「中間報告をきちんとするチームこそが理想的なチームの形になる」
と聞いてあなたは何を想像しましたか？ おそらく多くの方がやっているとは思いますが、その中間報告に意味はありますか？ ただ進捗を確認するだけでどこまで進んでいるのかは確認することはできているのでしょうか。
今回は中間報告の仕方やすることによって生じるメリットなどを詳しく解説していきたい思います。
「進捗は共有してます」は正解ではない
上司が部下に対して進捗状況を尋ねた時に、「進捗はツールでいつも共有してます」と答えるだけの部下は多いと思います。ここでいう進捗共有とは、もっぱらスケジュール管理のできるカレンダーやガントチャートなどの管理ツールに、自分の仕事の進み具合をきちんと記入しているという意味合いであることが多いです。
確かに、それで上司は部下の仕事がどの程度進んでいるかを把握することはできます。しかし、ここで「そもそも全体・もしくは上司に進捗を共有することの目的は何か？」ということについて考えてみましょう。それは、端的にいうと、上司が自分の部下が目標（ゴール）を達成できるのかどうかを管理するためです。
進捗とゴールの達成なんてほとんど一緒ではないかと思った方もいるでしょう。進捗は、あくまでゴールに向けての道筋をがきちんと立てられているのかを確認するものであります。ということは、管理ツールで仕事の進み具合を記入しているだけで十分だといえるでしょうか？ 目的を達成できそうか図るためには、現状が目標に対して、どの程度の達成度であり、いま起きている問題、あるいはこれから起きうる問題はあるかも含めて把握する必要があります。
要するに、「進捗を共有する」ことを目的にするのではなく、目標を達成できそうか図るための手段として進捗報告を捉え直す必要があるということです。そして進捗を報告するのに中間報告が非常に良い手段になっています。
中間報告をきちんと行なう
「中間報告が大事だ」という意見はよく聞きますが、「なぜ中間報告が大事か」ということについて説明されることは少ないかと思います。ここでは、その理由について考えてみましょう。
そもそも中間報告とは何でしょうか？ 中間報告とは、最終報告の前の確認のようなものと捉えておけばいいでしょう。進捗確認との違いについて気になる方がいらっしゃると思いますが、ニュアンスとしてはほとんど意味が一緒で、進捗確認よりも少し堅い、形式ばっているものだと考えてよいでしょう。
ではなぜ「中間報告が大事」なのか。結論から先に言ってしまうと、中間報告が大事なのは、目標達成のために到達しておかなければならない地点に、現状辿り着くことができているかを確認する手段だからです。
中間報告がない場合のことを考えてみてください。最終報告直前に、「実は、ここまでしか終わっていません……」と報告されても、誰もサポートすることができないですよね。中間報告を行なって、もし進捗が遅れているというのであれば、「なぜそこまでしか進んでいないのか？」ということを考えることも大事ですが、実際に進捗が遅れている状況に対して、新たな打ち手を考える必要があります。その時点で、それは中間報告者だけの問題ではなくチーム全体の問題になります。誰かの遅れは、他のチームメンバーがサポートを行なわないと、プロジェクトの破綻にもつながってしまいます。現状を把握して、チームワークを強化してプロジェクトの遅れを取り戻すためにも、中間報告は重要な意味合いを持っているといえるでしょう。
また、中間報告をする際には、「順調に進んでいます！」「問題ないです。平気です！」というような曖昧な表現は避けましょう。なぜなら、それでは、進捗度合いを客観的に把握することができないからです。想像してみてください。あなたが上司だとして部下に「大丈夫です！」と言われたら、進捗はわからないけどとりあえず進んでいるのだなと思うはずです。その思い込みを防止するためにも、中間報告では、できるだけ具体的な数字を交えながら伝えることが大事です。
曖昧な進捗や表現を防止するための指標としてよく知られているのはKPI（重要業績評価指標：Key Performance Indicator）です。KPIを利用することで、目標の達成に向かってプロセスが適切に実行されているかどうかを計測することができます。KPIを正しく設定して、中間報告をすれば、客観的に進捗を把握することができるため、「目標に対するKPIを設定していない……」という方は、今からでもすぐに設定しましょう。KPIの設定の仕方については、今後紹介をしていこうと思います。
中間報告をするための「報・連・相」
中間報告をする上で、もう一つ大事なことがあります。それは「報・連・相」をしっかりと守ることです。
「報・連・相」とは、みなさんご存知の通り、「報告・連絡・相談」の略です。新入社員になれば誰しもが、一度は教えられた経験があるであろうビジネスにおける基本です。そのため「報告・連絡・相談」は常識だし、自分はできていると思っている方が大半だと思います。しかし本当に徹底して守っている会社では、上司や部下の縦のコミュニケーションや同僚同士の横のコミュニケーションが密になることで、チームワークが可能になり、新しいアイディアが生まれたり、仕事がスムーズに行われるなどのメリットを実際に生み出しています。
もう一度「報・連・相」をする上で、守ってほしいポイントをまとめていくので、必ず覚えておいてください。
目的」を明確にする
そもそも何のために伝えるのか、実際に行動に移す前によく考えてみる必要があります。
- 事実を伝えたいのか
- 自分の意見を伝えたいのか
- アドバイスが欲しいのか
など、伝える目的を明確にすることで、相手に分かりやすく伝えることができます。
「対象」を考慮する
効果的に伝えるためには、伝える対象を考慮する必要があります。例えば、
- 伝える相手（上司、同僚、クライアントなど）
- その相手を取り巻く環境（会議、1対1、メール、電話など）
- 相手のタイミング（忙しそうか、時間がありそうかなど）
などを考慮することで、自然と伝える手段が変わってくるでしょう。
「事柄」を整理する
伝える事柄は、事実と意見を切り離すことが重要です。伝える事柄を整理したら、それに最もふさわしいやり方で伝えるだけです。
この3つを意識して守ることで、中間報告をする際もより効果的に相手にものを伝えることができるようになります。もちろん中間報告以外でもこのテクニックは生きてくるので、まずは中間報告をする際からでもいいので、心して取り組んでみてください。
中間報告でチームの結束力を生み出す
チームとして活動していく上で、目標に対する問題が発生することを避けることはできないでしょう。むしろ、問題が発生していることをチームが認識できているということは、健全な状態だということができます。例えば、メンバーAが問題Xを引き起こして、進捗に大きな遅れが生じてしまう状況を考えてみましょう。ここで、Aが一番やってはいけないことは、Xという問題が発生したことをチームから隠蔽して、わからないようにすることです。これは、チーム全体にとって大きなリスクとなるでしょう。では、Aが問題Xが起きたことをしっかりとチームに共有したらどうでしょうか？ きっと、チームは問題Xに対処するための方法を考えて、それを実行することで、問題が致命傷になることを避けることができるでしょう。
つまり、前提として問題が起きることは避けられないのであれば、いかにチーム内で問題を把握することができるかどうかがキーとなる考えになります。
チームは、誰かを責めるために存在しているのではありません。目標を達成するために存在しているのです。目標達成の障害となる問題が起きれば、チームメンバー同士でお互いを補完し合えるような関係性が理想です。
そのためにも中間報告をすることによって、チームメンバー同士が把握しあい、サポートすることもできるようになるはずです。だからこそ中間報告を欠かさないチームこそが理想のチームの形と言うことができるのも理解していただけると思います。
まとめ
中間報告をきちんと行なうことで、チームメンバー内での問題点を把握することができます。その結果、より強固なチームワークを生み出すことやプロジェクトが頓挫することも防止することができます。積極的に中間報告を行ないましょう。その際には曖昧な表現を避けて、何を伝えたいのかを明確にして伝えることが成功のカギになるので覚えておきましょう。
