「約束を守る」ということ
人生の基本の「き」です。仕事においてもそれは変わりません。仕事においての約束は、納期やアポイントにあたりますが、今回はたくさんの人が抱えているであろう納期の話。この世の中には納期スレスレさんと余裕綽々さん、どちらも存在しています。あなたはどちらに分類されますか？ また、このどちらと仕事をしたいですか？
納期スレスレさんと余裕綽々さんは、それぞれどのような習慣の元で仕事をしているのでしょう。
納期スレスレさんの特徴
納期スレスレ！ 自分のこと！？ とハッする人も多いのでは？ そんな納期スレスレさんは一体どんな人なのでしょう。ちょっと心あたりがあるようなら、あなたも私も納期スレスレさんの要素を持っているかも？
テストは一夜漬け
学生時代の苦い思い出、テスト期間。納期スレスレさんのほとんどは、一夜漬けに勤しんだのではないでしょうか？一夜漬けどころか、直前の数分勝負だった人もいるのでは。とはいえ、納期スレスレさんはなんとかここまで乗り越えられた要領の良さも持ち合わせている「短時間、超集中型」と言えるでしょう。
逆算はしない。先のことは誰にもわからない
納期スレスレさんの傾向は、予定をざっくり把握することです。逆算はしないか、したとしてもとにかくざっくりです。計算もさほど得意ではなく、計算はあまりしたくないので、自分の業務スピードの試算はしません。
業務スピードはその日のテンションで変わるので、把握する必要性も感じていませんし、むしろ、逆算する時間や手間が惜しいので、ざっくり把握した予定の中で納期に向き合うのです。
残業や休日出勤に頼る
残業すればいいや〜と定時をオーバーし、持ち帰って仕事しようと思い深夜になり、休日出勤が気楽でいいやと出勤していませんか？ フリーランスなら、休日にやればいいや〜と思い週末を迎え、夜寝ないでやればいいや〜と夜になり、残りは朝早く起きてやろう！ と思い朝を迎え・・・と止まらない後回し。24時間365日、やれる時にやれば良いという考えから、時間を区切らずだらだら仕事をしてしまいがち。
スリルを楽しんでしまう
自覚がないことがほとんどですが、スレスレでも間に合った！ というスリルと達成感を、実は楽しんでいませんか？ 一旦、落ち着いて振り返ってみましょう。いつも納期ギリギリのその商品、クオリティはいかがでしたか？ 納得のいく仕事はできていますか？
もちろん敢えてギリギリにしているというわけではなく、無意識なケースが多いといえますが、ラストスパートの力を信じているのです。
納期スレスレさんの特徴を4つ挙げてみました。ドキッとしましたか？ では余裕綽々さんはどのような習慣を身につけているのかが気になるところ。どうしたら脱・納期スレスレができるのでしょう。
余裕綽々さんになるために
納期スレスレさんにとって、憧れの余裕綽々さん。ギリギリで慌てない余裕を身につけられたら、どんなにスマートでしょう。余裕綽々さんで一目置かれている先輩に、仕事の習慣や秘訣を聞いてみました。
スタートダッシュは有効
まずは仕事に着手するタイミング。仕事を依頼され、その内容が脳内でフレッシュなうちに取り掛かり、半分程度進めておいたほうが漏れがなく、無駄がありません。まず、仕事を依頼された時が1回目のスタートダッシュをきるタイミングです。
更に、スタートダッシュは時間の使い方においても有効です。朝起きてすぐ、出社してすぐ、お昼を食べた後の時間、ダブルワークのような働き方の場合は退社してすぐの時間など、気が緩みそうなタイミングほどスタートダッシュをきらないと、なんとなく時間がすぎていた、なんてことになりがちです。スタートからしっかりと仕事に着手できると、同じ時間でも濃い時間を過ごすことができるものです。
肝心なのはスタートダッシュのきり方。気余裕綽々さんに「どうしたらスタートダッシュがきれるのか？」と聞いたところ、「スタートダッシュのスイッチを持ってはどうか？」と言います。このコーヒーを飲んだら、髪をぎゅっと結んだらといったスイッチON式、終わったらこれを食べよう、アラームがなるまで集中しよう、この音楽の間はやる、といったタイマー式。そんなスイッチを使いこなしているのだそうです。
スケジュール管理がしっかりできている
余裕綽々さんは仕事のボリュームに対し、どれくらいの時間がかかるかを把握しています。自分の業務スピードを意識して仕事をするので、読み違えることもありません。その上で、いつまでに何割完成したいかを細かく計算しています。そうすることで最終のリミットである納期に向けて、時間を気にしながら進めることができます。小さなゴールを設定することで、今どれだけ遅れているかもすぐにわかり、大きくずれこむ前に軌道修正がしやすくなります。
また、仕事の特性を踏まえるのはもちろんのこと、自分のルーティーンの時間までわかっていると、スムーズで無理のないスケジュールを立てることができるでしょう。一番集中できる時間や、買い出しに出たい時間、見たいテレビまで幅広いルーティーンを加味することで、より現実味のあるスケジュールとなり、進行しやすいものとなります。
リスクヘッジは忘れない
例えば、結婚式のカメラマンはカメラを複数ぶら下げて撮影をしていますよね。万が一、片方のカメラが壊れてしまうケースを想定しているからです。。また、プロ仕様のカメラはメモリーカードを2枚入れられるようになっています。これはカードの不具合で写真を残せないリスクを回避するためです。結婚式の写真は二度と取り戻せないので、このようなリスクに対する備えがあるのです。
自分の仕事に置き換えてみると、どのようなリスクがありますか？ 仕事のアイテムが壊れても対応できるよう、サブやバックアップを用意しておくと安心ですよね。リスクの大小に関係なく、備えは十分である必要があります。リスクの怖さを知っているのです。
タスクは見える化
やるべきことの優先順位や納期など、やるべきことの書き出しは効果的です。忘れないようにメモし、いつでも見られるようにしておきます。ノートや付箋を使ったアナログな方法から、パソコンやスマホに登録をし自動的にリマインドをしてくれる今時の方法まで、様々なやり方があります。管理が億劫では続かないので、どちらが良いというよりはどちらが負担にならないかで、タスクの見える化の方法を決めると良いでしょう。
余裕綽々さんから学び、私は一日の仕事を終える時に翌日にやるべきことを付箋に書いてデスクに貼っておきます。最重要な仕事のメモはパソコンに貼っておくことで、明日は重要なタスクがあるんだという自覚になります。
付箋は色を変えたり番号をふったりし、優先順位を明確にしておきます。そうすると、どの程度デスクが埋め尽くされているかで、翌日の仕事のボリュームを把握することができます。付箋は手帳などに貼れば持ち出すこともできるので、出先でもタスクを忘れずにいられます。また、デスクの付箋が1枚ずつ減っていく達成感を楽しむことができるので、アナログ管理が苦にならなければおすすめです。
休みは休む！ の徹底
オンオフは大切。仕事と休みのメリハリをつけて、休日を頼りにしたスケジューリングはしません。自分の仕事がブラック企業化しないように管理するのも自分なのです。管理すべきは納期と休息。体調のためにも、休息の確保は納期と同じくらい守るべきポイントです。
頭も体も休ませた方が仕事の効率やひらめき力はUPします。休みを確保する為にも、休みの前にここまでやる！ という小さなゴールを決めて仕事に取り組み、休みは休みとして、大切に過ごします。余裕綽々さんは、休みの大切さを知っているのです。
余裕がもたらすもの
納期スレスレ生活を回避することで生まれるメリットを余裕綽々さんの毎日から見つけてみました。
仕事の効率UP
余裕綽々さんはスケジュール管理や体調管理など自分をしっかり管理できるので、結果的に仕事の効率もUPします。余裕を持ったスケジュールで進めることで、今日は進みが悪いな、という気持ちの乗らない日があっても、カバーできる余地があります。効率が良いので、こなせる仕事量も多く質も落としません。
急なお誘いもWELCOME！ プライベートの充実
「今ヒマ？」というお誘い、行きたくても納期スレスレさんの場合は、泣く泣くお断りせざるをえません。ですが、余裕綽々さんは急なお誘いにも対応ができます。急なお誘いには、遠くに引っ越しをした友人が出張で出てきている、親友の緊急の相談、会いたい人を紹介してもらえるチャンスなど、魅力的なお誘いも入り混じります。断るのも労力がいることですが、行きたいのに行けないと悔しさでいっぱいになるでしょう。このような誘いに柔軟に対応できる余裕綽々さんは、プライベートも充実します。
また、誘いを断ってばかりではいつか誘われなくなります。誘いに気軽にジョインできる余裕は、楽しい気分とリフレッシュ、さらに良好な人間関係を築くことができる秘訣なのです。
信用の獲得
仕事において、絶対に納期を守れる人は信頼されます。納期に対し、余裕を持って取り組むことでクオリティを下げることもないでしょう。高評価を得たり、大きな仕事や役割を任されたりと、ますますキャリアアップに繋がります。何事も信用が第一なのです。
日常生活の安定感
余裕綽々さんはONとOFFのバランスを上手に取っているので、ちょうど良いタイミングで休みが入ります。いつも何かに追われているような毎日のストレスがなく、緩急の差にも振り回されずに仕事をしています。
近年、暮らしを丁寧にしようという人が増えていますが、余裕綽々さんなら可能なこと。食事や住環境にも気を配り、雑誌に取り上げられるような質の高い日常を送る人も少なくありません。バランスの良い食事、整った住まいやオフィス、身なりなど、仕事だけではなくライフスタイルごと余裕があるのです。
まとめ
培ってしまったスレスレ体質を抜け出すには、禁煙や禁酒のようにコツコツとリハビリに励むしかないと前出の先輩は言います。「三日坊主で終わるかもしれないけれど、それでも3日の積み重ね！」というアドバイスを励みに、まずは今回紹介した余裕綽々さんの習慣を1つ、真似することからはじめてみませんか？ これならできそうと思うものからで良いのです。まずは1つ。生活に馴染んだらまた1つと段階を踏めば、自然と後回しの習慣は改善されるかもしれません。
