2018年5月11日、富士通は働き方改革を加速させる「スマートデジタルオフィスサービス」の販売を開始しました。同サービスは「在席状況分析活用サービス」と「ペーパーレス会議システム」の２つのサービスから構成されています。IoTを活用し、オフィス空間をデジタル化することで顧客の働き方改革への取り組みを支援する目的で開発されました。
近年、働き方改革やIoTの浸透に伴って、「スマートオフィス」や「サテライトオフィス」、そして「サードプレイス」（自宅と職場以外で利用する第三の居場所（ex.カフェ、公園））といったようにオフィス空間の多様化が進み、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方の実現が望まれています。
そこで本記事では、「スマートデジタルオフィスサービス」について詳しく見ていくとともに、働き方改革が進むにつれて、今後ますます議論が増えると予想される「未来のオフィス」の在り方について探っていきたいと思います。
「IoT」についてもう一度おさらいしよう
IoTとは「Internet of Things」の略で、日本では一般的に「モノのインターネット」と呼ばれています。
一言で説明すると、「身の回りのありとあらゆるモノがインターネットにつながる」仕組みのことです。
これまでも、パソコンやスマートフォンなどの機器がインターネットにつながっていましたが、IoTやAIなどの次世代技術の発展により、これまでインターネットと無縁だったテレビやエアコンなどがインターネットとつながるようになり、遠隔制御やデータの収集などが可能になります。
また、人が操作せずとも「モノ」が自らインターネットにアクセスするというのがIoTの特徴です。モノがインターネットにアクセスし、データを蓄積することでインターネット上に膨大なデータが集まります（ビッグデータ）。そこで集まったデータを分析することで、人々の生活の質を向上させるというのがIoTの主な役割です。
スマートデジタルオフィスサービスとは
スマートデジタルオフィスサービスとは、IoTを活用しオフィス空間をデジタル化することで、企業の働き方改革への取り組みを支援するサービスのことです。富士通により2018年5月11日にリリースされました。
スマートデジタルオフィスサービスは以下の2つのサービスで構成されています。
①在籍状況分析活用サービス
「皆さんはオフィスで会議室の空き状況や空席を探すのに苦労したことはありませんか？」
在席状況分析活用サービスでは、サテライトオフィスなどの各席に設置したセンサーから集めたデータをリアルタイムに収集・分析することで席の利用状況を可視化することができます。これにより、利用者は、空席情報や使用席の滞在時間をWebアプリを使って事前に確認することができるため、空席探しの手間と時間を削減し、より効率的に働くことができます。
（2018年10月に同サービスは終了）
②ペーパーレス会議システム
「今もまだ紙資料を使って会議をしていませんか？」
ペーパーレス会議システムでは、クラウド上や企業内のサーバーに格納した会議資料を、会議室内のネットワークを通じて、それぞれの電子ペーパー端末へと送信してくれます。また、会議終了後も各自が書き込みをした資料データをクラウド上や企業内のファイルサーバーへと保管してくれます。これにより、紙資料を利用する会議の手間を大幅に減らすことができ、これまで無駄に長く行われていた会議も効率化することができます。
未来のオフィスのつくりかた
先ほど紹介した富士通のサービスの事例からもわかるように、これまでアナログだったオフィス空間までもが、IoTやAIなどの次世代技術によってデジタル化されようとしています。今後、オフィスの自体の構造や構成要素も大きく変化していくと考えられます。では、もう少し深堀りして「未来のオフィス」の在り方やその作り方について考えてみましょう。
オフィスと働く人の間に生じる力のバランス
オフィス家具大手のコクヨに「ワークスタイル研究所」いう組織があります。ここでは30年間にわたってオフィスの在り方と働き方の研究がされてきました。
同研究所の所長はこれからのオフィスの役割をこのように語っています。
オフィスとワーカー（働く人）との間に発生する「遠心力」と「求心力」のバランスをとることが大事になります。
http://businessnetwork.jp/Detail/tabid/65/artid/6088/Default.aspx
ここでいう「遠心力」とは、働き方の柔軟性のことです。繰り返しになりますが、働き方改革により「サテライトオフィス」や「在宅勤務」などのテレワークが推奨されています。職場だけでなく、「外」へ出て柔軟に働くことが理解され始めているのです。
では、会社の外で自由に働くことだけを目的にオフィスの在り方を議論してもいいのか、と問われるとそうではないと思います。やはり、職場の人と顔を合わせてコミュニケーションをし、リアルに知識や情報を共有する場は働くうえでとても重要です。今後リモートワークなどの新たな働き方がどれほど発達しようとその重要性は変わりません。
オフィスはそういった「対面でのコミュニケーション」を行う場として今後も機能していくべきだと思います。
また、オフィスをコミュニケーションの場として残していくためには,オフィスに「求心力」が求められます。人が自発的に集まろうと思えるような場としてオフィスを機能させる必要があります。そのための仕組みづくりは「未来のオフィス」を考えるうえで重要な要素になるでしょう。
IoTで働き方をデザインする
①IoTでオフィスの管理を効率化
IoTを使えばデータの収集が容易になることは先ほども紹介した通りです。オフィス内でデータを蓄積することで、ただ単なるデータの蓄積ではなく「オフィスの癖」といった、そのオフィス独自の情報（行動パターンなど）も集約されます。
たとえば、フリーアドレスのオフィスを作った後のモニタリングとしてIoTを利用することができます。
オフィスはただ作って終わりではなく、継続して運用管理される必要があります。IoTを導入することで、オフィス内の混雑しているスペースや使われていないスペースなどを可視化することができます。そうすることで、利用場所が重なることもなくなり、また、使われていないスペースの有効な活用の仕方を考えることで、そこ働く人はこれまでより効率的に時間を使うことができます。
②働く人々の利便性を向上
IoTを使ってより働きやすくする方法として、オフィス内にセンサーを設置するという方法があります。オフィス内にセンサーを設置することで、オフィスで働く人が座った場所の空調や明るさをそれぞれに合うように調整し、最適化することができます。
先ほど紹介した富士通の在席状況分析活用サービスと似ていますね。
活用の仕方次第で様々な場面で活かすことができるのもIoTの大きな利点です。
まとめ
いかがでしたでしょうか。本記事では富士通の「スマートデジタルオフィスサービス」について紹介し、IoT、働き方改革などのキーワードをもとに「未来のオフィス」について探ってみました。今回述べたように、IoTやAIなどの次世代技術の活用は、オフィスで働く人々にとっても重要なテーマです。
私たちは、働き方の変化などにより目まぐるしく変わる環境の中で、新たに生まれるニーズにどう対処すべきかを考えることがとても大切です。そうすることで、多くの人にとって働きやすく豊かな生活ができる社会を目指していけたらいいなと思います。
