在宅ワークやオンライン会議が新型コロナの影響で急激に増え、「対面での会議を減らして（出社しないで）情報を共有できるツールを使いたい」と悩むビジネスマンの方も多いのではないでしょうか。
そこで、社内Wikiツールとしておすすめなのが「Confluence（コンフルエンス）」です。チームコラボレーションに使え、業務効率化につながるなど、利用者にさまざまなメリットをもたらします。
今回は、Confluenceの基本的な使い方や便利な機能について紹介していきます。
Confluence（コンフルエンス）とは
Confluenceは、資料や会議の書類をオンラインで共同作成することができる社内Wikiツールです。オープンな共有ワークスペースとして、パソコンやスマホで複数の利用者が同時に作業できることから、日本の企業でも注目されています。
Confluenceの提供は、Atlassian（アトラシアン）。同社は「Trello（トレロ）」のタスク管理ツールやソフトウェア開発にも使えるプロジェクト管理ツール「jira（ジラ）」も開発しているため、関連ツールとの連携にも優れています。
Confluenceの基本的な使い方
Confluenceは、オンラインの共同作成でページを作成し、対面でのミーティングの短縮や不要な会議を減らす効果を期待できます。例えば、ミーティングをしながら同時にページを編集することもできます。
また、ストックしている情報を検索できるアーカイブ検索やページ履歴（過去のバージョン）を活用することで、担当者がいなくてもスムーズに業務の引継ぎができたり、過去のアイデアを参照したりできます。
ただし、複雑で細かい機能も多いため、使いこなせるまでに多少の慣れが必要です。まずはConfluenceの基本的な使い方を説明します。
ページの作成方法と基本的な使い方
Confluenceでページを作成するには、画面上部の「作成」を選択します。次に、「スペースの選択」とテンプレートの一覧が表示されるため、どのスペースに追加したいページか選択式フォームから1つを選びます。
すでに作成したいスペースを開いている場合、すでに特定のスペースが選択されているので、改めて選択する必要はありません。スペースを選択したら今度は、テンプレートを決定します。
Confluenceは、資料作成時に複数のテンプレートから選択可能なため、議事録や決算書、会議資料などさまざまなファイルの種類に対応します。最初は、指定のテンプレートがない事が多いので、デフォルトのページや「白紙ページ」をそのまま選択しましょう。
選択できたら下の「作成」を選択します。これでページの作成に必要な最初の作業は完了です。まだ作っていないスペースにページを作りたい時は、先にスペースを作成してからページを作成する流れです。
次に、ページ作成の画面が開かれて、「ページタイトル」とそのページの本文を作成する仕組みになっています。「←→」のアイコンでは、作業のしやすさを考慮して「全幅」か「固定幅」にページサイズを変更します。
本文の作成は、文章だけでなく、上にある「表」や「レイアウト」を追加することが可能。さらに、「＋」（挿入）から「コード」や「目次」、「日付」、「決定事項」などの追加コンテンツを足すこともできます。
後は、業務の目的や必要性にあわせてコンテンツを充実させれば良いでしょう。
下書きで保存する場合は編集により自動的に保存され、「公開」することでページを追加することができます。このとき、「…」を選択して一覧から「プレビュー」を押すと、公開画面を見ることができます。
また、「ページの移動」では別スペースへのページ移動や親ページの設定も改めて決定することが可能です。
ページを終了する時は、「閉じる」を押してホーム画面に移動できます。下書きの一覧から選択し直すことで、そのページの再編集が可能です。
ページの作成方法における基本的な使い方は、以上です。
同じような書式を繰り返し使う場合、真っ白なページに追加コンテンツを足すのは大変なため、既存のテンプレートを選択します。
これにより、1から追加コンテンツを足さなくても必要な物が揃っているページ画面を開いて文章を入力するだけで済み、その分作業が楽になります。
ブログの作成方法と基本的な使い方
ブログの作成方法は、ページ作成方法とほとんど同じです。
まず、作成ページを開いて、スペースを決定し、テンプレートの一覧から「ブログ投稿」選択して「作成」を押します。「ブログ投稿タイトル」と本文の画面が表示されるので、そこにチームや企業全体にアナウンスしたい内容を入力して上部アイコンの「公開」を選択します。
本文作成する方法は、ページとやり方は同じです。文章や追加コンテンツなどを加えて、ブログの作成に必要な形式を整えましょう。公開すると、ブログに新バージョンが公開される仕組みです。
一般的なWEBブログを企業内のクローズドな環境で公開するのと同じ要領です。一般公開はしないが企業内やグループ内に公開するだけです。
ブログの公開範囲はグループや個人で制限することもできるほか、閲覧だけや編集も可能などブログの設定を自由に切り替えられます。そして、コメントの投稿やいいね、編集マークからいつでも編集できるのです。
Confluenceで知っておきたい便利機能
Confluenceは使い慣れておいたほうが作業する際に機能を最大限活用できる便利機能がいくつかあります。ここでは、Confluenceで知っておきたい便利機能について取り上げます。
テンプレート・カスタマイズ
Confluenceは、ページの作成で必ず「テンプレート」を選択することになるでしょう。そのため、独自のテンプレート・カスタマイズ機能を使うことで、ページ本文内の作業を少しでも減らすことが可能です。
例えば、「テンプレートを編集」あるいは「インポート（からの編集）」をしておくことで、標準のテンプレートにはないフォーマットにも対応します。改めてコンテンツ形式を再設定したり、指定ファイルのダウンロードをしたりする必要はありません。
カスタマイズの方法・手順は、歯車マークの設定アイコンから設定画面を開き、サイドバーの「グローバルテンプレートとブループリント」を選択します。これで「編集」アイコンの選択からテンプレートを独自にカスタマイズできるでしょう。
さらに、新たなテンプレートを追加することも可能です。テンプレートにコンテンツの追加やマクロの追加をすることでページ作成の効率が高まるでしょう。
ウォッチ機能
Confluenceでは、複数の人が同じページやブログを作成・閲覧・コメントできるだけでなく、特定のページが編集されるとメンバーに通知する機能も付いています。
自分の業務やタスクに関連したものを選択的に、スペース全体や単一ページにターゲットを絞りウォッチ機能を設定できます。
ウォッチ機能を使う方法・手順は、ウォッチ機能アイコンをページ上で選択して、「ページのウォッチ」か「このスペースのすべてのコンテンツをウォッチ」の項目のどちらかにチェックを入れます。通知しない場合はチェックをすべて外した未選択の状態にします。
「ウォッチャーを管理」を選択すると、画面が開き、通知するユーザーの追加が可能です。一方で、個別に選択する方法だけでなく、ホームのアカウントアイコン（人物マーク）の「設定〉ウォッチ」の選択から現在あるすべてのウォッチ中のページに対して、「ウォッチの中止/ウォッチの開始」を選択することができます。
ところで、「メール設定ページ」では通知の設定そのものを編集することもできます。例えば、自分が編集を行った時にウォッチ機能で通知したい時は、「自分の操作を通知」にチェックを入れて「送信」すると、以後、自分の作業でも通知が送られてきます。
ページの階層・子ページ
Confluenceの便利な機能として、ページの階層化ができることが挙げられます。ページの階層というのは属するスペースの中で「親ページ」や「子ページ」を設定することです。
例えば、「予算資料」のページに「9月分」と更に細かいページを作成したとします。それにより、「予算資料」に「9月分」や「10月分」などその子ページとして紐付けできます。
ページを別々に作成するのではなく、親と子が相互の従属関係にあるわけです。親のページを開いた時、サイドバーの下に小ページが一緒に表示されるのでわかりやすいでしょう。子ページは展開したり隠したりすることも可能です。
子ページを作成する方法・手順は、ページの作成画面より、設定から「ページの移動」で親ページを設定します。移動で親の変更をするには、下書きの状態である必要があります。
もう1つの方法・手順は、追加したいスペースを開いて、サイドバーの「ページ」下にある、親ページの「＋」マークから「子ページを作成」を選択して追加します。
上記の2つの方法が基本的な操作方法ですが、一括変更する方法もあります。
親子の順番をまとめて変更したい場合は、サイドバー下部のページ一覧から動かしたい子のページタイトルを「ドラッグ＆ドロップ」します。
移動先（別の親や親なし）にページを変更すれば完了です。
以上、子ページの階層設定により、横並びによる確認作業の手間や煩雑化を防ぐ事ができるのです。
展開マクロ
ページを読みやすくしたり、過去の情報も保存したりしたい時、展開マクロを使うのが有効です。折りたたみ可能な展開マクロをページに追加することで、展開マクロ視覚的な情報量の負担を減らす効果も見込めます。
展開マクロを追加する方法・手順は、まずページを作成する画面で、上の「＋」（挿入）のアイコンから「展開」を選択して、展開マクロのページを追加します。そこにタイトルや本文を入力します。
後は、公開ページで折りたたまれたコンテンツが表示されるので、展開すると多くの情報を1つのページで確認できるでしょう。
まとめ
Confluenceの基本的な使い方や便利な機能について紹介しました。Confluenceは、メンバー間で編集するための多彩な機能があり、ミーティングや会議を最小限に減らし、テンプレートでページ作成の作業効率も高めてくれます。
共有用のWikiとして使うだけでなく、過去の情報を読み返すなど、メンバー間とのやり取りや過去の時系列で情報を確認できる利便性の高いツールです。
実際に企業でConfluenceを使ってメンバー間のコラボレーションができることを確かめてみましょう。
