現代のチームに「刺さる」フィードバックをするための3つのポイント

フィードバックにどんなイメージを持っていますか? 組織の中でのフィードバックのあり方が見直されています。時代の変化によって、効果的なフィードバックの方法は変わってきます。現代のチームに「刺さる」フィードバックとはどのようなものかを探っていきましょう。

フィードバックは一方通行ではない

現代の部下に効くフィードバックを行うには、どのようなことを心がけていけばよいのでしょうか? 具体的な方法を見ていく前に、まずはフィードバックは双方向のやり取りなのだということを確認します。そして、双方向のフィードバックがうまく機能することで、どのようなメリットがあるのかということ考えていきましょう。これらを確認した後で具体的な方法論に移っていきたいと思います。

フィードバックを通じてマネージャーも相手を知る

マネージャーが部下に対してフィードバックを行うことは、業務の遂行の助けになるだけでなく、個々のメンバーのモチベーションを高める効果もあります。

その一方で、マネージャーも、部下に対してフィードバックを行うことを通じて、自分のチームメンバーを理解し、自分の取るべきアクションを決めるための材料を得ることができます。つまり、部下を育成するという自分の業務を遂行するために必要な情報を、メンバー自身から直接得ることができるのです。もちろん、部下からマネージャーに対しての提案や要望などのフィードバックのも有益な情報になるでしょう。

ポジティブなものでもネガティブなものでも、フィードバックはお互いにとって貴重な情報なのです。

フィードバックは信頼関係の構築ツール

マネージャーは、男性、女性、若者、シニア、年下、年上、独身、既婚者、子持ち、外国人などさまざまな種類のメンバーを率いる可能性があります。近年は、その多様化も著しく広がっています。マネージャーも一人の人間。それぞれにフィットした対応ができる人ばかりではなく、難しいと感じる層があっても不思議ではありません。これはメンバーの立場でも同じことが言えます。

お互いを理解しあって効果的なチームワークを行うにはコミュニケーションが欠かせません。ところが、組織の中でマネージャーやメンバーが多くの業務を抱えていると、ついついコミュニケーションが欠けてしまいます。

そこで、フィードバックをコミュニケーションのきっかけのツールとして有効に活用していきましょう。フィードバックを通じて密なコミュニケーションが行えるようになると、「フィードバック文化」とも呼べるような文化がチームのなかに生まれてきます。

フィードバック文化がもたらすメリット

フィードバックが活発な組織は、仕事のスピードも、問題や変化への対応も早いです。

良いフィードバックを行なう文化を持つ組織に見られるさまざまなメリットを紹介します。フィードバックは、組織が抱える問題や課題を解決する効果を持つ侮れない存在です。

コミュニケーション機会の創出

先ほども述べましたが、定期的にフィードバックを行うことで、気構えることなくコミュニケーションをする機会が生まれます。対話、確認、承認、依頼、相談など業務に関連することでも、喜びや自信になったり、モチベーションアップにつながることがあります。

コミュニケーションが不足したときに生まれるメンバー間の摩擦などの弊害は、業務上の問題の発生だけでなく組織内の精神衛生にも悪影響を与えますので、フィードバックを一つのきっかけとして密なコミュニケーションを心がけるようにしましょう。

それぞれが確信をもって仕事を進められる

近年の若者は、インターネットを通じたインスタントなコミュニケーションに慣れているため、仕事でも即座の反応を求める傾向にあると言われています。これは人事評価だけでなく、日々の業務での報告にも当てはまります。

例えば、1か月スパンのプロジェクトでも、すべて完結してからよりも、要所要所でフィードバックを行っていくことがメンバーにとってプラスとなり、業務の質の向上にもつながります。

自分の行なっていることが間違っていないか、目的に沿っているか、そもそもやっていいことなのか、その確認が得られるまで本人は不安なこともあります。業務の途中で頻繁に、「このまま進めていいのか」「修正が必要なのか」「辞めたほうがいいのか」という確認ができることで、確信をもって業務に集中することができるのです。

仕事への関与とモチベーションの向上

マネージャーが部下にフィードバックを与える際に、部下が抱えている問題を解決するための方法を手取り足取りすべて教えるということは少ないと思います。部下はマネージャーから与えられた断片的な情報から、どのようにして問題を解決すればよいのかを自分の頭で考えなければならないのです。

このようにして自らの頭を使って解決策を探る思考を促すことで、部下のチームや組織に対するエンゲージメントを高めることができます。提案、意見、検討、実践の流れに属することは組織との関わりを強固にするからです。

さらに、真摯なフィードバックを通じて部下は自分がチームや組織にとって必要な存在だと思われていると感じることができます。これもまたエンゲージメントを高める効果があり、生産性の向上につながっていくでしょう。

相互認識のすり合わせ

フィードバック文化を持つことは、マネージャーの期待値と、メンバーの能力や意向とのギャップを常に修正することにも役立ちます。このギャップがあると、マネージャーやメンバー、組織が望む結果を得ることを難しくなります。

結果を出そう、サポートしようと一生懸命取り組んだことが水の泡になることもしばしば。フィードバックによって、お互いに何が求められているのか、何を提供するべきかを知ることができます。

「刺さる」フィードバックをするための3つのポイント

それでは、効果的なフィードバック文化を作っていくために、マネージャーとメンバーはフィードバックのやり取りにおいて、どのような点を意識して実践に移していけば良いのでしょうか。基本的なポイントを確認してみましょう。

頻度を上げる

年に1度や半期に1度の定例フィードバックは機能しにくくなっています。できれば2週間に1度というスパンが定例面談としては効果が見込める長さのようです。

頻度を上げると、その分、期間が短いので伝えることも絞られてきます。問題や心理の危険な小さな芽の段階で摘むこともできますし、話す際の負担も少なくすみます。じっくり時間を掛けることで良いフィードバックができるのだという思い込みを捨てることが大切です。

ただ、頻度を上げるといっても、「見守られている」と「見張られている」の境界線の見極めが必要です。毎日、逐一となると、ミレニアル世代でも、せっかくのフィードバックをノイズとして受け取ってしまう可能性があります。

率直に伝える

いいマネージャーでありたい、好かれるマネージャーでありたいと思うと、ネガティブなフィードバックに抵抗感を持つ人も少なくないようです。そのため、言葉のテクニックを使ってやんわりと伝える方法を試行錯誤しているマネージャーもいるのではないでしょうか。

しかし、組織のフィードバックは、ネガティブなものでもポジティブなものでも率直であるべきです。相手を思ってフィードバックということを確認し、フィードバックの目的を日頃から共有しておくといいでしょう。ただし、率直で言うべきだからといって、何を言ってもいいというわけではありません。相手がどう受け取るかを考慮し、相手にとってその後のプラスになることを伝えなくてはなりません。

具体的に伝える

フィードバックは、言動や行動に対して行うものです。

個々の強みの認識が自他ともにはっきりしているチームは、メンバーが自発的にその強みを伸ばしていくことで、強力なチームへと成長します。ところが、ポジティブなフィードバックをする際に、「よくできた」「感心した」という風にあいまいに伝えていれば、受け取る側の良かった点=強みの認識が弱くなります。できるだけ具体的なフィードバックを行うことを心がけましょう。

ネガティブなフィードバックの場合は、あいまいになると指摘する面が広くなり、人柄や能力の否定と受け取られる可能性があります。具体的にすれば、その業務や言動に焦点が絞られ、改善のために何をするかに意識を向けやすくなります。改善のための行動も容易になっていくのです。意見や不満をやり取りするときにも心掛けたいことです。

「現代のチームに「刺さる」フィードバックをするための3つのポイント」についてのまとめ

チームビルディングにおいて、フィードバックは重要な役割を持ちます。マネージャーから部下に対してのものという古いレッテルは捨て、相互間、さらには組織全体でフィードバックのやり取りを行なっていかなければ、チームが機能していきません。チームの生産性やエンゲージメントを上げるためにも、建設的なフィードバック文化を築くための仕組みづくりが必要です。

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