社会人にはタスク管理が必要不可欠！とよくいわれますが、タスク管理自体に苦手意識を持っている人も多いのではないでしょうか。タスク管理は上手に付き合えば、仕事をスムーズに進める強い味方になってくれます。この機会にぜひタスク管理の「苦手」を克服してみませんか。
タスク管理で陥りやすい5つの苦手ポイント
実は、タスク管理を苦手だと感じている人は少なくないといわれています。そのほとんどが以下の5タイプに分類できます。
①そもそもタスク管理の方法がわからない
そもそも「タスク管理」といわれても、何をどうすればよいのかわからないタイプの人です。このタイプの中には、「タスク管理なんかしなくても仕事はきちんとできているから問題ない」と考えている人もいます。
②タスク管理をしているつもりなのにうまく行かない
タスク管理の必要性を感じていて、実際にやっているのになぜか上手くいかないタイプです。いろいろな方法を試しては挫折したりと、既に「自分でなんとかしようとしたけれどダメだった」という人が多いのが特徴です。
③タスク管理そのものに時間がかかる
一定ちゃんとタスク管理できているものの、タスク管理自体に結構な時間がかかってしまい全体として効率が悪いタイプです。上手く行っているなら多少時間がかかっても今の方法を続けるのも一つの方法ですが、少し工夫することでグッと効率アップが目指せます。
④いつの間にかタスク管理をしなくなってしまう
タスク管理アプリなどを使っているものの、アプリやメモに追加するのを後回しにしてしまい、結局いつの間にか自分の頭の中だけでタスク管理をしてしまっているタイプです。アプリなどに入力した情報が古いままで止まってしまっているため、抜け漏れが多くなりがちです。
⑤いろいろなタスク管理法を試しているが、どれもしっくりこない
タスク管理を既にある程度使いこなしていますが、細かいところの行き届かなさや不便さに不満を感じているタイプです。「行き届かないのは自分がタスク管理が苦手なせいだ」と思っている人が多いのが特徴ですが、実はそうではないことも多いのがこのタイプです。
タスク管理が苦手…タスク管理はどうしてもしなくてはいけないもの？
タスク管理の苦手タイプをご紹介しましたが、当てはまるものはあったでしょうか。ここで疑問に感じられるのが、「そもそもタスク管理はできないとダメなのか？」「苦手ならタスク管理に頼らなければいいのではないか」ということです。
最初にもお伝えしましたが、タスク管理は上手く味方につけることで仕事の効率を飛躍的にアップさせることができます。頭の中にタスクを溜めておくということは想像以上に思考力を消費します。タスク管理の最大のメリットは、「タスクが可視化され管理される」ということではなく、「集中力や思考力をタスク管理に使わなくてもよくなる」ということなのです。
タスク管理の苦手は克服可能！課題別克服法を実践しよう
上に挙げたタスク管理の苦手ポイントは克服可能です。ただし、タイプによって取り組むべき改善点は異なります。ここではタイプ別の克服法をご紹介します。
①「タスク管理の方法がわからない」タイプ
このタイプの人は、とにかく一度王道のタスク管理を試してみましょう。世の中で広く知られ、多くの人が使っている方法はそれだけ便利だということです。
GTDなど手順が確立されている方法や、しっかり作り込まれている系のタスク管理アプリなどを試してみるのがよいでしょう。人気のあるアプリやよくオススメされているアプリをとりあえず試してみるのも有効です。まずはタスク管理というものを知り、その便利さを少しでも感じてみましょう。
②「タスク管理をしているのにうまく行かない」タイプ
タスク管理をしているのにうまく行かないタイプの人は、実はタスク管理の方法自体には問題がないことが多いのです。注意すべきはタスクの「分解」と「優先度」。これらに気を配ることで多くの問題が解決します。
タスクをリストアップする時には、タスクがきちんと具体化されているかを確認しましょう。例えば「A社に見積書を送る」というタスクはありがちですが、このタスクはもっと細かいタスクに分解することができます。「見積書を作る」「上長のチェックを受ける」「メールでA社の◯◯さんに送付する」などです。こういったサブタスクを分解しきらないで大きなタスクのままで管理しようとすると、かかる工数がうまく読めず計画通りに進まない原因となります。
また、優先度の適切な設定も大切です。ありがちなのが、ほとんどのタスクを優先度：中に設定してしまい、結局同じ優先度：中のタスクのうちどれからやればよいのかがわからなくなるケースです。優先度は細かく設定し、思い切って優先度：低に振り分けてしまうなどの対策も有効です。
③「タスク管理そのものに時間がかかる」タイプ
もしあなたがタスク管理を始めたばかりで、慣れていないために時間がかかっているのであれば今のやり方をもう少し続けてみましょう。しかし、そうでない場合には方法を見直してみることが大切です。
このタイプの人は傾向として几帳面で、タスク管理そのものにも完璧さを求めてしまっていることがよくあります。思い出して欲しいのは、タスク管理は仕事を進めるためのツールでしかないということです。もし、タスクをきれいに整理することやラベル・フォルダの管理などにこだわりを持っているなら、一度それをやめてみてもよいかもしれません。
また、②でお伝えしたようにタスクはできるだけ分解するのが原則ですが、このタイプの人には「タスクの細かいところを気にしすぎないでとりあえず始めてみる」ことが有効な場合があります。いずれももっと気楽に、肩の力を抜いてタスク管理をしてみましょう。
④「いつの間にかタスク管理をしなくなっている」タイプ
「タスク管理をしようと思い立ってアプリを入れるけれど、毎回いつの間にか使わなくなってしまう…」というこのタイプの人は、単に方法が合っていない可能性があります。
タスク管理はアプリなどを使用する方法がメジャーですが、アプリによっては非常に多くの機能を搭載しており、逆にこの機能の豊富さが「面倒くささ」に繋がってしまうことも。このタイプの人にはシンプルな機能のアプリや、いちいちアプリを開かなくても音声入力でサッとタスクを入力できるようなものが向いています。
⑤「どのタスク管理法もしっくりこない」タイプ
このタイプの人は、他のタイプと比べて既にタスク管理を使いこなしている場合がほとんどです。既製のアプリや方法にどこか物足りなさや行き届かなさを感じていますが、ニーズにぴったりフィットするものを見つけられないために「苦手」感に繋がってしまっているのです。
何に不足を感じているのかを一度よく見極め、自由度の高いアプリなどへの変更や、場合によっては自分次第でカスタマイズ可能なエクセルや手書きノートへ使用も検討してみてはどうでしょうか。
まとめ
タスク管理の苦手ポイントとその克服方法をお伝えしてきましたが、いかがでしたでしょうか。ひと口に「タスク管理が苦手」といってもその原因はそれぞれ異なります。自分がどのタイプなのかを見極め、ぜひこの機会にタスク管理の苦手を克服しましょう！
