タスクを視覚的にとらえ、作業効率をあげるにはカンバン方式がおすすめです。カンバン方式のタスク管理ツールは、直感的な操作ができるツールが多く、タスクの見える化もスムーズなのでチームに定着しやすいことが特長です。
この記事では、カンバン方式のタスク管理ツールを活用しチームの作業効率をアップさせる方法や、おすすめのタスク管理ツールを紹介します。
カンバン方式とは？
必要なときに必要なだけ生産する「ジャスト・イン・タイム」 を実現するツールとして、トヨタ自動車がはじめた生産管理方式がカンバン方式のはじまりです。スーパーマーケットの商品管理用のカードからヒントを得たことから、「スーパーマーケット方式」とも呼ばれています。
トヨタ自動車が提唱したカンバン方式は、「カンバン」と呼ばれる商品管理ボードを使って生産工程の無駄を徹底的に省く生産管理の手法です。カンバンには、商品名や品番、保管場所などの詳細と共に作業指示が書かれています。次の工程に流してもカンバンを見るだけで、作業の全てを把握できるという仕組みです。
今回紹介するタスク管理におけるカンバン方式は、列やカードを使ってタスクの進捗を見える化します。ボードに付箋を貼るように必要なタスクを並べ、ステイタス別に分類します。例えば、新規タスクのカードは「未着手リスト」の列へ、作業途中タスクのカードは「進行中リスト」の列へ、完了したタスクのカードは「完了リスト」の列へと移動すれば、チーム内で発生するタスクの動きが把握できるのです。
カンバン方式のツールのメリット・デメリット
カンバン方式にはデメリットがあるものの、それをカバーできるシステムがあります。まずはメリットとデメリットをみてみましょう。
メリット
進捗状況がひと目でわかる
タスクの進捗をもとにチームやプロジェクトの置かれている状況が即座にわかるのは、カンバン方式によるタスク管理のメリットです。
タスクの一覧はチームに共有されるため、各メンバーのタスクの数や達成率が見える化されます。そうすることでタスク配分の偏りや重複がわかり、遅れが生じる前に見直すことができます。また、早めのヘルプ要請や新たなタスクへの立候補もしやすくなります。
情報の一元管理
トヨタ自動車のカンバン方式のように、タスク管理ツール上でもタスクとそれに関連する情報を集約することができます。画像や動画の添付や参考リンクの挿入ができれば、必要な情報を集める時間を短縮でき、作業効率化につながります。
また情報が一元化されていると必要な情報が取り出しやすいことから、過去のプロジェクトの情報も大切なナレッジとして蓄積されます。
コミュニケーションが生まれる
タスクにコメントを入れられるツールなら、タスク管理ツールがメンバーとのコミュニケーションの場となります。さらに、今誰がどのタスクに着手しているかもひと目でわかるので、コミュニケーションをとるきっかけが生まれます。
情報の統一ができる
カンバン方式でタスクを管理するツールの多くは、タスクやそれに関する情報を入力する際のフォーマットを統一しやすいという特長があります。統一された情報は、遡りやすいだけでなく、レポーティングの時間短縮にもなるでしょう。
デメリット
スケジュール管理がしにくい
カンバン方式によるタスク管理は、時系列での進捗管理には適していません。タスクの優先順位や前の工程の進み具合を確認する必要がある場合は、カンバンボード外での管理をせねばなりません。そのため、ガントチャートを併せて使用することが多くあります。
タスクのボリュームや比重が伝わらない
割り当てられているタスクの数はカードの枚数で判断できますが、それぞれのタスクのボリュームや負担、重要度はわかりません。そのため、ツール上はほんの少しの遅れに見えても、蓋を開けてみれば深刻な遅れとなっている恐れがあります。
カンバン方式のタスク管理の注意点
前章でお伝えしたように、カンバン方式によるタスク管理にはデメリットが存在します。以下のことに留意し、デメリットをカバーしましょう。
時系列がわかる工夫を
カンバン方式のタスク管理は、前後にどのようなタスクがあるのかがわかりにくいというデメリットがあります。ある地点ではたくさんのタスクを持っているように見えても、別の地点での状況はわからないということです。
前後にあるタスクや一定期間における業務量を確認するためには、時間軸を持つガントチャートやカレンダーを併用して管理をするといいでしょう。
タスクのボリュームも見える化
また、タスクの工数や負担はカンバン方式のタスク管理では伝わりにくいことがあります。タスクの数はひとつであっても、実は膨大なボリュームである可能性があり、それはひと目で判断できません。
そのため、タスクへのタグ付けや色分けをすることでボリュームを表現したり、負担の大きなタスクを小さく分解したりし、ボリュームを揃えるなどの工夫やルール設定が必要とされます。
多くのタスク管理ツールは、これらのデメリットをカバーする機能を持ち合わせています。プロジェクトやチームの環境によって、使い勝手の良いツールを選ぶことがポイントです。
チームで使えるタスク管理ツール5選
多くの有名企業も導入しているツールから、世界的に愛されるツールまで、カンバン方式のタスク管理ツールを5つ紹介します。どのツールもチームのメンバー間での情報共有が可能です。スマートフォンからの閲覧や操作もできるので、外出先からもタスク管理ができます。どれも日本語対応のツールなので、言語の心配もありません。
Jooto（ジョートー）
Jooto – 無料から使えるタスク・プロジェクト管理ツール
基本操作はカンバン上で行うドラッグ＆ドロップ。専門知識がなくても迷わず操作できるシンプルなツールです。カンバンとガントチャートを併用し、プロジェクトの進捗状況を視覚的に把握できます。
権限をユーザーごとに設定したり、外部のプロジェクトメンバーを招待したりできるので、規模の大きなプロジェクトのタスク管理にも最適です。
シンプルで直感的に操作できるデザインながら、物足りなさを感じさせない機能を備えています。外部サービスとの連携も可能です。サポート体制も充実しており、オンラインセミナーや電話サポート、個別相談を受けることができます。
無料プランでも全ての機能が利用可能です。ユーザーの数が5人を超えるとスタンダードプランとなり、1ユーザーあたりひと月500円が必要となります。プロジェクトの規模に応じて容量無制限、プロジェクト履歴が無期限で残るエンタープライズプランを選ぶこともできます。いずれも30日間の無料トライアルを申し込むことができます。
Wrike（ライク）
業務の進捗を可視化する管理ツールであるWrikeは、プロジェクトチームのタスク管理に特化した機能を備えています。どんなプロジェクトにもマッチするカスタマイズ性を誇り、タスクやプロジェクトに関する情報を管理します。
ダッシュボードやステイタスなど、チームの業務やニーズに沿って進捗管理がしやすいように細部までカスタムが可能です。「未着手・処理中・承認待ち」「デザイン中・コードレビュー・リリース済み」など、必要に応じたカスタムはプロジェクトの進行をスムーズにするでしょう。
タスクはドラッグ＆ドロップで動かせ、進捗状況をリアルタイムに共有することができます。そのほか、ユーザー管理やユーザーごとの権限付与、コミュニケーション機能も持っています。
外部ツールとの連携ができるのもWrikeの特長です。Microsoft Teams、Slack、Google Workspace、GitHub、Adobe® Creative Cloud®など、その数400以上！ チームに定着しているツールとの連携は、業務を円滑にするでしょう。
無料（人数制限なし）で使用できますが、ガントチャートが使えるのはProfessionalプラン（1ユーザー9.8ドル／月）からとなります。さらに大規模なプロジェクトにはBusinessプラン、高度なセキュリティや監査レポートが必要であればEnterpriseプランを選択します。14日間の無料トライアルで試すことができます。
Trello（トレロ）
Trelloは高い操作性と直感的に扱える手軽さを持ち合わせ、世界中で愛されているツールです。カンバン方式のタスク管理ツールの中でも、デザイン性の高さがTrelloの魅力。ビジュアルのカスタマイズができることも、人気の理由のひとつです。
カンバンを開くだけでプロジェクトの全体像が把握できるように、タスクには画像の添付や詳細をメモすることができます。Trelloでは、タスクに必要なあらゆる作業をカードに集約し共有します。カードを開くことで、チェックリストや期限、添付ファイル、チャットなどをまとめて確認できます。
タスクのラベル管理や検索機能も優秀で、プロジェクトに必要な情報へのアクセスがスムーズになります。
Trelloの機能はとてもシンプルですが、拡張機能を追加することでカスタマイズができます。例えば、スケジュール管理に便利なカレンダー表示も拡張機能のひとつです。チームに必要だと感じたら拡張機能として追加しましょう。
Slack、Dropbox、Outlook、Gmail、Jiraなど、プロジェクトで使用するTrello以外のツールともシームレスに統合ができます。
メールに重要な情報があれば、メールの受信ボックスからTrelloのボードに直接送信ができるのはとても便利な機能です。Trelloを開かずに受信ボックスからコメントへの返信や新しいカードの作成もできます。
無料プランであっても、タスク管理の基本機能全てを使うことができます。セキュリティ機能や管理者機能を充実させたいなら、管理できるボードの数が無制限になる有料プランがおすすめです。BusinessClass（1ユーザー10ドル／月）は、100名までのチームで活用できます。
Taskworld（タスクワールド）
チームのためのプロジェクト管理専門ツール | 総合的に使える世界基準のタスク・プロジェクト管理ツール
複数のプロジェクトの同時進行は、ビジネスの現場ではよくあること。いくつものプロジェクトを兼任していても、シームレスに管理できるのがTaskworldです。
複数のプロジェクトを管理することに特化したTaskworldなら、数あるプロジェクトのガントチャートを一か所で確認することができます。いくつものプロジェクトを横断するプロジェクトマネージャーやメンバーの負担を軽減し、ミスや作業漏れの削減にもなるでしょう。
カンバンによるタスク管理機能は、わかりやすいインターフェイスで直感的に操作ができるシンプルさ。その上、ファイル管理機能やメンバーのオンライン状況やメッセージの既読状況がわかるチャット・メッセージ機能、作業の振り返りがしやすいタイム計測＆ログ管理機能など、業務効率のアップにつながる優秀な機能がたくさん備わっています。
各利用プランにユーザー数の制限はありません。基本となるプロフェッショナルプラン （1ユーザー1050円／月 ※年払い）でタスク管理に関わる機能が使用できますが、ビジネスプラン（1ユーザー2300円／月 ※年払い）であれば、プロジェクト数、ゲスト数、ストレージ容量などが大きくなり、セキュリティ機能やゲストアカウント機能が追加されます。いずれも15日間の無料トライアルができます。
Asana（アサナ）
チームの仕事、プロジェクト、タスクをオンラインで管理 • Asana
Asanaは複数の業務を見える化して管理するタスク管理ツールです。相互に関係するタスク、重複するタスク、未スケジュールのタスクを管理し、タスクの進捗を「かんばんボード」で視覚化します。シンプルにプロジェクト全体を把握できるので、難しい操作も不要です。
また、チームのメンバーの抱えるタスクを見える化することでスタッフのアサインやタスクの調整ができるワークロード機能は、プロジェクトマネージャーを助けてくれる便利な機能です。時間数や点数などの値をタスクに割り当て必要な工数を見積もれば、タスクを抱えすぎているメンバーがいないかを確認でき、的確なタスク管理が可能となります。
シンプルなツールながらも高機能であることは、Asanaの人気の秘訣。優先度の高いタスクや期日がひと目でわかるリストビューやプロジェクトの初めから終わりまでの全体像が把握できるタイムライン機能など、スムーズなタスク管理が叶います。
Microsoft Teams、Slack、Google Workspace、GitHub、Adobe® Creative Cloud® 、YouTubeなど、100以上外部ツールとの連携も可能です。
15人までなら無料のBasicプランを無期限で利用可能です。有料プランであれば利用できる機能が増え、充実したプロジェクト管理ができます。Premiumプランの無料トライアル期間終了後、少人数での利用を続けるなら少人数チーム割引が適用されます。
参考：チームで使うタスク管理ツールの比較
https://xn--pcktarw9qud7338c9ym.com/?p=1882#toc2
まとめ
チームのタスク管理は、メンバー全員がそれぞれのタスクの期限や進捗状況、ボリュームを把握していることが成功のカギとなります。チームの規模やプロジェクトが拡大すると、それはことさらに困難で重要なポイントになります。
それらがリアルタイムにひと目で確認できるカンバン方式のタスク管理ツールであれば、より円滑な運用ができること間違いなし。見通し、風通しの良いチーム作りに必要なツールではないでしょうか。
