チームの危機は、いまそこにある? 危機を回避する術を考えよう

チームの危機とは一体、何でしょうか? また、危機管理とリスク管理の違いとは? 危機を回避するための方法について、具体的にまとめました。

危機管理とリスク管理の違い

危機管理とリスク管理は同じ意味を指しているように見えますが、実は全く異なるものです。危機は、すでに発生した事態を指しますが、リスクはこれから発生しうる事態を指しています。つまり、危機管理とリスク管理には、それぞれ事後に対応するか、事前に対応するか、という違いがあります。本稿で述べる危機管理は、上述した定義に則ったものである点に注意してください。

チームの危機とは?

チームを運営していく上で、危機に対応する準備をしておくことは大事なことです。ただ、危機といっても具体的にどのような事態を指すのかイメージできていないと対処することが難しいですよね。ここでは、チームの危機を3つに特定してみます。

成果が上がらない

まず1つ目の危機は「成果が上がらない」ことです。どんなチームであっても、いつまでに、どのような成果を上げる、という目標が必ず存在します。そもそもチームとは目標を達成するために編成されているので、成果が上がらない危機というのは、チームにとって影響度が非常に高いです。

人間関係が上手くいかない

次に2つ目の危機は「人間関係が上手くいかない」ことです。チームはメンバー同士が協働することによって、目標を達成することを目的としていますので、コミュニケーションが上手くいっていないと、適切な連携をすることができず、目標を達成することができません。

進捗が遅れる

最後に3つ目の危機は「進捗が遅れる」ことです。進捗が遅れたまま放置していると、当然のことながら、最終的な目標を達成することができません。また、メンバーが仕事を抱え込んでしまうことで、残業時間も多くなり、コストの増加という結果を招きます。

危機につながる原因は?

前章で述べた3つの危機への軽減策を考える前に、まずはそれらの危機を招いた原因を明らかにしなければなりません。ここでは、それらについて考えたいと思います。

「成果が上がらない」要因

1) 目標管理が不徹底
チームの目標を決めることは非常に重要なことです。なぜなら、目標が見えないまま業務をしていてもモチベーションが上がらないだけではなく、目標への最短距離をとることができないからです。そのため、目標管理が不徹底だと、目標としている成果を上げることは難しくなります。

2) 問題が発生している
チームの目標達成を阻む、何らかの問題が発生している時も、成果を上げることができないです。ここでいう問題とは、成果に影響を与えるクリティカルな問題のことを指しています。

「人間関係が上手くいかない」要因

1) コミュニケーションの「質×量」が十分でない
人間関係が上手くいかない時は、コミュニケーションの「量×質」が十分でないことが多いです。コミュニケーションの質とは、表面的ではなく本質的なコミュニケーションという意味です。コミュニケーションの量とは、メンバー同士のコミュニケーションの頻度のことです。質と量のどちらかが足りなければ、チームにおける人間関係が上手くいく確率はグッと少なくなってしまうでしょう。

「進捗が遅れる」要因

1) 進捗の見える化が行われていない
進捗の見える化が行われていないと、メンバーの進捗を管理することができず、例え遅れ気味であったとしてもリーダーや他のメンバーがフォローすることができないため、進捗が遅れてしまいます。

2)タスクを正しくマネジメントできていない
タスクを正しくマネジメントできていないことも進捗が遅れる要因になります。なぜなら、消化するタスクに抜け漏れが生じたり、一つのタスクにかける時間が適切ではなくなってしまうからです。

危機を軽減するために

ここまで、チームの危機である3つの事柄と、それぞれの要因について考えてきました。この章では、それらの危機を軽減するための方法について解説します。

「成果が上がらない」危機への軽減策

まず、「成果が上がらない」危機への軽減策は2つあります。

1) ビジョンとミッションの共有
チームの「成果が上がらない」要因に目標管理が不徹底であるということがありました。チームのビジョンとミッションについて、メンバーが理解・納得しているかどうかは、業務のパフォーマンスに直結する重要な要素です。リーダーは、それらを正しくメンバーに伝えるために、繰り返しビジョンとミッションの共有をしていく必要があります。また、成果を定数的に判断するための指標としてKGI (Key Goal Indicator)とKPI(Key Performance Indicator)を正しく設定することも重要です。

2) 問題のボトルネックを見つけ、改善する
目標の達成を阻んでいる問題の存在も、成果が上がらない要因の一つでしたね。それらを解決するために、現状の問題を発生させている根本的な要因、つまりボトルネックを特定して、改善することは、成果を上げるために重要な取り組みです。ボトルネックを見つけるために、ロジックツリーなどのビジネス・フレームワークを用いると、効率的な問題解決を行うことができます。

「人間関係が上手くいかない」危機への軽減策

次に、「人間関係が上手くいかない」危機への軽減策は2つあります。

1) コミュニケーションの「質」を改善する
コミュニケーションの「質」を改善するためには、メンバーと本質的なコミュニケーションを行わなければなりません。そのためには、あなたの姿勢を変えることが大切です。具体的には、「感謝」と「謝罪」の姿勢を忘れないようにしましょう。例えば、メンバーに労いの言葉をかけたり、間違いを素直に認める、といった行動を通じて、メンバーとの間に信頼関係が生まれ、コミュニケーションの質を改善することができます。

2) コミュニケーションの「量」を改善する
コミュニケーションの量を改善するための方法として、2点述べたいと思います。
a. リーダーから声をかける
メンバーからリーダーへ声をかけるのは、まだ良好な関係が出来上がっていない時期には特に、気後れしてしまうものです。そのため、リーダーからメンバーに話しかけることで、コミュニケーションの頻度を増やします。

b. チャットツールを利用する
チャットツールはメールによるやり取りのように堅苦しくなく、気軽にコミュニケーションをとることができるので、メンバーとのコミュニケーションの量を増やすことに役立ちます。

「進捗が遅れる」危機への軽減策

最後に、「進捗が遅れる」危機への軽減策は2つあります。

1) ガントチャートを利用する
ガントチャートはメンバーのタスクの進捗度合いを可視化するためのツールです。これにより、進捗の見える化を行うことで、もし進捗が遅れていればフォローするなどして、進捗が遅れる危機を軽減することができます。

2) タスクを効率的に消化する
タスクを効率的に消化することで、「進捗が遅れる」危機に対応することができます。具体的には、タスクの所要時間を決める、優先順位を考える、といった方法をメンバーに示すことができれば大丈夫でしょう。

「チームの危機は、いまそこにある? 危機を回避する術を考えよう」についてのまとめ

本稿では、チームの危機を3つにまとめ、それぞれの要因・軽減策について、具体的に考察しました。あなたのチームでも同様の危機が見られるようであれば、ぜひ本稿で紹介したノウハウを実践してみてください。

<参考>
http://www.nikkeibp.co.jp/sj/2/column/f/01/

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