仕事を効率的に進めるためには、スケジュール管理が1番大事です。そのためにはタスクの細分化して、タスクに優先順位をつけて、仕事にかかる時間を正確に見積もることが重要です。しかし、スケジュールをきちんと立てているのに、効率的に仕事が進まないという人もいるのではないでしょうか。その要因の1つとして、仕事にかかる工数の見積もりがずれていることが考えられます。ここでは、正しい見積もりの方法を、具体例を交えてご紹介します。
「ずれる見積もり」から「ずれない見積もり」を作ろう
プロジェクトやチームでの仕事をスムーズに進める上で、スケジュール管理は大きなポイントとなります。また、業務の「最終目標」を常に意識し、さらに小さな目標に落とし込むことが、効率的に仕事を進めるためのカギでもあります。
しっかりとスケジュール管理をしているつもりなのに、なぜか効率的に仕事が進まない人は、一気に最終目標までの工数を見積ろうとしてしまいます。小さい目標に落とし込んでいないため見積もりがずれて、スケジュールに変更が起きてしまうのです。また、小さな目標に落とし込んでいるのに効率的に進まないという人は、どれくらい最終目標をどれだけ細分化して小さな目標にできているのか見直すべきです。
では、工数の見積もりを失敗しないためにはどれくらい最終目標を細分化しないといけないのでしょうか。
見積もりを失敗しないための「目標の細分化」
工数を見積る前のスタートラインとして重要な作業が最終目標の細分化です。この際に、「最終目標」を達成するために何をしなくてはいけないかを時系列順に前から考えるのではなく、「最終目標」、つまり後ろ側から細分化を始めましょう。
例えば、「12月の新商品発表会を成功させる」という最終目標があったとします。この場合、会場手配など細かいところから始めるのではなく、「成功とは何か」を明確にした目標に落とし込みます。
「目標来場者数500人」、「アンケート評価平均8.5以上」、「商品導入を検討する企業50社」の3つを達成したら成功と言えるというように、最終目標を具体的な数字などを入れて細分化します。そこから「目標来場者数500人」を達成するためにしなくてはいけないことを具体的に落とし込んでいきます。そうすると、やらなければならないことが、会場などのファシリティ関係、ターゲット企業などマーケティング関係、商品説明などの企画開発関係などにさらに分かれていきます。最終的には「会場を決める」、「チラシを作る」、「開発部門と打ち合わせ」など最初にしなくてはならない小さい目標まで落とし込みます。
見積もりを立てる前に優先順位をつける
目標を細分化したら、工数の見積もりをする前に、目標に対して優先順位をつけましょう。目標毎に、スケジュールが重なり、同時進行で進める必要が出てくるためです。この場合、優先する方がわかるように細分化した目標に優先順位をつけます。優先順位は「A」「A’」「B」「B’」「C」「C’」というふうに、自分でわかりやすいようにしましょう。
優先順位をつけたら工数の見積もりをする
目標が細分化され、優先順位をつけたところで初めてどれくらいの工数が必要になるのかを見積りましょう。その時、優先順位が高いものほどきちんと見積もりをするようにしてください。優先順位が高いということは、最終目標に与える影響も大きいので、工数がズレないようにしてください。
また、スケジュールに仕事を落とし込んでいく場合、この優先順位の高いものから入れて確実に時間が確保できるようにしてください。そうするとより仕事が効率的に進むようになります。
このような段階を踏んで見積もりを立てることで、見積もりのズレが少なくなり、効率的にスケジュール通り仕事が進むようになります。
「見積もり」がずれてしまう原因とは？
目標を細分化し、スケジュールに落とし込んで管理をしていてもずれが生じて納期に間に合わないという失敗をしてしまう時があります。それは、工数を見積る時に、「外的要因」を考慮していない場合に起こることが多いです。
「外的要因」とは何か
「提案書を作成する」といった仕事を見積る場合、自分の能力と期限までの時間をもとに見積もりを行うと思います。このように自分1人で作業する場合は、工数のずれは生じにくいです。
では、「〇〇会社との契約書の締結」という仕事を見積る場合はどうでしょうか？ 契約書の締結ともなると、法務部が契約書の土台を作成する時間、相手企業が確認し戻してくるまでの時間など、自分の努力ではどうしようもない要因が含まれます。このような自分ではどうしようもない要因のことを外的要因と言います。
外的要因による見積もりのずれを解消するには？
外的要因で見積もりがずれてしまうのはしょうがないとあきらめていたりしませんか？ 外的要因で工数がよりかかってしまうかもと思う場合は、工数を見積る時に少し余裕を持っておきましょう。
また、見積もりに余裕がある場合でも、できるだけ早めに目標が達成するような工夫をしてください。例えば、契約書の場合、法務部に依頼する時に「〇日にクライアントに提出したいので、1日前の〇日までお願いしたい」、クライアントに依頼する時は「〇日までに返却をお願いしたいのですが大丈夫でしょうか？」など具体的な日付を入れてお願いするようにしましょう。
より余裕を持たせたいなら、本当に返却して欲しい日の前日などを指定すると、1日遅れても見積った工数通りに作業を進めることができます。
チームの外的要因の対応はどうするの？
自分の能力を基準に見積もりを作るため、チーム内での作業が遅れてしまうのも外的要因になります。作業が遅れてしまった結果、残業して期限ギリギリまで進めていたためミスが生じる。なんてこともありますよね。
そのためまず見積もりをするときには、自分の能力で見積もるとずれてしまうのでチームの能力を考えて見積もりをしましょう。なるべく早く仕上げたいという気持ちは重々わかります。ただそこでイライラしているのがチームに伝わってしまうと、チーム内の雰囲気も悪くしかねません。
そのためチームの能力を考慮して見積もりを立てて、遅れそうならば手助けをしたり、タスクを処理する順番を調整してあげたりなどチームの管理者としての役割を果たしていきましょう。またプロジェクト管理ツールを使って進捗を確認する方法もあります。プロジェクト管理ツールについては「プロジェクト管理ツールは、結局どれを選ぶべきか？ 【2019年度版】、プロジェクト管理ツール比較まとめ」を参考にしてください。
「見積もり」をスムーズに行うコツ
最終目標を細分化し、優先順位をつけて、工数を見積る。このステップを面倒だと感じる人もいるでしょう。しかし、見積もりをスムーズに行い、予定通りに仕事を進めていくためには、これに慣れるほかありません。ただし、いきなり大きな最終目標から始めてしまうと、途中でいい加減になってしまう人もいるかもしれません。
そこで、まずはこの作業に慣れるために、1週間の目標を立てて、それを細分化して見積もり、日々のスケジュールに落とし込む作業から始めてみてはいかがでしょうか。たとえば、毎週日曜日の夜、もしくは月曜日の朝の15分くらいをこのための時間にとってみてください。この時、プライベートの予定も一緒に考えてスケジュール管理を行うと、仕事だけではなく生活全てがスムーズになります。
日々のスケジュールで細分化、優先順位、見積もりが慣れてきたら、少し大きい最終目標で見積もりをおこなってみてください。目標の大きさは違っても、手順は一緒なのでよりスムーズに工数を見積ることができるでしょう。
「効率UP！ スケジュールがずれない工数の見積もり方」についてのまとめ
スケジュール管理をスムーズにおこなうには、正確な見積もりを出すことが重要です。見積もりを感覚などで何となく立ててしまうと、ずれが生じスケジュール通りにならず悪い結果になってしまいます。工数の見積もりを立てるのに、目標の細分化、優先順位付けなど手間がかかると思いますが、より正確な見積もりを立てることでスケジュール管理がうまくいくようになります。
また、この手順を踏むことで、正確な工数の見積もりを得られるだけではなく、仕事の優先順位も明確になり、仕事のクオリティ、効率も上がります。
工数の見積もりを軽くみず、きちんとおこなうことで「仕事のできる人」になりましょう。
