タスク管理ツール比較11選まとめ【2020年度版】デジタル管理で生産性UP

タスクを上手に管理することは、効率アップへの第一歩です。とはいえ、「タスクをメモにリストアップしているが、雑多になりがちであまり役に立っていない」「タスクを管理しようとアプリを導入したが、使い勝手が悪く結局使っていない」という人も多いのではないでしょうか。

この記事では、使いやすく人気のあるタスク管理ツールを、チーム向け・個人向けそれぞれに分けてご紹介いたします。

タスク管理ツールとは?

タスク管理ツールとは、「やること」をひとつひとつの細かいタスクに分解し、それぞれの進捗状況や担当者、期日などをまとめて管理するものです。ツールによっては「ToDo管理ツール」などと呼ばれることもあります。

手書きのメモやふせんなどでは、リアルタイムにチームで進捗を共有するということは難しいものです。また、個人のタスク管理として使用する場合でも、手帳やメモを忘れたり無くしたりしてしまうと取り返しがつきません。デジタルデバイスでのタスク管理には、こういった問題点の解決だけでなく以下のようなさまざまなメリットがあります。

  •  タグや重要度の設定ができ、チームメンバーの優先順位に対する認識を合わせやすい
  •  チャットやメッセージ機能を搭載しているものもあり、そのタスクに関するやりとりが一元化できる
  •  スマホからでもPCからでもタスクを確認することができる

この他にもリマインダー機能やガントチャート化機能などが搭載されているタスク管理ツールも多く、もはや仕事の効率化のためには欠かせないものとなっています。チーム内の情報共有や工数管理をもっとスムーズに行いたいと考えている方は、ぜひこの機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。

ツールを選ぶときに重視すべき3つのポイント

いざタスク管理ツールを導入しようと考えても、数多く存在するツールの中からどれを選べば良いのか迷ってしまう方もいるでしょう。

大切なのは、自分やチームのスタイルに合ったツールを選ぶこと。ここでは、タスク管理ツールを選ぶ際に注目すべき3つのポイントをお伝えします。

①ストレスなく使いこなせるか

タスク管理ツールは仕事をスムーズにするもの。使いにくく、操作に時間が取られてしまうようなツールでは本末転倒です。

使用メンバーがどの程度デジタルツールに慣れているのか、どの程度まで細かくタスクを管理したいのかなどをよく検討しましょう。また、「PCからだと使いやすいのに、スマホからは使いにくい」といったこともありますので、さまざまなデバイスからの使い勝手を確認してみるのも良いでしょう。

②個人で使うか?チームで使うか?

個人で使うのか、チームで使うのか、チームの場合でも少人数なのか大人数なのかによって選ぶべきツールは変わってきます。個人で使う場合にはシンプルな機能のものの方が使いやすい傾向にありますし、逆に大人数の場合には細かく作り込めるツールの方が効率的な場合があります。

タスク管理ツールを選ぶ時には、どのくらいの規模で使用するのかの目安を事前に考えておきましょう。

③必要な機能がもれなく備わっているか

「せっかく導入したのに、使ってみたらやりたいことができなかった…」という残念な事態は避けたいものです。基本的な機能は一通り備えているタスク管理ツールがほとんどですが、後悔しないためにも「必要な機能があるかどうか」を確認しておくことは大切です。

複数のデバイスからのアクセスが可能かどうか、ツール上でコミュニケーションが取れるかどうかなどはツールによって異なる点は要チェックポイントです。

チーム向け:チームの生産性をアップするタスク管理ツール7選

この段落では、チーム向けタスク管理ツールのおすすめ7選をご紹介します。それぞれ特色のあるツールばかりですので、ぜひチームにぴったりのツールを見つけましょう。

「TeamHack」-業務アプリはこれひとつ!チャットもタスク管理もできるマルチツール

《特徴》

  • タスク管理とチャットが同時にでき、コミュニケーションコストを削減
  • レビューや確認がワンクリックで行え、フローがシンプルに
  • 「ツリー型」タスク管理で、プロジェクトの全体がひと目でわかる

チームで作業をする時、ついつい時間を取られがちなレビューやコミュニケーションの手間を最小限に抑えられることが特徴の「TeamHack」。

他にチャットツールを使わなくても良いよう、タスクごとのチャット機能のほか、ワンクリックでレビューや確認ができる便利な機能を備えています。また、ツリー型のタスク管理で、全体の把握が簡単なのもポイントです。

《チェック項目》

  • 機能(無料版):担当者設定・共有・通知・ファイル添付・チャット・タイムトラッキング
  • 主な連携可能ツール:-
  • デバイス:PC
  • プラン:無料版あり。ビジネスプラン(¥1200/月)では、セキュリティの強化と容量の増加が可能。

株式会社カタリストシステム:https://teamhack.io/

「Trello」 -カンバン方式で誰でもわかりやすい進捗管理を

≪特徴≫

  • 「今どの工程なのか?」が把握しやすく、直感的な操作が可能な「カンバン方式」
  • 他アプリやサービスとの連携が手軽でカスタマイズ性◎
  • 動作が軽く、スマホでもPCでもサクサク

「Trello」は、全体のフローの中での進捗が把握しやすいことで評判の「カンバン方式」を採用しているツールです。

「ToDo」「進行中」「確認中」などのボードを用意し、そこに貼り付けた付せんを順番に移動させていくようなイメージで、デジタルツールに不慣れな人でも直感的に使いこなすことができます。

GitHubやSlackとの連携も簡単に行え、プロジェクトの内容に合わせたカスタマイズが行いやすいのもポイントです。

≪チェック項目≫

  • 機能(無料版):タグ付・コメント・担当者設定・共有・ファイル添付・チェックリスト
  • 主な連携可能ツール:Evernote/Github/Salesforce/Slack/Google Drive/Dropbox
  • デバイス:iPhone・Android・PC・タブレット
  • プラン:無料版あり。ビジネスプラン($9.99/月)では、複数の外部ツールとの連携やセキュリティ強化が可能。

Trello:https://trello.com/ja

「Asana」 – デザインと機能性の両方を重視する方に

≪特徴≫

  • どんな人でも使いやすい「カンバン方式」
  • スケジュールの調整が簡単に行え、複数の工程を含むプロジェクト管理に
  • すっきりした美しいUIで、優先度などの重要な情報がひと目でわかる

同じく「カンバン方式」を採用している「Asana」。使いやすいことはもちろん、特筆すべきは白を基調とした美しいUIです。

シンプルなUIだからこそ、必要な情報をひと目で把握することができます。またプロジェクトの進行には、「前工程が少し押したから、後ろの工程も少し後ろ倒しする」といった調整がつきもの。

Asanaなら「タイムライン」機能で、スケジュールの修正が簡単に行えます。

≪チェック項目≫

  • 機能(無料版):タグ付・コメント・担当者設定・共有・ファイル添付・チェックリスト
  • 主な連携可能ツール:Slack/Google Drive/One Drive/GitHub/Jira Cloud/
  • デバイス:iPhone・Android・PC・タブレット
  • プラン:無料版あり。プレミアムプラン(¥1,475/月)など3つの有料プランがあり、セキュリティ強化やタイムライン機能などの使用が可能。

Asana:https://asana.com/ja

「Wrike」-プロジェクト全体を効率的に把握する

≪特徴≫

  • 「カンバン方式」でタスクの抜け漏れを防止
  • 直感的に操作できるガントチャートで、全体の進捗管理が容易
  • メンバーごとの持ちタスクをグラフ化、業務の調整に役立つ

「Wrike」はプロジェクト全体を効率的に管理し、進めるのに向いているタスク管理ツールです。

タスクの抜け漏れを防止する「カンバン方式」の採用はもちろん、スケジュールの調整や意図しないバッティングを防ぐガントチャート機能などで、プロジェクトの障害になることを早めに発見できる作りになっています。

また、メンバーごとの持ちタスクとステータスをグラフとして表示させることができ、業務の偏りを減らすことができます。

≪チェック項目≫

  • 機能(無料版):担当者設定・共有・ファイル添付・絵文字機能・表示形式(リスト/ボード/テーブル)の変更
  • 主な連携可能ツール:Slack/Google Drive/One Drive/GitHub/Salesforce
  • デバイス:iPhone・Android・PC・タブレット
  • プラン:無料版あり。プロフェッショナルプラン($9.80/月)を含め3つの有料プランがあり、セキュリティの強化やガントチャートの使用などが可能。

Wrike:https://www.wrike.com/ja/

「Jooto」-シンプルな機能で誰でも使いやすく

≪特徴≫

  • シンプルなデザイン&機能で導入コストを低く
  • タスクを開かなくても、担当者や期限が確認できる
  • プロジェクト単位の管理で、複数プロジェクトを掛け持ちしている人にやさしい

チーム向けタスク管理ツールの中でも、比較的シンプルで過剰な機能を持たない「Jooto」。

作り込んだ使い方をする人には向きませんが、逆にデジタルツールに慣れていないメンバーが多いチームや、誰でも簡単に使いこなせることを重視したい場合にはおすすめのツールです。

シンプルとはいえ、タグや担当者設定、コメントなどの基本的な機能はもちろん一通り搭載しています。

≪チェック項目≫

  • 機能(無料版):タグ・コメント・共有・担当者設定・ファイル添付・チェックリスト
  • 主な連携可能ツール:Slack/Chatwork/Google Drive
  • デバイス:iPhone・Android・PC・タブレット
  • プラン:無料版あり。スタンダードプラン(¥500/月)を含め2つの有料プランがあり、セキュリティの強化やデータ量の拡充が可能。

Jooto:https://www.jooto.com/

「HiTask」-パッと使えるチャットでコミュニケーションを円滑に

≪特徴≫

  • 優先度順や期日が近い順など、タスクの並び替え機能が優秀
  • 手軽なチャット機能でコミュニケーションツールとしても◎
  • プロジェクト/タスク登録が無制限で。タスクの多い方やチームに

比較的シンプルな作りのToDoアプリですが、パッと使えるチャット機能でコミュニケーションの多いチームにおすすめ。

また、タスクの並び替え機能に優れているため個人で使用するToDoリストとしても優秀です。

プロジェクトごとにメンバーを選ぶことができるので、用途に応じた使い分けがしやすいのもポイントです。

≪チェック項目≫

  • 機能(無料版):チャット・担当者設定・共有・ファイル添付・リマインダー・タグ付け・優先度設定
  • 主な連携可能ツール:カレンダーアプリ
  • デバイス:iPhone・Android・PC・タブレット
  • プラン:無料版あり。ビジネスプラン($5.00/月)では、 容量の増加や他のカレンダーアプリとの連携が可能。
  • 備考:日本語対応ではないので注意

HiTask:https://hitask.com/ja/

「Nozbe」-ワンクリックのコメント機能とタスク化で効率アップ

≪特徴≫

  • 思いついたその場でパッとタスク化が可能で手軽
  • ワンクリックのコメント機能でスムーズなコミュニケーションが可能
  • 銀行に準ずる厳しいセキュリティ

「メールを使うのを止めよう」をモットーに作られたツールです。タスクごとにワンクリックでコメントを追加することができるほか、タスクの割り振りやファイルの共有もスムーズ。

手軽な操作で便利な「Nozbe」ですが、モバイル版の操作がやや複雑な点や日本語未対応な点などがややネック。ある程度デジタルツールの操作に慣れている方向けといえるでしょう。

≪チェック項目≫

  • 機能(無料版):チャット・共有・担当者設定・ファイル添付・チェックリスト・優先度設定
  • 主な連携可能ツール:Googleカレンダー、Evernote、Dropbox、Box、Google Drive、OneDrive
  • デバイス:iPhone・Android・PC
  • プラン:無料版あり。スモールビジネスプラン(¥1980/月)では、チーム(8人以内)内での共有機能やカスタマーサポートが提供される。

Nozbe:https://nozbe.com/ja/

個人向け:シンプルで手軽に使いこなせるタスク管理ツール4選

タスク管理をしたいのはチームだけとは限りません。忙しく複数のプロジェクトを掛け持ちしているような方は、横断的にタスクを管理することが効率アップのポイントです。

「Any.do」-直感的な操作で使いやすい、ストレスフリーなToDoアプリ

≪特徴≫

  • ドラッグ&ドロップで直感的にタスクを並び替え可能
  • 1日のルーティーンを決められる便利な「Any.do moment」機能
  • PCとスマホのどちらからも同じツールを使いたい人向け

リッチな機能よりも、シンプルで簡単に扱えるものを求めている方におすすめなのが「Any.do」。

メモを残す感覚で手軽にタスク追加が行えます。また、「今日」「明日」「近日中」「いつか」というざっくりとした時間でタスクを分類できるため、仕事だけでなくプライベートのタスクも合わせて管理したい人にぴったりです。

≪チェック項目≫

  • 機能(無料版):通知・サブタスクの設定・ファイル添付・音声入力機能など
  • 主な連携可能ツール:カレンダー/Slack/Gogle Drive/Drop box
  • デバイス:iPhone・Android・PC(WindowsはWeb版)
  • プラン:無料版あり。プレミアムプラン(6か月継続で¥300/月)では、タスクに色や優先度を設定可能。
  • 備考:Web版は日本語対応していないので注意。

Any.do:https://www.any.do/

「Microsoft-to-do」-Windowsユーザー向け機能が充実

≪特徴≫

  • アプリを起動してすぐ、今日やるべきタスクを確認できる
  • タスクを細かくステップに分割、それぞれに期日やリマインダーの設定が可能
  • テーマのカスタマイズが可能

使いやすいことで人気を集めていたToDo管理アプリ「Wunderlist」に代わり、Microsoft社が新たに提供をはじめたサービスです。

スマホアプリ版では、起動すると初めに「今日の予定」を登録する画面が表示されます。朝、仕事に取り掛かる前にいったんタスクの整理をする習慣のある方や、効率アップのために整理を習慣づけたい人におすすめ。

≪チェック項目≫

  • 機能(無料版):サブタスクの設定・繰り返し設定・通知・ファイル添付・メモ機能
  • 主な連携可能ツール:Windowsのメール・カレンダー/Skype/Word等のMicrosoft Office製品
  • デバイス:iPhone・Android・PC
  • プラン:無料版のみ
  • 備考:Microsoftアカウントが必要

Microsoft-to-do:https://todo.microsoft.com/ja-jp/

「Todoist」-毎日開きたくなる、モチベーション維持のできるToDoアプリ

≪特徴≫

  • 思いついたその場でタスクをクイック追加
  • オフラインでも使用可能
  • タスク消化度をグラフで可視化、モチベーションが保ちやすい

「Todoist」は、頭の中にタスクを貯めておかないで書き出すことで、重要なことに集中できるようにすることを目指したアプリです。

そのため、素早いタスク追加や優先度の設定、タスク同士の親子関係の設定など、便利な機能がたくさん。タスク消化度をグラフで見ることができたり、その日の全てのタスクを完了するとメッセージが表示されるなど、モチベーション維持のための仕掛けが豊富なのもポイントです。

≪チェック項目≫

  • 機能(無料版):タグ付け・優先度設定・繰り返し設定・サブタスクの設定・生産性チャートなど
  • 主な連携可能ツール:カレンダー/Zapier/Slack/Gogle Drive/Drop box
  • デバイス:iPhone・Android・PC
  • プラン:無料版あり。プレミアムプラン(¥340/月)では、リマインダー設定やコメント追加が可能。

Todoist:https://todoist.com/?lang=ja

「Google Keep」-GoogleアカウントさえあればOK

≪特徴≫

  • メモ・リスト・画像・音声などをアプリ内にどんどん追加可能
  • 溜まったメモなどの内容を後から見返しやすい
  • Chromeと合わせて使うことで、機能拡張も手軽

「Google Keep」はもともとメモなどを書き溜めておくアプリですが、色分け・ラベリング・通知機能などを使用することで、タスク管理ツールとしても活用できます。

また、Googleアカウントさえあれば全ての機能が無料で使えるほか、ブラウザとしてChromeを使っている方の場合には機能拡張も手軽に行えるのもポイントです。

≪チェック項目≫

  • 機能(無料版):メモ機能・タグ付・繰り返し設定・通知・ファイル添付・音声入力機能
  • 主な連携可能ツール:Googleアプリ
  • デバイス:iPhone・Android・PC
  • プラン:無料版のみ

Google Keep:https://keep.google.com/

まとめ

タスク管理ツールを使うメリットや選び方、おすすめのツール11選をご紹介してきました。

1人でもチームでもタスクをいったんリストアップし可視化することは、効率化のために重要です。タスク管理ツールでどんなことがしたいのかをよく検討し、ぜひあなたやチームにぴったりのツールを導入してみてはいかがでしょうか。

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