フィードバック力をアップさせるコツとは？

「コミュニケーションが円滑に進み、望ましい結果をすぐに得られること」を表す慣用句はいくつもあります。ツーといえばカー、打てば響く、阿吽の呼吸などなど、それらの言葉を使いたくなるような相手との仕事は楽しく、やりがいも増すものです。それはつまり、「フィードバック能力」のなせるわざ。この記事では、仕事ですぐに使えるフィードバック能力をアップさせるコツについて、考察していきます。

フィードバックとは？

ビジネスシーンで近年「フィードバック」という言葉をよく耳にするようになりました。
英語の「Feed」「back」から成る単語で、Feedは食べ物を与える、backは返すことを意味することから、フィードバックとは、うけとった栄養を返すという意味になります。そもそも、きちんとフィードバックができている人はどれくらいいるでしょうか。なぜフィードバックを行なうのかを知り、フィードバックをうまく利用しましょう。

フィードバックとは、業務内での行動などを評価した結果を、その行動した人や会社に対して伝え返すことを言います。フィードとは英語で「Feed」です。Feedの意味は食べ物を与える=栄養を与えることを意味します。そして「Back」は返す。つまり「Feedback」。栄養となることを返すという意味になります。

フィードバックは、もともとはITや工学の世界で使われてきた言葉で、データや出力された内容を改善のために、修正や調整などを行なって戻すということを表すため使われてきました。この言葉が広まって、一般的なビジネスシーンでも使用されるようになったとうわけです。

上の立場でも下の立場でも必要なフィードバック

上司も、部下もフィードバックは必要なものです。
上司が部下に対して行なうフィードバックとは、部下の業務内容の評価であったり、それについての細かな助言であったりします。部下が上司に行うフィードバックとは、与えられていたミッションに対してどれだけのパフォーマンスを行っているのか進捗を伝えることもフィードバックの一例です。フィードバックとは、立場によって不要になるものではなく、どんな立場においても受け取った側が返礼をするように、受け取った物事に対して適切な返しを行なうことが必要なのです。

そして理想的なフィードバックとは、それを受け取った相手にとって有意義なものであり、フィードバックを行なった側にとってはその行為がスキルアップにつながるという双方にメリットであることが望ましいでしょう。

適切なフィードバックを行なえば、評価される側の能力を向上させながら同時にモチベーションアップも叶えられるのです。

フィードバックをしないとどうなるか

残念ながら、フィードバックがうまく行なわれない場合には職場にさまざまなマイナスポイントが発生します。例えばフィードバックを上司に行なったけれども、それに対して反応がなかったり、薄いと部下が感じる雰囲気になってしまった場合には、部下のモチベーションは下がります。逆の立場で、上司が部下にフィードバックを行なったのに反応がなかったり、フィードバックを理解していないと感じるときには、その部下への評価は下がってしまいます。

フィードバックに対して無反応な態度をとってしまうことが一番良くない態度です。マイナスな内容のフィードバックであるとどうしても肩に力が入り拒絶してしまいそうになるかもしれませんが、そのようなフィードバックこそ、成長への道と通じているのです。

例えば上司が部下の評価をし、それが昇給や昇進に反映されるだけでなく、具体的な称賛や指摘を与えることにおいても使われます。また消費者が商品やサービス、応対の感想をメーカーや企業側に伝えたり、メディア上で公表したりするのもフィードバックです。それを活かしてどんどんいい方に改善、向上していくためにあるものなのです。

適切なフィードバックを叶えるには一対一で

適切なフィードバックを行なうために必要なものとはどんなものでしょうか。
働いていると、その状態に慣れてしまい、ひとつひとつの仕事に対してフィードバックを行おうとはしなくなるのではないでしょうか。しかしどんな仕事にも、今後の業務内容改善のために役立つ内容や問題を内にはらんでいる可能性があります。フィードバックを恒常的に行える環境作りを心がけましょう。そしてフィードバックを行うときには、一対一でコミュニケーションを取ることを忘れないでください。一対一で顔をつきあわしている相手へのフィードバックに集中すると、その相手との関係性を良くすることにもつながりますし、お互いの考えも伝えやすくなります。

大勢の前でマイナスな評価のあるフィードバックを行なってしまうと、相手もいい気持ちはしませんし、周囲にもその人物へのフィードバックにあったマイナスイメージを植え付けてしまうことになるので、注意しましょう。

フィードバックが常に行われていた職場体験

実際、筆者が以前勤務していたセールスを担当していた外資系企業では、逐一フィードバックを受けられる環境を社長みずから作ってくれていました。定期的に一対一のランチやミーティングの機会を社員全員と持ち、それぞれの社員に適切なフォードバックを行なっていたその職場は、常に予算を達成し海外にある本社からの信頼も厚い支社でした。社長と対話の機会が定期的にあるために、意見や話しておきたい問題など、常に準備していたことが毎日の業務に役に立ちました。

曖昧なフィードバックは無意味

曖昧なフィードバックを受けたことはありませんか？　それに反応することは難しく、今後の業務への指針を読み取ることも時間がかかってしまいます。効果のあるフィードバックを行いたいときには、はっきりと具体的な内容を伝えることを心がけてください。良い点で、改善すべき点を具体的に指摘することにより、相手も次の行動が取りやすくなります。たとえば売り上げを上げたいと考えるのであれば、何パーセントあげたいのか、いつまでにその目標を達成せねばならないのか、数値にできるものは必ず数値にし、それをいつまでに行なうのか、期限や締め切りを明確にしましょう。具体的な数値を提示した方が、行動に移しやすく良い結果を手に入れられる近道を考えやすくなるのです。

フィードバック内容は、批判だけにならないように注意してください。相手の仕事内容に対して適切な評価をしつつ、今後何を取り入れて改善していくべきか、どう進化していくかをアドバイスするようにしましょう。批判だけにしてしまうと、相手がフィードバック自体を今後マイナスに捉えてしまう危険性があります。マイナスなフィードバック内容も、自分自身の成長のために必要な道筋であると理解してもらえるようにしましょう。

フィードバックで相手に自信を与える

仕事ができると自分で思っていたり、周囲にもそう思われている人でも、実際に口で直接評価の言葉を言われたことがなければ、自信を喪失したり、モチベーションを失ってしまうこともあります。フィードバックではっきりと評価の言葉を受けて業務の目的や意義、数値などが評価されると、自信が生まれるものです。このことはフィードバックを行なうことの醍醐味のひとつです。

自信は仕事をする上でのパワーの根源にもなります。周囲の人に、仕事をバリバリと精力的にしてほしいと思うとき、積極的にフィードバックに評価を加えて行なってみましょう。自信を持って仕事ができる社員は、仮にマイナスなフィードバックを受けても、前向きに捉える器量を持っています。ビジネスが難しい局面を迎えているとき、その業務を担当させたい社員に積極的に評価を含めたフィードバックを行い、やる気を与えましょう。

フィードバックでスピードアップ

思うように仕事に結果がでないときも、フィードバックが効果的です。フィードバックがなされないがために、この先どう進めていくべきか、このままでよいのか、他の方法等を取り入れるべきか迷いが生じ、進行スピードが落ちてしまう場合もあります。

周囲の社員が今、どのような状況にあるのかをよく観察し、迷っていたり、結果のでない業務を抱えて困っているところには適宜フィードバックを行ないましょう。そのために、周囲の状況観察も重要です。