ライターが執筆作業を効率化するために行なっているタスクマネジメント

ライターは古くから存在する職業ですが、近年はインターネットやスマートフォンの普及にともない、より執筆活動の場が広がってきています。

ライターとして働く人の中でもフリーライターは、媒体に関わらず会社員ではなく個人事業主の場合が多いかと思います。そうなると、ひとりでさまざまなクライアントとの仕事を並行していることから、スケジュール管理や連絡の取り方を自分自身で工夫しなければなりません。

よりスピーディーかつ効率的にライター稼業を行なうためには、どのようなタスクマネジメントが求められているのでしょうか。ライターである私の実体験をもとに、タスクマネジメントのコツや、執筆活動に役立つツールを一緒に紹介します。

ライターに求められるタスクマネジメントとは?

そもそも、ライターが抱えるタスク、というものはどのようなものがあるのでしょうか。まずはライターの仕事内容をまったく知らない人のために、自身の仕事を例に出し、一連の流れを紹介しましょう。

まずは個人や組織など、さまざまなクライアントからの依頼を受注します。受注に至るためにクラウドソーシングで業務を探し営業をかけたり、オウンドメディアの運用をしたりする場合もありますが、ここは今回割愛しましょう。求められたテーマに沿った内容の記事を執筆するため、執筆内容でリサーチや取材などが必要な場合もあります。私の場合、執筆ジャンルはビジネスからエンタメ関係まで多岐にわたり、文字数は媒体によって数百文字程度のものから1万文字を超えるものまでさまざまです。

執筆・推敲が完了したら、クライアントが希望する方法で記事を納品します。Word文書をメールで納品することもあれば、Googleドキュメントで共有したり、チャットワークなどのチャットツール上にアップロードしたりすることもあります。クライアントが内容を確認し、校了となった段階で納品完了とみなされ、既定のタイミングで報酬が支払われます。

ライターは記事のクオリティはさることながら、クライアントの意向をくみ取る顧客管理能力や、納期をきちんと守ることができるスケジュール管理能力が求められます。いくら文章力に自信があってもクライアントが求める内容を記事に反映できなかったり、納期を守れなかったりするライターはすぐに信用を失ってしまうのです。

このようにライターには顧客やスケジュール管理など、さまざまなタスクマネジメントが求められています。クライアントとオンラインでやり取りすることが主流となった今、連絡ツールをはじめ、さまざまなツールの使用を求められることが少なくありません。

複数のタスクが重なってしまったときのタスクマネジメント

フリーで働いているライターのほとんどが複数のクライアントと契約を結び、納期に合わせてスケジュールを調整しながら記事を執筆しています。そのため、連絡のやり取りはどうしても複数人と同時並行になりがちです。週初めや月末は納期が重なってしまうこともめずらしくありません。

そのため、スケジュール調整はなかなか複雑となります。私自身スケジュールに余裕があると思って執筆依頼を受けたものの、違う案件の修正依頼が来てスケジュールがキツキツになったことが何度かあります。何とか両方とも納期に間に合わせましたが、体調不良などのイレギュラーが発生していたらどうなったかわかりません。

このような事態を可能な限り防ぐために、私は普段からスケジュールをわかりやすく可視化し、すぐに確認できるようにしています。アナログと思われがちな紙の壁掛けカレンダーを使用すると、自分の手で書き込むため覚えやすく、意外とスケジュールを管理しやすいです。クライアントによって色を変えると、よりわかりやすいと思います。

また、外出先でもすぐにスケジュールを確認できるよう、オンラインツールもフル活用しています。オンラインツールは多々ありますが、私がもっともおすすめしたいのが「Evernote(エバーノート)」です。パソコンでしか扱えないプロジェクト管理ツールが多い中で、Evernoteはスマートフォンアプリもあるので情報をどこでも共有できます。

また、Evernoteについているノート機能ではタスク管理ができ、仕事内容やクライアント情報を確認しつつタスクの完了をできます。文書のスキャン機能やPDF検索機能もついているので、まさにライターの必須アプリです。

Googleのツールを使い倒してみよう


さまざまなオンラインツールを出している企業といえば、やはりGoogleでしょう。認知度や信頼度が高く、使用者も多いためクライアントと共有しながらスムーズに情報共有できるところがメリットです。

複数のタスクやスケジュールを管理するのに役立ってくれるのが「Google Calender」。予定、発生している仕事、完了している仕事でそれぞれスケジュールを分けられる上、Google Taskを使えば現時点の総タスク量と1日のタスク量をひと目で把握できます。プライベートの予定や体調も記録できるので、日記代わりにもなるでしょう。

また、ライターであればぜひ知っておきたいのが「Googleドキュメント」。パソコンやタブレット、スマートフォンのどこからでも、WordやExcel代わりになるドキュメントやスプレッドシートを作成してクライアントと共有できます。

Microsoft Officeとは違って書き込んだ内容は自動保存され、相手にメール送信しなくても文書を共有できるのでいいことづくめです。外出先で執筆するときに大変役立つでしょう。

また、すでに使用している人が多いGmailはライターなら必ずアカウントを取得しておきたいものです。

ライターであれば最低限知っておきたいツール

ライターにとって誤字脱字や誤った日本語の使用はご法度です。しかし、ひとりでチェックしているとどうしてもミスを見落としやすく、気づかないこともあります。誤字脱字のある記事はクライアントからの信用を失ってしまうので、必ずいくつかのツールを使うようにしています。

特に校正ツールはマストです。Word文書には校正ツールがあり、誤字脱字や表記ゆれをチェックすることができます。しかし、個人的にはWord文書の校正ツールだけでは弱いと感じています。基本的な日本語のミスはチェックできても、常用漢字の使用や冗長な言い回しをなかなか指摘してくれないのです。日本語に強いのはwordよりもJustSystemsの一太郎だ、という人も多いですが、やはり互換性に若干の不安が残ります。そのため、同社のATOKを使用している、という先輩は多いです。

また、場合によってはWeb上にある日本語校正ツールを併用することも良いでしょう。誤字脱字はもちろん、常用漢字の指摘や冗長な言い回しをしてくれるためです。特にWebに投稿する記事を書いている人には、簡潔かつ伝わりやすい言い回しを教えてもらえるでしょう。

最後に連絡ツールについても少々触れておきます。媒体にもよりますが、紙の原稿を郵送やFAXでやり取り、というケースはめっきり減ってしまいました。メールでのやりとりは根強く残っていますが、クライアント・ライター共にオンライン環境が整っている場合はChatworkやSlackなどのチャットツールを使用する場合も増えてきました。クライアントごとにスレッドやグループを作り、記事のアップロードやとりあえずのタスク管理までをツール内で行ってしまうのです。ただ、タスクの期限についてリマインド機能などはないため、あまりにグループ数が増えると見落とすことも増えてしまいます。工数管理などのタイムマネジメントを行いたい場合は、チームハックがおすすめです。

なお、今回ご紹介したツールは、すべて無料で導入できるので、ぜひ試してみてください。

ライターが執筆作業を効率化するために行っているタスクマネジメントのまとめ

ライターの仕事内容は打合せや取材、情報収集、執筆、納品と意外と仕事の幅が広く、何かとスケジュールに追われがちです。一度納品した記事に修正が入り、スケジュールの変更を余儀なくされるケースも少なくありません。

少しでも業務を効率化するためにはタスクマネジメントの方法を工夫する必要があります。スケジュールやクライアント管理を効率的に行うことで、執筆内容のクオリティを上げるとともに、ライターとしてのスキルアップにつなげることができるのではないでしょうか。

参照サイト
EvernoteHP: https://evernote.com/intl/jp/download/
GoogleドキュメントHP: https://www.google.com/intl/ja_jp/docs/about/
GoogleCalenderHP: https://support.google.com/calendar/answer/2465776?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=ja
日本語校正サポートHP: https://www.kiji-check.com

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