オンラインチャットツールを使った日報共有のすすめ

オンラインチャットを使った日報共有の一例

オンラインチャットを使った日報共有のやり方は難しくありません。

• 月間・週間目標をまずは設定します。
• 月間・週間目標のタスクから、その日のタスクを洗い出しします。
• 月間・週間目標と、その日のタスクをチャットに共有します。
• そして1日が終わったら、その日に設定した目標が達成できたかどうかフィードバックをします。

この繰り返しです。詳しいやり方を以下で説明します。

月間・週間目標をまずは設定し共有する

まずは月間・週間目標を設定します。

この月間・週間目標を先に設定し日々のタスクを決めていきますが大雑把な目標でも構いません。オンラインチャットにアップする月間目標・週間目標の一例は以下の通り。

WEB制作・翻訳・ライター業をこなしているフリーランスの場合

▽月間目標
自治体のサイト制作：体制構築・分業・今月提案を確実にこなす
不動産事業サイト制作：提案・正式に依頼受けられるように営業
翻訳：１ヶ月で50000円達成
ライティング：１ヶ月で100,000円達成

▽週間目標
自治体のサイト制作：提案成功させる（方針納得してもらう）
不動産事業：テンプレート調査→提案する
翻訳： １週間で納品12,000円分
ライティング：今週〆5本 記事作成・納品

イラストレーター場合

▽月間目標
LP（ランディングページ）のデザイン制作で月額250,000円
イラスト：アイコン作成で50,000円

▽週間目標
LPのデザイン案件獲得のための提案　１週間に15提案目標
イラスト：アイコン作成納品(10枚) 10,000円分

このように特に書き方に決まりがあるわけではないのですが、最初に大まかな月間・週間の目標を決めます。

月間・週間目標から1日のタスクを洗い出す

月間・週間目標を大まかに決めたら次は1日のタスクの洗い出しをします。

月間目標・週間目標の下に今日のタスクを洗い出して書き出します。月間・週間目標とセットで書く方が日報を共有された人が一目で読めるためおすすめです。

ライターの場合

▽月間目標
ライティング案件60記事納品（１記事5,000文字）
▽週間目標
ライティング案件15記事納品（１記事5,000文字）
▽今日のタスク
ライティング案件３記事納品（１記事5,000文字×３）
A記事納品（目標２時間）
B記事納品（目標3時間）
C記事納品（目標3時間）

週間目標を達成するために当日、何をしなければいけないかを考えます。このケースでは週に5日は働くとして15記事を5日で割ると３記事。一例ですが1日３記事ペースで納品を進めれば間に合うので上記のように今日のタスクを設定しました。

1日の振り返り

仕事終わりに1日の振り返りです。

仕事はじめに日報で共有した今日のタスクが達成できたかどうかを確認します。例えば以下の例。

▽今日のタスク
Webのバナー作成２本（目標時間3時間）2.5h ○
ライティングA記事納品（4000文字）１本（目標時間３時間）4.0h ○
ライティングB記事納品（3000文字）１本（目標時間2時間）× ：１０００文字まで書く

このケースでは、Webのバナー作成は目標時間3時間の設定で2時間半で達成。ライティングA記事納品（4000文字）は目標の3時間には間に合いませんでしたが4時間で達成。しかしライティングB記事納品（3000文字）を書きあげることができませんでした。

この場合、

• 当初の計画に無理がなかったかどうか？
• 何か割り込みタスクが入ってしまったから達成できなかったのか
• もしも元々、無理なタスクだったとしたら明日、以降のタスクを減らすのか？

など1日の仕事の結果を反省し翌日に生かしましょう。
このサイクルを通して1日の仕事の進め方のPDCA「Plan Do Check Action」が自然にできるようになります。

コメントや相談・フィードバックを時には入れてみる

日報は１人で作成し振り返るプロセスそのものにも意味があります。しかし、せっかく共有するのですから時には他の人の日報に対してコメントを入れてみたりフィードバックをしてみるのも良いでしょう。例えばですが、簡単に「お疲れ様」とコメントしてみても良いですし、こうすれば上手くタスクをはやく仕上げられる等のアドバイスをしてみても、お互い刺激になるかもしれません。

日報共有の効果

オンラインチャットやタスク管理ツールのチャットに日報を共有する方法は分かったが、本当に効果があるのだろうかと疑問に思った人もいるのではないでしょうか。

例えば、日報をそもそも書く暇があったら早く仕事に取りかかるべきだと考える人もいるかもしれません。わざわざ共有しなくても自分のパソコンのメモ帳に書いておけば良いのではないかと考える人もいるでしょう。しかし日報を書いて共有することにはメリットもたくさんあります。

日報共有で目標を周りに宣言することでやる気になる

仕事の日報をわざわざ共有しなくても1人でパソコンのメモ帳やエバーノートに記録すれば良いのではないかと考える人もいるのではないでしょうか。しかし周りに自分の月間・週間目標や、その日のToDoタスクを宣言することで、やる気になります。周りにタスクを宣言してしまえば、やらざるを得なくなるからです。日報を共有するということは周りに目標やタスクを宣言するのと同じです。日報を共有することで自分の目標を宣言しましょう。

日報共有で他の人の1日のタスクや流れを学べる

日報共有をすると自分の1日のタスクだけではなく、他の人の共有した月間・週間目標や1日のタスクも見ることができるようになります。例えばリモートワークやフリーランスで仕事をしている人は孤独になりがちです。

• 自分の1日の仕事量が少なすぎるのではないか？
• 他の人よりも目標設定が甘いのではないか？
• 実は自分は働きすぎなのではないか？
• 他の同業者はどれぐらい仕事をしているのだろう？

と周りに相談する人や仕事を一緒にしている人がいないため、不安になることもあるのではないでしょうか。

しかし、日報を共有することによって他の人の1日のタスクや仕事の流れの概要を見ることができるようになります。例えばフリーランスのライターでしたら自分の1日の執筆量が他の人に比べて多いか少ないかを参考にできます。私も他のライターの方と日報共有をした時に、自分よりも短い時間に数多くのタスクを設定しているのを見て刺激を受けたことがあります。リモートワークのエンジニアでも1日にこなすタスクの量を同じエンジニアの日報を見れば参考にできます。特に自分と同じような仕事をしている人や先輩の日報を見る機会があったら、仕事を進めるうえで良いヒントになります。会社員でも日報を共有することで、お互いの仕事の進捗を把握することができ1日にこなしている同じチームや部署の人のタスクを把握することで連携がとりやすくなります。

日報共有で仕事の習慣化ができる

日報を毎日、共有することで仕事を習慣化ができるようになります。

リモートワークやフリーランスで働く人で1人だと自己管理が大変だと思った方も多いのではないでしょうか。しかし日報共有を習慣化することで仕事の習慣化にも繋がります。日報を共有することで他の人に1日のタスクや目標を宣言することになり自分を追い込むことになります。それを毎日、繰り返すことで仕事をする習慣が身につきやすくなります。例えば私の友人のフリーランスのライターは仕事はするのですが仕事を始める時間がバラバラで何か思いつくとどこかに出かけてしまう等、その日その日の気分で仕事をしていました。そこで彼に日報共有を勧めてみたところ、1日のはじめにタスクの達成を宣言することで、思いつきでフラフラと何処かに出かけてしまう癖が改善されました。その日その日でいきあたりばったりで仕事をしてしまう人にこそ日報共有はおすすめです。

オンラインチャットで日報共有をした体験談

オンラインチャットでの日報共有をはじめたことで仕事に良い影響がでたという体験談をご紹介します。

Webライターが他のライターの仕事量や段取りを学べた

私の体験談ですがライター仲間でslack（スラック）というチャットツールで日報を共有しあったことがあります。

私は海外から帰国したばかりの時にライターをはじめたのですが、1日の仕事量や段取りで参考にする人がおらず、どれぐらい仕事をすれば良いのか悩んでいました。そんな時に私にライターの仕事を紹介してくれた方からslackで日報共有をすすめられました。最初は私は1日のタスクを共有することに意味があるのかと懐疑的でした。しかし、日報共有に参加すると先輩のライターの方の1日の仕事量や段取りを見ることができ参考になりました。例えば私がライターをはじめたばかりの時は1日にどれぐらい仕事をすれば良いかわからず3000文字〜4000文字程度、書くことを目標にしていました。

しかし、他のライターの方の日々のタスクを見てみると1日に10000文字以上当たり前のように書く人もいれば、自分で記事を書かずに編集やディレクションを中心にしている方もいました。私は他の方の日報を見ることで1日当たりの仕事量を増やすことを決めました。このように日報共有を通して同業の方のこなしている仕事の量や質を知ることで、自分の仕事を改善するヒントが見つかることがあります。

エンジニアの生活習慣が変わった

日報を共有することでリモートワークのエンジニアの方の生活習慣が変わった事例もあります。

例えば自治体のWEBサイトの立ち上げと運用を引き受けているフロントエンドエンジニアの方の話ですが、日報を共有する前までは仕事をする時間が毎日、バラバラでした。例えば朝に弱く午前11：00頃からやっと仕事に取りかかる日も多かったそうです。しかし日報を身内で共有しようとすると、そのエンジニアの方の日報の共有が毎日一番、最後。他の人の日報を見てみると日報を共有していた他のエンジニアの方は朝型の生活が多いことに気づきました。それ以来、試しに朝型生活を心がけ1日の日報共有をはじめたところ仕事が捗るようになったそうです。朝型生活をしている他の方の日報を参考にし、自分でも朝にタスクをこなすことを日報で宣言し実行することで少しずつ朝型生活になっていったそうです。

１人で孤独になりがちなフリーランスが刺激を受けることができた

あるフリーランスのデザイナーは自宅で仕事をしていたため家族以外とコミュニケーションをとる機会が少なかったそうです。

しかも家族はデザイナーの仕事のことを良く分かっていないため、仕事の相談をする人が身近にいないことが悩みでした。そんな時にデザイナーが、たまたまSNSを眺めていたところ1日の作業を報告するオンライングループの募集を見かけました。試しにオンライングループで日報の共有をはじめてみたところ、デザイナーだけでなくエンジニアやライターなど様々な業種の人達とオンラインチャットで交流する機会ができました。日報を共有するグループの人達と日報共有以外にもコミュニケーションをとる機会ができたことで仕事の相談等もできるようになりました。

「TeamHack」「Chatwork」「Slack」が日報共有でおすすめの３ツール

日報を共有するオンラインチャット・タスク管理ツールを３つご紹介します。どれを使っても日報共有は可能ですが、それぞれのツールに特徴があります。

TeamHack

TeamHackは株式会社カタリストシステムの提供するチャット機能つきのタスク管理ツールです。
TeamHackはタスク管理や情報共有、作業時間計測ツールが１つにまとまっています。TeamHackのチャット機能の強みは

• タスクごとにチャットを建てることができる
• ドキュメントごとにチャットを建てることができる

この2点です。
１つのタスクやドキュメントごとにチャットを建てることができるのでクローズドな環境でもコミュニケーションをとりたい、１つのタスクごとにチームで日報を共有したい時にもおすすめです。同じオフィスの中で仕事をしていても意外に近くの席の人が何をやっているかは把握しづらいもの。そんな時にTeamHackを導入すればプロジェクトごとにチャットを立ち上げコミュニケーションをとることができます。プロジェクトごとにタスクやドキュメントをツリーで構造で表示させることもできるため複数のプロジェクトを任されたマネージャーが横断的に部下に日報を共有してもらいフィードバックすることも容易です。もともとチームで働く効率を向上させるためのツールなので、同じチーム内で日報を共有する時に特に便利なのがTeamHackです。

TeamHack

Chatwork

Chatworkは、日本製のオンラインチャットツールです。

グループチャットの作成やダイレクトメッセージの送信、メールとの連携、タスク管理、音声通話/ビデオ通話など一通りの機能が揃っており日本でも多くの企業が採用しています。Chatworkで日報を共有する場合は、グループチャットを１つ日報共有用に立ち上げ参加者が各自グループチャット内に月間・週間目標や1日のタスクをアップしていけば良いので簡単です。各自が各々違う仕事をしているけど日報を共有し合うことで刺激を受けたい時はChatworkがおすすめです。国内の導入企業数も多く使いやすいインターフェースも魅力。インターフェースがシンプルで使いやすく多くの人に受け入れられているのがChatworkの良さです。

Slack

Slackは、米国発のチャットツールです。
もともとオンラインゲームを開発するための社内コミュニケーションツールとして作られた経緯がありエンジニアに親しまれています。Slackにはチャンネル（グループチャット）を作成する機能があるためチーム別・プロジェクト別・顧客別など運用に適したチャンネル作成が可能。日報を共有する場合は日報共有のワークスペースを１つ作り、その中に自己紹介のチャンネルや日々のタスクを共有するチャンネルなどを作れば良いでしょう。またslackの強みに連携ツールの豊富さもあります。

例えばGoogleドキュメントやGoogleカレンダー、タスク管理ツールの「Trello」など多くの組織で取り入れられているサービスとの連携も可能。カスタマイズのしやすさがSlackの魅力です。またSnippet（スニペット）機能というHTMLや各種プログラミング言語のソースコードの投稿や共有を容易にする機能もありエンジニアに使いやすい仕様になっています。