理想的なチームとは、中間報告を疎かにしないチーム

「理想的なチームワークとは何か?」という問いに対しては、さまざまな答え方ができるでしょう。
本稿では、この問いに対してチーム内における報告という点に着目して答えていこうと思います。

社員の頃にくどくど聞かされた「報・連・相」


「報・連・相」とは、「報告・連絡・相談」の略です。新入社員になれば誰しもが、一度は教えられた経験があるビジネスにおける基本です。これだけ、「報・連・相」という言葉が長い間、世間に浸透しているということは、それだけ重要なものだということです。まず、それぞれの意味についておさらいしましょう。

•報告
上司からの指示や命令に対して、部下が進捗状況を報告することをいいます。報告をするのは、部下から上司へという流れになります。

•連絡
簡単な情報を関係者に知らせることです。あくまで事実をベースにしている点に注意しましょう。上司や部下に関わらず、全員が発信側にも受信側にもなります。

•相談
判断に迷った時や意見を聞きたい時などに、上司や先輩、あるいは同僚に、参考となる意見やアドバイスをもらうことです。

「報・連・相」が徹底されている職場では、上司や部下の縦のコミュニケーションや同僚同士の横のコミュニケーションが密になります。これによって効果的なチームワークが可能になり、新しいアイディアが生まれたり、仕事がスムーズに行われるなどのメリットを生み出します。

それでは、「報・連・相」を円滑にするためにはどうしたら良いのでしょうか? そのためには「目的」、「伝える対象」、「伝える事柄」に着目する必要があります。

「目的」を明確にする

そもそも何のために伝えるのか、実際に行動に移す前によく考えてみる必要があります。

  • 事実を伝えたいのか
  • 自分の意見を伝えたいのか
  • アドバイスが欲しいのか
    • など、伝える目的を明確にすることで、相手に分かりやすく伝えることができます。

      「対象」を考慮する

      効果的に伝えるためには、伝える対象を考慮する必要があります。例えば、

      • 伝える相手(上司、同僚、クライアントなど)
      • その相手を取り巻く環境(会議、1対1、メール、電話など)
      • 相手のタイミング(忙しそうか、時間がありそうかなど)

      などを考慮することで、自然と伝える手段が変わってくるでしょう。

      「事柄」を整理する

      伝える事柄は、事実と意見を切り離すことが重要です。伝える事柄を整理したら、それに最もふさわしいやり方で伝えるだけです。

      以上、「報・連・相」を円滑するために、意識するべきポイントについて説明しました。ここで述べた内容を踏まえた上で、より効果的なコミュニケーションを行っていくための秘訣を紹介していきます。

      「進捗は共有してます」が正解ではない

      上司が部下に対して進捗状況を尋ねた時に、「進捗は共有してます」と答えるだけの部下は多いです。ここでいう進捗共有とは、もっぱらガントチャートなどの管理ツールに自分の仕事の進み具合をきちんと記入しているという意味合いであることが多いです。確かに、それで上司は部下の仕事がどの程度進んでいるかを把握することはできます。しかし、ここで「そもそも進捗を共有することの目的は何か?」ということについて考えてみましょう。それは、端的にいうと、上司が自分の部下が目標(ゴール)を達成できるのかどうかを管理するためです。

      そう考えると、管理ツールで仕事の進み具合を記入しているだけで十分だといえるでしょうか? 目的を達成できそうかはかるためには、現状が目標に対して、どの程度の達成度であり、今起きている問題あるいはこれから起きうる問題はあるかも含めて把握する必要があります。要するに、「進捗を共有する」ことを目的にするのではなく、目標を達成できそうかはかるための手段として進捗報告を捉え直す必要があるということです。

      中間報告を守る意味

      「中間報告が大事だ」という意見はよく聞きますが、「なぜ中間報告が大事か」ということについて説明されることは少ないです。ここでは、その理由について考えてみましょう。結論から先に言うと、中間報告が大事なのは、目標達成のために到達しておかなければならない地点に、現状辿り着くことができているかを確認する手段だからです。

      中間報告がない場合のことを考えてみてください。最終報告直前に、「実は、ここまでしか終わっていません……」と報告されても、誰もサポートすることができないですよね。中間報告を行なって、もし進捗が遅れているというのであれば、「なぜそこまでしか進んでいないのか?」ということを考えることも大事ですが、実際に進捗が遅れている状況に対して、新たな打ち手を考える必要があります。その時点で、それは中間報告者だけの問題ではなくチーム全体の問題になります。誰かの遅れは、他のチームメンバーがサポートしていかなくてはなりません。そのようなチームワークを行うためにも、中間報告は重要な意味合いを持っているといえるでしょう。

      また、中間報告をする際には、「順調に進んでいます!」というような曖昧な表現は避けましょう。なぜなら、それでは、進捗度合いを客観的に把握することができないからです。そのため、中間報告では、できるだけ具体的な数字を交えながら伝えることが大事です。

      そのための指標としてよく知られているのはKPI(重要業績評価指標:Key Performance Indicator)です。KPIを利用することで、目標の達成に向かってプロセスが適切に実行されているかどうかを計測することができます。KPIを正しく設定して、中間報告をすれば、客観的に進捗を把握することができるため、「目標に対するKPIを設定していない……」という方は、今からでもすぐに設定しましょう。

      チームの結束がどこから生まれるか


      チームとして活動していく上で、目標に対する問題が発生することを避けることはできないでしょう。むしろ、問題が発生しているとチームが認識できるということは、健全な状態だということができます。例えば、メンバーAが問題Xを引き起こして、進捗に大きな遅れが生じてしまう状況を考えてみましょう。ここで、Aが一番やってはいけないことは、Xという問題が発生したことをチームから隠蔽して、わからないようにすることです。これは、チーム全体にとって大きなリスクとなるでしょう。では、Aが問題Xが起きたことをしっかりとチームに共有したらどうでしょうか? きっと、チームは問題Xに対処するための方法を考えて、それを実行することで、問題が致命傷になることを避けることができるでしょう。

      つまり、前提として問題が起きることは避けられないのであれば、いかにチーム内で問題が顕在化しやすい状態を作ることができるかがキーとなる考え方となります。チームは、誰かを責めるために存在しているのではありません。目標を達成するために存在しているのです。目標達成の障害となる問題が起きれば、チームメンバー同士でお互いを補完し合えるような関係性が理想です。そして、問題をチームで協働することによって、解決していくことで、チームの結束は深まるのではないでしょうか。

      >>「コミュニケーションギャップって、どうして生まれるの? どうすればいいのか考えた」を読む

      「理想的なチームとは、中間報告を疎かにしないチーム」についてのまとめ

      本稿では、チーム内で現状を報告し合うことの重要性について述べてきました。理想のチームワークとは、問題をどんどん顕在化させて、メンバー同士でサポートし合うことで、目標達成に向けて一丸となる集団だということができます。「報・連・相」だけではなく、中間報告や日常のコミュニケーションを疎かにしないようにしましょう。

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