡と並行して、やるべきことをタスク化して漏れがないように管理できるサービスが多いです。
⑦誤って送信したメッセージを削除、編集できる
メール、個人間チャットツールでありがちな送信ミスによるダメージを防ぐことができます。
⑧モバイルに対応している
外出先でもスマホなどを使用してすぐに確認、返信ができるため、業務効率は格段に上がります。
⑨音声・ビデオ通話が可能
メンバーが同じ場所に集合していなくても、チャットツール上で音声会議やビデオ会議を行うことができます。
⑩セキュリティ機能
多くのチャットツールには、社外や未登録端末からのアクセスを制限するなどの機能やログ監視機能が搭載されているため、情報漏洩対策などのセキュリティ面からみても、ビジネスコミュニケーションには最適であると言えるでしょう。
徹底比較！おすすめビジネスコミュニケーションツール4選
実際にさまざまな企業に導入され高評価を得ている、代表的なビジネスコミュニケーションツールをご紹介し、比較してみたいと思います。
ChatWork（チャットワーク）
ビジネスコミュニケーションツールの先駆者であるChatWorkは、ビジネスチャットの代名詞といっても過言ではありません。
その使いやすさには定評があり、実際に医療・福祉・介護から、士業、NPO団体とさまざまな分野の計14万社以上で利用されています。
アクセス制限などのセキュリティ強化機能は、月額800円のエンタープライズプランのみとなります。
ChatWork株式会社：http://www.chatwork.com/ja/
Slack（スラック）
Slackは、メッセージや会話ができるだけでなく、個人で愛用しているサービスとも連携して使用ができる大人気ビジネスコミュニケーションツールです。
様々な組織でコラボレーションに導入されており、月額料金は、フリーのものから850円（スタンダード）、1600円（プラス）の３種類があります。
Slack Japan株式会社：https://slack.com/intl/ja-jp/
ChatLuck（チャットラック）
1ユーザー300円というプラン（別途サーバーにインストールするパッケージプランもあり）のみで、内部統制セキュリティ対策まで万全の安心なチャットツールです。
吹きだしタイプのチャットで、スタンプなども使えて親しみやすく、比較的カジュアルな仕様となっています。
株式会社ネオジャパン：https://www.chatluck.com/
LINE WORKS（ラインワークス）
プライベートでは、もはや利用していない人のほうが珍しいコミュニケーションアプリLINEのビジネス版です。LINEのグループトークなどに慣れていれば、抵抗なく使える人がほとんどでしょう。
相互接続機能によって、LINEユーザーとのトークも可能なので、マーケティング活動や顧客サポートなどでも活用しやすくなっています。
重要な情報はノートのお知らせ機能を利用することで、常に投稿一覧の上部に表示されるため、チームメンバー全員に確実に届けることができるのもおすすめポイントです。
ワークスモバイルジャパン株式会社：https://line.worksmobile.com/jp/
各ツールの機能比較
上記の表をみると、Chat WorkとChat Luckはタスク管理ができるのに対して、SlackとLINE WORKSはタスク管理ができないなど、各コミュニケーションツールによって機能が異なることがわかります。
上記の表はあくまで機能の一部にすぎませんが、自分が所属する組織やグループにはどのツールが合っているのかを判断し、使用することが業務効率化に繋がります。
気になるツールがあったら、まずは公式サイトをみて機能や料金の確認をしてみましょう。
人気のビジネスコミュニケーションツールのまとめ
ビジネスシーンにおいても、モバイルに対応した簡潔なツールは必須の時代となりました。
どのような分野においても、チャット式のコミュニケーションツールはシンプルで利便性が良く、業務効率化に貢献していると高評価を得ています。
また情報漏洩対策などのセキュリティ面から考えても、個人のモラルに頼るより、企業で一定の管理ができるツールを導入すべき時代です。
働き過ぎの日本人にとって、これからの時代や働き方に合った「ビジネスコミュニケーションツール」こそが、業務を効率化できるマストアイテムだといえるでしょう。
