2017 10月

あなたの営業チームを強くするプロセス管理のすべて

そもそも営業を管理するうえで、重要なポイントとは何でしょうか。もちろん営業は成績が命ということで、目標を達成したかどうかという結果にフォーカスすることが一般的です。ただこの点だけを重視してしまうと、営業スタッフが短期的な視点で結果だけを求める傾向に陥り、疲弊してしまいます。継続的で安定した営業成績を残すためには、営業のプロセスを管理することが大切です。今回はそのプロセス管理における方法と、プロセス管理が生み出す成果について見ていきたいと思います。

営業におけるプロセス管理術

営業という職業は結果だけにフォーカスされてしまうことが非常に多くなっています。そのため、結果がどのように生み出されるのかについて、分析がおざなりになる場合もあります。分析がおざなりになってしまうと、営業スタッフはただ闇雲に仕事をするといった状態に陥ってしまいがちです。このような状態から抜け出すために、営業のプロセス管理があります。営業のプロセス管理とは、一連のフローを段階に分け、その段階ごとにKPI(Key Performance Indicator:重要業績評価指標)を設定し、その達成のために取り組むことです。

例えば営業のフローを「架電」、「訪問」、「商談」、「検討」、「成約」の5段階に分け、営業目標に基づいたKPIを設定します。商談から成約までの確立が3割の営業スタッフの場合、毎月5件の成約を達成するためには、最低でも15件の商談が動いていないと達成できません。そこからさらに逆算して、15件の商談をもつには、訪問数、架電数も月、週、日ごとにどのくらいの件数をこなさなければならないのか、といったように細かくKPIを設定します。そうすることで、営業のフローが段階的に「見える化」され、営業スタッフにとっては日々の行動の指針となります。

このプロセス管理は、営業スタッフが日報、週報を作成して報告するという方法が多く見られますが、最近ではクラウドシステムで管理するといった企業も多いようです。規模が大きく、ひとりひとりの営業スタッフのプロセスを管理することが難しい営業部署にとっては、特にこの方法が効率的です。また外出先からアプリケーションを使ってすぐに情報をアップデートできますので、営業スタッフにとっても便利なツールです。代表的なものに、「Salesforce(セールスフォース)」というクラウド型のCRMアプリケーションがあります。あるメーカーの販売店では、それぞれの営業スタッフが顧客情報と営業の進捗を入力し、営業マネージャーがその情報をもとに、営業スタッフのプロセス管理を行っているそうです。プロセス管理のツールにはさまざまなものがありますので、組織の規模と予算に応じて決定していただければと思います。

>>プロセスはプロジェクトの要、「プロセスフロー図」を使ってプロジェクトを効率的に管理しよう

プロセス管理で営業を”見える化”する


プロセス管理によって、営業のフローが段階的に「見える化」されると、営業マネージャーは営業スタッフがどのステージで困っていて結果が出ていないのかを把握することができます。
例えば、ある営業スタッフがクライアントとの商談を終えてから、1週間経っても進捗に変化がない場合、営業マネージャーは担当スタッフにヒアリングを行います。その際に、商品についての説明が足りていないからなのか、クライアント側の決済者と話ができていないからなのかなど、具体的に状況を把握することができます。そして、案件のクロージングに向けて、次に何をすればよいか、アドバイスをすることができるのです。

このようにプロセス管理は、設定したKPIの達成度をマネジメントするだけではなく、KPIの達成度から、段階ごとに適切なアドバイス、コーチングを実施することに意味があります。そうしなければ、結果だけにフォーカスした従来のマネジメントと変わりません。プロセス管理において、営業マネージャーがマネジメントするべきなのは、起きてしまった結果からの管理ではなく、現在進行中の状況からの管理です。そうすることで営業スタッフが結果を出すために、次に必要な行動をタイムリーに示すことができます。

また、結果が出ていないときだけではなく、結果が出ているときにも、プロセス管理は役立ちます。営業マネージャーは、結果の出ているスタッフに対して、なぜ結果が出ているのかという分析結果をシェアすることで、そのスタッフは今後も安定的な成績を残すために重要な行動を学ぶことができます。そして、その好事例を他のスタッフにシェアすれば、組織全体のレベルアップにつながるでしょう。

プロセス管理で安定的な成果を目指す

当たり前のことですが、このようなプロセス管理は、あくまで結果に結びつく管理でなくてはいけません。「プロセス管理を行った結果、営業契約件数が伸びた」といったような結果が、プロセス管理における最大の成果です。中には、プロセス管理自体にフォーカスしすぎるあまり、営業スタッフの報告事項が増え、本来の営業業務に集中することができず、営業成績が落ちてしまったというようなケースがあるようです。これでは本末転倒です。

またプロセス管理は、営業マネージャーと営業スタッフのコミュニケーションを図るきっかけとなります。このコミュニケーションを通じて、営業スタッフのモチベーションが高まれば、それも1つの成果です。結果の上がらない営業スタッフに対して、なぜ上がらないのかをただ追求するのではなく、その営業スタッフが持つ長所や、改善した行動に対して、褒めて伸ばすことも重要です。このようなプロセス管理が実現すれば、営業スタッフの離職率が下がり、結果的に会社全体の安定的な経営につながるはずです。

「あなたの営業チームを強くするプロセス管理のすべて」についてのまとめ

営業というと、やる気と根性で、成果はその人の能力によるといったような属人的なイメージを持たれがちです。しかし、プロセス管理によって見えにくい営業プロセスを「見える化」し、売れる営業の仕組みをつくることが、企業の継続的な成長の要です。この売れる仕組みがないと、人の入れ替わりによって大きく営業成績が左右されてしまいます。また、プロセス管理をマネジメントとスタッフのコミュニケーション方法としてとらえれば、モチベーション向上にもつながります。
まだ結果主義の営業スタイルを取られているようでしたら、営業スタッフに長期的な視点を持って働いてもらうためにも、プロセス管理を取り入れてみていただければと思います。

【事例紹介】「残業ゼロ」の会社を実現するための仕組みづくり

長時間労働や残業は、高度成長期以降の職場において、企業のために必要で、当たり前であることととらえられていました。しかし、いまやそれは古い悪しき慣習で、避けるべきことであり、長時間労働を認める企業はブラック企業ともよばれ、勤務することも就職先として選ぶことも敬遠されるようになりました。

企業の口コミサイトなどでも、ブラック企業に対して、働きやすさを表してホワイトと呼ばれる企業ランキングが発表されています。そのランキングを参考にした職場選びを行なっている人も大変多いです。そのようなサイトに、あなたの会社が長時間労働とサービス残業が旧態依然として存在するブラック会社だと口コミされてしまったら、もう新しい働き手はやってきてくれなくなるかもしれません。

実際に、転職のときや新入社員は、入社先の企業を選ぶときに、ホワイト度がどれくらい高いかによっても入社を検討する時代になりました。
いまや少子高齢化時代、働き手はどんどん減っていくなかで、ますますその傾向は進むばかりです。仕事のできる、大切な社員を失わない為にも、また、魅力的な新しい働き手が入社し続けてくれるようになるためにも、ホワイト度をあげる会社や職場作りをすすめましょう。
参考:新入社員に優しい「ホワイト企業」トップ500

そもそも日本のビジネス環境は生産性が低いと言われて久しい。あなたの職場でそれを感じるときはありますか? 生産性をあげることができれば、成果もあがり、社員の仕事をする時間時間を減らし、残業ゼロの職場を実現できるでしょう。社員を定時に帰宅させることができれば、社員のプライベートや企業への満足度があがり、長時間労働に頼らない、新しい働き方を展開している進歩的な企業であるとアピールすることができるのです。

あなたの会社を残業ゼロにできるしくみを考えてみましょう

経営者みずから残業せず、定時退社することを宣言する

ライター個人の身近なところで、残業ゼロな職場について考えると、まず思いつくのがお役所の労働環境です。実家の近所にある役場では5時のチャイムが鳴ると同時に退社し帰路につく人々の姿をよく見かけたものです。なぜ、彼らは終業時刻と同時に役所から出ることができるのでしょうか。定時と同時に、5時に職場を離れる彼らは、そのために、5時前には業務を終え、帰宅の準備をしているはずです。つまり、もう4時半には帰宅準備にとりかかっているのではないでしょうか。
5時に退社ができる彼らは、退社準備を時間にあわせてできると同時に、それを叶える業務進行ができており、同時に、勤務先が、定時退社の文化を持っていることから、このことが実現できているのでしょう。

通常の会社が定時退社を行なうためには、まず会社のトップが残業ゼロを宣言して、定時に退社することにし、残業ゼロの文化をつくりましょう。経営者やトップが定時に帰ってしまうことを知っていれば、部下や社員たちは、今日中にトップに確認しなければならない事項があれば、その前に、必ずそれを行なわなければならないことになります。もし会社のトップが長時間労働タイプで、いつも会社にいるようであれば、そうはなりません。まず、社長の自分が早く退社するという行動をすることで、周囲もそれにあわせるようになるまで残業なしで退社し続けましょう。結果、周囲も残業をしなくなるはずです。

残業禁止にする

残業をしたら罰金をとる、と決めている企業もあります。極端な例ですが、一生懸命働いたお金を、みすみす罰金として支払いたい社員などいるわけはありません。当然残業をしないですむように働き方の改良を考えるようになるでしょう。
罰金とまではいかなくても、会社に残れる最遅時間をきめて、それ以降は残業を禁止にしましょう。徹底的に禁止にするならば、電気も消してしまい、社内イントラネットも使用できないようにしましょう。物理的に残業ができなくなれば、時間内に仕事を終わらせる工夫や努力をみな進んでせざるを得なくなります。
しかし、その努力は会社の成熟と、自分の人生の充実につながるものプラスのものです。残業禁止がプラスであるという認識を徹底できるようにしましょう。

仕事を早く終えたら得をするしくみ、残業したら損する仕組みをつくる

残業しないことのメリットは、早く帰れるだけ、と考える社員もいるかもしれません。そんな社員のモチベーションをあげるよう、残業をしない日が一番多かった社員に報酬がでたり、表彰したりするようにし、残業ゼロを会社にとっても社員にとってもよいものととらえられるようにしましょう。
実際、残業ゼロが遂行できれば、電気代などのインフラ料金はおさえられ、経費削減になり、その分を報酬にできます。社員にとって、もっともうれしいことのひとつは、報酬なのは間違いありません。

例えば、株式会社武蔵野の代表取締役社長小山昇氏は、「超ブラック企業」であった職場を、残業ゼロへの改革を経て、残業時間平均を60%近く減らし、人件費を削減しながら、過去最高益をたたきだした、ホワイト企業に変身したと話題になっています。残業代を削減してできた利益を、残業が少ない人には評価を高くして賞与を増やし、逆に残業が多い人には賞与を少なくなるというように残業が少ないと得をして、残業が多いと損をする仕組みをつくっているそうです。
(参考 http://diamond.jp/articles/-/109809

労働時間短縮のための具体的ヒント

1 ジョブディスクリプションを行ない、仕事内容を精査しよう

残業ゼロを宣言するのは簡単ですが、一番実行が難しいのが、減らない仕事をいかに効率よく終わらせられるかということだと言われます。
時間内に仕事を行ない効率化し、同時に業績は落とさず、むしろアップさせていけるようするためにどうしていくべきか考えていきましょう。

まず、社長も一緒に、社員皆の業務時間をくわしく把握するための、ジョブディスクリプションを行ないましょう。社員が多い会社は、全員のジョブディスクリプションを確認することは非常に大変なことかもしれませんが、一人ひとりが携わっている仕事について、人と内容のマッチングを細かく確認しましょう。
そのときに、仕事内容の一部を別の担当者に振り分けが必要な件などをしっかり確認し、人と仕事のミスマッチや重複が起こらないようにしっかり管理しなければなりません。

2 仕事の棚卸しを行なおう

ジョブディスクリプションを実行し、仕事内容と人のマッチングを徹底できたら、仕事内容の棚卸しを行ないましょう。あなたの会社の社員たち、またはあなたが毎日仕事をするときに、一つひとつの案件にどれくらい時間をかけているかを把握していますか? 仕事効率をあげて、残業をなくすために、まず自分の業務一つひとつが何時間かかっているのか把握してから、終業時刻ぴったりまでにどう仕事し、行動すればよいのか、時間をマネジメントできるようにしましょう。

社員たちが、さまざまなタスクを同時進行で行なう場合も、それぞれのタスクにどれくらいの時間がかかるかよく考えて、手帳などに書いてもらうようにしましょう。手帳はよくある時間刻みで記入できるものがよいでしょう。そうして社員たちに時間の使い方を可視化してもらい、仕事について、やる、やらない、緊急度、他の人に頼むなどと細かくふりわける設定をすすめましょう。また、こうしたことに長けているITツールもたくさんあります。

介護事業者むけ経営支援システムを開発しているセントワークスは、やむを得ず残業する社員は、派手な「残業マント」を羽織らなければならないなどの、残業削減のしくみ作りで話題にのぼっています。
具体的に個々の仕事時間のマネジメントをするために、その日の予定を同じ部署メンバーに送る朝メール、退社時に一日の成果や計画通りできなかったこと等を夜メールすることにしているそうです。このことで、自分の業務にかかる時間、今日の成果などを振り返ることができ、同時に他のチームメンバーにもわかるようになっているところがポイントです。
(参考 https://style.nikkei.com/article/DGXNASFE17H0M_X10C14A7NNMP00/?page=2

弁護士は、その大きな報酬もよく話に登りますが、弁護内容を作成するために、かかった時間など、すべてのことをクライアントに細かく報告するそうです。移動距離何分、調査時間何時間などなど、、、、 弁護士のように、時間管理を意識して、社員たちが生産性と効率をアップさせられるように、会社のトップは社員一人ひとりの力を発揮できるようサポートをしていきましょう。

個々の仕事量を可視化したとき、自分が他の人のかわりにする必要がある仕事がわかったとき、あるいは、仕事を頼まなけらばならなくなった人の依頼を、いやがったり後回しにしたりなどと、雰囲気が悪くなりそうな可能性がある場合はどうすべきでしょうか。そのとき会社のトップは、お互いに仕事を頼み頼まれる関係性が会社の成長と業績につながることを徹底して社員に伝え続けることが必要です。

3 資料作りに時間をかけすぎないようにしよう

会議で社員たちの作る資料に、妙に手のこんでいる美しすぎるグラフなどはありませんか? そのボールドやアンダーライン、カラフルなグラフをつくるための時間は残業のときに使われているのかもしれません。数値や説明をしっかり伝えることができれば、過剰に装飾した資料は必要ありません。

資料は内容が伝われば、シンプルなものでよいということを社員に伝えると同時に、時間のかかりすぎる資料作りを避けるように徹底させましょう。

4 会社のビジョンや目標など重要なことを徹底してインフォメーションし、無駄をなくそう

社長と社員の立場は違えど、皆会社の一員として、同じ目標や問題意識をもっているべきです。しかし、社員が必死に行なっていることと、社長のやってほしいことが一致しない職場もあるかもしれません。共通認識がばらばらだと、結果的に、仕事に無駄ができてしまったり、スピードが落ちる懸念がでてくる可能性があります。それを避けるためにも、会社全体のビジョン、目標や意識、デッドラインなどを皆で共有し徹底できるようにしましょう。

会議を決まったことの承認だけに利用するのをやめましょう。会議をするときは、ただの定例会議ではなく、目的やテーマを明確にして、参加者に通達しましょう。そして、案件すべてにデッドラインをつけ、それを徹底します。いつも会議の時に目が死んでいる社員がいると感じるときはありませんか? きっとその会議のテーマや解決すべき問題も、デッドラインも参加者に伝わっていなかったのかもしれません。
そのような社員がいないように、会社のトップは皆に働きかけ続けましょう。

5 会議の回数を減らして、時間制限をしよう

あなたの会社は会議の回数が多いでしょうか? 会社トップの場合、さまざまな会議に一日中時間をとられる場合もあることでしょう。そもそも、会議を開催することについて、よく吟味し、本当に必要な会議だけ行なうようにしましょう。そして会議をするときも、制限時間をもうけましょう。会議で皆の時間を拘束し、業務をストップさせている局面があることを忘れてはなりません。ひとつのトピックについて最高何分まで、などと決めて会議を進行してみましょう。

きっと無駄話をはじめてしまう社員は減るはずです。

≫あわせて読みたい…「労働時間を短くすることで日本の生産性の問題は解決するのか」

残業しないことを習慣にする

残業ゼロを習慣にできればしめたものです。

習慣にできるまでは、職場のとまどいや、反対などさまざまな抵抗勢力が足をひっぱるかもしれません。仕事量が減らないのに仕事の時間が少なくなることに対して、抵抗を感じる社員はまだまだいます。そんなときは、やはりトップダウンで残業しないことを徹底していくべきでしょう。社長みずから、見回りをし職場の電気を消す、イントラなど、社内のパソコンや機器を定時になったら使用できないようにするなど、残業しない、できないシステムをつくる設定を行なってもよいでしょう。

会社トップの、職場の残業ゼロへの執念が、社員に如実に伝わることに間違いありません。

「「残業ゼロ」の会社をつくるための環境と具体的ヒント」についてのまとめ

あなたの会社を残業ゼロの職場にして、社員の会社に対する満足度をあげることができれば、社員の離職率がさがります。同時に、社員にとって働きやすく、ホワイト力の強い会社を経営しているという評価につながります。
働きやすい会社は、現在、長時間労働に従事できず、力はあるが働けていない女性たちにも魅力的にうつることでしょう。働き方改革が叫ばれているいま、その流れにうまくのり、優れた人材の確保を続けられる会社を作っていきましょう。

社内SNSの失敗パターンはこれだ! 社内コミュニケーションを活性化させるためのツール3選

円滑なコミュニケーションをとることは、企業や組織の生産性を維持するために重要なポイントです。しかし、ルール変更やチームメンバーの入れ替わりが激しいなどの理由から、うまくコミュニケーションが図れていないということはよくあります。進捗状況の共有等を行い、社内コミュニケーションをスムーズに行いながら、活性化させていくことは必須だと言えるのではないでしょうか。
そんな社内コミュニケーションの活性化に役立つのが社内SNSをはじめとしたコミュニケーションツールです。今回は、社内コミュニケーションに役立つツールやSNSの活用法についてご紹介します。

社内コミュニケーションとは


仕事のミスは「伝え漏れ」や「伝達ミス」など、人的なミスが案外多いものです。また、わからないことを聞きにくい、ミスの報告や相談をしにくい、という環境は仕事へのやる気をダウンさせる原因となっているようです。

逆に、一見仕事と関係ないように思える雑談などのコミュニケーションは、絆や信頼関係を深め、社員のモチベーションを上げると言われているのをご存知でしょうか。社員一人ひとりのモチベーションが上がれば、チームや部署が活性化していきます。当然ながら、その熱は会社や組織全体に浸透していき、業績アップや離職率の低下に繋がっていくと考えられます。

つまり、社内のコミュニケーションがうまくいっている組織であるほど、生産性・効率性が高いといえるのかもしれません。このことから、いい会社とは必ずしも給料や待遇だけではない、ということが見えてきます。

そうしたこれまでの社内コミュニケーション環境を改善する手段のひとつが、スムーズなコミュニケーションを可能にする社内SNSです。成功した大手企業が続出したため、現在、導入を検討している企業が増え続けているのです。

>>「社内コミュニケーションを円滑にし最高のチームを作るための5つのポイント」を読む

社内コミュニケーションツールの失敗事例

風通しのいい社風、活発なコミュニケーションのある社内を実現するために、これまでもさまざまな企業が環境改善をはかってきました。しかし、ほんの少しやり方を間違えた結果、思ったような成果を得られなかったことも……。まずはじめに、コミュニケーションツールの導入に失敗した事例をご紹介します。

失敗事例1:社長や役員、人事などの登場

ある企業では、日頃の気づきや業務改善など、社員が自由に書き込める場としてSNSを導入しました。当初、盛り上がりを見せたように思えましたが、ある日、役員のひとりが特定の社員を糾弾する内容を投稿しました。その日以来、当然ながら書き込みは激減。人が寄り付かなくなり、ついには廃止になったそうです。

失敗事例2:プライベートと業務内容が混ざり合った結果

業務報告とプライベートの垣根がないコミュニケーションツールとしてSNSを導入した企業がありました。最初は遠慮があったせいか極々少数だったプライベートの呼びかけが、やがて業務連絡をしのぐ勢いになっていったそうです。そこで社長がプライベートの書き込みを控えるよう告知したところ、結果的には単なる業務日報の場となってしまい、まったく盛り上がらなくなってしまったそうです。

2つの失敗例はどちらも、導入スタート時と導入半ばで、明らかに目的が変わってしまっています。いきなりの方針変更が社員の不興を買ってしまい、盛り上がるはずだった社内コミュニケーションは失敗に終わってしまいました。
SNSを使い慣れている方が多いため安直に捉えがちですが、社内コミュニケーションツールにSNSを使うときには「なりゆきまかせ」で運営してはいけないということがわかります。また、こういったプライベートが絡む内容を使わせることは、当然のごとく反対する社員が出てきますし、まったく参加しようとしない社員も一定数いるはず。

そのためSNSを社内コミュニケーションツールとして活用する際には、目的や運用方法を明確に決めておく必要があるようです。さらに、使い慣れていないツールは、使う側へストレスをかけることにもなります。新しいツールが次々に登場してくるSNSの世界ですが、「最新」や「便利」という言葉に踊らされ、ツールを変更していくのもおすすめできません。

おすすめの社内コミュニケーションツール

これまでのビジネスシーンにおけるコミュニケーションツールでもっとも活躍してきたツールといえば、メールや電話です。ソーシャルメディアがこれだけ台頭してきた現代でも、これらは未だに不動の人気を誇っています。しかし電話にはメモ機能もなく、何月何日に連絡したのか忘れがち。またビジネスメールはとにかく大量に届き、「探したいメールをさっと引き出せない」「文面を考えるのに時間がかかる」など、不便なところも目立つツールです。社内での連絡も、資料を添付する際にはメールが中心ではないでしょうか。
電話やメールなどの今までのツールでは実現できないコミュニケーションの活性化を狙っていくためには、「利便性」や「気軽さ」が外せない重要なキーワードになってきます。そこで、社内SNSのなかでも、特に人気が高いおすすめのツールをご紹介したいと思います。

タスク化・ピン止めでうっかり忘れを防止する「ChatWork(チャットワーク)」

ビジネスチャットツールとしてもっとも知名度が高い「ChatWork」は、PC、スマホ、タブレットで使用可能。SNSというよりは純粋なビジネスチャットツールやタスク管理ツールとしての機能が優れています。直感的に使える操作性が魅力です。社外メンバーともやりとりができ、案件ごとのスレッド化もできます。また、優先度の高いスレッドをピン止めしたり、重要度が高いものをタスク化したりといったうっかり忘れを防止する機能も。グループチャットのほか、1対1やビデオ・音声通話も可能です。
公式サイト:https://go.chatwork.com/ja/

社員の仲を深め、学びや人材育成に役立てる「airy(エアリー)」

業界のなかでは最も長い間社内SNSを提供し続けてきたといえる、社内SNSの老舗的存在の「airy」。ビジネスツールというよりは、SNSを使った社内の交流、業務外のオフ会やeラーニングを主目的にしています。蓄積されたノウハウを活かしたアンケートやヒアリング、対話などを使い、社員の不満や疑問を聞き出すコミュニティーに特化したツールです。コミュニケーション環境を改善したい企業・組織にピッタリです。
公式サイト:https://airy.net/

楽しく、円滑なコミュニケーションがはかれる「Talknote(トークノート)」

既に20,000社以上が導入している「Talknote」。Facebookに慣れている方ならすぐに使える操作性で、チャット機能のほか、タイムラインや「いいね」ボタン、タスク管理なども。遊び心がありながらも、スピーディーなコミュニケーションを実現してくれるツールです。コミュニケーション量やアクセス時間帯などを解析し、モチベーションが低下気味の社員をピックアップ。離職率の低下を防ぎます。
公式サイト:https://talknote.com/

「社内コミュニケーションを活性化するには」についてのまとめ

離職や転職の理由においては、給与や待遇よりも、人間関係が圧倒的に多いそうです。そう考えると、やはり組織づくりには円滑なコミュニケーションが欠かせないですね。
通常のSNSと違い社内専用のSNSは、信頼できる社員同士でコミュニケーションを深められることが最大の魅力です。特に、今回ご紹介した3つは、数多くある社内SNSのなかでも、導入企業で多くの成功を収めているツールです。これまで使ってきたであろうツールにはなかった「共有のしやすさ」、「利便性」「操作性」、そしてなんといっても「気軽さ」に優れています。

ぜひ、活発なコミュニケーションの場として、組織の生産性や効率アップに活用してみてはいかがでしょうか。

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日本の高度経済成長を支えた「TQC活動」を振り返る

社会や会社の中で「生産性をあげなければ」という漠然とした危機感が広がりつつあります。それでも、一向に改善の兆しが現れないという悪いサイクルが続いているようにも思われます。 本稿では、日本経済が元気だった頃に盛んに行われていたTQC活動のことを取り上げます。

80年代の日本経済が元気だった頃の仕組みを振り返る

80年代の日本経済というと、「バブル景気」という言葉で当時の好景気ぶりを振り返られることがしばしばあります。この当時の日本経済好調の理由は、「ジャパン・アズ・ナンバーワン」という言葉を紐解いていくと分かります。 そもそも何故、日本は世界から「ジャパン・アズ・ナンバーワン」と称されたのでしょうか。これには日本的経営と品質管理、そして当時の世界情勢が大きく関わっています。 日本企業は1950年代後半から品質管理、すなわちTQC活動を取り組み始めます。
これは貿易の自由化と資本の自由化に伴い、国内外の市場で競争が始まったことによるもので、日本の各企業は市場での競争優位性を模索し始めたのでした。この頃から一部の企業は「品質」に注目し、TQC活動に力を入れ始めていきます。
そして、国内企業の中でTQC活動による成功を収めた企業が出てくると、各社がそれを模倣し始め、日本企業のほとんどが品質管理を徹底していくことになります。 こうした流れがあり、日本製品が世界でも有数の品質の高さを誇るようになってきた1979年、第二次石油危機が発生します。 欧米では石油危機によるコスト増と人件費増によって、国内でインフレーションを起こし、大多数の企業の業績が低迷することとなります。
当然、日本も石油危機の影響を受けましたが、第一次石油危機の経験と日本的経営によって、大きなインフレーションを起こすことがありませんでした。 その結果、各国が低迷している中、高品質な製品を安価で提供し続けることができ、日本製品が世界を席巻したのです。 こうして日本は日本的経営とTQC活動による品質の徹底により、ものづくり大国、生産立国として、経済大国へと成り上がっていきます。 そんな日本を見て、世界は日本を見習って日本的経営とTQC活動を取り入れていくことになります。

TQC活動とは

それでは、日本がジャパン・アズ・ナンバーワンと称されるきっかけとなった、TQC活動とはなんなのでしょうか。
TQCとはTotal Quality Controlの略で、「製品の品質を管理するためには、製造部門だけに任せていては効果が限定されるので、営業・設計・技術・製造・資材・財務・人事など全部門にわたり、さらに経営者を始め管理職や担当者までの全員が、密接な連携のもとに品質管理を効果的に実施していく」活動のことを指します。
TQCは、アメリカのA.ファイゲンバウムが提唱した言葉です。 TQCという概念は、アメリカから輸入されましたが、日本的経営に順応するにつれて、日本的TQC(以下、TQC)と呼ばれる手法へと変容していき、類稀なる成果を残しました。
また、1987年に開催された「第44回日科技連品質管理シンポジウム」において、TQCの特徴は以下の10項目に集約されています。

    1. ①経営者主導における全部門,全員参加のQC活動
    1. ②経営における品質優先の徹底
    1. ③方針の展開とその管理
    1. ④QCの診断とその活用
    1. ⑤企画・開発から販売・サービスに至る品質保証活動
    1. ⑥QCサークル活動
    1. ⑦QCの教育・訓練
    1. ⑧QC手法の開発・活用
    1. ⑨製造業から他の業種への拡大
    1. ⑩QCの全国的推進

TQCでは、経営者による方針管理が重要視されています。トップダウンの指示・計画に基づいて、PDCAサイクルを回すことで、継続的に品質管理の改善を行なうことができるからです。このことをデミングサイクルとも呼びます。
≫「PDCAサイクルが仕事の基本、うまくPDCAを回すコツ」についてはこちら

以上が、TQCの概要と特徴です。 この手法が日本製品の高い品質を生み出し、国際的競争力を向上させました。しかし、TQCは完全な手法ではありません。次に、TQCに打って変わる手法であるTQMについて述べていきます。

TQC から発展した、TQM活動

バブル崩壊後には、TQCのさまざまな弊害が目立ちはじめ、その代わりにTQM(Total Quality Management)活動が浸透し始めました。TQMは日本語で総合的品質管理と呼ばれ、TQCと似ていますが、TQCを元にさらに発展させ、品質管理への活動を経営戦略にまで押し上げたものになります。TQMは製造業だけでなくさまざまな業態に適応できるよう考えられており、例えばサービス業などにも適用、効果を上げています。 現在では、現場レベルでの品質管理を中心としていたTQCから、総合的なマネジメントとしてのTQMが採用されています。現代社会において、単純に品質が良い、価格が安いというだけでは、差別化要因になりません。いかに顧客から必要とされる品質や付加価値を生み出すか、という点が非常に重要となっています。そのため、戦略・企画・設計・技術・製造・販売・サービスなど、すべての部門が、品質や価値のことを知り、品質や付加価値を生み出していくことが差別化要因の鍵となります。TQMを用いることで、全社的に品質と価値を追求することが可能なのです。 次に、TQMの特徴を3つ述べていきます。

TQMの特徴その1「3つの対象

TQMでは、企業の最小単位である「ひと=個人」、事業レベルの「しごと=業務プロセス」、それらを束ねる「しくみ=組織・システム」を対象にすることで、個人と組織が相乗効果を発揮し、全体的な体質改善に寄与することができます。

TQMの特徴その2「3つの視点

TQMでは、「顧客志向」「人間性尊重」「利益確保」という3つの視点から物事を判断します。この考え方は、TQCの弊害を補うようになっており、全社的な意識改善・動機付けを行なうことができます。

TQMの特徴その3「3つの特性」 

TQMは、「科学的アプローチ」「プロセス重視」「組織的アプローチ」という特性を持っています。統計学手法に基づく方法論、課題解決フレームワークの導入、組織の最適化を行なうためのシステムなど、さまざまなツールを持っています。 日本企業にいまもっとも求められていることは、企業価値の向上でしょう。 すなわち、自社の中に品質や価値の面で、どのような「強み」を持つことができるかが重要だということです。日本企業には、それぞれの特色があり、「強み」を抱えている企業も多くあります。 しかし、新興国が発展していくなかで、その「強み」がいつまでも続くとは限りません。 それはコストだけの話だけではなく、技術力・企画力・販売力といった要素においてもです。 この危機に対処するために必要な考え方は、企業は1つの「強み」に頼るのではなく、企業内のバリューチェーンにおいて、いくつもの「強み」を持ち、それを累積することで、企業全体の価値を強化することです。TQMは、個人・プロセス・組織がそれぞれ科学的・組織的アプローチをすることで、その達成に貢献するような考え方です。日本が今後も品質において世界のトップレベルを保つためにも、TQMについて深く理解して、正しく実践していくことが求められています。

小集団活動とは?

品質管理の重要性は、上記で述べたとおりですが、いったいどのように行なわれるのでしょうか。 その品質管理の最小単位が、小集団活動です。小集団活動は、従業員の経営参加の方法の一つであり、企業内で少数の従業員が集まったグループを結成し、そのグループ単位で共同活動を行なうことを目的として運営するものです。 職場では、作業員がトップダウンで与えられたタスクを、機械や工具を使って、こなすことで目標に対して生産活動を進めることになります。しかし、管理者は、現場の隅々まで知り尽くしているわけではありません。実際に現場で仕事をしている作業員にしか気づかない問題点や課題は多く存在します。そのため、そのような課題や問題点を解決するために、作業員からアイディアを募り、改善していくことを業務プロセスの中に組み込むのです。それらを行う単位とその活動を称して、小集団活動と呼びます。 小集団活動には3つの条件があります。

1つ目は、「Face to Face コミュニケーション」です。

企業の連絡手段は、電話・メール・チャットなど、さまざまな方法がありますが、顔と顔を合わすコミュニケーションがもっとも確かであると言われています。これは、お互いの態度や表情からも、意思の疎通ができるからです。また、形式ばったお堅いコミュニケーションよりも、フランクなコミュニケーションを志向した方が、積極的に意見を言いやすくなります。

2つ目は、「目標を共有する」ことです。

目標を共有して一致団結する方が、高い効率を達成することができます。目的共有によって人間関係を潤滑にし、連帯感を醸成することができます。そのため、小集団はある一定の期間に限られたモノであっても、目標を掲げると良いでしょう。

3つ目は、「相互理解を深める」ことです。

相手の視点に立ってコミュニケーションをとることができなければ、小集団として成果を出すことは難しくなってしまいます。小集団のメンバーは、お互いを理解し合い、認める必要があります。 小集団活動は、現場で働く作業員が職場の課題、問題点をテーマに上げ、全員の創意工夫でそれらを解決していくことを目的としています。このような活動は、単調になりがちな単純作業を創造性のある仕事に変化させ、品質と生産性を向上させることに大きく寄与します。 単なる課題・問題解決だけではなく、個人の能力の向上、活力のある職場づくりにも役立つため、数多くの企業が、よりよい日常業務の達成を目的として、小集団活動を導入しています。 これは、日本の高い品質レベルを世界に示すことになった要因の一つであり、現在進行形で行なわれている品質管理のための取り組みです。今後も注視し続ける必要があるでしょう。

「TQCあるいはTQM活動について」のまとめ

80年代のジャパン・アズ・ナンバーワンと呼ばれた要因について言及、日本の競争力向上に大きく寄与してきた日本的TQCについて概要を説明しました。しかし、バブル経済崩壊後、グローバル化とシステム化の波にTQCは対応することができず、日本は失われた20年を迎えることとなります。そんなTQCに変わり、現在では新たにTQMという手法が注目され今日においても企業で導入されています。そして最後に、品質管理を作業員グループで行なう小集団活動についても、概要を説明しました。 品質管理は企業価値の向上にとって非常に重大なトピックであり、今後も白熱した議論が展開されていくでしょう。

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【事例紹介】本当の意味で「残業ゼロ」を実現する方法。申告だけじゃ意味がないぞ!

日本人は働きすぎだというイメージが強いです。一家の大黒柱は家庭より仕事が第一で、仕事の日は家に寝るために帰るだけという人も多いのではないでしょうか。 いっぽう、そこまで仕事に追われていながら、所得や資産に満足できていないという人が半数以上を占めているのも事実です。 今回は、残業しても所得が増えないという現状をシビアにとらえ、どうすれば本当の意味で「残業ゼロ」を実現できるのかについて考えてみたいと思います。

残業ゼロにするための方法はあるか?

日本人は仕事に時間を取られ過ぎているといわれています。その割に所得は先進国の中でも低めで、公的年金など将来の安定も十分ではありません。 内閣府による平成26年度「国民生活に関する世論調査」によると、所得・収入面で不満を感じている人は全体の54%資産・貯蓄の面で不満を感じている人は60%となっています。

国内総生産が低く、労働分配率も低い日本

■平成26年度「国民生活に関する世論調査」所得・収入面満足度

  満足している まあ満足している やや不満だ 不満だ どちらともいえない わからない
総数 5.9 38.8 37.4 16.7 0.8 0.4
男性 4.8 37.8 39.7 17.0 0.5 0.2
20-29 8.5 37.5 40.5 13.0 0.5
30-39 2.9 39.6 42.5 15.0
40-49 4.4 42.3 39.3 13.7 0.2 0.2
50-59 3.7 38.6 39.0 18.1 0.4 0.2
60-69 4.3 36.1 38.4 20.8 0.3 0.1
70以上 6.4 34.7 40.1 17.2 1.3 0.3
女性 7.0 39.5 35.3 16.5 1.0 0.7
20-29 7.2 44.1 36.4 11.0 0.4 0.8
30-39 5.6 40.4 37.5 16.3 0.2
40-49 4.5 41.7 39.3 14.1 0.5
50-59 6.9 39.1 36.7 15.8 1.0 0.5
60-69 7.0 37.2 36.0 17.9 1.2 0.7
70以上 9.9 38.5 28.6 19.5 2.0 1.5

データ参照元:内閣府(http://survey.gov-online.go.jp/h26/h26-life/2-1.html) また、時間については、労働生産人口の世代ほどゆとりがないという回答となっています。

■平成26年度「国民生活に関する世論調査」時間のゆとり有無

  かなりゆとりがある ある程度ゆとりがある あまりゆとりがない ほとんどゆとりがない わからない
総数 19.5 47.1 24.8 8.4 0.2
男性 17.6 48.4 25.6 8.0 0.3
20-29 14.0 58.0 22.0 6.0
30-39 7.4 48.0 34.0 10.6
40-49 6.5 45.8 36.5 10.9 0.2
50-59 8.1 49.2 31.7 10.8 0.2
60-69 21.1 51.1 21.5 6.3 0.1
70以上 37.7 44.0 12.8 4.5 1.0
女性 21.1 46.0 24.1 8.7 0.1
20-29 19.1 48.7 25.4 6.8
30-39 5.8 42.9 37.3 14.1
40-49 7.2 46.2 31.7 14.9
50-59 13.9 50.4 27.2 8.4
60-69 24.9 48.2 20.9 5.9
70以上 44.7 41.1 9.9 3.9 0.4

データ参照元:内閣府(http://survey.gov-online.go.jp/h26/h26-life/2-1.html

働けど働けど生活レベルは向上せず、将来への貯えも十分にできない。プライベートを犠牲にして定年まで働き続け、娯楽をセーブし倹約しても十分な老後資金も確保できない。そんな人が多くを占める世の中で、消費が増えるわけがありません。

  • 労働生産性が向上しないのは労働に見合った対価が得られないから。
  • 労働分配率が上げられないのは企業利益が少ないから。
  • 企業利益が少ないのは労働生産性が低いから。

不毛過ぎる悪循環、無限のループです。

ある企業の例では、残業代が増えると「業務効率が悪い」と評価され、賞与の査定が低くなってしまうそうです。つまり「残業をしてもしなくても、年収レベルでは同じ」という恐ろしいこともあり得るのです。

残業ゼロ実現企業の成功例

残業ゼロの企業が増えているといわれますが、実態はどうでしょう。企業側へ申告する残業時間が減っていても、実際にサービス残業やサービス出勤、仕事の持ち帰りなどまったくなく、残業が減った時間でプライベートな時間を確保できている人がどれほどいるでしょうか。 申告する残業時間を減らすこと、ゼロにすることは簡単です。 しかし、それは個人のサービス精神の上に成り立ってあるものであって、本当の意味での残業ゼロではないことがほとんどです。残業ゼロを実現するには、従業員に責任を委ねず、企業側がルールを明確にすることが重要です。 そんな中、残業ゼロを実現している代表的な企業の取り組みをみてみましょう。

未来工業株式会社

岐阜県大垣市に本社を置く「未来工業」は、日本一休みが多いことで有名な電気設備メーカーです。年間休日日数140日、1日実働7時間15分、残業禁止なのに利益率は15%近くという、まさに理想的なホワイト企業。 仕事に8時間、睡眠に8時間、自分のために8時間という、日本人としてはかなりレアなワークライフバランスを実現しています。

未来工業の取り組みは、労働時間の短さだけでなく「従業員の自主性尊重」も大きなポイント。外せる制約をできるだけ外し、部下への命令禁止、上司への報連相の義務はなしと、常に自分で考える態勢を整えています。そうすることで、新しいアイデアなど利益につながる成果も生まれるということ。 それも、従業員は全員正社員で給与も年功序列式という安定があってこそではないでしょうか。

実際にがむしゃらに頑張らなくても、余裕ある労働時間の中で思いついたアイデアをもとした商品が利益を上げることも多く、「未来工業で働けて幸せだ」との声も聞かれます。 仕事でがんじがらめにならず、自分の時間がたっぷり確保できるというのは、シンプルながらも仕事の効率化に確かにつながるということなのでしょう。

手順と取り組み

社内外への通達の徹底

まずは、未来工業のように「うちの会社は残業禁止です」と宣言してしまうことがもっとも重要です。定時になったらネットワークを遮断するなどの強制措置はもちろんですが、社外での仕事もしてはいけないと徹底しなければ、本当の「残業ゼロ企業」にはなりません。 バブルの頃はみんな長く働いていたとよくいわれますが、今はバブルとは程遠い水準の労働対価であることがほとんどです。 IT普及によって、仕事にかかる時間も短縮されているはずです。長時間労働が利益につながる時代は終わったといっても過言ではないでしょう。

上司から先に業務を終了する

上司が残業していると、部下も帰りにくいのは当然のこと。上司が率先して残業をやめれば、部下もそれにならいます。間違っても「あとはよろしく」と部下に任せるのではなく、適正な業務量であるかなどは常に目を配るようにしなくてはなりません。あくまで無理を押し付けずに、業務を早く終わらせる空気をつくりましょう。

失敗を生まないために

単に残業禁止を宣言、強行しても、そこに無理があればかえって従業員のストレスを生むだけです。失敗しないためには、常に以下のことに留意しておきましょう。

業務効率化のための取り組みを社内でルール化する

未来工業のように、報連相禁止などのルール化はなかなか勇気が要ることかもしれません。 しかし、わずらわしい報告をなくすことで業務効率がアップしているのは事実。完全に報告をしないというのは難しくても、課題管理ツールやファイルの共有などによって手順を簡略化することもできます。 ほかにも、確認に時間がかかるメールから、出先でも確認・返信できるチャットツールに変えるなど、雑務を減らすために使えるものは使いましょう。

≫あわせて読みたい…「業務効率化のための人気ツール3選」はこちらから

業務量の適正化する

基本的に、経験が増すにしたがって作業時間は短くなっていくものです。短い時間でこなせるようになったからといって、業務量を大幅に増やすといった急激な負担増は従業員のモチベーションを下げるもと。 業務にかかる時間を定期的に記録し、業務量を常に適正化することが必要です。

従業員の提案や要望を受け入れる態勢をつくる

従業員の提案や要望は現場経験からの気づきによるもの。義務を果たさず権利だけ訴えるというのはもちろんNGですが、たいていは業務効率化につながることが多いので、受け入れる態勢を整え意見交換の場を積極的につくりましょう。

「残業ゼロを実現するには」についてのまとめ

残業ゼロを実現するには、企業の努力が不可欠です。従業員に委ねるのではなく、企業側から残業ゼロの姿勢を貫くことが実現の要です。そのためには、業務量を適正にし、時間を費やしやすい雑務をツールなどで簡略化すること、意見の受け入れ態勢を整えることなどが大切でしょう。 ライフワークバランスが適正化されれば、従業員のモチベーションもアップし、結果的に企業利益につながるという例は決して夢ではありません。

ワークライフバランスが社会にもたらす意外なものがある、それはなにか?

先日こんな場面がありました。休日に回転寿司に行ったのですが、左斜め前に座っていた親子3人のテーブルでは、お父さんが口をもぐもぐさせながらスマホでゲーム、お母さんが寿司にまったく手をつけずスマホを凝視、小学高学年の女の子だけが1人、回ってくるお皿を見つめ、ときどきそっとお皿をとってモソモソと食べていました。

お父さんは娘さんと話をしなくていいのか!
お母さんは「回転寿司なう」とかつぶやいている場合か!
娘さんは今どう感じているのか……

「心に余裕が無い」……他人の家庭にむかって、とても勝手ながらそんな言葉が頭をよぎりました。そして、やっぱりワークライフバランスって、色んな意味で必要な時代なのかもしれないぞ、とも感じたのです。

そもそもワークライフバランスって、何?


内閣府の「仕事と生活の調和(ワークライフバランス)憲章」を読んだことがありますか? ざっくり言うと、

「僕らの働き方って、社会の変化に全然適応できてないよね。
誰もがやりがいとか充実感とか感じながら働いてさ、
そんでもって子育てとか介護とか、
家庭、地域、自己啓発にもしっかり時間を割けるようなさ、そんな社会にしようよ。
性とか年齢とか関係なくさ、
皆がいろんな生き方ができるようにしようよ!」

というような内容です(すみません、本当にざっくりで……)。真面目な言葉では、

  • 「就労による経済的自立が可能な社会」
  • 「健康で豊かな生活のための時間が確保できる社会」
  • 「多様な働き方・生き方が選択できる社会」

という表現もされています。

実現できれば、本当に良い社会です。日本は現在、官民一体となってこの社会を目指している(はず)、というわけです。

ワークライフバランスは若者に支持されている

就職活動を行なっている学生にアンケートをとると、企業に求めることの上位に、必ずと言っていいほど「ワークライフバランス」とか「プライベートの充実」というワードが入るようになりました。

なぜ、ワークライフバランスは若者から支持されているのでしょう。

時代から紐解いてみると、現在の若者はバブル時代を知りません。むしろ、そんな時代が崩壊したことをよく知っています。私生活をないがしろにしながらあくせく働いた世代が、バブル崩壊やリーマンショックを前に、なす術もなく失業していく場面を学んだり、目の当たりにしてきた、そんな世代とも言えます。

そんな彼らが、会社に尽くして、あくせく働くことに価値を見出せなくなったのは、自然のように感じます。それよりも心の充実が欲しい、家族と過ごしたい、自分らしく生きたい……! そう考えてワークライフバランスを支持することは、彼らにとってみれば、至極当たり前なのかもしれません。

では、海外はどうなのか

ワークライフバランスを重要な政策として取り上げている国にドイツがあります。筆者はドイツ人の親戚がいるので、渡独したときにドイツの保育園に甥と姪を迎えに行ったことがあります。
平日の真昼間でしたが、多くのお父さんたちが私服で迎えに来ていました。これには随分と驚きました。そして、うらやましく思いました。

ドイツについて色々と調べてみると、

  • 子供が満3歳になるまで36カ月分、育児休業を請求できる
  • 連続2週間の休暇も当たり前、むしろ休暇は連続して与えなくてはいけない
  • というか、ドイツ人は休暇が好き
  • 年次有給休暇は大体の会社が30日、有給消化はほぼ100%
  • 有休と病休は違う、有休とは別に病休をとってよい
  • 取引先に電話したら、担当が数週間休みと言われる、でも普通のこと
  • それでも社会は回り、経済も回る

日本とは随分と違うものです。
あるドイツ人のインタビューを読んだら、「私の働き方で、過労死なんてありえない」と答えていました。そうなんだろうな、と納得します。

それでいてドイツは、日本よりも生産性が高い。平均労働時間は日本と比較して約20%短く、国内総生産は日本の約1.5倍だそうです。

「生産性」と「ワークライフバランス」のメリハリある関係。仕事を合理的にそして効率よく行なうからこそ、しっかりと休み、しっかりと休むからこそ、さらに仕事への集中力が増す。

ドイツには、現在の日本が参考にすべきポイントがあるように思います。

さて、日本はどうする?

と、調子よくここまで記事を書いていたら、いままさに、また過労死のニュースが流れていました。きっと皆さんも、またか……という思いではないでしょうか。

日本の過労死は海外でもニュースになると聞きますが、海外には過労死に当てはまる言葉が無くて、”Karoshi”とそのままニュースで読まれているとも聞きます。

日本は本気でワークライフバランスを実現していくために、根本的に意識を変えなきゃいけない時期が来た。これは間違いないようです。

企業は何から始めたらいいのでしょう。よく言われる意見をまとめますので、ヒントにしていただければと思います。

有休をまとめて取得する制度(しなくてはいけない制度)を作る!

そもそも日本人は休むことが悪いことと思ってしまっています。これではワークライフバランスは遠い夢です。
人生でもっとも大切なものが家族であったり、健康であったりしたら、休むことは悪いことではありません。むしろ休むことで人生は充実します。さらに、休むからこそ、仕事に集中できる。自分を高められる。そう考えるべきです。
企業が長期休暇取得制度を作ることで、休みへの罪悪感を無くし、仕事へのモチベーションを高め、ついでに優秀な人材を呼び込む会社の採用力に活用する。そんな状態を本気で目指してみませんか。

労働時間が長い人こそ貢献度が高い人、という考え方をバッサリ捨てる!

まさに昭和の発想! でも、平成も29年となった今、まだこの考えから抜け出せない方が多くいます。御年配の経営者や管理職に多いのかと思ったら、意外と40歳前後の管理職でもこの考えから抜け出せない人がいました。ご本人はまさにワーカホリックでした。
いまの時代は、効率よく結果を出している人こそ貢献度が高い人です。この考えを確固たるものとしたときに、ようやく私たちはワークライフバランスのスタートラインに立つのではないでしょうか。

残業前提のスケジュールを捨てる、部下の残業時間すらコントロールできない上司を捨てる!

朝、一日のスケジュールを立てるときに、すでに残業を組み込んでいませんか? もう、それが癖になっていませんか?
当然ですが、残業を前提にスケジュールを組んでいては、残業が減るわけがありません。
本人の責任もありますが、かなりのシェアで上司の責任でもあります。ある会社では定時を過ぎると、突如マネージャーが立ち上がって、「おーい! 残業するなよー! 早く帰れよー!」とフロア中に叫んで回っていましたが、そんなやり方で効果が出るわけありません。みんな聞こえていないフリをして、マネージャーが怒って「帰れよ!」と叫ぶと、ようやく書類を鞄に詰めて会社を出ていきました。マネージャーはドヤ顔ホクホク顔でしたが、その後部下はファミリーレストランで仕事の続きをしている。残念ながら、滑稽な風景でした。

上司は部下の残業を強制的に無くそうとするのではなく、コントロールをすべきなのです。朝の時点でスケジュールに残業を組み込まないようにし、残業が発生していたなら、原因を見つけて改善すべきです。決して力ずくで抑えるものではありません。

残業自体が悪とは思いませんが、コントロールできていない残業は悪と考えてよいでしょう。

※余談ですが、ワークスイッチコンサルティングが2017年8月に発表した調査結果では、若者にとっての理想の上司は「残業ゼロで成果を出すタイプ」だったそうですよ

あわせて読みたい…「効率アップ!仕事がデキる人のスケジュール管理術」はこちら

会議を捨てる! 飲み会を捨てる!

生産性を語るときに、必ず問題視される「会議」。会議はどんどん捨てましょう。これだけコミュニケーションツールが発達している時代に、本当に必要な会議って幾つあるのでしょうか。実は1つも無い可能性もありませんか?
ついでに「飲み会」もどんどん捨てましょう。会社の飲み会って必要ですか? 会社の飲み会が楽しいのは、部下の前で威張って説教したり武勇伝を語ったりする上司だけじゃないですか? 本当に会社の成果を考えるなら、部下は会社の上司とお酒に行くよりも、早く退社して気の合う友人とお酒を飲んだ方が、よっぽど心身共にリフレッシュして、翌日からまたパフォーマンスが上がりませんか?

「全社一丸」という考え方を捨てる!

全社一丸という考え方は、往々にして個々のフットワークを重くします。結果的に、ワークライフバランスは遠のきます。
副業やリモートワークやサテライトオフィスが当たり前になっている時代において、全社一丸は時代の流れに逆行してる面もあるのです。そうではなく、「個」を最大限に認めつつ、多くの「個」がゆるやかに繋がり同じ方向に向かって進んでいく状態、それが今の時代のベストです。

「ワークライフバランスの実現」についてのまとめ

ワークライフバランスの実現は、社会にとって大きなチャンスです。

ワークライフバランスの実現によって、社会に心のゆとりが生まれれば、人はもっと本来直視すべきこと、親とか家族とか自分を磨く時間とか、自分にとって大切なこととしっかり対面していけるでしょう。結果、それが社会の活力になるはずです。
さらに、これからは高齢化社会。想像以上にいろいろなことが変わります。例えば、ただ町を歩いているだけでも、道にはゆっくりと歩く人々が増え、体力が無くて休んでいる人や急に具合が悪くなる人が増え、コンビニに寄っても居酒屋に寄っても、シニアの店員さんがオーダーを受けていて、やっぱり動きがゆっくりだったり聞き間違えたりする。そんな時代になるのです。
そんな時代に、心に余裕が無いことでイライラしているようでは、結局誰も幸せにはなれません。
未来を見据えたときに、企業は「うわっ、労基署が来た! サービス残業がバレた!」とか言ってる場合じゃなく、働いている人も「生産性、生産性ってうるさいなぁ…」とか愚痴ってる場合じゃなく、根本的な意識を変えてワークライフバランスに取り組むべき、心のゆとりと向き合うべき、結果、「個」を認めあう働くことが楽しい社会になると言えます。

あなたのチーム、「仕事」のルールをまず洗い出せ

仕事をするにはルールがあります。ルールのないところに良い仕事が生まれる素地はありません。
しかし、そのルールが仕事を阻害するものであることも実際によくあるのも事実です。
そのルールが正しく理解されているかどうか、まずそこを疑ってみることからはじめてみましょう。

実態としてルールが存在していても、それが不明確であることが多い

管理コストを削減するために、仕事のルールを定めてそれを守らせる必要があります。ルールとは、単なる規制ではなく、作業のやり方を導くものでもあります。そのため、メンバーがルールをしっかりと理解している必要があります。このルールを守るということは、一見あたりまえのことのように思えますが、実際のところルールが守られていないケースも多いです。ではなぜ、ルールが守られないのでしょうか? それは、ルールが不明確で分かりにくい場合によく起こります。そのような場合は、大きく分けて2つのパターンが考えられます。

1つ目のパターンは、
「どんなルールが存在するのかわからない」パターンです。恐らくルールを決めた当初は、指定の場所にファイリングされていたはずです。しかし、担当者の移動やルールブックの個人持ちが横行するにつれて、次第に現在のルールがわからなくなり、新人はルールが存在していることも知らないという、ルールの暗黙化が起こってしまうのです。

2つ目のパターンは、
「最新のルールがわからない」パターンです。新しく作ったルールをメンバーにどうやって伝えるのでしょう? それは、「電子メールでルールを送るだけ」ということになりがちです。しかし、自分の記憶もメールの履歴も、どんどん他の情報に埋もれてしまい。後から新しいルールを確認しようとしても、最新のルールが判別できず、古いルールを参照してしまう危険性もあります。

上述したパターンに陥らないためにも、ルールは明確化され、指定の場所に格納され、いつでも最新版を参照可能にしておく必要があります。

ルールを書き出してみることから始めてみよう

仕事のルールは、会社内での「あたりまえ」を可視化するものです。「あたりまえ」の基準には当然、個人差があります。特に、リーダーの「あたりまえ」とメンバーの「あたりまえ」には、大きなギャップがあることが多いです。「あたりまえ」の感覚が違う人同士集まり、仕事をしていても、それらの違いが言動などにより露呈して、ストレスになり、居心地が悪くなる……。そのような状態で、いい仕事ができるわけはありませんよね。「あたりまえ」は目には見えない感覚ですので、メンバー間でその違いをすり合わせることは、非常に難しいのです。そこで、ルールが必要になるわけです。

ルールを作る際に、まずやらなければいけないことは、ルールを(必要な)誰もが見ることができるように書き出し(明文化)することです。そうすることで、「あたりまえ」という個人差のある感覚ではなく、これが会社やチームのスタンダードであるということを、客観的に表すことができます。このことによって、それまで感じていたストレスは軽減して、働きやすく居心地のいいチームの環境作りをすることができます。

また、もう一つ重要なことは、明文化した最新のルールを、全メンバーが簡単に確認できるような場所に配置することです。それは、物理的な場所でも構いませんし、社内のサーバー上でも構いません。その場所をしっかりと全メンバーに伝えて、管理者が入れ替わったとしても、その管理がしっかりと引き継げるように注意しておく必要があります。

ルールを区分できるかどうか? 最上位のルールは明確ですか?

次の図では、ルールの分類と定義をまとめました。

順番に説明していきますね。

規範

規範とは、会社内で共有するべき価値であり、組織を運営する上で重要となる考え方を文書化したものです。具体的には、企業理念、ビジョン、ミッション、憲章、方針などが上げられます。ルールの区分の中では、最上位のルールといえるでしょう。規範は、抽象化されている場合が多いため、全メンバーが共通したイメージを持てるよう、明文化しておく必要があるでしょう。

諸規定

規定とは、必ず守らなければならない公式のルールです。それらは、法律やISOなどの規格に基づいて要求されたものの他、社内独自に定められたものもあります。

作業標準書

作業標準書とは、業務を構成するひとつひとつの作業の手順に焦点をあてた文書です。作業とは、1人のメンバーが連続して行なう一連の定型的な処理のことです。企業によっては、作業標準書を業務マニュアルと呼んでいることもあります。作業標準書に書かれている手順に従えば、誰でも同じ結果を得られるような文書であることを目的としています。

業務マニュアル

業務マニュアルは、仕事の進め方やノウハウをまとめてある文書のことです。これにより、メンバーの場当たり的行動を無くし、より安全に、楽な気持ちで仕事が進められるようになります。業務マニュアルを読めば、経験が少ないメンバーでも、一人前の仕事ができるようになっています。

取扱説明書

取扱説明書とは、具体的なモノの操作方法を記した文書です。例えば、機械、製品、システム、アプリケーションなどの操作方法が書かれています。一般的に、すべての機能を機能別に解説するものが多いです。

ここで分類したもの以外にも、会社やチームによって作成されたルールが存在すると思いますので、あくまでも大まかな分類と定義だとして、捉えてみてください。

達成すべき目標とルールは、チームで共有されなくてはならない

どんなに立派な目標やルールを作り上げたとしても、それがチーム内で共有されないのであれば、まったく意味はありません。この記事ではここまで、目標やルールをしっかり明文化して管理することの重要性を説いてきました。次に、「目標・ルールを共有する方法論」について考えてみたいと思います。

視覚情報を活用する

目標やルールをただ文字に起こしただけでは、十分に伝わらないこともあります。特に、それが抽象的であればあるほど各メンバーの抱くイメージにバラツキが生じる可能性が高まります。そのため、文字以外の方法で目標やルールを共有することにもトライしてみましょう。具体的には、

  • 写真や図を使う
  • 動画を使う
  • 絵を描く

などの方法が考えられます。これらは、一度作成すれば、使い回しがきくため、作成コストは長期的にみて十分に回収できるでしょう。

例えや事例を使う

例えや事例を使うことで、目標やルールに対するイメージを具体化させることができます。すでに目標を達成・ルールを運用している人やチームの話を聞くという手段も非常に有効でしょう。もし、関連がありそうなセミナーや勉強会などがあれば、足を運び、そこで学んだことをチーム内で共有することも良い方法ではないでしょうか。

定期的にフィードバックする時間を設ける

目標やルールを設定したら、ひとまず、それらを実践してみて、PDCAサイクルを素早く回していくことも有効です。特に、Check(評価)のプロセスを重要視して、定期的に目標やルールに関するフィードバックをメンバーから吸い上げることで、目標やルールを体に叩き込むことができるようになります。とりあえず実践してみるという心構えが大事になってきます。

~関連記事はこちら~
・PDCAが仕事の基本、うまくPDCAを回すコツ
・現代のチームに「刺さる」フィードバックをするための3つのポイント

「仕事のルールづくり」についてのまとめ

仕事におけるルールに焦点を当てて、ここまで説明してきました。ルールを不明確なまま放置するのではなく、明文化して、共有する必要性について、理解していただけたのではないでしょうか。ルールは使い方次第で、吉にも凶にもなります。本稿の内容を参考に、正しいルールの使い方を実践してみてくださいね。

社内コミュニケーションの重要性とその対策をどう進めるべきか

会社の規模が大きくなったり、業務形態が替わったりなど、ビジネス環境は日々は変化していきます。そんな中、仕事に追われるばかりで社内でのコミュニケーション不足に悩んでいる企業は少なくありません。その結果、生産性が低下してしまったり、会社での人間関係に悩まされてしまう人も増えてきています。ここでは、社内コミュニケーションの目的や重要性、大切な3つの流れ、そしてその改善方法について紹介します。

社内コミュニケーションの重要性

社内でのコミュニケーションがうまくとれていない場合、よく生じるのが目的や目標のズレです。コミュニケーション不足の場合、経営者やチームリーダーなど指示を出す側が目指す方向をうまく伝えられないため、社員やチームの向かう方向がズレてしまいます。

その結果、組織内での一体感が失われてしまいます。また、円滑な社内コミュニケーションがとれていないと、居心地が悪く働きにくいと感じる社員が増え、離職率も高くなる可能性もあります。

コミュニケーションが円滑ではない場合のデメリットは他にもあります。それは、人間関係が希薄になることです。誰かに話せばすぐに解決するような悩みも、ひとりで抱えることにより作業が滞り、精神的な疲労も蓄積されてしまいます。

また、誰が何をしているのかを情報共有できていない場合には、軽微だった問題がいつの間にか大きな問題になっている場合もあります。何かトラブルが発生しても、誰も気づくことができないためです。さらに、誰がどの情報を持っているか分からない状況だと、自分が必要とする情報を持っている人を探すまでに無駄な時間がかかり、作業効率の低下につながります。

社内コミュニケーションの流れ


社内コミュニケーションには縦、横、全体の3つの流れがあります。大きな企業ではとくにコミュニケーションがおろそかになりがちなため、この3つの流れそれぞれの対策を考えることが大切です。

経営陣などの会社の上層部と社員、上司と部下など、縦の関係でおこなうコミュニケーションのことを言います。この、縦のコミュニケーションが不十分になると、上に立つ人間は社員が何を考えているのかわからなくなったり、社員が上に立つ人間の意図がわからなかったりと考え方や捉え方にもズレが生じてきます。

また、縦のコミュニケーションで重要なポジションとなるのが上と下をつなぐパイプの役割を果たす、中間管理職です。中間管理職が上下の立場とのコミュニケーションをとることができていない場合、縦のコミュニケーション不足が発生する可能性が高まります。現場で発生している大きなトラブルや今後の課題点などが中間管理職でとまってしまうからです。そのため、経営陣が問題を察知できず、重大なトラブルに発展する場合もあります。

縦のコミュニケーションが立場の上下間のコミュニケーションであるのに対し、横のコミュニケーションは事業同士や部門同士、同僚や同期同士など、業務内容が似ていたり連携していたりする職場内でおこなわれるコミュニケーションです。パートナー企業との連携も、この横のコミュニケーションと考えて良いでしょう。この横のコミュニケーションが十分にとれていないと、日常の業務に直結するため、業務効率が落ちたり、トラブルに発展したりする可能性があります。

また、同僚や同期同士でのコミュニケーションは、上下間のコミュニケーションよりも気軽におこないやすい傾向があります。しかし、ここが不十分になると同じものを目指して仕事をすることが難しくなり、仲間どうし高め合うことができず、組織内や職場での一体感が薄くなってしまいます。

全体

社員個人同士はもちろんですが、事業や部門、上司や部下、世代などの壁を乗り越え、企業全体でおこなうコミュニケーションのことを言います。全体的なコミュニケーションがおろそかになると、情報共有がうまくできず企業内での意識のずれが生じ、目的意識の共有が難しくなります。問題などに対しての意識が薄くなるため、経営に大きな影響をおよぼす可能性も。会社全体の大きな問題に発展することも考えられるので、特に気をつける必要があります。

コミュニケーションを改善するための対策

大切なのは、大きな問題に発展する前に解決することです。コミュニケーション不足を改善するためのポイントをいくつか見てみましょう。

ビジネスチャットを活用する

縦、横、全体の3つのコミュニケーションの流れをスムーズにおこなうためのひとつの手段として、ツールを活用する方法があります。コミュニケーションツールのひとつとして、最近注目を浴びているのが「ビジネスチャット」です。

対面での会話だと緊張してしまう、かといってメールだと形式も意識して時間がかかってしまう、という場合に特に有効です。ツールによってはスタンプ機能がついていたり、ビジネスに特化した絵文字が入っていたりするため、気軽にコミュニケーションをとることができます。コミュニケーションツールのなかでも、特にリアルタイム性が高いため、効率よく改善することが可能です。ファイルの共有やタスク管理などもできるので、情報共有をするにも便利です。

また、グループチャットを活用すれば一度にたくさんの人にメッセージが送ることができます。一方で、個別チャットで相手を指定して話すこともできるので、他の人にはあまり知られたくない話や、悩みなども解決することができます。
使い方次第で、全方向のコミュニケーションをフォローすることができます。

雑談混じりのミーティング

よくある重い雰囲気の堅い「会議」ではなく、雑談混じりの気軽に自分の意見や考えを話せるようなミーティングをすることで普段のコミュニケーションもとりやすくなります。その場で上司の考えや、部下の本音、実際現場で起こっているトラブルなどの情報共有をすることにより、「これは、現場にいる社員に報告しておいたほうがいいな」「上司にはこの情報を伝達しておいたほうがいいな」など、ひとりひとりの意識も変わってきます。

アウトプットするには、個人の意識が大切になってくるので、社内全体で雑談混じりのミーティングなどをして意見交換しやすい環境を整えておくことも大切です。

飲み会をする

職場にいるとなかなか本音が話せない、ということはありませんか? 職場では仕事に追われていてついついコミュニケーション不足になりがちです。特に、上司、部下の関係であると、仕事の内容や取り組みだけで信頼関係を深める、というのは難しいかと思います。

そのため、少し仕事から離れ、飲み会という場で日頃の悩みや何気ない会話をしてきっかけをつかむのも有効です。「仕事の時にも話を聞いてあげたい」、「この人になら仕事の相談もしたいな」と思えるような信頼関係を築くことで、普段からコミュニケーションを取りやすくなります。なかなか時間がとれない企業などは、4半期に1回、月に1回、など決まった日にちに飲み会を開催しているようです。なるべくみんなが飲み会に間に合うように作業を終わらせ、参加できるように工夫することで、連帯感も生まれるでしょう。

「社内コミュニケーションの重要性」に関するまとめ

仕事が忙しいと、どうしても自分の仕事で手いっぱいになり、同期や同僚のような近い存在の人とのコミュニケーションでさえ少なくなってしまいがちです。また、「現場で起こっているトラブルや自分の考えを言って上司を怒らせてしまうのではないだろうか?」「こんなこと言ったら口うるさく思われるのではないだろうか……」など立場ならではの悩みがあっても、普段からコミュニケーションが取れていない場合、なかなか相手に相談しづらく感じてしまいます。しかし、相談をしなかったために大きなミスにつながったり、経営に影響を及ぼしたりする可能性があるのです。
社内コミュニケーションは、「会社全体の仕事の目的」をみんなで達成するためには欠かせないものです。いまいち、コミュニケーションがとれていないと感じるのであれば、対策を考え、見直してみる必要があるのではないでしょうか?

また社内コミュニケーションを活発にする方法もチームハッカーズでは紹介をしています。
社内コミュニケーションの記事はこちら:社内コミュニケーションを活性化させる方法を考える

 

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まずは「いつやるのか」を決めよう 多忙なビジネスパーソンのためのタスク管理術

次々と手元に舞い込んでくるタスクによって仕事のリズムが崩されたり、混乱してしまうことは少なくありません。タスク管理はどのように進められるのが理想形なのか、ここではそれを探っていきましょう。

上手なタスク管理を徹底的に学ぼう

「タスク管理」の方法はさまざまに語られます。
その方法を大きく3つに分類して整理してみましょう。まずは、それぞれの方法を図にまとめました。

これから一つひとつの方法について説明していきます。

ToDoリスト方式

1つ目は、もっとも有名な方式である「ToDoリスト方式」です。おそらく、タスク管理と聞いて多くの人がまず思い浮かべるのは、この方法でしょう。市販されている書籍でも「ToDoリスト方式」を推奨しているものも多いです。「ToDoリスト方式」の特徴は、タスクをシンプルなリストで管理することです。リストは必ずしも「紙」や「テキストファイル」である必要はありません。

WEBブラウザのアプリケーションでもToDoリストを作成できるものはいくつもあります。例えば、todoistWunderlistなどは有名です。最近では、スマートフォンを使ったToDoリストアプリケーションも数多く見つけることができます。これほどさまざまなツールがあるということが、「ToDoリスト方式」の実用性を裏付けています。

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それでは、「ToDoリスト方式」のメリットとは何でしょうか? まず、自分がやるべきタスクをリストに追加していくだけなので、小難しい理論もなく誰でもすぐに始めることができるということが挙げられます。
さらに、後からタスクを変更したり、削除したりすることが簡単なのもいい点です。まさに”Simple is best”なタスク管理の方法だといえるでしょう。また、それぞれのToDoに対して、期限を設けることで、スケジュール管理をすることも可能です。いつまでに何をやらなければいけないか、それがパッと見ただけで、すぐに把握することができます。

では、「ToDoリスト方式」のデメリットとは、何だかわかりますか? まず、最初のデメリットは、先のタスクが見えてしまうことです。これがなぜデメリットなのでしょうか? それは、「今日やらなくてもいいタスク」のことが気になってしまい、「あれもこれも」と気ばかり焦ってしまうことがあるからです。これは、全体感を見ることができるというメリットの裏返しでもあります。
次のデメリットは、タスクの実行を先延ばしにしてしまいやすいことです。それぞれのタスクの期限はわかっていても、「どれ」を「いつ」やるかということが曖昧なため、ついついタスクを先延ばしにしてしまいがちなのです。そして、期限ギリギリになって、あたふたすることが多いです。これらのデメリットを回避するためには、「どの」タスクを、「いつ」やるか、という計画を立てる必要がありますが、実際のところ、そこまで管理することは難しいです。つまり、「ToDoリスト方式」は、気軽に始めることができる一方、きちんと運用していくのが難しい方法と言えるのです。

1日リスト方式

2つ目は、「1日リスト方式」です。この方法は、当日の朝に、1日のタスクを書き出していくというものです。そして、リストを作成した後、タスクの優先順位を考えます。そして、リストを見ながら、順次、タスクを実行していきます。

メリットとしては、もともとの頭の使い方と似ているため、違和感なく行なうことができるということです。タスクを管理していない場合のことを考えてみてください。出勤してまず始めにやることは何ですか? 「今日は何からやろうかな……」と考えますよね。そして、思いついたことの中から、どのタスクをやるか決めるという流れだと思います。これを、最初に書き出して、順番を考えるというのが「1日リスト方式」です。

それでは、「1日リスト方式」のデメリットについて考えてみましょう。それは、毎日計画を立てるのが大変ということです。これが原因で続かない人がとても多いのです。また、明日以降のタスクについて整理できないため、先が見えないということもデメリットです。これによって、期限が迫っていることに気づいた時は、すでに遅し……ということになりがちです。

時間割方式

2つ目は、「時間割方式」です。この手法の特徴は、タスクの「実行時間」をあらかじめ定めることです。会議や客先訪問など、すでに決まっているアポイント以外の空いている時間に、実行するタスクを割り振り、最終的にはタスクとアポイントメントの両方に時間が割り当てられた「時間割」が完成します。

この方式のメリットは、計画を立てた段階で、タスクを実行する時間が確保できることです。スケジュールを組む時に、「これだけの時間があれば、このタスクはできるだろう」という作業見込みを考えることになるので、「実行不可能」な計画を立てて、後で総崩れ……ということはグッと少なくなります。また、タスクの実行を先延ばしすることも減ります。

一方、デメリットとしては、一度決めた計画を変更するのがとても面倒なことです。タスクの時間を固定化するということは、自由度を無くすことを意味するので、急な予定変更に対応することが難しいのです。さらに、一つひとつのタスクに関して、時間割を決めていく作業は、運用していくのが面倒という問題もあります。しかし、続けることができれば、とても有効なタスク管理手法であることは間違いありません。

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ひとつのタスクを処理したら、新しいタスクが発生するのが仕事だ


「タスク管理」の方法的な検証はともかく、そもそも仕事とはタスクの積み重ねとも言えます。ひとつのタスクが終わったら、新しいタスクを開始します。場合によっては、マルチタスクで動いているという人たちも多いのではないでしょうか。

マルチタスクとは、複数の仕事を同時進行で処理することです。具体的には、現在進めるべき仕事の特性や進捗状況をみながら、タスクを分解し、自分という唯一のリソースが効率的に稼働するように、適切なタイミングで、適切なタスクを当てはめる手法です。

マルチタスクには一長一短ありますが、うまく活用することができれば、仕事効率の大幅アップが期待できるでしょう。
そんなマルチタスクのメリットは以下の通りです。

  • 効率的に仕事を処理することができる
  • 待ち時間を有効活用することができる
  • タスクの進捗状況にムラが発生しにくい

一方で、マルチタスクのデメリットは以下のものが挙げられます。

  • タスクの分解と切り替えがうまくいかないと中途半端になる
  • タスクが中途半端になると精神と業務の両方に悪影響がある
  • 一つのタスクに集中することで得られる経験値が得難い

マルチタスクが向いているかどうかは、個人差があります。
興味のある方は、ぜひ一度、マルチタスクに取り組んでみて、自分に合うかどうか確かめてみることをおすすめします。

タスク処理の理想的なステップを見つける

「いつやるか、いまでしょ!」の流行り言葉ではないですが、「タスク処理」という言葉には、いつやるか、という問題が一番大切ではないでしょうか。
いつやるか、という観点からタスクを整理してみましょう。

タスク処理をする時、「いつまでに」という期限について考えることはよくあると思います。確かに期限を決めることは重要なのですが、「いつやるか」という実行日を決めることもとても重要になります。なぜなら、「いつやるか」を考えないと、タスクを実際に処理する時間を確保することはできず、ズルズルとタスクが先延ばしになってしまいがちだからです。「いつやるか」を決めることで、先のスケジュールの見通しもつきますし、安心感があります。注意すべき点としては、細かすぎる予定を決めてしまうと、窮屈さを感じてしまうので、日にち単位でタスクを管理することが好ましいです。

次に、どのようにやるか、を整理してみます。あらゆる物事において重要なことは、ゴール(目標)を決めることです。ゴールが決まって初めて、今行うべき事が明らかになります。もちろん、これはタスク管理にもあてはまります。まず、仕事のゴールを明らかにしてから逆算して、タスクの優先順位を振り分けます。あとは、「いつやるか」を考えた時に説明したように、優先順位づけがされたタスクを実際のスケジュールに割り振るだけです。

タスク完了のイメージをすること

そのタスクを完了するとどうなるか、イメージできるでしょうか。さきほど、仕事のゴールを決めることが重要だと述べました。どんなタスクでもそれを完了させるには、どのようなツールを使い、アウトプットとして必要な要素は何であり、どの形式でアウトプットを出すのか、ということに関して、完了のイメージを持つことが必要となってきます。

タスク完了のイメージがないまま、仕事に着手しても、最短の道を通るような効率的なタスクの進め方をすることは難しいでしょう。タスク完了のイメージを明確に持つことが、タスクを早く終わらせるための秘訣なのです。

「タスクはどう増えるのか」に関するまとめ

ここまで、タスク管理の理想形について知るために、さまざまな視点からタスク管理を考察してきました。シンプルなToDoリストから始まり、マルチタスクのメリット・デメリット、タスク完了のイメージから「いつやるか」「どのようにやるか」を決めることの重要性について説明しました。
いまいちど、ご自身のタスク管理手法を見直してみてはいかがでしょうか。

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よその成功事例は役に立つ?成功を生む秘訣とは?

何事も成功事例に目が行きがちですが、よその事例をそのまま自らに当てはめてもうまくいくとは限りません。成功事例を参考に、悩みながら自分たちにあった形を模索していきましょう。

成功事例を参考にすることは意義のある取り組み

成功事例を参考にすることは、とても意味のある行為です。なぜなら、「特定の企業がマーケットにおいて成功する」ということは、単なる偶然ではなく、その背後には成功するに至った何らかの要因が必ず潜んでいるからです。それらについて学んでいくことは、自社のチームを成功に導くうえで有意義なものになるでしょう。

もし、そのような参考にする対象が存在しなければ、自分たちで一から計画を立てて、それを実践していくことになります。その際にそれが成功する確率は、成功事例を参考した場合に比べて高くなることはないでしょう。きちんとした成果を残すためには、そのきっかけとなる考え方が必要なのです。それでは、成功事例を自社に水平展開すれば、同じように成功することができるのでしょうか? いいえ、それほど話は単純ではありません。実際にやってみれば、その難しさがすぐにわかることでしょう。では、なぜ単なる模倣では上手くいかないのでしょうか?

事例を自分たちの状況に合わせて考えてみる習慣を作る

成功事例の規模感や業態が似ていれば似ているほど、成功事例をそのまま模倣したくなります。その心理は理解できるのですが、それは、おそらくうまくいかないでしょう。主な理由は、3つ考えられます。外部環境の変化と内部リソースの違い、それから「運」の要素です。

まず、一つ目の「外部環境の変化」について説明します。ざっくりいえば、事例の企業が成功した外部環境といま現在の自社を取り巻く外部環境が、まったく同じということはありえないということです。タイミングの問題と言い換えることもできるかもしれません。要するに、成功事例と同じ戦略をとったとしても、タイミングの違いなどにより外部環境が違えば、同じように成功できるとは限りません。

次に、二つ目の「内部リソースの違い」について説明します。これについては、直感的にイメージすることができるのではないでしょうか? つまり、組織のリソースである「ヒト・モノ・カネ」が成功事例の企業とは異なるということです。成功の方法だけをマネようとしても内部リソースが違えば、与えられる効果も変わってきます。

最後に、三つ目の「運」の要素について説明します。事例の企業が成功することができたのは、確かに優れた戦略をとっていた可能性は高いのですが、そうだとしても、成功するためには、「運」の要素が大きいです。結論から言えば、同じ戦略をとったとしても、「運」が悪ければ失敗するということもあり得ます。

以上の理由から、事例をそのままマネて成功することは、ほぼ不可能と言えます。それでは、どうしたらいいのでしょうか? それは、事例をそのまま模倣するのではなく、自分たちの状況に合わせて考えてみる習慣を作ることです。そのためには、成功事例の表面的な方法論を参考にするのではなく、もっと汎用性の高い成功の本質を見極めることが、とても大事なのです。

問題の本質を見抜くことが肝心

成功事例は特別なものですが、その成果を出すに至った、本質の部分のロジックには汎用性があると考えられます。つまり、うわべだけを見るのではなく、問題の本質を見抜くことが非常に重要です。そのための方法について、ここで考えてみましょう。

まず、成功事例について、なぜうまくいったのか因果関係を徹底的に分析して、仮説を立てること。そして、仮説を立てることができたら、実際に自社のチームで実行してみて、その成否を確かめます。もしうまくいかなければ、なぜうまくいかなかったかを検証して、新たな仮説を立てます。それをまた実行……というサイクルを回していくことで、問題の本質に近づくことができます。問題の本質に近づけば近づくほど、その仮説は汎用性を帯びてきます。次の図でそのイメージをまとめました。

この仮説検証サイクルは、前章で述べた成功企業との差異、つまり「外部環境の変化」と「内部リソースの違い」、を埋める作業に他なりません。こうしたステップを踏んでいくことでようやく、成功事例を学ぶことの意味が生まれます。それでは、その本質的な成功要因を実践するためには、どうすれば良いでしょうか? 次に、これをチームで実践していくために必要なことを説明します。

チームで取り組むための核心を学ぼう

事例の本質的な成功要因を抽出することができたら、それをチームで実践していきましょう。まずは、チーム内で目標設定をすることが先決になります。そのための方法として、KGI(Key Goal Indicator)とKSF(Key Success Factor)、KPI(Key Performance Indicator)を定義しましょう。KGI、KSF、KPIの関係性については、以下の図の通りです。

まずは、チームの最終的な目標であるKGIを定義します。これを曖昧にしておくと、どういう状態が完了なのかがわからないため、クロージングをすることができません。KGIは、達成したかどうかがわかるように、具体的で計測可能なものにしましょう。KGIが設定できたら、次にKSFを定義します。今回はここが一番のキモとなります。KSFを考える時には、成功事例から抽出した本質的な成功要因を、大いに参考にしましょう。つまり、前章で説明した仮説検証によって導き出されたものです。KSFを考慮することで、チーム内のアクションが導き出されます。最後に、KSFを達成するための中間目標としてKPIを設定します。これがチーム内の活動の中で、日常的な目標となる数値です。

チーム内の目標を設定することができれば、あとはPDCAで日々の業務を実践していきましょう。
PDCAはご存知の方も多いと思いますが、念のため説明しておくと、Plan(計画) → Do(実行) → Check(評価) → Act(改善)の頭文字をとったビジネスフレームワークです。言葉の通り、まず計画を立てて実行。それに対する評価(振り返り)を行い、それを元に改善したアクションを実行する……ということを繰り返し行う(サイクルを回す)活動のことをいいます。特に注力するべき点は、Check(評価)です。計画を立てて実行するだけでは、誰でもできますし、成長は見込めません。Checkによる振り返りをして始めて、活動を改善していくことが可能になるのです。このPDCAサイクルを回しながら、目標にチームで一丸となって向かいましょう。これが、成功の秘訣です。

「成功を生む秘訣」についてのまとめ

「他社の成功事例が役に立つかどうか」について考察してきました。成功事例をそのまま模倣するだけでは、同じように成功することは非常に難しいです。それは、事例と自社の置かれている状況が違うからだと説明しました。成功事例をいかに、自分たちの立場に置き換えて考えられるか。そのためには、成功要因を分析して、仮説検証プロセスを回すことで、汎用性のある本質的な成功要因を抽出することが大切です。最後に、抽出した成功要因をいかに自分たちのチームで実践することができるかという視点から、目標管理指標の設定とPDCAについて説明しました。
本稿を参考に、成功事例の単なる模倣で終わるのではなく、本質的な成功要因を見極め、それを実践。きちんとした成果をあげることができるでしょう。