進捗管理ツールを選ぶポイントとおすすめツール3選

プロジェクトを成功へと導くためには、進捗管理が不可欠です。定期的な進捗管理を行えば、それぞれのタスクがスケジュール通りに進んでいるかどうか把握することができますし、もし遅れが生じていれば、大きな遅れになる前に対策を打つことができます。進捗管理を行うにはツールを活用することが大切ですが、今ではそのようなツールはたくさんありすぎて、どれを使うか迷ってしまいますよね。あなたのプロジェクトに合ったツールを選べるように、今回はプロジェクト管理ツールの選び方についてご紹介したいと思います。

プロジェクト管理ツールを選ぶときに大切なこととは

ツールを選ぶとなった時に一番確実なのは全て使ってみることですが、費用や時間、手間などを考えるとそんなわけにはいきませんよね。そのため、どのツールを試しに使ってみるかの下調べから始める人が多いと思いますが、ちょっと待ってください。それより初めにやっておきべきことがあるのです。

それは自分のプロジェクトの現状分析です。まずは、現状のプロジェクト管理においてどのような点が改善されるべきかをしっかりと把握しましょう。プロジェクトの規模・内容によって、進捗管理上さまざまな問題点があると思います。例えば、「プロジェクトメンバーが多忙すぎて、定期的な進捗のアップデートができていない」、「プロジェクトメンバーがそれぞれのタスクに追われ、他のメンバーとのコミュニケーションが行われておらず、業務の重複や無駄が生じてしまっている」、「メンバー全員にプロジェクト全体の動きが定期的に共有できていない」といった問題があったとき、それぞれの問題によって選ぶべきプロジェクト管理ツールは異なるはずです。

メンバーが忙しすぎて、進捗のアップデートをする時間がほとんどないといった場合、なるべく簡単に情報をアップデートできるようなシンプルなツールが適していると思います。また、プロジェクトメンバー同士のコミュニケーションの活性化を重視するのであれば、チャット機能や掲示板機能などが充実したツールが最適ですし、プロジェクト全体の進捗を素早く共有するためにはガントチャート機能(作業過程を視覚的に表現した表)が搭載されたツールを選択するのがよいと思います。このように、プロジェクトの進捗管理上どのような点を改善したいのか、その目的を明確にすることが最適なツールを選ぶうえで大切です。

フリープランと有料プランどちらを選ぶべき?

目的が明確になったら、実際にプロジェクト管理ツールを見てみましょう。ほとんどのツールにはフリープランと有料プランがありますが、どちらを選ぶかはプロジェクトの規模・予算に応じて決定しましょう。フリープランはツールを使用できる人数や登録できるプロジェクト数が限られていたりするので、比較的大きなプロジェクト管理には不向きです。

また、最終的には有料プランを選択しなければならないようなプロジェクトでも、まずはフリープランでトライアルしてみることをおすすめします。目的に合ったものだと思って選んだツールでも、プロジェクトメンバーにとって使いやすいかどうかという点も考慮する必要があるからです。可能であれば、いくつか候補のツールを実際に使ってみて、プロジェクトメンバーのフィードバックをもとに選択してみるのがよいと思います。

国産ツールのほうがいい?

プロジェクト管理ツールを選択するうえでもう1つ考慮すべき点は、そのツールが国産のものか、海外で開発されたものかについてです。海外で開発されたツールには高性能で使いやすいものもありますが、メニューやサポートページがすべて英語表記というものもあります。プロジェクトメンバーが増えると、あまり英語が得意でないという人もいますよね。海外ツールでも日本語バージョンのあるものを選ぶなど、ツールの選定の際には対応言語についても確認しましょう。

目的別・比較一覧

それでは、先ほど取り上げた目的別に、それぞれに適したプロジェクト管理ツールをご紹介したいと思います。

シンプルなツールを選択したいなら「Wunderlist」


シンプルなToDoリスト型のプロジェクト管理ツールで、IT系が得意ではないという方でもすぐに使いこなせることができるデザインになっています。自分のタスクを簡単に作成し、他のメンバーにシェアすることができます。リマインダーとしても活用することができるので、とても便利です。パソコン用だけではなく、スマホアプリでもシンプルに使いやすいデザインとなっているので、外出先でもサクッとアップデートすることができます。海外開発ツールですが、日本語バージョンもあります。

現時点の料金プランは、フリー、プロ、ビジネスプランがあり、それぞれの詳細は下記のとおりです。

フリープラン ファイルの追加(1ファイルごと5MBまで)、タスクの割当(共有したリストごとに25名まで)、サブタスク(ToDoごとに25タスクまで)、背景画像(20画像あり)
プロプラン ファイルの追加、タスクの割当、サブタスク作成全て無制限、背景画像(30画像まであり)
ビジネスプラン チーム規模と購読期間等によって決定

公式サイト:https://www.wunderlist.com/ja/

コミュニケーションを活性化させる「ChatWork」


プロジェクトごとにチャットグループを作成し、メンバーと進捗管理ができる国産のコミュニケーション型プロジェクト管理ツールです。テキストによるコミュニケーションはもちろん、ビデオ・音声チャットも可能です。タスク管理機能によって、自分のタスクを把握するだけではなく、相手へタスクを依頼することもできます。

現時点の料金プランは、フリー、パーソナル、ビジネス、エンタープライズプランの4つがあります。

フリープラン コンタクト無制限、14グループチャット、1対1のビデオ通話、5GBストレージ
パーソナルプラン(個人で導入) コンタクト無制限、グループチャット無制限、複数人のビデオ通話、10GBストレージ、広告の非表示
ビジネスプラン(組織で導入) 上記パーソナルの機能の他、ユーザー管理機能、モバイル版アプリでの音声通話つき
エンタープライズプラン(大企業向け) 上記ビジネス機能の他、アクセス機能や管理者機能が強化

公式サイト:https://go.chatwork.com/ja/

プロジェクトの進捗を素早く管理する「Backlog」


タスクの進捗状況をガントチャートで見ることができる国産ツールです。タスク登録時に開始日、期限日、マイルストーン、完了日を設定するだけで、特別な情報を入力しなくてもガントチャートを作成することができます。プロジェクト全体の動きをすぐに表にすることができるので、マネジメントへのレポートにも最適です。

現時点の料金プランは、フリー、スターター、スタンダード、プレミアム、プラチナ、エンタープライズプランに分かれており、それぞれの主な機能は下記のとおりです。

フリープラン 1プロジェクト、10名まで
スタータープラン ストレージ(1GB)、プロジェクト数(5つまで)、ユーザー数(30名まで)
スタンダードプラン ストレージ(30GB)、プロジェクト数(100まで)、ユーザー数(無制限)
プレミアムプラン ストレージ(100GB)、プロジェクト数(無制限)、ユーザー数(無制限)
プラチナプラン ストレージ(300GB)、プロジェクト数(無制限)、ユーザー数(無制限)
エンタープライズ ストレージ(無制限)、プロジェクト数(無制限)、ユーザー数(20名~)

どのプランも30日間は無料で試すことができます(ただし、フリープランから有料プランへの変更は無料期間なし)。

公式サイト:https://www.backlog.jp/

「進捗管理ツールのフリープランをきちんと比較して選ぶコツ」についてのまとめ

このようなプロジェクトの進捗管理ツールは、プロジェクトリーダーだけではなく、メンバーそれぞれが活用しなければ意味がありません。したがって、まずはツールに対する目的を明確にし、メンバー全員でプロジェクトに合ったものを選ぶことができれば理想的だと思います。選定の際には、フリープランをうまく活用して、候補のツールをいくつか比較したうえで決定するのがよいでしょう。また、他の進捗管理ツールも参考にしてみたい方は下記のリンクをクリックしてみてください。
プロジェクトを見える化しよう!:https://teamhackers.io/merit-gantt-chart

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