人気のビジネスコミュニケーションツール比較〜業務効率化ツール3選を厳選

いまや個人の間では、LINEなどのチャット式コミュニケーションツールが一般的になってきています。一方で、ビジネスの現場ではチャットツールは広く普及しているとは言えない状況です。そこで今回は、業務効率改善に欠かせないチャットツールの利点と、おすすめのツールを3つ紹介します。

ビジネスのためのコミュニケーションツールとは

ビジネスの場でチャットツールを利用するということに違和感を持たれる方もいるかもしれません。伊藤忠テクノソリューソンズの調査結果によると、チャットツールを導入している大手企業は全体の3割に満たないそうです。

主な調査結果
•チャットツール、ビジネスチャットツールを導入している企業は28.1%
•導入している企業の内、主にPCで業務を行う企業が利用するサービスは「Skype」が30.5%、主に携帯電話/タブレットで業務を行う企業は「LINE」が24.0%、「Facebook」が19.8%
•導入企業のツール選択の基準は「使いやすさ」が21.6%、「セキュリティ」が20.6%。導入理由は「スピーディなコミュニケーション」が23.6%、「会議時間の短縮への期待」が15.7%
•導入していない企業の42.4%が「業務に必要ない」、22.6%が「セキュリティが心配」と回答
•導入していない企業の52.4%は「社内で利用されているかわからない」と回答
(引用元:伊藤忠テクノソリューションズ株式会社「大手企業のビジネスチャットツール導入実態調査」)

それでも、プライベートのやり取りでチャットツールがこれほど普及したという現状を考慮すると、ビジネスの場でもこれらのツールを取り入れていく積極的な理由があるように思われます。実際、主流のビジネスコミュニケーションツールであるメールと比べると、チャットツールには以下のようなメリットがあります。

チャットツールを利用する10のメリット

①開封の手間がなくシンプル

件名をつける必要がなく、用件のみが書かれていることがほとんどなので、わかりやすく効率的です。

②返信が簡潔にできる

挨拶などが不要である、「了解です」といったひと言の返事でもOKという場合が多いため、業務時間が短縮できます。

③グループチャットで情報やファイルを共有できる

メールではCCやBCCなどで重要度が低いものが送られてくることもありますが、チャットツールを用いると、グループごとに分かれたチャットを作成し、その中でやり取りを行うので、自分に関係のないメッセージに煩わされることはありません。また、大容量のファイルも一度に共有することができるので効率的です。

④過去のやりとりが振り返りやすい

グループチャット内のやりとりをたどれば、経緯がすぐに振り返れるので、メールのように過去のやりとりを探すという手間もありません。

⑤必要なやりとりやファイルを検索できる

必要な情報がどこにあるか分からない場合も、検索機能を使って、全体、あるいは特定のグループチャットを指定して簡単に情報を探すことができます。

⑥タスク管理ができる

連絡と並行して、やるべきことをタスク化して漏れがないように管理できるサービスが多いです。

⑦誤って送信したメッセージを削除、編集できる

メール、個人間チャットツールでありがちな送信ミスによるダメージを防ぐことができます。

⑧モバイルに対応している

外出先でもスマホなどを使用してすぐに確認、返信ができるため、業務効率は格段に上がります。

⑨音声・ビデオ通話が可能

メンバーが同じ場所に集合していなくても、チャットツール上で音声会議やビデオ会議を行うことができます。

⑩セキュリティ機能

多くのチャットツールには、社外や未登録端末からのアクセスを制限するなどの機能やログ監視機能が搭載されているため、情報漏洩対策などのセキュリティ面からみても、ビジネスコミュニケーションには最適であると言えるでしょう。 

徹底比較!おすすめビジネスコミュニケーションツール3選

実際にさまざまな企業に導入され高評価を得ている、代表的なビジネスコミュニケーションツールをご紹介し、比較してみたいと思います。

ChatWork(チャットワーク)

ビジネスコミュニケーションツールの先駆者であるChatWorkは、ビジネスチャットの代名詞といっても過言ではありません。
その使いやすさには定評があり、実際に医療・福祉・介護から、士業、NPO団体とさまざまな分野の計14万社以上で利用されています。
アクセス制限などのセキュリティ強化機能は、月額800円のエンタープライズプランのみとなります。
ChatWork株式会社:http://www.chatwork.com/ja/

ChatLuck(チャットラック)

1ユーザー300円というプラン(別途サーバーにインストールするパッケージプランもあり)のみで、内部統制セキュリティ対策まで万全の安心なチャットツールです。
吹きだしタイプのチャットで、スタンプなども使えて親しみやすく、比較的カジュアルな仕様となっています。
株式会社ネオジャパン:https://www.chatluck.com/

LINE WORKS(ラインワークス)

プライベートでは、もはや利用していない人のほうが珍しいコミュニケーションアプリLINEのビジネス版です。LINEのグループトークなどに慣れていれば、抵抗なく使える人がほとんどでしょう。
相互接続機能によって、LINEユーザーとのトークも可能なので、マーケティング活動や顧客サポートなどでも活用しやすくなっています。
重要な情報はノートのお知らせ機能を利用することで、常に投稿一覧の上部に表示されるため、チームメンバー全員に確実に届けることができるのもおすすめポイントです。
ワークスモバイルジャパン株式会社:https://line.worksmobile.com/jp/

人気のビジネスコミュニケーションツールのまとめ

ビジネスシーンにおいても、モバイルに対応した簡潔なツールは必須の時代となりました。
どのような分野においても、チャット式のコミュニケーションツールはシンプルで利便性が良く、業務効率化に貢献していると高評価を得ています。
また情報漏洩対策などのセキュリティ面から考えても、個人のモラルに頼るより、企業で一定の管理ができるツールを導入すべき時代です。
働き過ぎの日本人にとって、これからの時代や働き方に合った「ビジネスコミュニケーションツール」こそが、業務を効率化できるマストアイテムだといえるでしょう。

≫Next…「社内コミュニケーションを活性化させるためのツール3選」はこちら

【PR】 タスクの管理方法にお困りですか?

TeamHackなら、プロジェクトの管理から情報共有まで、これ1つで全てが完結します。ソート機能で誰が何をやっているか明確に。タスクごとにチャットができるから、情報の錯綜もありません。プロジェクト管理者も作業者も、驚くほどタスク管理が楽になります。

この記事が気に入ったら
いいね!しよう

最新情報をお届けします

同じタグのついた記事

同じカテゴリの記事