仕事をする中で、ものを探すのはかなりのストレスです。何がどこにあるのか探さない、探すとしても小分けにされた分類の中だけの整った自宅オフィス作りで作業効率をあげませんか？仕事だけでなく、家のこと、子どものこと、あれこれたくさんを管理する在宅ワークママならではの、やらざるを得ない環境から培った管理術をご紹介します。
デスク周りを快適に！どこに何が入っているかわかる収納
どこに何が入っているかわからないと散らかりがちなのがデスク周りです。パソコンだけは死守して、その横には書類が平積み、クリアファイルの山。まずはデスク周りを快適に整理することから始めましょう。しっかり収納して、探す時間や片付ける時間を節約します。
整ったデスクのメリット
デスクが整っていると、ものを探す時間のロスやストレスから解放されます。そして、ものを探さねばならなくなるということは、紛失するリスクがあるということです。絶対になくしてはいけないものがデスク周りにはありますよね。みつからないとマズい探し物は血の気が引きます。ものをなくさずに管理できるようになることもメリットです。
一度全部出してみる
では整理整頓を始めましょう。まず一度デスクに収納されているものを全て出してみましょう。出すとはじめてわかる総量。思った以上にものをため込んでいるのではないでしょうか。この全て出すことによって、全体量を把握することが整頓の第一歩です。
分類する
次に分類をします。
- いらないもの・捨てるもの
不要なものは処分します。大事な情報が載っている書類は、シュレッダーにかけるなどの適切な処理をしてから処分しましょう。
- もう少しとっておきたいもの
捨ててもいいような気がするけれど、念のため保管しておきたいものがたくさんあります。これをため込むとデスクが散乱します。これらはひとまとめにして保管しておきましょう。書類ならクリアファイルへ、それ以外のものもジッパーバックやボックスにまとめておきます。何が入っているかわかるよう、日時と保留品である旨をメモし、保管期限を決めます。期限までに出番がないようなら1と同じように処分します。
保留品は常々出てくるものなので、保留品を収納する場所を作り、一定期間ごとに保管と処分をしましょう。
- すぐに使うもの・急を要するもの・忘れてはいけない
パソコンや周辺機器、充電器、手帳、メモなど、毎日使うものはデスクに出しっぱなしにしたほうが作業効率は上がります。急ぎで取り掛からねばならないものも、デスクに出しておいたほうが忘れ防止になります。「常に整理整頓されている」はデスクの上に何もないわけではありません。仕事をするにはメモも取りますし手帳にはその都度スケジュールの書き込みをするように、頻度の高いものはデスクに出ていた方が仕事の効率も上がるので、何もない状態は目指さなくてもOKです。
ですが、厳選しないとデスク周りが散乱する原因になるので、分類したものが多ければさらに厳選が必要です。厳選時に選ばれなかったものはおそらく、4で分類する「定期的に使うもの」に分類されるのではないかと思います。
- 定期的に使うもの
毎日は使わないけれど、取り出しやすいところに置きたいものはこちらへ。封筒や便箋、クリアファイルのストックなどの文具やプリンターインク、コピー用紙など多岐にわたるので、その中でも使用頻度や取り出しやすさに合わせて収納します。
- しばらく使う予定のないもの
滅多に使わないけれど捨てられないものはこの分類です。パソコンやプリンターの説明書、契約書のようなアイテムがここにあたります。滅多に使わないからこそ、必要な時にパッと出せるようにしておきましょう。
- 仕事には関係のない息抜きグッズ
最後に、私は息抜きグッズもデスクに収納しています。息抜きグッズこそほんの隙間時間にさっと取り出せると便利なのです。美顔ローラーや好きな香りのハンドクリーム、好きなタレントの載っている雑誌などを少しだけ置いておきます。特に読みたい本は手元に置いておくと、仕事の合間に読むことができるのでおすすめです。本棚にしまいこんでしまうと、読み始めることも億劫になりそのまま読まずに眠ってしまうかもしれません。
収納先を決める
ここまでで分類したものの収納場所を、使用頻度や使用目的ごとに振り分けます。デスクの上、一番開けやすい引き出し、ものをどけないと開かない引き出しなど、収納場所はデスクによって異なるので一概には言えませんが、ポイントは出してもしまいやすいということです。使用頻度が高いのに、その都度蓋を開けなければならない場所にしまう、分類が細かすぎて把握しきれないなど、片付ける時に手間となる収納は長く続きません。ストレスの少ない収納方法を見つけてみましょう。
書類は探さない仕分け
世の中でも、脱・紙書類、デジタル化が進んでいるはずなのに、私のデスクには紙ばかり。溜め込んでしまうと手をつけたくなくなるデスク周りの要塞、書類を整頓しましょう。一枚一枚目を通さないと分類することも捨てることもできないので、とても手間がかかります。捨てるにもシュレッダー処理が必要な場合もあるので時間もかかります。
目的・用途別に分類
まずは目的や用途別に分類します。書類は使用頻度よりも目的や用途で分けたほうが使いやすいので、ここでは頻度よりも種類別です。まず、仕事のもの・家族のもの・趣味のものといった大きな分類で分け、さらに用途別にファイルやボックスにまとめていきましょう。例えば仕事の書類であれば、お金関係・契約書関係・業務別の資料といった分類です。家族の書類であれば、家族別、学校関係、習い事関係別などの分類となります。
その分類の中でも、定期的に使うものは出しやすいデスクの上や引き出しの手前に。常には必要ではないけれど、たまに手を入れる書類は引き出しの奥など、収納場所を決めていきましょう。
ラベリングで一目見てわかる収納
せっかく分類した書類ですが、ただそれぞれを収納しておいても探す手間が発生するのは変わりありません。ここで活躍するのは一目でわかるラベリングです。
このようなラベルのついたファイルボックスを活用すると、たくさんの書類を簡単にまとめることができます。
状況に応じて持ち出すことがある場合は、クリアファイルで小分けに収納する方が使い勝手がいい時もあるでしょう。そんな時は簡単なインデックスシールでラベリングをするのもおすすめです。
ラベリングこそ、探す時間短縮のポイントです。一目で見てわかるよう、何の書類なのかラベルをつけておきましょう。
引き出しの中は細かく使用頻度別に仕分けをする
ものを放り込みがちな引き出しですが、この中も整理整頓をしてみましょう。まずは、自分が仕事をする時の動きを思い返し、引き出しに入れても不都合ではないものを決めます。不都合なものは使用頻度がかなり高いものとなりますので、デスクの上に収納します。
仕分けに必要なアイテムは後回しにしない
面倒な作業にはなりますが、引き出しのサイズをはかり、その大きさに合った収納ボックスなどを用意しましょう。この収納ボックスがくせ者で、「今度買おう」と思うと永遠に買わないかもしれません。片付ける作業を始める前にあらかじめサイズをはかり、買っておくのがベストではありますが、もしも用意していない状況で片付けをしているなら、ここは重い腰をあげていま！買いに行きましょう。どうしても買いにいけないようなら、厚紙や空き箱で仮の箱を作ります。見た目は貧相になるかもしれませんが、後から入れ替えればOKです。片付けが中途半端なままほったらかしにはなることは絶対に避けたいのです。
中身の見えるファスナーポーチの活用
引き出しの整頓で収納ボックス以外に活躍するのはファスナーポーチです。できれば開けなくても中身がわかる透明のものを用意します。
100円ショップやホームセンターでもよく見かけるこちら。細々したものやたまに持ち出すもの、使う時には必ずセットのものは口のしっかり閉まるファスナーポーチに入れた状態で保管しておくと便利です。領収書とハンコ、カメラと充電器などをセットにしまとめて収納、保管ができます。また出し入れが多く、細かくなりがちな領収書はクリアファイルよりもファスナーポーチがおすすめです。月別、項目別にまとめるなど、ここでも分類をする必要があります。
様々なサイズがあるので浅い引き出し、深い引き出しなど収納場所に合わせて活用してみましょう。
ラベリングでストレスカット
書類の分類でもお話ししたラベリングは引き出しにも必要です。ファスナーポーチも目につきやすい場所にラベルを貼っておくと手を触れなくても探すことができますし、引き出しそのものや収納ボックスにもラベルを貼っておきましょう。
ラベリングは子ども向けのイメージかもしれませんが、機能性アップは間違いありません。おしゃれにかわいくしたければ、このようなラベルシールを使ってみてはいかがでしょう。
整ったデスクを維持するために
一生懸命片付けをしても、一定期間ですぐにまた散らかったデスクになりますか？それは出したものを元に戻せないことに要因があります。「これどこから出したっけ？」とならないよう、どこに何があるかわかる収納を作っておけば、元に戻すことも容易にできるようになります。苦労して分類したならなおのこと、維持しよう！と思えるはず。最初の分類をしっかりすれば、多少散らかってもすぐに原状復帰ができます。それだけで整ったデスク、在宅ワークのはかどる自宅オフィスの出来上がりです。
ストレスのない収納による効率アップ
ライターで有名なZippo Manufacturing Companyによる「なくしもの」に関する調査では、日本人は一生を通じて平均で75,322分間、つまり52日間をなくしものを探すために時間を使っているという結果がでました。ものを探すために費やした時間以外にも探すために中断せざるを得ない集中や疲れでロスする時間もあると思うと、かなりの時間を無駄にしています。
探さない収納をすることで、ロスする時間の短縮ができるのはもちろんなのですが、探し物のイライラがなくなることが大きなメリットだと感じています。ストレスが多いと言われる現代社会ですが、自分ひとりでは解消できないストレスばかりの中、整理整頓は自己完結できるストレスの元と言えるでしょう。これは解決しない手はないと思いませんか？
在宅ワークの仕事場こそ、どこに何があるかわかる収納、探さない収納・ストレスのない収納によって作業効率をあげられるのではないでしょうか。
参考：https://www.atpress.ne.jp/releases/45112/att_45112_1.pdf
まとめ
これを書きながら慌ててデスクを片付けました。やはりきれいに整ったデスクは気持ちがいい！効率アップはもちろん、自分がものすごくデキる女になったような錯覚を覚えます。手をつけるまでは腰が重く、細部までしっかりやるには覚悟が必要ですが、やってしまえばこっちのもの。在宅ワークのはかどる空間になることでしょう。分類することが片付けの基本で、仕事がはかどる環境を作るのです。
