できる限りタスク管理を簡単に、効率良く行いたい人必見！ タスク管理の基本となる進め方やコツを解説します。 業務の効率アップに欠かせないタスク管理のポイントをおさえておきましょう。
タスク管理の方法
まずはタスク管理の基本となる流れを、5つのステップに分けて解説します。
タスクを全て書き出す
タスク管理は、自分がやるべきタスクを全て書き出すことからはじまります。
グループ分けをする
書き出したタスクをグループごとに分類します。業務やプロジェクトごと、フレキシブルに分類しましょう。
優先順位をつける
納期や工数、クリティカルパスを考慮し、優先順位を決めます。
スケジュールを立てる
タスクを実際の業務に落とし込むために、優先順位の高いものからスケジュールに落とし込みます。
終わったタスクは消す
ひとつずつタスクに取り掛かります。修正が入ったタスクは訂正し、完了したタスクは既存のタスクと混同しないよう、削除や打ち消し線を入れ、消すようにしましょう。
タスク管理のコツ
流れだけ見ると単純なタスク管理ですが、意義のあるタスク管理にするためにはいくつかのコツがあります。これがとても重要で、タスク管理の効果を左右します。
タスクを具体化・細分化する
タスクを書き出す時は、業務量やプロセスを可視化するために、できる限りタスクを具体的に、そして細分化することが重要です。それによって、分担すべきタスクや効率の良い進め方がわかることもあります。
タスクの細分化によって作業工程が明らかになるため、次に何をするかがぱっと見てわかるほど細かな粒度まで細分化することがポイントです。
緊急・重要マトリクスを使用する
優先順位をつける時には緊急・重要のマトリクスを活用します。緊急・重要のマトリクスは、縦軸に「重要度」、横軸に「緊急度」を置いた表に、書き出したタスクを分類し優先順位を決める方法です。
A：重要かつ緊急度の高いタスク
B：緊急ではないが重要度が高いタスク
C：重要ではないが緊急度が高いタスク
D：重要でも緊急でもないタスク
この4つに分類することで「今やるべきこと」が明確になります。
最も優先すべきタスクはAに分類されるタスクです。Bに分類されるタスクは後回しにされがちなタスクですが、長い目で見て重要な意義を持っている場合があるため、ないがしろにしてはなりません。
やらないことを決める
「やらない」という選択もタスク管理には大切なことです。「緊急・重要マトリクス」のDに分類されたタスクは、本当に必要なタスクか、自分がやるべきタスクかを見極める必要があります。
今やるべきタスクに集中するためにも、必要なタスクと必要ではないタスクを決め、「やらない」と決めたタスクは、あらかじめタスクから外してしまいましょう。
タスクごとの作業時間を把握する
やるべきタスクが並んだら、タスクをこなすために必要な工数を把握しておきます。タスク管理において、作業時間の把握を苦手とする人が多くいますが、これはとても重要なポイントです。タスクごとの作業時間が予測できないと適切なスケジュールを立てることは困難です。
作業時間を正確に把握するために、定期的に行うルーティーンワークは時間を測って記録しておきましょう。初めて着手する作業やイレギュラーな作業であっても、どのくらいで完了したかを記録する習慣を持つことで、大体の作業時間を見立てることができるようになるでしょう。
また、タスクに着手するまでの準備にかかる時間や事務処理の時間なども、大体の平均時間を日頃から計測しておくことで、見立てと実際の作業時間の誤差を少なくすることができます。
マルチタスクは避ける
マルチタスクは効率が良いように見える反面、業務への集中力が削られてしまい、非効率になってしまう恐れがあります。効率良くタスクをこなすためには、ひとつずつタスクに取り組んで、完了したら次のタスクに移るようなスケジュールを組むことをおすすめします。
タスクとタスクを行き来すると、必要なデータの取り出しや関連する情報を思い出すなど、頭や環境を切り替える時間が必要となり、無駄な時間を要してしまうのです。
関係者への確認時間も想定する
タスクの中には自分だけで完結することができないものがあります。例えば、上司やクライアントなどステークホルダーへの確認を要したり、作業の一部を委託したりする場合、相手のスケジュールを想定したうえで、優先順位や計画を立てる必要があります。
この点を見誤ると、遅延やクオリティの低下につながりかねません。
確認にかかる時間や修正に対応する時間も想定し、余裕を持ったタスク管理を心がけましょう。事前に関係者にはスケジュールを確認し、必要とされる時間をスケジュールに組み込んでおくことも有効です。
仕事を開始する前にスケジュールにタスクを組み込む
着手する前にタスクをスケジュールに組み込み、現実的であるかを確認しておきます。
タスクを進める過程には、予期せぬトラブルに見舞われることも少なくありません。バッファを持たせておき、不測の事態が起こった際は柔軟に対応できる体制を作っておくと安心です。
タスク管理を行うメリットとは？
効率の良いタスク管理を行うには、それなりの労力が必要であることがわかりました。それを実行に移すための一歩を踏み出すためには、タスク管理を行うメリットの話は欠かせません。
ここではタスク管理のメリットを4つに分けて解説します。
仕事内容が見える化できる
タスクを自分の頭の中だけで整頓し管理することは簡単ではありません。また、うっかり忘れてしまったり、勘違いをしてしまったりすることもあるでしょう。
タスク管理を行うと、タスクを目で見て管理ができるため、抜けや漏れをなくすことはもちろん、複数のプロジェクトや業務が重なったとしても混同せずにこなすことができます。
また、タスク管理をしていれば業務の進行状況やキャパシティを常に把握できている状態になるため、急な変更や急ぎの仕事を振られた時に柔軟な対応が可能となります。
業務効率化になる
常日頃からタスク管理をして優先順位を正しく設定しておけば、自分が今やるべきことに集中できます。業務への着手に迷うことがなくなる分、業務も効率良くこなしていけるでしょう。
また、非優先の業務が明確になることで作業の無駄を省くことができるため、効率アップにつながります。
タスク管理によって進捗が把握できることも大きなメリットで、組織やプロジェクト全体の遅延の早期発見や巻き返しの柔軟性、連携のとりやすさなど、業務を効率化する要素をたくさん備えているのです。
部署やチームのマネジメントに最適
部署やチームでひとつの業務を遂行する場合、全体の進捗や割り振りの状況を把握せねばなりません。そのため、個人だけでなく部署やチームでタスクを共有し管理する必要があります。
全体を俯瞰できるタスク管理は、部署やチームのマネジメントがスムーズになるというメリットを持ちます。
近年のテレワークの現場においても、タスクの進捗確認や共有、チーム全体の進捗状況を把握するためにタスク管理は欠かすことができません。メンバーの進捗確認をし、業務上のトラブルやリスクを早期に発見できるのはもちろん、タスクを的確に分担できるため、オーバーワークの防止や作業の実施漏れ防止につながります。
トラブルへの事前の対応ができる
タスク管理によって、やるべき業務や工程を事前に把握することで、起こりうるトラブルを想定することができます。先回りして対策することができるので、トラブルを最小限に抑えることにつながります。
タスクが整頓されると、頭がクリアなコンディションで仕事に取り組めるため、トラブルにつながるようなミスの削減につながることもメリットです。
個人でのタスク管理におすすめのツール
タスクは進行状況によって頻繁に変更や入れ替え、中止などが発生するため、スケジュール帳での管理は、消して書いての繰り返しとなってしまいます。そこで、タスク管理におすすめのオンラインで使用できるツールを紹介します。
まず、個人でのタスク管理におすすめのツールを紹介します。
todoist（トゥードゥーリスト）
「todoist」はシンプルなToDoリストを使用したタスク管理ツールです。スマートフォンアプリとの連携が可能なので、こまめに確認や更新ができるでしょう。
タスクは1日や1週間などの単位別に管理ができ、作業開始時間が来るとアラームでリマインドしてくれる機能を備えています。
Google Keep（グーグルキープ）
Googleによるメモサービスが「Google keep」です。テキストはもちろん、音声やリスト、画像によるメモが可能です。
手が離せない時に音声でさっとメモをとると自動的に文字へ変換してくれたり、テキストでは残しにくい感覚的なアイデアを保存したりでき、幅広い業種の人に活用されています。
Trello（トレロ）
「Trello」はカンバン方式で管理を行う代表的なツールで、直感的にタスクを管理できます。抱えているタスクの全てを把握するにはカンバンを見ればOK！ デザイン性の高さが特徴的で、仕事や副業、プライベートの予定まで一元管理が可能です。
グループでのタスク管理におすすめのツール
ではグループのタスク管理にはどのようなツールが向いているのでしょう。続いて、グループでのタスク管理におすすめのツールも紹介します。
Backlog（バックログ）
「Backlog」には、プロジェクト管理に必要な機能が揃っています。タスクごとに担当者や納期を設定できるため、タスクの責任の所在を明確に示すことができます。
情報共有に長けており、ガントチャートやマイルストーンによってプロジェクトの進捗が一目で把握できることも特徴です。仕様書やマニュアルなど、タスクを進めるために必要な情報の一元管理も可能です。
Jooto（ジョートー）
複数のプロジェクトを持つチームやグループでのタスク管理には、一元管理ができる「Jooto」がおすすめです。フィルターをかけることで、自分に関連するタスクを絞り出すことができます。
直感的に操作ができるカンバン方式のため、ITリテラシーの差による影響が少ないといえるでしょう。
ユーザーごとに権限を付与したり、社外のメンバーを招待したりできるので、大きなチームやグループで行うタスク管理にも向いています。
TeamHack（チームハック）
「TeamHack」はコミュニケーションに特化したグループ向けタスク管理ツールです。グループで交わされるチャットまでもタスク管理ツール内で行うことが可能です。
複数名からなるグループのチャットは通常、さまざまな情報が行き交いがちですが、タスクごとにチャット機能を備えているため、情報が交錯することなく、振り返りやすく見落としをなくすことができるでしょう。
担当者やキーワードでタスクをソートできる便利な機能や、タスクの進捗確認や作業の生産性が見える化できる「タイムトラッキング機能」がついていることも特徴です。
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まとめ
コツをマスターするまでは、タスク管理を負担に感じることがあるかもしれません。しかし繰り返し実践することが大切で、いつの間にか意識せずに的確なタスク管理ができるようになります。
簡単にタスク管理を行うには、まずは基本から。とてもシンプルですが、正しいタスク管理は間違いなく業務の質を高めます。ぜひ基本のキから取り入れてみてはいかがでしょうか。
