報連相をアップデートせよ。イマ風のプロジェクト管理に欠かせないコミュニケーション設計を考える

「ほう・れん・そう=報連相」という言葉を聴いたことがないというビジネスパーソンはおそらくいないでしょう。「報告」「連絡」「相談」のそれぞれの頭の文字をとって「ほうれんそう」という言葉を導いたわけですが、この言葉が有名になったのは、山種証券(現・SMBCフレンド証券)山崎富治社長が『ほうれんそうが会社を強くする』という本を書いて、ベストセラーになったからだそうです。
参考:https://toyokeizai.net/articles/-/176175
さて、この「ほう・れん・そう」、わかりやすい言葉ゆえ広く使われるようになりましたし、実際あらゆる仕事のあらゆる場面で応用もききますから、すっかり浸透しているようにも思います。そこで、今回はこの言葉からプロジェクト管理やチームコミュニケーションの現状を探ってみたいと思います。

本当に、「ほう・れん・そう=報連相」が万能なのかを正しく理解しよう

「ほう・れん・そう=報連相」は、あらゆる組織の上下をつなぐ重要なキーワードの1つであることに異論を唱える人はいないでしょう。社会人経験のある人たちなら、ある社員や部下が、「社長(上司の○○)は、自分のことをわかっていないんだ」とか「上司〇〇は、自分の働きをまったく理解していないから〜」と不満や不平を語っている場面が容易に浮かびますし、一方で、上司の立場にある人たちの「○○は、報告がなっていない」「○○からなんの相談もなかったじゃないか」という言葉もあちこちで聞こえてきた記憶が蘇りそうです。

言い換えれば、「ほう・れん・そう=報連相」がそれぞれ上司と部下を繋ぐコミュニケーション機会であると言えるはず。良いことも悪いことも迅速に報告ができること。プロジェクトがうまく進まないときには早めに相談すれば、その解決の糸口が見つかるかもしれないということ。それなのに、迷いや困ったことがあって相談に来た部下を突き放す上司が大きな顔ができる会社は、そもそもあまり良い会社ではないと言えるはず。相談しても解決できるわけではないし相談するだけムダ、とか自分の評価を下げるだけだから、などと部下が考えてしまうようでは、コミュニケーション機会が断絶してしまっているということで、チームや組織の成長も望めないのではないでしょうか。

「成果主義」や「結果至上主義」としてプロセスを無視する傾向が強いと、相談や連絡などいらないからという判断をする組織が確かにあります。この場合、「確認」さえきちんと実行すればよいのだ、という考え方をして、「ほう・れん・そう」でなく「かく・れん・ぼう(確認、連絡、報告)」が好ましいと主張する向きもあるようです。

その「かく・れん・ぼう(確認、連絡、報告)」という言葉の実効性はともかく、いずれにしても、組織の作られ方やプロジェクトのあり方が大きく変わっていくビジネス環境のなかで、「ほう・れん・そう=報連相」にこだわってマネージメントをするという方法は、違和感が生まれて当然でしょう。社内コミュニケーション然り、プロジェクト管理の分野において、新たなコミュニケーション設計とはどのようにあるべきか、以下でじっくり検討してみましょう。

報連相の事例:さまざまなプロジェクトワークを振り返る

一つの事業を立ち上げるのに費やす期間は、規模によっても異なるわけですが、数ヶ月の短期決戦というケースがほとんどです。それより長くなることは、他社との競争に遅れをとってしまうし、準備期間が長期化すればするほど費用負担も大きくなります。だからこそ、短期間に少数精鋭の有能な人材を投入したほうが成功率は高くなるという考えが重要になります。そうした考えを前提に、さまざまな「プロジェクトワーク」が存在するはずですので、それをいくつか代表的な事例を挙げつつ確認してきましょう。

エリート集団をまとめるプロジェクト:スペシャリストたちと仕事を進める

社内の他に優秀な人材、例えば外部のコンサルタントや各種スペシャリストなど多様な人材を集めることがかつてより簡単になってきました。まず、それらの混合チームが、目的達成までの仕事に取り組む「プロジェクトワーク」です。

わかりやすいのは、大型工事を受注する建設プロジェクトでしょうか。建設現場では事業者ベースだと「JV」と表現されてきました。高層ビルを建てる大型プロジェクトでは、設計士、ゼネコン、建設業者、フリーの職人たちが、一つのチームとなって、工事完成までの作業を担います。それと同じような仕事の進め方が他業界でもどんどん進んできました。

普段は個人のスペシャリストとして活動している、会計士、デザイナー、ITエンジニアなど、数ヶ月の契約期間で、あるプロジェクトチームのメンバーに招集されて働くようなケースが代表的なケースでしょう。この背景には、優秀な人たちがフリーランスやコワーキングの働き方を志向するようになってきたことがありますし、企業にとっては社員を雇ってゼロから育てるよりも、人件費を安く抑えられる効果もあることで、より普及に拍車がかかってきた印象があります。

こういったケースでは、それぞれの個人が個別契約を交わします。当然、命令系統もその契約内容に応じて変わりますが、各個人がそれぞれの契約内の責任を負うという点と、期間内に成果を上げないと次の仕事につながらないという緊張感は重要な点かと思います。建設プロジェクトの例に戻って語ると、まず第一に納期優先。進捗管理がなによりもプロジェクトチームにとって最優先事項であることは、明確です。

蛇足ですが、納期が間に合わなければ、報酬が減額されるという契約を交わすことになった事例を目撃したことも筆者にはあります。

クラウドソーシングを活用するケース:フリーランスを活用する

上記に紹介したスペシャリストにはもちろんフリーランス人材も含まれますが、より広範なフリーランスをここでは取り上げたいと思います。
わかりやすい例ですと、フリー記者、フリーライターの分野がここにズバリ当てはまるのでははないでしょうか?
本メディアでも、数人のライターさんたちがフリーの立場で参加してそれぞれの得意分野で良い記事を書いてくれています。かつては、編集プロダクションを通して、記事作成や編集作業を行なっていたものですが、現在では、クラウドソーシングで編集分野もライティングも個人に委託することが非常に容易になりました。

この場合、詳細な業務相談は、各クラウドソーシングプラットフォームに依存することになります。場合によっては、エスクローサービスを実施することもあります。受発注業務から決済業務まで一括管理できるのはもちろん、納品期日管理も比較的容易にできます。
一方で、複数人を同時に管理するという点では、同一プラットフォームでない場合、非常に煩雑です。この場合は、個別ケースに応じて管理の方法をうまく構築しないと、無駄な作業が乗算で増えていきますので、知恵が必要です。

休眠人材を活用する

ところで、現在日本では「女性活躍社会」の名目で、2020年までに女性リーダーを30%増やすという施策のさなかにあります。もっとも、これが語られたのが2016年のことなので、世間的にはもうあまり記憶されていないかもしれません。が、ビジネスの現場では、そのような試みがいままさにどんどん増えています。この項目では「休眠人材」としていますが、具体的には育児を終えたキャリアのある女性たちがまさにここに含まれます。そして、これら人材は2020年に向けてということだけではなく、近い将来の人材難に陥る日本にとって、今後まず増す増えていくことは論を待ちません。

女性に限らず、リタイアしたシニア層の活用やキャリア外の他分野に挑戦する再チャレンジ人材など、さまざまです。
傾向としては、フルタイム勤務ではなく、週に2日程度という条件であったり、日中数時間の時短勤務であったり、条件は「働きやすさ」の判断によって変わります。また、一方でリモート勤務が可能にした働き方であるという点も見逃せないポイントです。
チームハッカーズで活躍しているライター/ディレクターは、シンガポール在住だそうです。時間と距離に関わらず一定クオリティでの仕事が可能になっている現実は、非常に重要です。

女性テレワーカーの実情をまとめていただきました

スーパーテンポラリー人材:非正社員をうまく活用する

数年前に、篠原涼子主演の『ハケンの品格』というドラマがありました。彼女は、ここでいうスーパー人材で「お高い時給をいただいていますから」というセリフがあったと記憶していますが、その時給は3000円でした。一般事務でそのような時給はほぼありえないだろうと思いますが、時間給で比較すると、
・IT分野(エンジニア):5000円
・デザイナー:3000円
・講師:10000円
となります。

そもそも大前提として、非正社員や非常勤雇用とは、軽作業や単純作業を担当する臨時スタッフ(テンポラリー人材)の役割を明確にあてがわれて正社員よりもコストが下げられるということで普及したものです。長引く不況のなか、多くの企業にとっては、固定費から変動費へと変換できる仕組みは現実的なニーズでもあり、いわゆる「派遣法」の改定がこれまで3度にわたって行なわれてきた事実も見逃せません。
現在は、より専門的な分野にまでこうした人材が活躍する分野が拡大しています。

「スーパーテンポラリー人材」とは、上級キャリアの人材を、臨時的に雇われる人たちを言います。
先進例は、投資銀行のゴールドマンサックスで「リターンシップ・プログラム」という制度が、2008年から導入されています。これは、過去に10年以上のキャリアを積みながらも、育児などで現役を離れた40歳以上の有能な女性の職場復帰を促すもの。この背景は、リーマンショックの際の大量のリストラです。金融市場が復調してくるにしたがって、新人社員の大量採用よりも40代以降の元キャリア女性の活用の方がより高パフォーマンスが得られるという判断で実施に至ったということでしょう。(時給情報は見つかりませんでした)

そもそもマネジメント人材なので、そのコミュニケーション能力は期待も含めて報酬に含まれている理解が正しいでしょう。

ツールが分散するのを避けたいというニーズが潜在的に存在する

複数のプロジェクトワークの事例を確認しました。
会社や固定組織といった枠組みを外したプロジェクトワークが活発になってきた背景は、やはり、ネット上でコラボレーションできるツールが多数登場してきたことが大きな要因。チームメンバーとしては、プロジェクト成功はプロジェクトマネージャーのスキルや個性によるという視点もありうるでしょうが、他人任せではそもそもプロジェクトへ招かれる人材足りえません。

ここで改めて、プロジェクトを進める際のツールを要件を絞って確認しましょう。

まず、進捗確認ができること
いわゆる、「ガントチャート」のようなもの。先ほど建設業の例をあげましたが、建設業に特化したガントチャートシステムだけでも実はかなりの数のアプリケーションが存在します。

そして、コミュニケーションツールが必要です
もともとは、電話であったものがメールに進化して、いまはほぼチャットでのやり取りが一般化してきました。

テレビ会議システムが必要な理由
リモートでのプロジェクトを円滑に正常に進めるためには、「顔を見て話す」タイミングが必ず必要です。ビジネスであれば、おそらくそこに異論を挟む余地はそもそもないのではないかと思います。

あえてもう一つ加えると、ナレッジシステム
チャットでのやり取り、あるいはメールを併用する仕組みで運用するとしても、情報を共有する手段があったほうがよいとは言えます。一方、そのためだけに作業時間を取られたり、作業者にとってダブルタスクになりがちなので、多くの企業で成功事例とはなりにくい部分です。

少なく考えても、上記のようなツールが必要だということが言えると思います。これらを統合するプロダクトなども、すでにいくつか存在しています。Google Suite もその1つですね。
https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/customers/
(Google Suite は業務管理システムでもある)

https://gsuite.google.jp/learning-center/use-at-work/project-management/#!/

実際に、ディレクター職などマネージメントをする方々は複数のプロジェクトやタスクを管理しながら仕事をしている人たちばかりです。コミュニケーションの場面で、「いま何の話が行なわれているんだっけ?」 と混乱してしまった経験のない人を探すのが大変なのではないかという実感も、筆者にはあります。

チームハックならこう使える!

最後に、報連相をアップデートする具体的な解決例として、チームハックの活用方法をご紹介します。

チームハックの画面は、以下のように3分割で考えます

(PC版のインターフェイスです)

まずは、プロジェクト登録をします。画面左上の「+」からプロジェクト登録をしてください。

プロジェクトを登録したら、タスクを登録してください


タスク登録は、真ん中カラムの「+」から実行できますし、その左にあるテキストフォームにタスク名を入力することで簡単登録も可能です。タスクを選択したときには、そのタスクに関連付けられたチャットで確認・連絡・相談作業が進められます。あくまで、そのタスクに関連した内容のやり取りができるということが大切です。

プロジェクト全体に関わる情報共有なら


タスクを横断してプロジェクト全体の共有情報ということも往々にしてあります。その場合は、プロジェクトを選択した状態でのチャットやり取りが可能なのです。
確認・連絡・報告・相談、それぞれについて、どのプロジェクトの話題なのか、あるいはどのタスクでのやり取りなのか、チームハックなら、実にシンプルにそのやり取りが共有できますし履歴をさかのぼって振り返りをすることも簡単です。

いま、これからの報連相スタイルであると言えます。

>>社内コミュニケーションを活性化させるコミュニケーションツール5選

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