どのプロジェクトでも役に立つ!百戦錬磨なPMがプロジェクトマネジメントに必要だと考える3つのこと

私は今まで、システム開発・導入、業務改善など多くのプロジェクトを経験してきました。
プロジェクトは内容にそれぞれ特徴はあるものの、プロジェクトを行なっていく上で特にマネージャーが求められるスキルやスタンスは大きくは変わらないと考えています。
今回はプロジェクトマネジメントを行なっていく上で最低限必要なスキルやポイントを3つ紹介したいと思います。

1.全体タスク進捗把握力&QCDを踏まえた状況判断能力


まずプロジェクトマネジメントを行っていく上で必要なことは、プロジェクトのゴールに向かっている現在全体進捗上どのくらいまで達成しているのか状況把握することです。
今の進み具合で問題があるのか、ないのかを正確に把握することが求められます。

私は各メンバーにタスクを依頼する場合はWBSで管理していますが、定量的に進捗がわかるようタスク数に対して完了数の割合を表で確認しています。

日々の進み具合から逆算して、納期までに間に合うのか間に合わないのかを常にプロジェクトマネージャーは考える必要があります。

多くのプロジェクトでは予定より早く進むというのは少なく、何らかの問題や課題が発生します。そのときプロジェクトマネージャーは状況を正確に把握してから、そのプロジェクトのQ(品質)、コスト(工数or費用)、D(納期)の各ゴールと優先順位を念頭に置きながら、対応をどうするのか判断をする必要があります。

例えば、システム導入プロジェクトをしていたときの話です。旧システムから新システムへのデータ移行のタスク進捗が予定より大幅に遅れてしまいました。しかし、このプロジェクトは4月にカットオーバーするという納期が最優先となっていました。

遅れている理由はマスタおよびトランザクションの移行プログラム開発が思った以上に複雑でテスト工数が膨れ上がっていたからです。

このまま進めるとカットオーバーする4月までに間に合わなくなるリスクがあったので、現状できているところと、できていないところは何が時間がかかるのかより原因を調査をしました。

調査した結果、当初予定では過去データすべてを移行しようとしていたため、古いデータの解読に特に時間がかかっていることがわかりました。

これを受けて、現場代表者に確認した結果、ある時期より古いデータはカットオーバー直後はすぐには利用しないことがわかりました。すぐに、ステークホルダーにそのことを説明し、古いデータ移行に関してはカットオーバー後にデータ移行する判断をしました。

このように、プロジェクトマネジメントは日々発生する問題・課題に対して、まずはそのままだとどうなってしまうのかを正確に把握することが重要です。

そして、問題・課題に対する打ち手がQCDの観点から妥当であるか?を考える必要があります。

2.レポート資料作成能力

私が駆け出しのころ、よく上司に作成した資料に対して多くの指摘をいただきました。

上司から指摘を受けた当初は「なぜ、ここまで細かい指摘をするのか?」とわからなかったですが、改めてプロジェクトマネジメントする立場になって、レポート作成の重要性を再認識しています。

なぜ重要かといえば、プロジェクトマネージャーはプロジェクトオーナーからエンドユーザーに向けて様々な内容を報告・共有する場面が出てきます。そのときに正確に伝えるべきことを伝えないと、後になって大きなトラブルを抱えるリスクが発生します。

どの相手でも「相手の立場を考え、自分は何を伝えるか?」をきちんと整理することが重要です。

プロジェクトの全体進捗をエグゼクティブ層に報告する場合を例に説明したいと思います。

まず、エグゼクティブ層はプロジェクトオーナーであり、本プロジェクトにリソースの関係上積極的に関与していない状態です。

彼らが知りたいことは、

  • プロジェクトの全体進捗は順調なのか?順調でないのか?
  • 順調でない場合は何が原因となっているのか?
  • その原因となっていることに対してどんな対策をしようとしているのか?
ということです。

報告できる時間は30分しかないため、質疑応答を踏まえると15分ほどで上記内容を簡潔にレポートする必要があります。

ポイントはエグゼクティブ層に向けたレポートを作成するときには、まずは上記のように箇条書きで自分の考えを具体的に書くことです。

理由としてはパワポの外観といったビジュアルからレポート資料を作成してしまうと、ビジュアルに気を取られて論理性がない資料が出来上がることがままあります。

レポート資料を作成する前には、相手の立場や時間といった制約事項を把握した上で、自分の伝えたいことを箇条書きして、まとめるという作業をするのがオススメです。

ちなみに、私がレポート資料を作成するときには「外資系コンサルのスライド作成術―図解表現23のテクニック(著:山口周)」を参考にしています。

3.コミュニケーション能力

2.のレポート資料作成能力と重複していることもありますが、コミュニケーション能力とは
もう少し具体化すると、相手が伝えたい内容をきちんと理解する能力と自分の伝えたい内容を正確に伝える能力だと私は考えています。

ここでは相手が伝えたい内容をきちんと理解する能力について説明したいと思います。

相手が伝えたい内容を理解できていると意思疎通が円滑になり、プロジェクトが早く進むようになります。一方で、理解できていないと何度も相手との確認に時間がかかってしまったり、ひどい状況になると険悪な関係になってしまったりします。

私は相手の伝えたいことをきちんと理解するため、注意しているポイントが3点あります。

  • 相手の話を最後までしっかり聞くこと
  • 理解が難しい場合はメモ書きをすること
  • 理解できているかどうか自信がないときは、「さっき言っていた内容はこういう意味で合っていますか?」と確認を取ること

特に3点目の理解できているかの確認というアクションを積極的にしてみてください。
誰だって自分の言った内容を必死で理解しようとする人をマイナスに感じる人はいないと思います。

相手との関係性は劇的に改善します。

逆に「わかったつもり」で認識齟齬があるまま、コトが進むと問題が大きくなるため、是非上記ポイント3点を試してやってみてください。

4.まとめ

いかがでしたか?最後にスキルではないですが、私がプロジェクトマネジメントするときに絶対に必要だと思うスタンスがあります。

それはプロジェクトマネージャーが「絶対にプロジェクトを成功させる」と強い意思を持つことです。

プロジェクトマネジメントする立場の人がどれだけ成功させたいと思っているか?
これがプロジェクトの成否を分ける大きなファクターとなります。

不思議なものでこの意思は一緒に働くメンバーに伝播していきます。
例えば、なので、どうせこのくらいでいいと思った途端、メンバーのパフォーマンスは下がっていきます。
逆にゴールを絶対に達成しようとプロジェクトマネージャーが思っているとメンバーのパフォーマンスは上がりますし、何かトラブルが発生したときも解決策がすぐに出てきます。

「全体タスク進捗把握力&QCDを踏まえた状況判断能力」「レポート資料作成能力」「コミュニケーション能力」といった3つのスキルに加え、「絶対にプロジェクトを成功させる」というスタンスがプロジェクトマネネジメントを行っていく上で必要だと考えています。

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