「目からうろこ」の、ツールは使い方・考え方次第!

タスク管理やプロジェクト管理として語られるジャンルには、すでに多くのツールが存在しています。その紹介や評価を、これまで私たちはいくつかの記事を公開してきました。

今回は、評価という視点ではなくて、管理手法そのものも考え方にスポットを当てて事例紹介をしていきます。
少しでも驚く発見があれば光栄です。

あるタイムトラッキングツールでの事例

タイムトラッキングとは?

時間はすべての人に平等である、そう書くとなにか新しいものごとを知った気になりませんか? 当たり前なのですが、ビジネスマンに限らず現代を生きる人たちにはかなりやっかいなテーマでもあります。

どんな大富豪であろうが明日の食べ物に困る貧困にあえぐものであろうが、万人に平等に与えられている唯一の資産が「時間」です。多くのベンチャー創業者が、睡眠時間以外仕事してた、と語っている言葉を残しています。
しかし気をつけて着目したいのは、その時間の使い方そのもの。効率よく時間を使えているかどうか、です。

ムダな時間をみつけること、それを実に簡単に発見し改善できるように計測するのが「タイムトラッキング」という方法なのです。

よく、「ON」と「OFF」という言葉で仕事の時間とそれ以外を表現されますが、これも仕事の時間をきっちり管理できているから生まれる言葉でもあります。
ビジネスの成功者インタビューを読むと、睡眠の前後に1日の振り返りや予定の確認などを習慣化されている方々が多いことに気が付きます。

どんな職種で、なんのために計測をするのか

10数年前に「ライフログ」を記録するということが一部の人たちにある種の熱を持って語られました。自分の行動記録をインターネットに残すということです。「ブログ」というものが市井の人たちに受け入れられるようになったのも、背景にはそんな考えをする人たちが増えたから、ということも言えるかもしれません。

「時間の効率化」「生産性向上」という言葉を、働く一人ひとりに視点を向ければ、「もっと一人ひとりの時間を大事に使おう」ということだと理解できるかもしれません。
そう考えると、「働き方改革」と言われている意味も違った捉え方ができるようになるのではないでしょうか。

ここでは、「時間管理のマトリクス」を紹介します。

『7つの習慣』で紹介されている「時間管理のマトリクス」は、緊急性ではなく重要性を基軸にした行動計画をたてるときに有効だとされています。

下図を確認してください。

参考:第三の習慣 重要事項を優先する(最優先事項を優先する)【緊急度ではなく重要度を優先する

「時間管理のマトリクス」は、行動や出来事を重要度と緊急度の2つの軸で分類する考え方です。

これによって自分の行動を見直し、本来やるべきである第 II 領域(緊急ではないが重要なこと)に注力することができるようになります。

そこで、改めて確認しましょう。第 II 領域の活動とは、そもそもどんなものだったでしょうか。
コヴィー博士が「第三の習慣 重要事項を優先する」で問いかけているのは、
「あなたの仕事の業績または結果を著しく向上させるものがあるとすれば、それは何か」ということです。

この問いに対し、多くの人たちは、このように返答します。

  • 人とのコミュニケーションを上達させること
  • 準備を怠らないこと
  • きちんと計画を立てること
  • 健康に気をつけること
  • 新しいチャンスを掴むこと
  • 自己啓発に励むこと

これらの答えがすべて「時間管理のマトリクス」の第 II 領域に入る事柄であると、気づきます。
誰もが、必要であり、しなければならないと考えているにもかかわらず、緊急性がないという理由で後回しになりがちなこと。

時間に追われて生きるのではなく、時間に主体的に生きること
を目指すためにも役に立つ方法ではないでしょうか。
ぜひ覚えてください。

ある美容室チェーンでの成功事例

実際にコンサルティングの現場であった、成功事例を紹介します。

ある地方の美容室チェーンでのこと。
売上が低迷するようになり、なにかきっかけを見いだせないかと考え始めたのがことの始まりでした。「生産性を上げる」という観点から、取り組んだのが各従業員の店内で歩いた歩数と労働時間の集計です。

結果、売上のよい(きちんとお客さんが付いている)スタッフは、歩数も多いという現実でした。特に顕著だったのが、それぞれのお店にいるアシスタントスタッフの歩数の記録です。各店舗の売上と嘘のように相関関係がありました。

したがって、アシスタントの指示系統が弱いことが問題であることが明確となり、アシスタントへの業務命令を徹底すること(少し嫌な言い方をすると、「従業員を遊ばせておかないこと」)の改善が図られました。

その施策は、見事に成功し、売上伸長に繋がりました。

外食チェーンでの、改善事例に、接客スタッフを手ぶらで動かさないこと、などという例を見かけることも多いですが、これも生産性向上は実にシンプルな解決方法があるのだという良い事例ではないでしょうか。

では、プロジェクト管理ツールをどう使うか?

上記の事例では、主に「タイムトラッキング」についての話題を取り上げました。では、一方、「プロジェクト管理」の分野では、どんなことが考えられるでしょうか? この項ではそれを改めて探っていきたいと考えます。

プロジェクト管理ツールの目的

あらゆる業種業界でプロジェクトを効率的に管理するために「プロジェクト管理」ツールが活躍します。
ツールには、さまざまな種類も既に存在し、業界ごとに目的特化したツールも数多くあります。が、業界や分野は異なっても、ツールとして可能にするのは、プロジェクトを可視化するというポイントは変わりません。

「エクセルでいいじゃん」というのも、業界を問わず、変わらないところかと思います。

機能を詳しく見ていくと、チームメンバーやコスト、スケジュールといったプロジェクトに関わるリソースを管理できること。
さらに、メンバーごとに工数を入力することでガントチャートを出力する機能やタスク管理ができること。
また、機能やノウハウを蓄積する「ナレッジ共有」機能などが挙げられます。

  • 管理作業の効率が上がる
  • メンバーの作業を把握できる
  • プロジェクトの進捗が可視化できる
  • ノウハウを資産化する

ここでは、このナレッジマネジメントに関して、さらに詳しく考察していきたいと思います。

ナレッジマネジメントとは

ナレッジの効率的な活用という点で現在を見渡すと、種々のQ&Aサービスが実に多くの人たちに利用されているという例がすぐに思い浮かびます。実際、こうしたサービスは企業向けサービスとしても導入が盛んです。

「わからないことを質問すれば、すぐに回答にアクセスできる」という問題解決の方法は、それまでのコンサルティング的な専門家の活用よりも気軽にかつコストも下げることができるということが、法人向けサービスの拡大に拍車をかけています。

一方、外部サービスではなく、社内のノウハウを有効活用しようという考えも活発です。少し古いインターネットの歴史では、Loutas Notes というアプリケーションが忍ばれます(Lotus Notes
現在では、社内Wikiなどを活用する事例が話題になったりしています。

一番新しい話題だと、メルカリがWikiを活用しているというリリースでしょうか。
参照:https://mercan.mercari.com/entry/2018/09/18/191854

どんな事業体であれ、あらゆる業種業界には、その会社やその人が仕事の上で培ってきた無形の財産があります。それをある共同体の中で共有できることは、大きな価値があるはずです。

2007年頃に、リクルートとトヨタ自動車が「OJTソリューションズ」という会社を起こしましたが、これは、

トヨタ自動車の現場出身者が持つノウハウ・経験知を基に、日本の産業の発展に貢献することを目指しています。
指導にあたるトレーナー全員が約40年の現場経験、豊富なマネジメント・人材育成の経験を持っています。
“現場と人づくりのエキスパート”だからこそ、一過性の活動に陥ることなく、「継続的な成果を生み出す現場」づくりを実現できます。

という、無形資産から事業の資産を生み出す仕組みづくりであると当時思ったものです。

この会社のアウトプットは、セミナーや研修というかたちでした。
ちなみに、この会社の著作はベストセラーにもなりました。

『[図解]トヨタの片づけ』

では、次に、
「ナレッジマネジメント」について、こんな事業の場合、どのように考えればよいか、どのように使うと効率的なのか、という点をいくつかの事業に絞って考察してみましょう。

小さな個人医院ではこう使う

医療系でナレッジの共有というと、看護師さんたちのレセや医師の各カンファレンスなどがすぐに思い浮かびます。最近は、医療ドラマも多いので、なんとなく場面も浮かんできます。
でも、もちろん医療施設はそういうドラマに出てくる大病院ばかりではありません。都市部でも地方でも、地域の医療を支えているのは、ある老医師だったります。そんな個人医院では、看護師さんや医療事務の皆さんとの業務連絡は、1冊のノートだったりします。
いまやスマホで簡単に、日報管理もされる時代でもあります。そんなノートをデジタル化する試みができそうです。

そもそも、業務では手書きをする習慣が減ってきていたり、自分の文字にコンプレックスを持つ人たちが若年層には増えてきています。

法律事務所ではこう使う

知識のデータベースという言葉を使うとき、法律事務所はまさにその宝庫でもあります。クライアントとの接点をチャットベースで済ますという法律事務所も少しずつ増えてきているように思います。が、クライアントごとのあるいはその案件ごとのチャット管理ができていますか? チャットツールの多くは、フロー型と呼ばれるものであるため、履歴管理が安心できないケースも少なくありません。案件ごとあるいはクライアントごとのチャットができる方法が望まれるようです。

行政書士事務所ではこう使う

依頼される書類作成のご連絡は、ほぼメールでのやり取りが主流です。
これが、やり取りされる書類ごとにチャットで連絡ができるようになれば、業務の効率化に繋がりませんか? このクライアントのこの書類、いまどういう状態だったっけ? なんて振り返ることもなくなりそうです。

いかがでしょうか?

生産性ばかりが仕事を図る指標ではない

最後に、そもそもプロジェクト管理をするコツということを振り返ってみましょう
過去にも、
プロジェクト管理が上手に回らないと悩んでいる人へ 守るべき3つのコツとは?

こんな紹介をしてきました。

仕事を、ツール優先で考えない、ということが肝心です。

捨てる数字と拾う数字

先に、美容室チェーンでの事例を紹介しました。第一の目的は、生産性の向上でした。このとき、捨てた数字は「従業員の労働時間」美容室の場合、若い従業員は休みや就業後に練習で時間を使うことがあまたあります。そうした時間は捨てて分析をしているという点が非常に重要です。
目的の実現のために、目の前に現れる数字の何を取り上げて何に目をつぶるか、ということは言わば「センス」なのかもしれませんが、目的達成のためには非常に重要な判断であると言えるでしょう。

逆転の発想で売上アップという事例

また、例えば、生産性向上という目的であれば、労働生産性と呼ばれる指標が当然気になります。そればかりに囚われてしまうと、改善が進まないという例は既に、世の中に多くあります。
例えば、昼寝(シエスタ)を導入したら売上が上がったという事例もその例と言えるでしょう
生産性を取り戻す「仮眠のすゝめ」

まとめ

– さまざまな便利なツールがあるが、業種や業界に特化して開発されたツールも少なくない。汎用的な機能のみを搭載したツールもある。どのようなツールを自社の事業のために使うのだとしても、目的は「プロジェクトやタスクの視覚化」である。そのために、どのようにツールを使いこなすか、が肝心
– くれぐれも、ツールを使うために、自分たちの方法を変えるというような逆転をして事業を進めてはいけない
– ツールを使うための方法はある。何を達成したいか、という目標がまず先にあるべき。そのためにどのようなプロセスがあるのかをまず考えよう
– そのような「逆転」の発想はむしろ有益である

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