リモートワークの定着やプロジェクトの外部委託が進む昨今、プロジェクト管理ツールを導入するチームが増えています。できれば無料で使用したい、もしくは無料のプランで試してみたいというプロジェクトマネージャーのために、無料プランやトライアルからはじめられるプロジェクト管理ツールを紹介します。
プロジェクト管理ツールについて
プロジェクト管理ツールの必要性をひしひしと感じながらも、複数ある管理ツールを前にすると、決めかねてしまいそれ以上進めないというプロジェクトマネージャーは少なくありません。自社で使いこなせるか？ 導入コストや運用コストに見合った成果が得られるか？ などは、非常に気になるところです。
プロジェクト管理ツールの絞り込みをするためにも、まずは導入する目的やツールの役割を明確にしてみましょう。
プロジェクト管理ツールとは
プロジェクトに関連するすべての情報を集約し、管理をするツールのことをプロジェクト管理ツールと呼んでいます。タスクやスケジュール、工程やナレッジなどを細分化し、ガントチャートや表にすることで可視化ができます。
プロジェクト管理ツールを導入するメリット
複数のプロジェクトの横断や、プロジェクトごとに違ったメンバーとのやりとりが発生する場合、スケジュール管理や情報共有に抜けやミスが発生すると、プロジェクトそのものに大きな影響を与えかねません。
プロジェクト管理ツールを導入していれば、ミスを減らすことはもちろん、プロジェクトに変更が生じたとしても、スケジュールやタスクの軌道修正がしやすく、その工数も少なく済みます。
また、プロジェクトの進行状況やこの先のスケジュールをガントチャートのようなグラフで示すことで、一目でプロジェクトの状況を把握することができます。それによってプロジェクトの進行具合やスケジュールの妥当性、メンバーの負担度合い、タスクの優先順位がわかるので、トラブルが発生してもすぐに気がつき、修正に着手できるのです。
総じて、作業効率アップやクオリティの高い成果を目指すことができるのです。
プロジェクト管理ツールの機能
ツールによって違いはあれど、基本となる機能は共通しています。
まず、なくてはならないタスク管理機能。そしてスケジュール管理機能・工数管理と情報管理機能がプロジェクト管理ツールの大きな柱となっています。ツールごとの違いは、どの機能に重点をおき、特化しているかで生まれます。
それに加えて、チャットやオンライン会議、レポーティング機能のようなコミュニケーション機能やリマインドや履歴確認、タグ管理、共有設定のような各種便利機能など、挙げるとキリがないほど、痒いところに手が届く機能がたくさんあります。
プロジェクト管理ツールは大小さまざまな機能により構成され、その特色がでるのです。
プロジェクト管理ツールの正しい選び方
無料で試せるからといって、かたっぱしから試してみると非常に大変で、効率も悪くなります。無料プランやトライアルに申し込むか否かを決めるにあたり、チェックしておきたいポイントをまとめてみました。
クラウド型 or インストール型
プロジェクト管理ツールには、データを外部のサーバーに保存するクラウド型と、各自のパソコンなどのデバイスに直接保存するインストール型があります。
クラウド型は、リアルタイムでの情報更新で進捗状況を遅れなくキャッチできることや、互換性のあるツールが多いことがメリットです。しかし、インターネットにつなげる環境にいなければアクセスできないことや、メンテナンス等の状況で利用に制限がかかることがあります。また、プロジェクト管理ツール自体のセキュリティが整っていても、ユーザーのセキュリティ・リテラシーとパソコンやインターネット環境によっては、管理しているデータが危険にさらされる可能性はゼロではありません。
一方インストール型は、社内ネットワークやインストールしたデバイス間のみで情報共有が行われます。社内のセキュリティ規約に対応しやすく、インターネット環境に左右されることはありませんが、メンバー間での情報の共有は難しいというデメリットがあります。
機能
プロジェクト管理ツールに何を期待するかで必要とする機能は異なります。タスク管理やガントチャート、カレンダーのようなベーシックな機能はどのツールを選んでも備わっていることが多いのですが、何を重視するかという観点で見ると、ただ単に備わっていればいいわけではないということがわかります。
また、メンバーの仕事環境によってもそれは違ってきます。リモートワークやフリーランスへの委託が発生する場合、チャットやオンライン会議ツールの制度も重要です。
ただし、機能があればあるだけ良い、いつか使えるようになる、という考えは選択ミスにつながりかねません。メンバーのITリテラシーを基準に必要な機能を取捨選択するといいでしょう。
対応言語
プロジェクト管理ツールそのものの画面で使用される言語は、操作性にも大きく影響を与えるポイントです。画面のみならず、サポートが日本語で受けられるかも選ぶ際にはチェックしておきましょう。
翻訳機能を使ったとしても、その労力がかかることは否めません。
費用
ほとんどのプロジェクト管理ツールは、期間や人数、容量に制限のある無料版と、すべての機能が開放される有料版から選ぶことができます。
安易に無料のツールではじめてしまい、後々になって規模や人数が増えることで予想外の費用が必要となるケースもあるでしょう。ツールを選ぶときから、プロジェクトのボリュームを見越しておきましょう。
操作性・使いやすさ
プロジェクト管理ツールの操作性には、ツールによって大きく差があります。直感的に操作ができ、膨大なマニュアルを読んだり、導入のための講習会などを開いたりせずとも、操作のできるプロジェクト管理ツールであれば、導入コストをおさえることができます。また、デジタルツールに不慣れな社員がいても、ストレスなく使用することができるでしょう。一方、あまりに使い勝手の悪いツールだった場合、せっかく導入費用をかけて取り入れてもメンバーにとって負担となり、活用されることなく消えてしまうかもしれません。
逆に、ITの専門家などのwebに強いチームにとっては、操作性に特化したシンプルなツールでは役不足である場合も考えられます。
セキュリティ
プロジェクトの性質上、機密情報を扱うことが考えられます。リモートワークやフリーランスとの協業が進む昨今こそ、安心して業務のできるセキュリティ対策がとられているかを確認せねばなりません。
プロジェクト管理ツールおすすめ14選
チームに必要な機能やスペック、導入目的が明確になったら、早速ツール選びです。今回紹介するのは、無料プランやトライアルのあるツールです。
- Asana
見やすく操作のしやすいカンバン形式のタスク管理にタイムライン機能が加わり、スケジュール調整がしやすいことが特徴です。進捗にあわせ、スケジュールの見直しが頻繁に発生することが多々あるプロジェクト管理の現場において、力を発揮するプロジェクト管理ツールです。
15人まで使用できるBasicプランなら、無期限で無料です。
- Trello
ITに明るい人でなくても直感的にツールを操作できる「カンバン方式」といえばTrelloです。プロジェクトで使用している他のアプリやツールを統合できることも特長です。
人数制限なし、無期限の無料プランがあります。
- TeamHack
コミュニケーション重視のプロジェクト管理ツールです。ツール内でプロジェクト管理と並行しチャットでのコミュニケーションができるので、ツールの横断が最低限で済みます。
無料で使える「お試しプラン」があります。
- Wrike
進捗管理がしやすいタイムライン機能や、タスクをグラフ化する機能など、さまざまな機能を搭載しています。デジタルツールに慣れている人ほど、その便利さを実感するでしょう。
無料プランであってもユーザー数無制限で利用が可能です。
- Backlog
ガントチャートやマイルストーンでプロジェクトの進捗を管理しやすいツールです。情報共有に強く、仕様書やマニュアルなど、必要な情報の一元管理が可能です。
全プラン、30日間無料で試すことができます。
- Brabio!
ガントチャートなら「Brabio!」。初心者でも簡単にガントチャートによるプロジェクト管理ができるツールです。余分な機能や複雑なシステムはなく、とてもシンプルなツールで、小規模のチームに適しています。
5人までのチームであれば無料で使用できます。
基本的な動作はドラッグ&ドロップのみ。カンバン方式のプロジェクト管理ツールです。多機能ながら、直感的に操作ができるシンプルさが特長です。GoogleカレンダーやSlack・Chatworkなど、他のツールと連携すると、さらに管理がスムーズになるでしょう。
基本機能がすべて使える無料プランは4人までであれば利用が可能です。
- Todoist
タスク管理に特化したツールで、タスクを徹底管理するには最適です。スマートフォンやタブレット端末からも利用できます。
アクティブなプロジェクトを5つまで管理できる無料プランでのお試しができます。
- Redmine
https://www.redmine.org/projects/redmine
オープンソースのプロジェクト管理ツールです。ガントチャートやロードマップ、カレンダーなどに表示できる「チケット」によって、進捗を管理します。
インストールモデルは無料。クラウド型であっても、無料お試しプランがあります。
- みんなでガント.com
https://www.minna-de-gantt.com/
ガントチャートは作成するのがやや複雑にもかかわらず、難しい知識などは持ち合わせていなくても簡単に作ることができます。直感的に操作ができるので、ガントチャートやプロジェクト管理ツールに慣れていなくても活用できるでしょう。
ガントチャートの基本機能は、30日間無料で試すことができます。
- Planio
Redmineをベースに改良や機能を追加したプロジェクト管理ツールです。操作の難易度が高いといわれるRedmineに対し、視覚的な操作が可能なツールです。
料金プランごとに、30日間のお試し期間が設けられています。
- ToDous
使いやすさにこだわりのあるプロジェクト管理ツールです。スタンプやありがとうボタン、催促機能など、チームの円滑なコミュニケーションや関係性作りに役に立つ機能が特徴的です。
3人まで無料で利用できます。
- Agilefant
小規模プロジェクトのタスク管理に特化しており、アジャイル開発を行っているプロジェクトにおすすめのツールです。日本語未対応のインターフェイスで、公式サポートもすべて英語です。
一人で使うソロプランであれば、無期限無料ですべての機能を使用できます。
- クラウドログ
プロジェクト管理ツール「イノピーエム」がリニューアルされたのがクラウドログです。工数管理やタスク管理をシンプルな操作で行うことができます。工数実績をグラフで表示するなど、メンバーの稼働状況が一目でわかります。
14日間の無料トライアルが可能です。
まとめ
無料で利用できるプロジェクト管理ツールには人数や期間、機能などの制限がありますが、まずは社内の少人数から、期間を決めて運用をしてみましょう。無料から始められるプロジェクト管理ツールであれば、それが可能です。
導入の目的や利用形態を予め想定し無料期間に臨むことで、短期間であっても導入イメージがつかみやすくなり、チームとの相性もわかります。
ぜひ無料プランやトライアルを有効活用し、プロジェクト管理ツールを試してみてはいかがでしょうか。
