ビジネスパーソン必見!使う道具で印象が変わる ビジネスコミュニケーションのためのビジネスツール選びとは?

ビジネスコミュニケーションは、すべてのビジネスパーソンになくてはならないものです。しかし毎日の業務のなかで、ついついおざなりになったり、あるいは難しさを感じたりしている人もいると思います。
しかし優秀なビジネスパーソンは、コミュニケーションの重要さを十分理解しており、コミュニケーションをうまくとれば、ビジネスもスムースにすすみ、問題の解決度もアップすることを知っています。

ビジネスコミュニケーションでありがちな問題

ビジネスで起こる問題は、コミュニケーション不足が原因であることがほとんどです。
納期が不明、あるいは遅れた、オーダーと仕上がりの内容が異なっている、見積もりが希望とかけはなれている等等、日々さまざまなトラブルや問題がありますが、これらの問題の多くは、コミュニケーションをクリアにわかりやすく具体的にすることで避けられる内容がほとんどです。

ビジネスコミュニケーションで忘れてはならない重要なポイントとは?

曖昧さのない具体的な内容でコミュニケーションをとる

繰り返しになりますが、ビジネス上の問題は、コミュニケーション内容の曖昧さや理解不足から生まれます。
同じ会社、同期入社の社員でも、仮に「あれ」といって、同じものが浮かぶはずはありません。人はそれぞれ違います。育った環境や土壌、考え方も異なるのは当然のことです。また、近年はダイバーシティを推進している企業も多いため、性別、国も違う人同士で職場にデスクを並べていることも多いです。そういったなかで、ビジネスコミュニケーションをとるためには、誰もがわかる内容で、曖昧さをなくし、具体的な内容を、誤解をまねくことのない簡潔さで、しっかり伝える努力が必要でしょう。

共通の認識や言語を構築する

長く一緒に働いている人同士では、自然と共通の話題や単語が存在するものです。
ライター個人の経験ですが、長く勤務していた企業で、「ふわふわ」と言えば、はたきのことでした。
しかし、勤務期間の短い同僚同士や、在宅業務やフリーランス、外出の多い仕事など、社員同士やチームが一緒に働く時間がない場合、そのような共通言語やあうんの呼吸をとることは難しいものがあります。しかし、どのような勤務期間、勤務体制であっても、仕事上で必要な共通認識や、仕事上わかっておくべき共通の言葉を常にキャッチしたり発信できるように、チャットや会議、メールなどでもコミュニケーションをしっかりとりましょう。

ビジネスツールを、コミュニケーションの共通言語に使おう

コミュニケーションをしっかりとったつもりでも、相手によっては、話が噛みあわなかったり、理解しあえない相手はいませんか? そんなときは、ビジネス小物やツールの力を借りて、コミニュケーションしてみましょう。そりのあわない同士でも、使っているものを観察すると好みが似ていることがわかったり、あるいは同じツールを使っていることを発見して、急に親近感がわいたりと、意外な効用があるかもしれません。

たとえば、名刺交換の機会の多いセールス職は、会う人に覚えてもらえるように、名刺ケースにこだわったり、デスクワークが中心の人は、社内のメモにつかうふせんをユニークなものにしたりしている人も多いでしょう。 ビジネスツールを、単なるツールとしてだけでなく、コミュニーケーションを活発にし、共通言語や共通認識を育てるツールとしても役立てましょう。

ビジネスツールを比較する、はやりすたりとこれまで

手帳とWEBでのスケジュール管理

ビジネスツールといえば、なんといってもはずせないのが手帳。
ビジネスの相棒といっても過言ではありません。
毎日のスケジュール管理という、重要な役割を担っているため、時代の影響や流行を受けやすいツールであるとも言えます。
例えば、毎日持ち歩くスマートフォンやノートパソコン。アプリケーションを手帳代わりに使っている人も非常に多いです。会社専用のイントラネットに、スケジュール管理ツールがある場合もありそうです。WEB経由のスケジュール管理は、グーグルカレンダーなどと連動して、スマートフォンのカレンダーに予定を自動で更新できたりと、便利さが魅力です。しかし、スケジュールの書き込みのときに、スマートフォンやパソコンのハードにコネクトする必要があるので、書き込み、変更などの更新画面にたどり着くまで、手帳と比べて一工程が加わります。そして、あっては困ることですが、データが消失する可能性もあります。その点、手帳は手書きをするアナログなペーパーですが、いったん開けば、見たいスケジュールや内容がすぐに確認できて、書きたいことをすぐ書き込むことができ、データが消えてしまうことはありません。(なくすという可能性はありますが。)
ビジネスシーンや社会的には、広くペーパーレス化が進んで久しいですが、そんななかでも、手帳についてはまだまだ使用していく人は根強く残っていきそうです。

手帳の場合

毎年毎年、手帳の販売時期はどんどん早まっています。
今年、2017年に関してみても、2018年度版の主要メーカーの手帳は、お盆休み前にバラエティショップの店頭に並んでいました。みなが時間管理や生産性の向上などについて関心が高いことの表れでしょう。
根強い人気の手帳ですが、やはり、はやりすたりもあります。

みんなの憧れだった、高級なシステム手帳を忘れることはできません。
本革でできたカバーを開けると、パンチ式の紙をファイルできるような形式になっており、好きなレフィル(リフィル)を綴じ込んで使用します。レフィルを入れ替えるだけで必要なアップデートできるので、必要な部分と不必要な部分の管理がしやすいでしょう。
領収書やビジネス関連のちょっとしたメモや資料などもカバーに挟み込んでおけば、管理しておくことができ、毎月の煩わしい精算のときに、レシートを探しまわる無駄な時間が減ることでしょう。高級な手帳カバーはデザイン性があり、持つ人の特別感を表現してくれます。
手帳でのタスク管理は下記の記事を参考にしてください。
タスク管理は、やっぱり手帳が一番いい!


そして、電子手帳の流れをうけ、スマートフォンが現在のように普及する以前、スケジューリングに有効なデバイスが開発されてきました。PDA(Personal Digital Assistant)を使用していた人も見受けられました。PDAは、スケジュール、ToDo、住所録、メモなどの情報を管理できる電子機器で、ノートパソコンよりも小さく、携帯しやすいのがメリットでした。これに使用するのに即した、デジタルペンなどもありました。この流れは、現在大変普及しているデジタル携帯メディアやデバイス、付属アクセサリーへといきつくのではないでしょうか。

ほか、近年、ほぼ日手帳などに見られるような、1日1ページの手帳のユーザ−が増えてきています。1日1ページなので、その日にあった出来事を記入したり、日記的に使用したり、その日すべきことを記入するToDoリスト的に使用している人が多いようです。
その日行ったレストランのショップカードをはったり、映画館のチケットをはったりして使ったページを、SNSなどに掲載する人も多くいるため、このタイプの手帳をスケジュール管理のために使うことの他に、プライベートの生活の充実にも重点をおきたい人が使用している確率が多いように見受けられます。

そして、1週間見開きでスケジュールを見渡して管理できる、バーチカルタイプの手帳を使っている人も大変多いです。
1週間の仕事のボリュームについて、手帳ページを通して俯瞰で見ることができることが時間管理に大変有効でしょう。日にちと時間のスペース以外にも、メモ部分やToDoなど、絶妙なページ構成になっている手帳が特に根強い人気があります。特に広告代理店、編集者など時間が不規則で長時間労働をになうマスコミ関係の人は、サイズが大きくバーチカルタイプの手帳を使っている人が多いです。手帳の表紙にシールなどをはり、カスタマイズしている人も多く見受けられます。

備品の筆記具と、こだわりの筆記具それぞれの可能性


筆記具はこだわりのある人と、そうでない人とが分かれるツールです。
何万円もする万年筆を署名用に使用する人、社名入りの備品を使用する人、ボールペンの書き心地を追求する人、消せるペンを好む人などなど、さまざまです。
会社の備品のような、安価な筆記具を使用する際にもあえて、こだわりを持っている人もいます。備品に選ばれるような筆記具は大変書きやすく、またコストも押さえられているものが多いため、それを積極的に使用する人材は、コストパフォーマンスを優先して考えている人材であるととらえられる可能性もあります。社内での会議など、積極的に使用してもいいかもしれません。

ほかに、高価すぎる筆記具でなくても、特に社外の人と商談するときや、相手にインパクトを与えたいときなど、商談内容の準備がもちろんもっとも重要ですが、筆記具にこだわってみることで、意外な流れになることもあるのです。
ライター個人の話にはなりますが、メーカーでセールスを担当していた際、ハイファッションなコラボレーションで有名なPR代理店と商談をすることになりました。先方の担当者とデザイナーと話をすることになりましたが、その際に、私は知るひとぞ知るイタリアのメーカーの筆記具を使いました。さっそくデザイナーはその筆記具に目をつけてくれ、非常に高い関心を示していただき商談もスムーズにすすめることができました。こちらへの印象を強くしてくれたことも明らかでした。もし、そのとき、平凡なペンを使っていても商談はつつがなく運んだかもしれませんが、ツールの力を感じた出来事でした。

また、最近はデジタルデバイス用のペンシルもますます性能があがって使いやすくなっています。そうしたペンを使用していると、新しい物好きな、最先端の技術に興味のある人材だとわかります。アントレプレナーの方々が集まる場に参加してみると、デジタルペンのような最先端技術を使ったツールを好んで使う人が多く、優れたビジネスパーソンは、好奇心旺盛であることがわかります。

メモ、手書きかタブレットか?

使いやすいアプリケーションをインストールすれば、パソコンが苦手な層にも使えるタプレット型コンピュータ。最近はこのタブレットを使用して、メモをする人も増えています。ライター周辺でも、デモやサンプリング、打ち合わせのときに、デジタルペンを使用してタブレットにメモを取る人が増えました。一方で、方眼用紙が上とじになっており、ホチキスで留められているが、ホチキスはそのメモ帳の紙カバーで隠されているメモ帳も根強い人気があります。切れ目をぴりっときれいに切り取ることができ、方眼のマス目にあわせて記入するのもよし、それを無視して自由に書くのもよし、そして書き味はするっとなめらかというメモ帳です。紙製品のわりに少々価格が高くても大変人気があり、デザイン性も高いので、使用している人の印象も、いい物をわかっているようなビジネスパーソンであるとみなされそうです。そしてToDoを書いたメモをすべて案件を終えられたら捨てる、というスッキリ感は、タプレットでは味わえない感覚です。

「ビジネスコミュニケーションとツールのありがちな問題と気をつけるべきポイント」についてのまとめ

ビジネスツールは、デジタル技術の進歩のなか、紙やアナログのよさと、デジタルのよさをよく理解したうえで、ツールを選んでいきたいものです。自分らしさや、使いやすさを追求し、自分の五感に響くようなツールを自由に使っていく能力は、ビジネスコミュニケーションもすぐれたビジネスパーソン力をも養ってくれるでしょう。
もし、周囲に気になるツールを使っている人がいたら、率先してまねしてみてはいかがでしょうか。そのツールを知ることで、自分のことをもよく理解できることになるかもしれません。

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