マルチタスクをやめると仕事が劇的に効率化する。脱マルチタスク３つのステップ。

仕事をたくさんこなしているつもりなのに、一向に「終わった！」と、ひと段落つく気配がない。なかなか仕事に集中できず、イメージしていたよりも作業に時間がかかってしまう。という経験はありませんか？

もしかしたら、それ、マルチタスクの罠にハマっているかもしれません。この記事では一見、効率が良いと思われがちなマルチタスクの重大な欠点と、マルチタスクをやめることで得られる効率的な仕事のルーティーンづくりについてご紹介していきます。

タスクの処理の仕方には２つある。

ご存知の方も多いかもしれませんが、念のため確認しておくと、タスクの処理には主に２つの方法があります。

１.マルチタスク

「マルチタスク」とは、コンピュータ用語では「同時に複数の仕事をする」ことと定義されており、ビジネスにおいても同様に「複数の仕事を1人で処理をする」ということを指します。たとえば、「電話をしながらメモを取る」といった行為もマルチタスクに含まれます。

2.シングルタスク

「シングルタスク」は、コンピュータ用語で「一度に一つのアプリケーションしか実行できない」ことを表し、ビジネスでは一般的に、「複数の作業を1つずつ順番に処理していくこと」という意味で使われます。

マルチタスクは、生産性を低下させる原因になる。

マルチタスクができる人は、複数の仕事を同時にこなすことができるので、効率よく仕事を進められるように思います。

しかし、ある神経科学者による研究で、マルチタスクを行うことで集中力の低下や生産性の低下を招くことが科学的に証明されています。

参照：https://www.entrepreneur.com/article/247833

マルチタスクでは、一度に２つのことを同時に脳内で処理しているように見えますが、実際は、違うタスクに取り掛かるたびに使う脳の場所を瞬時に切り替えているため、脳にかかる負荷が大きく、その結果、集中力の低下や生産性の低下を招いてしまうそうです。

脳は忙しいのに、実際、作業は進みにくい…と、良いことがありません。では、どうすれば、この非効率的なループから抜け出せるのでしょうか？

解決策はマルチタスクをやめシングルタスクに切り替えること

解決策はシンプルです。マルチタスクをやめ、シングルタスクに切り替えること。シングルタスクで作業すれば、脳の負荷を下げることができ、マルチタスク下での作業よりも効率的に早く作業を終えることができると言われています。

どうすれば、シングルタスクになれる？

ここからは具体的に、マルチタスクの癖がついている方がシングルタスクに切り替えるためのコツを３つのステップに分けてご紹介していきたいと思います。

1.手持ちのタスクを洗い出す

まずは、今抱えているタスクを全て洗い出しましょう。この時、１つのタスクを30分以内に終わるレベルまで細分化してしまうのが、シングルタスクで作業をこなすコツです。

というのも、１つのタスクにかける時間が長いとその分、何かに気を取られる出来事が起きやすくなってしまいます。集中して一気に終わらせられるよう、タスクを小さく持つようにしましょう。

2.タスクに優先順位をつける

タスクの洗い出しが終わったら、その作業に優先順位をつけていきます。何も考えずに、目の前のタスクをこなしていると、つい重要ではなくても、目についたことに気を取られてしまい、本来、結果を出すために必要な業務が後回しになっていたということにもなりかねません。

優先順位の付け方については、下記の記事で詳しく説明していますので、是非参考にしてみてください。

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3.チェックリストを準備し順番にこなす

あとは、タスクの一覧リストをつくり、優先順位の高いものからどんどん終わらせていくだけです。一般的なチェックリストでも良いですが、私のオススメはこちらのツール。作業のメモをつけたり、状況をチームで共有したり、ファイルを保管しておくこともできる便利なタスク管理ツールなので、是非チェックしてみてください。

マルチタスクをやめるその他のコツ

実際に、シングルタスクに切り替えようとした時、なかなかうまくいかないという場面もあると思います。ここでは、実際に作者が陥った例とその解決策をご紹介します。

メールやチャットの返信は、時間を決める

シングルタスクに切り替えようとした時、突然飛んでくるチームからのチャットに気を取られて集中が度々切れてしまうという出来事が多くありました。結局、チャットやメールをしながら作業しているとマルチタスクになってしまいます。

そこで、連絡の確認は1日のうち、いつやるのかという時間を予め決めて、その時間以外はチェックしないというルールを決めました。実際に、よほどのことが無い限り、超緊急で対応しなくてはいけない連絡というのはありません。予め、確認時間についてはチームにも共有し、どうしてもすぐに連絡が取りたい場合は電話をしてもらうなどすることで、十分に対応できています。

作業中は、極力情報を遮断する

また、周りに気をとられることが多い環境では、集中が切れがちです。タスクを一気にこなしている時間は、余計な情報を遮断して臨んだ方が効率が良くなります。ブレストなどが必要なものでなければ、声をかけられない一人で集中できる場所で作業する、携帯の通知は電話以外はオフにしておくなど、集中が継続する環境づくりも効果的ですので、是非試してみてください。

まとめ

今回は、仕事を効率化するためのマルチタスクとの向き合い方についてご紹介しました。マルチタスクは、生産性を大きく低下させる要因になります。１つのタスクに取り掛かったら、最後までやりきる意識をもって、工夫をしながら効率的に仕事を進めていきましょう。